プロジェクト管理ツールの選び方を徹底解説

目次
• プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント
• プロジェクト管理ツールの導入メリット
• おすすめのプロジェクト管理ツール2選
• まとめ：プロジェクト管理ツールの選び方で迷ったらPRONIアイミツへ

プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント

プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、必ず以下の5点に目を向けて検討しましょう。

プロジェクト管理ツールを選ぶにあたって、最初の分かれ道となるのが利用形態（クラウド型orオンプレミス型）です。web上で動作するクラウド型は自社でサーバーや周辺機器を用意する必要がなく、初期投資を抑えられます。導入後のメンテナンス、アップデートも開発元が行ってくれるため、対応に手を煩わされることもありません。その反面、機能のカスタマイズや他ツールとの連携は難しく、利用にあたっては稀に他クライアントの影響（webサーバーにアクセスが集中した際の動作遅延など）を受けることも。

一方のオンプレミス型は買い切り型の契約となるため、システムの知識さえあれば他ツールとの連携は自由自在。自社の業務ルールやセキュリティポリシーにあわせてカスタマイズすることもできます。ただしライセンス費用が高額なうえ、導入後のメンテナスやアップデートも基本的にすべて自社で対応する必要があるのが難点です。

いずれも一長一短ではあるものの、ほかの業務用ツールと同様、近年シェアを拡大しているのはクラウド型。とりわけ中小企業やベンチャー企業ではコストを抑えつつ、リモートワークへの対応を視野に入れてクラウド型のプロジェクト管理ツールから優先的に検討することが多いようです。

プロジェクト管理ツールには、タスクやスケジュールの入力・閲覧以外にもさまざまな機能が搭載されています。人事や経理、営業など利用部署のメンバーにもれなくヒアリングしたうえで、業務課題の解決につながる機能が搭載された製品を選びましょう。

たとえば、リモートワーク化を進めている企業なら、ファイル共有機能やチャット機能が付いたスマートフォン・タブレット対応型のプロジェクト管理ツールがおすすめです。社外のパートナー企業と協業して大規模なプロジェクトに取り組んでいる企業には、分析・レポート機能が充実したツールが向いているでしょう。

一方で、「複雑な機能はいらいない」「業務の進捗だけ把握できれば十分」といった場合は、タスク管理に特化したシンプルなツール、無料で使えるスケジュール管理アプリなども選択肢に入ってくるのではないでしょうか。

プロジェクト管理ツールは基本的に、対象部署のメンバー全員が毎日使うツールです。どんなに機能が充実していても、「画面のレイアウトがわかりにくく操作に迷う」「動作が遅い」などと感じる製品は生産性に大きな影響を及ぼしてしまいます。

製品によってはデモ版や無料トライアル期間が提供されているため、それらを上手く活用しながら、ストレスなく使える製品を選びましょう。また、業務用ツールとしてGoogleカレンダーやSlackを日ごろから活用している企業なら、似たUIの製品あるいは直接連携できる製品を選ぶのもおすすめです。

中小企業やベンチャー企業を中心に人気を集めているクラウド型プロジェクト管理ツールにかかる費用は、1ユーザーあたり平均800円から1,500円前後です。勤怠管理システムや会計ソフトといったほかの業務用ツールと比べて特別高いわけではないものの、利用規模によっては相応の出費（たとえば、従業員50名の企業が全社員で月額1,000円のツールを利用すると年額60万円）をともなうため、自社の身の丈に合った製品を選びましょう。

コストを下げるために無料版を利用するという選択肢もありますが、無料で使えるプロジェクト管理ツールの多くはライセンス数や機能が限られているため、法人での利用にはあまりおすすめできません。組織の規模が大きくなった際にプラン変更や他社製品への乗り換えが必要になり、結果的にコストがかさんでしまうケースも少なくないようです。

日本国内でリリースされているプロジェクト管理ツールのなかには、海外のITベンダーが開発を手がけた製品も少なくありません。一部の機能が日本語未対応のケースや、マニュアルサイトがすべて英語で表記されている場合もあるため、導入の際は社員の語学スキルを念頭に置き、無理なく使える製品を選びましょう。

外国語に不慣れな社員が多く在籍する企業が海外製のプロジェクト管理ツールを導入する場合は、アフターサポート（電話やメールでの問い合わせ・受け付け）が日本語に対応しているかどうかも重要です。事前にしっかり確認しておきましょう。

プロジェクト管理ツールの導入メリット

次に、プロジェクト管理ツールの導入メリットについて簡単にご紹介します。

Excelやスプレッドシートでプロジェクトの進捗を管理しようとすると、ゼロから管理表をつくり上げていく手間がかかるうえ、部署やグループごとに複数のフォーマットが混在してしまうことも珍しくありません。

その点、プロジェクト管理専用のツールを導入すれば、あらかじめ用意されているフォーマットに全員が同じ形式でタスクやスケジュールを入力することが可能です。管理の効率が飛躍的にアップする点は大きなメリットでしょう。

「プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント」でも触れたとおり、最近ではファイル共有機能やチャット機能が搭載されたクラウド型のプロジェクト管理ツールも増えてきました。こうした機能をうまく活用すれば、場所を問わずに社員同士のコミュニケーション・情報共有をスピーディーに行えるようになるでしょう。実際のところ、働き方改革やリモートワーク推進の一環としてプロジェクト管理ツールを導入する企業も少なくないようです。

おすすめのプロジェクト管理ツール2選

最後は、数あるプロジェクト管理ツールのなかからPRONIアイミツが厳選した2つの製品をご紹介します。いずれの製品も機能面・使い勝手に定評があり、導入実績も豊富です。

まとめ：プロジェクト管理ツールの選び方で迷ったらPRONIアイミツへ

今回はプロジェクト管理ツールを選ぶ際の注意点を中心に、導入するメリットやおすすめの製品についてご紹介しました。しかし、プロジェクト管理ツールは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。

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