プロジェクト管理とは？メリット・デメリットを解説

目次
• プロジェクト管理ツールとは
• プロジェクト管理ツールのメリット
• プロジェクト管理ツールのデメリット
• おすすめのプロジェクト管理ツール3選
• プロジェクト管理ツール導入事例
• まとめ：プロジェクト管理にツールを活用してみよう

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトを計画、実行、監視、完了するために必要な様々な管理業務を効率化し、支援するソフトウェアのことです。個人やチームが、プロジェクトの目標達成に向けて、タスク、スケジュール、リソース、予算、コミュニケーションなどを一元的に管理できるように設計されています。

プロジェクト管理ツールのメリット

プロジェクト管理ツールを活用すると、プロジェクト遂行の上でさまざまなメリットがあります。

プロジェクト管理ツールを使うと、プロジェクトの進捗状況が可視化されます。標準機能として「進捗管理機能」が搭載されており、現在の状況を一目で確認可能。進捗管理機能を使えばメンバーの現状もよく分かるため、作業に遅れが出る、負担に偏りがあるという場合は速やかに計画の見直しも図れるでしょう。ツール導入により進捗が可視化されればプロジェクトの進捗管理は一層容易になり、リーダーはプロジェクト全体の意思決定やコントロールがしやすくなるはずです。

プロジェクト管理ツールのメリットとして、タスク管理の効率化もあげられます。プロジェクト管理ツールには「タスク管理機能」も搭載されており、誰がどのようなタスクを行っているのかが一目瞭然。タスク管理機能を使えば複雑なタスクも効率よく管理できます。新たに緊急のタスクが発生した時もすぐにチーム全員で共有・対応できるため、業務効率も向上するでしょう。

プロジェクト管理ツールはメンバー間の円滑な情報管理にも役立ちます。従来のようにExcelで管理する場合、リアルタイムでの情報共有が弱点であり、更新情報の周知にタイムラグが生じていました。しかしプロジェクト管理ツールを使えば、リアルタイムでの情報・ファイルの共有が可能です。製品ごとに搭載機能は異なりますが、フォーラム・掲示板機能のあるツールも少なくないため、情報共有・伝達を重視する場合は共有機能が充実している製品を選ぶようにしましょう。

プロジェクト管理ツールを使うとデータ管理も自動化できます。プロジェクトを人の手で管理している場合、同じ情報を何度も入力・整理しなければなりません。社内システムですでにデータ化されているものも、連携ができないと入力は手作業となってしまいます。しかし、プロジェクト管理ツールを使えば自動的にデータが管理されるため、データ入力が二度手間になることはありません。人件費の削減にもつながるでしょう。

プロジェクト管理ツールを導入するとコスト管理も楽になります。プロジェクト遂行にはさまざまな費用がかかりますが、プロジェクト管理ツールを使えばリアルタイムで収支を可視化できるため、管理者はスピーディかつ的確に経営判断を下せるでしょう。また、ここまでも述べてきたようにプロジェクト管理ツールにはさまざまな機能が搭載されており、データ管理などの作業は自動化されます。人の手でやっていた作業が自動化されれば、それだけコストダウンも可能です。

プロジェクト管理ツールには使いやすいデザイン・高い操作性のものもあるため、製品選びを適切に行えば、従業員に対して最低限の教育で利用できるようになります。操作性の悪いもの、UIが分かりにくいものは、教育に時間がかかるのみならずなかなか定着しないため、できるだけ簡単に利用できるものを選びましょう。プロジェクト管理ツールの中では無料トライアルを実施しているものもあるので、興味のある製品はまず一度試してみることをおすすめします。

プロジェクト管理ツールのデメリット

プロジェクト管理ツールには多くのメリットがありますが、導入する際にはいくつかの注意点もあります。メリットだけに注目するとプロジェクト管理ツールの導入に失敗する可能性もあるため、デメリットについてもしっかり押さえておきましょう。

プロジェクト管理ツールは非常に便利ですが、必要な機能は会社ごとに異なるということを忘れてはなりません。豊富な機能を持つプロジェクト管理ツールは一見便利に見えますが、大抵は機能が多いほど料金もかさむため、余分な機能を持つと無駄な費用が発生します。

使わない機能は宝の持ち腐れになってしまうため、導入する際には事前に必要な機能を洗い出し、条件に合う製品を選ぶと失敗を避けられるでしょう。自社に相性の良いツールを導入するには、いくつかの製品をピックアップして、機能面を中心に比較検討することをおすすめします。

プロジェクト管理ツールを使うと、プロジェクトの進捗が可視化されるため、基本的には業務効率は向上します。一見デメリットとは無関係に思えますが、ツール導入によりプロジェクト全体が可視化できることで、プロジェクト管理への能動性が低下し、期限や時間の感覚が鈍ってしまうなんてことも。ツール導入をきっかけに生産性や能動性の低下を招かないためには、タスクの優先度や期限を設けるような意識づけをすることが大切です。

プロジェクト管理ツールを導入する際は、適切な運用のためにプロジェクト管理への理解とツール活用の教育が必要です。社員教育のためには時間と労力が必要となり、リソースが乏しい場合は定着に時間がかかってしまいます。プロジェクト管理ツールをできるだけスムーズに導入するには、社員のITリテラシーにあったツール選定しなければなりません。各社員が直感的に操作できるものであれば、教育の負担を減らすことができるでしょう。

おすすめのプロジェクト管理ツール3選

導入失敗を避けるには、自社に合うプロジェクト管理ツールの見極めが肝心。ここからは、代表的なプロジェクト管理ツールについて紹介します。

プロジェクト管理ツール導入事例

プロジェクト管理ツールにはさまざまなメリットがあり、導入後には効率良くプロジェクトを進められるようになります。実際に導入した企業ではどのような変化があったのか確認してみましょう。

クラウド型ビジネスチャットツール事業を展開しているChatwork社。以前は日々発生するタスク管理に課題を抱えており、メンバー間の進捗状況が分からず、タスク漏れが生じることもめずらしくありませんでした。問題を解決するには、正確なタスク管理と進捗の見える化が必要あったため、プロジェクト管理ツール導入の検討を始めたと言います。

担当者の外回りや出張が多いことから、クラウド型のプロジェクト管理ツールを選ぶことに決定。最終的に選んだ製品「Jooto」はUIが分かりやすく、シンプルで直感的に使えることが決め手でした。また、自社のチャットツールと連携できる点も大きかったとのことです。

導入後は各メンバーが持っているタスクの見える化に成功。忘れているタスクもすぐに思い出せるため、タスクの抜け漏れがなくなりました。現在はツールがしっかりと定着し、チーム全体の生産性も向上していると言います。

参照：Jooto公式サイト 導入事例

鉄道・バスなどの運輸事業を展開しているほか、不動産事業なども手掛けている遠州鉄道株式会社。プロジェクト管理ツールを導入した担当者は、グループ内における広告代理店のような役割を担っており、常に20～30件程度の案件を同時進行していました。スケジュール管理には常に気を使っていると言います。

問題点として浮上していたのは、スケジュール管理が可視化されていなかった点。関係者が個別に頭の中で把握しているだけで、メンバー全員で案件の進捗状況を毎朝報告していました。そのためだけに毎朝時間を費やさなければならず、この非効率さを改善するために導入したのがプロジェクト管理ツールです。

数ある中から最終的に選んだ製品「Jooto」は、圧倒的にUIが優れていることが導入の決め手。サポートの手厚さも魅力だったと言います。導入後はガントチャートやボード上でタスクの進行が可視化されたことにより、月20時間のミーティング時間削減を達成。導入によって大きな成果を得られました。

  参照：Jooto公式サイト 導入事例

ソフトバンクロボティクス株式会社では法人パートナー事業を展開しており、多量のメールとスプレッドシートの対応に追われ、案件管理にも課題を抱えていました。メール返信には時間がかかり、タスク漏れも出てしまう状況だったのです。その現状を改善すべく、プロジェクト管理ツールの導入が検討されました。

導入した「Backlog」ではガントチャートでプロジェクトの進捗状況を可視化できるため、遅延タスクが激減し案件管理上の課題は解決。メール数も大幅に減ったため、メールチェックに割かれる時間も減少しました。

ツール導入により業務効率化はもとより、大規模プロジェクトの管理も容易になり、コミュニケーションも改善。さまざまな導入効果を感じているとのことです。

参照：Backlog公式サイト 導入事例

まとめ：プロジェクト管理にツールを活用してみよう

プロジェクト管理ツールを導入すると、コストダウンだけでなく業務効率の向上や生産性アップ、チーム力の強化などさまざまなメリットがあります。ツールの導入によって企業価値を高めることもできるでしょう。

プロジェクト管理ツールにはさまざまな製品がありますが、導入する際に失敗を避けるには製品選びが重要です。いくつかの候補をピックアップして、その中から自社に最適の製品を探すことをおすすめします。

しかし、数あるプロジェクト管理ツールを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったプロジェクト管理ツールが分かる診断（無料）ができます。