プロジェクト管理ツール（4ページ目）

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに関わる情報を一元管理し進行に役立てるツールです。主な機能としては、タスク管理やスケジュール・カレンダー管理、チャットやメッセージなどのコミュニケーション、ファイル共有や同時編集、ガントチャートなどがあります。
導入目的としては、プロジェクト管理はもちろん、予算と実績の管理、情報分析データを用いた業務改善や経営判断など幅広い理由が挙げられます。

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プロジェクト管理ツールの仕組みと使い方

プロジェクト管理ツールの仕組みはメンバーのタスク管理、情報共有、業務進捗の一元管理から成り立っています。プロジェクト管理は大局的な流れを把握するだけでなく、タスク管理をしっかりと行い、各メンバーの進捗状況を把握して優先順位をつけながら様々な調整を行う必要があります。
従来、多くの会社でエクセルやカレンダー機能などを活用してタスク管理が行われていますが、リアルタイムの情報共有などに課題を抱えています。その点、プロジェクト管理ツールを使うことで情報の集約が可能になり、修正事項があればすぐに共有できるため、業務効率は飛躍的に向上します。この仕組みはエクセルやカレンダー機能にはない独自機能です。
タスク管理が可視化されれば、全体として何割の作業ができているのか、負担が偏っていないか、何が足りないのかが一目瞭然となり、問題があればすぐに対処できます。効率的にプロジェクトを管理するにはなくてはならないツールとして、現在多くの会社で使われています。    

プロジェクト管理ツールの機能

プロジェクト管理ツールの機能はさまざまですが、大きく分けてヒト・モノ・時間・情報・カネをマネジメントする機能が搭載されています。代表的な機能はタスク管理、グループウェア、ガントチャート（工程表）カレンダー、チャット機能などです。これらの機能は多くの製品で標準装備されていますが、製品によって各機能の特長は異なるので導入の際は比較検討が必要です。製品選びの際は自社のニーズをはっきりさせることで、どの製品が最適か見極めやすくなるでしょう。また、全ての機能を求めると予算を超えてしまう場合は、求める機能に優先順位をつけて、優先度の高いものから選ぶようにします。    

プロジェクト管理ツールのメリット・デメリット

プロジェクト管理ツールを導入するとタスクが可視化され、情報の蓄積や共有がしやすくなります。エクセルで管理をしている方から見ると、それほど大きな違いを感じられないかもしれませんが、プロジェクト管理ツールの活用により確実に仕事が円滑に進み、効率的な働き方ができるようになります。プロジェクト管理ツールには想像以上にメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。導入に際してはその両方を把握しておく必要があります。

メリット

①タスクが可視化される
タスクが可視化されることで、作業や運用の効率が上がるうえ、業務内容の優先順位付けもできるようになります。また、チーム全体でタスクを共有しておけば、業務内容の漏れなどを削減でき、連携をとったり臨機応変に対応したりする判断がしやすくなります。

②情報の蓄積や共有がしやすくなる
情報を一元管理するため、チームなど複数人で同時進行しているタスクもお互いの進捗状況を速やかに確認可能。無駄のないプロジェクト進行・管理を実現できるでしょう。プロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があります。自社の目的にあった機能を持つツールを導入することで、さらなるメリットも見えてくるかもしれません。

デメリット

①使いこなせるかどうか
 管理する側はもちろん、データを入力する側がシステムを理解し、簡単に入力できなければ負荷が大きく定着するまでに時間を要してしまいます。

②導入形態によっては導入のハードルが高い
導入形態はクラウドまたはオンプレミス（パッケージ）から選択となりますが、オンプレミスの場合はクラウドと比較すると導入までの期間が長い、費用が高くなるなどそれぞれの特徴についても知っておくとよいでしょう。

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プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、自社のニーズに沿った選び方が必要です。特に導入形態については規模感に相応しいものを選ぶようにしてください。
近年は低予算、少人数からの利用ができるクラウド型が主流です。初期費用を抑えられることから導入ハードルが低く、利用人数に応じた料金体系のため無駄がない点で人気を集めています。オンプレミスは導入時にシステム構築が必要で、初期費用がかかることから導入ハードルこそ高いものの自社仕様にカスタマイズできるため、独自の機能が欲しい方、社内システムとの連携を重視する方には適しています。また、クラウド型に比べてセキュリティ面は優れているため一定の需要はあります。
プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、自社ニーズを見極めた上で機能面、導入形態など様々な視点から比較検討すると失敗を避けられるでしょう。 

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プロジェクト管理ツールの価格・料金相場

プロジェクト管理ツールの料金体系は大きく分けてクラウド型とオンプレミス型で分かれます。
クラウド型はネットワーク経由で接続をして、ベンダーが提供するシステムを利用します。クラウド型は月額課金制であることが多く、初期費用が無料または低額であるのが特徴です。
オンプレミス型は自社でシステムを構築する必要があるため、一般的に初期費用は高額になります。しかし、自前でシステムを構築すればクラウド型の様に月額料金は不要のため、長期的なランニングコストを考慮すると一概に高いとは言えません。なお、オンプレミス型は保守・運用も自社対応になるため、社内に人的リソースが必要です。　

・クラウド型
月額料金（従量課金型）：500円～1,500円程度/1アカウント
月額料金（月額固定型）：1万円～5万円程度

プロジェクト管理ツールのシェア

プロジェクト管理ツールの市場規模は拡大のペースを上げており、多くの企業ではビジネス環境における分析の重要性を認識しています。全世界で導入が進んでいるのが特徴で、国内企業でも続々導入されています。
特に人気が高いのはガントチャート作成に特化した初心者専用の「Brabio!」で利用社数20万社を突破、また10万社で利用されている「monday.com」は複雑なプロジェクトにも対応できる点で定評があります。プロジェクトとタスク管理に特化した「Asana」で現在7万社で導入済。そのほか、全世界で1,000万ユーザーを抱える「Todoist」も要注目です。