プロジェクト管理とは？代表的な手法を紹介

目次
• プロジェクト管理とは
• プロジェクト管理の必要性
• プロジェクト管理の手法
• プロジェクト管理で大切なポイント
• プロジェクト管理ツールを利用しよう
• プロジェクト管理ツールのメリット
• プロジェクト管理におすすめのツール

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標と達成するための方法を設定した上で、各工程を期限内にクリアし、目的を達成できるようプロジェクト全体を管理することです。

プロジェクト管理で管理すべき項目は多岐にわたり、プロジェクトに関わるヒト・モノ・カネ・時間の全てを管理します。ヒトはプロジェクトに関わるメンバー、モノはプロジェクト遂行に必要な物資、カネは予算、時間はスケジュールです。

プロジェクト管理の目的は、目標達成期間・期限の順守と目標達成による利益の最大化。目標達成期間および期限の順守のためにはプロジェクトメンバーのタスク管理を緻密に行う必要があるほか、利益の最大化のためには各プロセスの無駄を徹底的に排除、コストダウンを実現することが必要となるでしょう。

プロジェクト管理の必要性

プロジェクト成功のためにはプロジェクト管理の徹底が必要です。

なぜなら、プロジェクトの完成形はタスクの総決算にほかならず、各タスクは相互に深い関係を持っているから。1つのタスクが遅れると他のタスクの進捗にも大きな影響がでるため、各タスク・プロセスの進捗状況の管理は極めて重要です。

また、プロジェクトの目標と実行計画がおろそかになると、進捗管理を徹底してもプロジェクトは失敗に終わってしまうもの。そうならないためには、企画立ち上げの際にプロジェクトの定義を確立し、計画性を持って予定通り実行をすることが不可欠であり、そのためにはプロジェクト管理が必要です。

プロジェクト管理により効率的に目的を達成できるようになるため、まだ導入していない会社では体制を見直してみましょう。

プロジェクト管理の手法

プロジェクト管理には一定の手法があり、正しい方法をマスターすることが成功への近道です。

ここからはプロジェクト管理を行う上で知っておくべき基本概念・手法の「QCD」と「PBOK」を紹介します。

プロジェクト管理の手法の1つである「QCD」とは何なのかチェックしていきましょう。

QCDはQuality（品質）、Cost（費用）、Delivery（納期）のそれぞれの頭文字をとったもの。この3つはプロジェクトで達成すべきゴールです。

従来はQCDのみを管理することが重視され、この3つがプロジェクト管理のすべてでした。しかし、ビジネスの目的・利益達成のために、プロジェクト遂行におけるプロセス管理も見直されています。

そこで登場してきたのが、プロジェクト管理に関する総合的なモデルである「PBOK」です。

PMBOKとは「Project Management Body of Knowledge」の頭文字をとったもので、アメリカの非営利団体がまとめた、QCDをゴールとした10の要素、5つのプロセス、3つのパートから構成されたプロジェクト管理の知識体系です。

あくまでもプロジェクト管理に関する考え方をまとめたものですが、現在ではプロジェクト管理の標準的なあり方として、世界中で実践されています。

統合管理

ここからは、プロジェクト管理手法のPMBOKを構成する10の要素について解説していきます。

コスト管理

プロジェクト遂行には原価管理、予算管理、予実管理などさまざまな費用が発生するもの。
コスト管理では、プロジェクトにかかる費用を全般的に管理します。

調達管理

調達管理とは、必要なものを整え要求者に届けること。商品・製品の仕入れ先や委託先を適切に管理し、外的要因によるプロジェクト遅延を防止します。

リスク管理

プロジェクトが当初の計画通り順調に進むことは理想ですが、実際のところ計画通りにいかないことは多々あるもの。プロジェクト遂行ではそういったリスクを折り込み済で進めなければなりません。そのためリスク管理では想定される問題を予測し、リスク回避のために備えます。

スコープ管理

スコープは作業内容の「プロジェクトスコープ」と成果物の「成果物スコープ」の2種類があり、スコープ管理では2つのスコープの範囲を定め、プロジェクトの指針を明確にし成功への軌道を整えます。

組織管理

仕事の割り振りは、メンバー各人の負荷状況を十分把握した上で行うことが重要なポイント。組織管理ではプロジェクトメンバーそれぞれにタスクを振り分け、適材適所の人員配置を行うほか、物質的な資源の管理も行います。

コミュニケーション管理

プロジェクトでは複数のメンバーが関わるため、コミュニケーションも重要な要素です。コミュニケーション管理ではメンバー間の意思疎通を円滑にするとともに、問題が起これば調停も行い、プロジェクトの推進を円滑なものにします。

スケジュール管理

スケジュール管理はガントチャート（プロジェクト全体の工程表）を活用して計画と実績を管理します。スケジュールを見える化し、計画通りに進んでいない場合は適宜調整、必要に応じて計画変更も行います。

品質管理

品質管理では、プロジェクトの成果物を管理します。単にクオリティを管理するだけでなく、品質テストまで徹底して管理。的確な品質管理を行うことで顧客ニーズを満たせる商品・製品に仕上げます。

ステークホルダー管理

ステークホルダー管理では、関係者間の調整、情報伝達を行うことでプロジェクト遂行を円滑なものにします。ステークホルダーとは直接・間接的な利害関係者のこと。自社の得意先、仕入れ先、また社内のプロジェクトメンバーもステークホルダーに該当するでしょう。

プロジェクト管理のPMBOKには、立ち上げ、計画、実行、コントロール、完了・終結5つのプロセスがあります。

1.立ち上げ
立ち上げではプロジェクトの目的、目標、予算、成果を定め、ステークホルダーを特定します。

2.計画
計画段階ではプロジェクトの目的達成の計画を立案します。プロジェクト実行の一連の流れについても計画しておきましょう。

3.実行
プロジェクト実行段階では、計画に基づき人員と資源を調整・実行していきます。計画に問題があれば変更・更新を行わなければなりません。

4.コントロール
プロジェクト実施中に計画とずれが出てきた場合に、差異を修正します。

5.完了・終結
プロジェクトの実行が終了したら内容を確認し、正式にプロジェクト完了をします。ただ終えるのではなく、プロジェクトで得た情報・知見を次回以降のプロジェクトに活かしていきましょう。

PMBOKの10の各要素には入力、ツールと技法、出量の3つのパートもあります。

1.入力
入力は設計書に該当するものです。

2.ツールと技法
設計をもとに成果物を制作します。

3. 出力
出力は成果物に該当します。

PMBOKの10の知識エリアにはそれぞれ上記3つのパートが存在するため、厳密に言えば全部で30種類に分かれます。5つのプロセスも含めればPMBOKは10×3×5=150種類に分けて考えられますが、実際には少なくなることもあるでしょう。

プロジェクト管理で大切なポイント

ここからは、プロジェクト管理を行う上で大切にしたいポイントを紹介します。プロジェクト管理を行う場合には、次の3点に注意してください。

プロジェクト管理では、最初に目的を明確にすることが大切です。

プロジェクトを達成するときには、必ず達成したいビジネスが存在しているもの。ゴールを見据えたときには目的が自ずと見えてくるでしょう。

プロジェクトの目的は予算、納期、仕様=QCDを守ることと混同されがちですが、QCDが目的化するのは本末転倒で、あくまでもQCDはプロジェクト管理の手法にすぎません。同様にPMBOKもQCD達成のためのモデルであり、プロジェクトの目的ではないでしょう。PMBOKはあくまで参考として考え、本来プロジェクトが持つ最終的な目的を忘れないようにしてください。

プロジェクト管理はタスク・ファイルの細分化および共有も重要です。

プロジェクトにはいくつもの作業があり、目的達成のためにはすべての工程を管理する必要があります。タスクを細分化することで、誰が何をいつまでに行うのかタスクの割り当てが可能となり、進捗を正確に管理できるようになるでしょう。各タスクの進捗状況が見える化されれば、プロジェクト全体の状況も分かります。

特にタスク間のつながりがある場合は情報共有が必須。進捗に遅れがあればタスクの割り振りを見直すこともできるので、プロジェクトの円滑な遂行が期待できるはずです。タスクや管理しているファイルの透明化を目指しましょう。

プロジェクト管理ではQCD、PMBOKなどすでに確立された手法があり、世界各国でプロジェクト管理のスタンダードとして実践されています。

しかし、これらの手法はあくまでも知識体系であり、実践できるような具体的な内容ではありません。プロジェクト管理の成果は社員のスキルに委ねられる部分が大きいのが実情です。優秀な社員がいればプロジェクトは遂行できますが、組織としては仕事を属人化させず、できるだけ標準化させたいところでしょう。

プロジェクト管理を支援するものとしてプロジェクト管理ツールがリリースされているため、プロジェクト管理のリソースがない場合には導入を検討してみるのも1つの手段です。

プロジェクト管理ツールを利用しよう

ここまで、プロジェクト管理について紹介してきました。適切にプロジェクト管理を進めることで、効率良く目的を達成できることが分かったのではないでしょうか。

しかし、プロジェクト管理にはやるべきことが多く、そのすべてを実践するのは労力がいるもの。リソースやノウハウがない場合は、プロジェクト遂行が困難なものとなってしまいます。

もしもプロジェクト管理に不安を覚えている場合には、プロジェクト管理ツールがおすすめ。プロジェクト管理ツールはプロジェクトの進行を効率的に管理するソフトウェアで、導入すればさまざまなメリットがあります。

プロジェクト管理ツールのメリット

プロジェクト管理ツールを導入すると以下の2点のようなメリットがあります。

・進捗管理がしやすい
プロジェクト管理ツールを使うと、タスクの進捗状況が管理しやすくなります。ガントチャート機能により状況を一覧表示できるため、スケジュール通りに実行できているかは一目瞭然。もしも問題点があればすぐに対処できます。タスクの可視化によりオペレーションコストの削減も可能でしょう。

・情報共有ができる
プロジェクト管理ツールを使えば、プロジェクトメンバー間の情報共有がリアルタイムでできるようになります。メンバーは常に最新の情報にアクセスできるため、プロジェクト遂行に無駄が生じることはありません。

プロジェクト管理におすすめのツール

プロジェクト管理にはQCD、PMBOKなど世界的に確立された手法があり、これからプロジェクト管理に取り組む場合は取り入れてみることをおすすめします。

しかし、あくまでも手法の1つとして参考に過ぎない面もあり、スキルもリソースも必要であるのが事実。自社でプロジェクト管理を行うのが難しいと言う場合は、プロジェクト管理ツールの導入を検討してみましょう。

どのようなツールがあるのか確認したいという方は、ぜひ「プロジェクト管理ツール17選を厳選比較」もあわせてご覧ください。