【2023年最新】グループウェア全サービスを徹底比較！おすすめも紹介！【比較表付き】

目次
• 1.この記事でわかること
• 2.グループウェアとは
• 3.グループウェアの主な機能
• 4.グループウェア導入メリットと効果
• 5.グループウェア導入デメリットや失敗例
• 6.全サービスをみてわかった！グループウェアの比較ポイント・選び方
• 7.機能やセキュリティ体制が充実したおすすめサービス10選
• 8.無料で使えるグループウェア3選
• 9.その他45サービスを一挙紹介
• 10.グループウェアに関するよくある質問
• まとめ

1.この記事でわかること

「グループウェアは種類が多く、良いものを探すのが大変」「自社に最適なサービスがどれなのか分からない」と、お悩みではありませんか？

この記事では、グループウェアとはどのようなものかといった基本情報のほか、各種グループウェアを一挙にご紹介しながらサービスごとの特徴や違い、比較ポイントを詳細に解説します。グループウェアの導入をお考えの企業の方は、ぜひご参考にしてください。

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機能やセキュリティ体制が充実したグループウェアおすすめ10選

2.グループウェアとは

グループウェアとは、社内で協調・協業する際、情報を共有して意思疎通を図り、それぞれの状況を確認するためのITツールです。主に社内コミュニケーションの効率化と活性化を目的として導入されます。

中でも人気を集めているのがクラウド型のグループウェア。OSを選ばず利用でき、初期費用が低く抑えられる点が大きな魅力です。インターネット環境さえあれば場所や時間を問わず使用可能で、リモートワーク中のコミュニケーションにも役立つ点もメリットの1つと言えるでしょう。

社内SNS、SFA（営業支援システム）との違い

グループウェアに似た特徴を持つシステムとして、社内SNSやSFA（営業支援システム）が挙げられます。グループウェアは、社内SNSやSFAとどのような違いがあるのでしょうか。

社内SNSは、従業員間の連絡機能に特化したコミュニケーション強化を目的としたツールです。グループウェアにも社内SNSに準じた機能がありますが、それらに加えてスケジュール管理機能や承認ワークフロー機能を搭載しており、あらゆる業務の効率化に役立ちます。

SFAは営業担当者の業務をサポートする機能が多く備わったツールです。業務効率化を目的としている点はグループウェアと同じで、共通する機能も多数。グループウェアの機能の一部を、営業向けに特化させたものがSFAだと考えて良いでしょう。もしすでにSFAを利用している企業がグループウェアを導入する場合、既存のSFAとの連携が可能かどうか確認しておくことをおすすめします。

3.グループウェアの主な機能

ここからは、一般的なグループウェアが備えている機能をご紹介します。グループウェアがあれば具体的にどのようなことができるのかを知り、導入のご検討にお役立てください。

3-1.スケジュール管理

各従業員が入力した業務予定をメンバー間で共有できる機能です。カレンダー画面を見るだけでスケジュールが把握できるため、業務の振り分けや進捗管理がより簡単になります。

3-2.プロジェクト管理

現在進行中のプロジェクトを管理する機能もグループウェアには備わっています。
プロジェクトのメンバーそれぞれのスケジュールやタスクを共有できます。各メンバーの進捗状況や全体の進度をすぐ確認でき、プロジェクト進行の効率化に役立つ機能です。

3-3.ファイル共有（ドキュメント・画像など）

文書や写真などの各種データをメンバー間で共有・整理する機能です。プロジェクトや組織ごとにファイルを格納できるほか、アクセス権の設定が可能なグループウェアも。またクラウドにデータを保管しておけば、インターネット環境下でいつどこでもファイルを確認できます。

3-4.設備予約（会議室や備品貸し出しの予約管理）

オフィスの会議室の使用や備品利用を予約できるグループウェアも増えています。社内の各施設や機材に関する使用状況を確認・管理できるため、二重予約や連絡の行き違いの防止に効果的です。

3-5.コミュニケーション（チャット・掲示板）

従業員間で短いメッセージをやり取りできる機能です。組織やプロジェクトごとにグループチャットを作成できる機能が備わったグループウェアも。チャット履歴でメッセージ内容を確認できるため、メールのように1件ずつ開いて連絡事項をチェックする必要がありません。またグループチャットの検索機能を使えば、確認したいメッセージを大量の履歴から探す手間もなくなります。

3-6.ワークフロー機能

申請・承認に伴う各種業務を自動化する機能で、交通費など各種経費や休暇の申請、稟議書の承認依頼などに役立ちます。確認や捺印のために紙の書類をやり取りする必要がなくなり、承認ルートを登録しておけば都度設定する必要もありません。外出先や出張先からでもグループウェア経由で作業できるのはうれしいポイントでしょう。

また、紙面でのやり取りで起こりがちな未承認のまま放置されてしまうなどのミスも防止できます。

3-7.タイムカード

各従業員が日々の出勤・退勤時刻をグループウェアに記録し、集計したデータを勤怠管理システムに送信できる機能です。従業員が毎日手動で打刻を行う場合も、使用可能なネットワークを限定しておけば社外からの打刻など不正防止にもつながります。

3-8.経費精算

  経費精算の申請や承認も、グループウェアで行うことができます。

スマートフォンのカメラ機能などの使用して申請書の入力を行い、そのまま提出することが可能。移動中に申請ができるほか、申請後は承認者へメッセージで通知がいくので、迅速に処理が行われます。システム上で入力やチェックを行うため、入力ミスや承認漏れの減少にもつながるでしょう。  

3-9.ToDo

従業員が行うべきタスクをリスト化し、進捗管理や優先順位を設定できる機能です。完了日時とアラート通知を設定すれば、納期遅れやタスクの失念などリスクの回避にもつながります。各個人の業務効率化に大きく貢献するでしょう。

4.グループウェア導入メリットと効果

ここまでグループウェア概要や機能を紹介しました。では、実際に導入によってどのようなメリットが得られるのでしょうか。

4-1.社内の情報共有とコミュニケーションが向上

情報共有の利便性が高く資料やデータを部署間関係なくスムーズに共有できることによって、社内のコミュニケーションの質が向上します。社内の情報源が一元化されれば、経営も現場もどの立場にとっても便利になり、わざわざ書類や情報を探す手間や余計な確認作業も不要になるでしょう。

4-2.ペーパーレス化による業務効率化

プロジェクトの情報共有から社内報といった情報まで、ほぼ全ての情報共有をグループウェア上で済ますことができます。そのため紙媒体での回覧やプリントアウトしてファイリングするといった作業が不要になり、業務効率化もできコスト削減も可能です。

4-3.事務作業の効率化

グループウェアは、事務などのバックオフィス業務の効率化にも貢献します。
特に役立つ機能としてワークフロー機能が挙げられ、経費精算業務の大幅な効率化が可能です。フローを設定しておけば申請時にすぐ承認者へ通知が届くので、スピーディーに作業を完結できます。

また、タイムカード機能を勤怠管理システムと連携させておくと各従業員の勤務状況をすぐに把握できるため、労務管理にも役立つでしょう。

4-4.マルチデバイス対応

グループウェアはクラウドや社内に設置した専用のサーバーを経由して情報共有を行います。概ねどのサービスもパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレット端末からもアクセス可能なため、外出先からでも社内のデータベースを利用できます。

4-5.リモートワークの効率化

グループウェアは、リモートワーク環境下での情報共有にも大きく役立ちます。ファイル共有機能を使えば、オフィスにいなければ確認できなかった文書や資料を簡単に確認できます。またオンライン会議機能やワークフロー機能も、離れた場所で働く方にとって有用な機能と言えるでしょう。

4-6.業務のフィードバックやフォローがすぐできる

プロジェクト管理機能で業務の進捗状況を都度確認できるため、遅れが出ているメンバーに対する迅速なサポートが叶います。ファイル共有機能を活用すれば連絡の遅れや行き違いもなくなり、業務の滞留や遅延の防止にも役立つでしょう。

4-7.必要な情報共有ツールを組み込める

必要に応じて、任意で各種ツールとの連携ができる点もグループウェアの利点です。既存の社内システムや新規導入するツールと連携ができれば、業務を大幅に効率化できます。既存のシステムと連携できる場合、使い方を従業員にレクチャーする手間も軽減できるという点もメリットです。

5.グループウェア導入デメリットや失敗例

多くのメリットを備えるグループウェアですが、導入時の判断を誤ると失敗を招くこともあります。ここからは、グループウェア導入における失敗例や注意点も見ていきましょう。

5-1.部門や役職を越えたコミュニケーションは難しい

グループウェアの多くはチャット機能を備えていますが、管理者の許可がないとグループや掲示板を作成できない場合があります。そのため、業務に関連する範囲のみで活用されるケースが多く、関わりが薄い従業員間のコミュニケーションにまでは発展しにくい傾向にあります。自由度の高いコミュニケーションを実現させたい場合は、グループウェアに加えて社内SNSを併用すると良いでしょう。

5-2.導入に際してランニングコストが発生する

グループウェアを導入するには、当然ながら相応のコストが掛かります。導入費用は選定する製品や利用人数によって異なりますが、利用人数を50名とした場合は年額22万～30万円ほどが目安です。クラウド型なら初期費用は抑えられますが、利用期間中は継続的に月額費用がかかることは認識しておきましょう。

5-3.自社に合わなかかった・社内に浸透しなかった

労力やコストをかけてグループウェアを導入したとしても、従業員が積極的に活用してくれないという事態に陥る可能性もゼロではありません。要因としては「自社に役立つ機能があるかどうか意識せず、料金だけで選定してしまった」「導入前の試用などを行わずに選定したら、操作しにくく実用的ではなかった」などが挙げられます。価格やイメージだけで選ばず、自社の課題を解決できる機能やお試しプランの有無などを事前に調べてから選定しましょう。

5-4.グループウェア導入時に注意したいこと

失敗や後悔なくグループウェアを導入するには、どのような点を意識すると良いのでしょうか。ここでは、グループウェアの導入にあたって事前に確認しておきたいポイントをご紹介します。

自社に合う活用法を検討する

グループウェアには多彩な機能が搭載されていますが、使い道を誤るとかえって業務に支障をきたします。たとえば、朝一番で重要な業務連絡を一斉送信する仕組みを取り入れても、朝が最も多忙な時間帯であるなら従業員の確認が漏れてしまうでしょう。自社に適した活用法を事前によく検討する必要があります。

導入そのものをゴールにしない

  グループウェアをはじめとする業務ツールの利用開始時に起こりがちなのが、導入そのものが目的となってしまうこと。多くの部署が協力し合って導入を成功させたのに、全く活用されていないなどという事態は避けなければなりません。

あらかじめ解決すべき社内課題を明確にした上で、導入目的を設定しておきましょう。あわせて、担当部門・担当者の決定など導入後の社内体制も固めておく必要があります。  

セキュリティ対策を確認する

クラウド型の製品のセキュリティ対策は、サービス提供元へ一任することがほとんどです。このため、提供元のセキュリティに脆弱性があって万が一サイバー攻撃を受けた場合、自社の情報が漏洩してしまうリスクも想定できます。クラウド型グループウェアの導入を検討している場合は、提供元のセキュリティ対策が強固であるかどうかも確認しておきましょう。

6.全サービスをみてわかった！グループウェアの比較ポイント・選び方

ここからは、多くのサービスを調査したからこそわかったグループウェアの比較ポイント・選び方を解説していきます。

6-1.クラウド型かオンプレミス型か？

グループウェアは大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。
クラウド型が主流ではありますが、近年ではセキュリティ重視の観点から、あえてオンプレミス型を選ぶ企業も増加傾向にあります。

クラウド型とオンプレミス型では料金形態が大きく異なるため、自社に必要な形態はどちらなのか明確にしておきましょう。アイミツSaaS編集部では、保守運用の人的リソースの観点からもクラウド型サービスをおすすめしています。

クラウド版の特徴

社内にサーバーを持つ必要のあるオンプレミス型に対して、インターネットを利用できる環境であれば導入可能なのがクラウド型の特徴です。

クラウド版のメリット
・外部のデータセンターを利用しているため、自社内でのメンテナンスが不要
・不具合の修正や、アップデートなども提供企業が行うため、自社での保守運用の手間が不要
・オンプレミス版と比べて、比較的簡単かつ低価格で導入可能

一方で、カスタマイズ性は高くないため、独自のカスタマイズを行いたいという方はオンプレミス版を検討してみるといいでしょう。

オンプレミス版の特徴

オンプレミス型とは、企業内部で構築されたシステムを指します。サーバーもネットワークもオフィス内にあり、社内で全システムが完結していることが特徴です。

オンプレミス型のメリット
・サーバーもネットワークも社内にあるため、セキュリティ面の担保がしやすい
・自由にカスタマイズが可能

一方で、導入の際の初期費用やランニングコストが高かったり、急な導入には対応できないというデメリットもあります。また保守や運用にIT人材が必要なため、導入の際は慎重に検討しましょう。

6-2.拡張機能はどこまで必要か？

グループウェアは基本となる情報共有機能に加えて、さまざまな拡張機能が用意されています。
そのため、既に導入しているシステムとの兼ね合いや、運用計画に合わせた長期的な視点で拡張機能がどこまで必要か考慮した上で、サービスを選ぶことをおすすめします。

ほとんどのグループウェアに備えられた情報共有機能

情報共有の機能はほとんどのサービスに備えられてます。そのため、サービスを比較する際、これらの機能の記載の有無は大きな違いとはならないことに注意しましょう。

便利な拡張機能はどこまで必要か？

機能面で大きく違いが表れるのが、拡張機能がどこまであるかです。大きく3つの拡張機能があるため、自社に必要な機能がどれか選定しておきましょう。

・労務・人事系の機能
グループウェアの拡張機能をみていく際に最も多いのが、労務・人事系の拡張機能です。社員の情報共有だけでなく、一括で労務・人事系の仕事を効率化したい場合に選ぶといいでしょう。具体的には下記のような機能があります。

特に大企業をターゲットにつくられているサービスの機能はきめ細かく、社員名の検索機能や、来客の受付機能と言った便利機能も多数あります。機能数で決めかねるという場合は、これまでの導入実績数や顧客満足度から選ぶことも一つの手と言えるでしょう。

・文書管理の機能
社内で作成した文書を管理できる機能も、グループウェアに付与されている機能の一つです。具体的には、文書のフォルダ管理、全文検索（さまざまな書類データの中から文中に含まれる文字の一致で書類を検索できる機能）などがあります。色々な文書が個人のパソコンに散在してしまっているという企業にとって便利な機能でしょう。

ただし、文書管理の機能を利用する場合には、ファイルの保存量に気をつけましょう。多くの場合、ファイル保存量は一定の上限があり、一定の容量増設ごとに追加課金という料金形態をとっているため、予想以上に費用がかかるという場合があります。

・営業支援（プロジェクト管理／SFA／CRM）の機能
グループウェアで情報を共有するため、「顧客の情報やプロジェクトの管理も一緒におこないたい！」という方も多いのではないでしょうか？
そんな要望に応えるために、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）、プロジェクト管理の機能も備えたサービスが展開されています。あくまで補助的な機能と言えますが、具体的には下記のような便利な機能があります。

本格的に営業支援システムをお探しの場合は、ぜひSFAツールやCRMツールから探してみましょう！

6-3.現場社員は直感的に使えるか？

グループウェア選びでは「現場社員が使う機能が直感的に使えるものか」を重視することをおすすめします。

情報共有のスピードアップや、正確な情報を記録していけるグループウェアですが、利用シーンはチームへの連絡や、隙間時間での確認ということも多く、パッと時間をかけずに確認・連絡できることは必須といえるでしょう。

「使いやすいさ」はベンダーへの利用のデモ依頼、利用者の口コミ、無料トライアルなどで事前に確認しておきましょう。難しいマニュアルを見なくても直感的に利用できるツールを導入できるとベストです。

6-4.料金プランは自社のニーズにマッチしているか？データ容量は足りているか？

料金プランはユーザー数に応じた課金が主流です。ユーザー数のボリュームに応じて、一人あたりの単価が安くなるプランもあるため、長期的目線で何人が使うサービスになるのかを想定しておきましょう。

プランは機能に応じて異なります。複数社で料金プランを比較する際は、機能が同等であるでことを確認しましょう。

また、クラウドのデータ容量に応じて追加課金が発生することにも注意しましょう。グループウェアの運用に当たっては、容量の拡張が予想以上に多く「想定外の費用がかかってしまった」という失敗も多いようです。事前に基本プランの内容にデータ保存容量がどれくらい含まれているか、他社がどれほど容量を使っているのかといった例を確認しましょう。

6-5.アプリ対応はしているか？

グループウェアは社内の情報共有を効率化するためのツールであるため、気軽に使えることが重要です。テレワークや営業での外回り、思いがけぬ直行直帰など、外にいてパソコンが使えない場面でも、勤怠の打刻やチームへの連絡、カレンダーの変更は発生します。

アプリに対応しているサービスであれば、ブラウザなどを開かず、1回の操作ですぐに連絡を取ることができるため社内の情報共有もはかどるでしょう。

6-6.情報漏洩を防ぐセキュリティ体制はあるか？

セキュリティを強化するために各社が行っているのは、通信の暗号化、保存書類の暗号化、ログインセキュリティ強化、機密情報の取扱の運用規格の取得、データのバックアップです。

セキュリティ対策は、専門用語も多く仕組みも難しいため、「大変なもの」として敬遠されがです。しかし、企業にとってセキュリティ対策ほど重要なものはありません。また、この機能さえあれば安心ということもないため、しっかりと特性を理解した上で、セキュリティの整ったサービスを選びましょう！

通信の暗号化やログインセキュリティ強化などの技術面でのセキュリティ対策機能に関しては、どのサービスも同じ技術を使っていることが多く、そこまで種類も多くありません。
例えば通信の暗号化としてSSLというものありますが、多くのサービスがこの技術を導入しています。技術系のセキュリティ対策の充実度は、利用している技術の有無で判断できるでしょう。

また、セキュリティの品質保証として、どのような規格を取得しているかも確認しましょう。有名な規格としては世界基準のISMSがあり多くの企業がこの規格に則った運用をしています。また、業界の専門業社の認証などもあり種類は様々のため、どの機関の認証か確認すると良いでしょう。

6-7.自社課題を解決できる機能が備わっているか？

  まず「なぜ自社にグループウェアが必要なのか」を導入前にはっきりさせる必要があります。自社が抱える課題を明確化し導入目的を設定することで、自社に適したグループウェアを選定できます。たとえば、社内SNSを導入済みで従業員間のコミュニケーションはすでに円滑なのであれば、進捗管理やワークフローなど業務効率化に特化したサービスを選ぶと良いでしょう。  

6-8.社内のニーズや利用人数に合っているか？

社内コミュニケーションに使用するツールは企業ごとに異なります。ビジネスチャットで業務連絡する企業もあれば、掲示板で情報共有する企業もあるでしょう。グループウェアの多くは、メール機能、チャット、掲示板機能のいずれも搭載しています。しかし、自社でメインとするコミュニケーションツールの質が担保されているかどうかは確認しておきたいところ。たとえば、メールを使う頻度が多い企業の場合は十分なメール容量が確保されているグループウェアを選ぶ必要があります。

また、グループウェアの拡張性もチェックしておきましょう。事業規模の拡大や従業員増加を見据えている場合は、特に見逃せないポイントです。拡張性を重視する場合におすすめなのはクラウド型グループウェア。利用人数や規模に合わせて複数のプランを用意しているケースが多いため、ツールの買い替えなしでスムーズに機能を拡張できます。

これらのポイントを踏まえ、次からはおすすめのグループウェアを順にご紹介します。

7.機能やセキュリティ体制が充実したおすすめサービス10選

ここからは、グループウェアの中でも、機能やサポート体制が充実したおすすめの10サービスを詳しく紹介します！

サービス比較表

続いて、調査ポイントに基づいてサービスを比較していきます！

国内製と海外製の仕様の違い

全グループウェアを調査した結果、グループウェア製品は国内製と海外製で仕様がわかれていることがわかりました。国内製のグループウェアは、労務・人事の業務効率化をはかる機能や営業支援の機能を備えているものが多いのに対し、海外製のサービスは基本的にシンプルなものが多数。海外製のサービスは多くのビジネスシーンで使われ、ラーニングコストが低いことがメリットと言えます。

また国内製・海外製という括りのなかでも、各サービスごとに機能やセキュリティ体制、サポート内容は異なります。自社にとって最適なサービスを見つけるためには、ひとつひとつの機能を細かく見ていく必要があるでしょう。

より詳しく比較したい場合は、機能やサポート体制などの要件からあなたに最適なサービスを見つけられるアイミツSaaSをぜひご利用ください！

※"-"の情報は2021年8月時点でアイミツSaaS編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

料金から比較する

人気のサービスは機能やセキュリティ体制に大きな差がありません。そのため、料金から比較するのも一つの手です。
料金は基本的にユーザー数に応じて変わります。今回は、最低価格のプランをベースに表にまとめました。また「容量追加課金」についても記載しています。ファイル保存やメール機能の増設で課金対象になりやすいため、参考にしてみてください。

更に料金の詳細や内訳が知りたいという方は、ぜひアイミツSaaSをご利用ください！

※初期費用と最低価格プランをもとにアイミツSaaS編集部が作成

8.無料で使えるグループウェア3選

ここからは、無料でも使うことができ、導入ハードルが低いグループウェア5サービスを詳しく紹介します！

9.その他45サービスを一挙紹介

人気の機能などが豊富なサービス以外にも、サポートや特定の機能に特化したサービスもあります。場合によってはこちらの方が使いやすく、安価で導入できることもあるでしょう。おすすめできる44サービスをご紹介します。

10.グループウェアに関するよくある質問

ここではグループウェアの選定にあたって、多くの企業より寄せられる質問を2つご紹介します。

Q1. グループウェアを導入するメリットはなんですか？

企業がグループウェアを導入し、社内で活用するメリットには以下の通りです。

・社内情報をオンラインで共有でき、メンバー間のコミュニケーションが円滑になる
・文書のデータ化が進みペーパーレスによって効率的に業務を進められる
・ワークフロー機能などでバックオフィス業務の効率化が可能
・スマートフォンなど各種端末に対応し、外出先や出張先からも簡単にアクセスできる
・情報共有がスムーズになるため、リモートワーク環境下での業務が進めやすくなる
・スピーディーなフォローやフィードバックが実現する

Q2. グループウェア向きではない業種はありますか？

  グループウェアは中小企業から大企業まで、さまざまな規模の組織で役立つツールです。ただし、事業のすべてを1人で行う個人事業主や、少人数で外出や出張の機会もほぼない企業では、そもそもグループウェアが必要ない場合もあるでしょう。

また、以前は機密情報を数多く取扱う金融業はクラウド型グループウェアの導入が難しいといわれていました。しかし現在では、強固なセキュリティ対策を行っているクラウド型グループウェアが多くリリースされ、金融業への導入も進んでいます。  

まとめ

グループウェアの導入を検討している方に向けて、アイミツSaaS編集部が全サービスを徹底調査し、比較形式でご紹介しました！

グループウェアにはそれぞれ特徴があり、比較ポイントを参考に自社ニーズに沿ったツール選定が重要だとご理解いただけたと思います。まずは、「何のためにグループウェアを使うのか」という目的と用途を見定めることが大事なポイントです。

紹介した各サービスの特徴を比較することで、自社に合ったタレントマネジメントシステム選びにお役立ていただければ幸いです。
アイミツSaaSでは、機能や連携ツール、無料プランの有無など、さらに詳細な条件で検索をすることが可能です。さらに要件を絞りこみたい方はぜひ一度お試しください！