中小企業におすすめのグループウェア3選
「情報共有がメール頼りで、最新情報が追えない」「会議室の予約や日報の管理が非効率」。そんな社内コミュニケーションの課題を抱える中小企業も多いのではないでしょうか。グループウェアを導入すれば、それらの課題を解決し、チーム全体の生産性を向上に貢献します。
本記事では、中小企業におすすめのグループウェア3選を比較しながら紹介。失敗しない選び方のポイントも解説していきます。この記事を参考に最適なシステムを見つけ、会社全体の生産性を向上させましょう。
グループウェアとは
グループウェアは、チームで取り組む仕事をアシストするためのツールです。電子メールのほか、多彩な機能がパッケージ化されており、社内専用のチャットを使って社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、オンラインストレージで営業資料や画像を共有したり、予算申請や休暇取得のワークフローを回したり、会議室や備品の利用状況を確認したりすることができます。
グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMからリリースされた「Lotas Notes 4.0」と言われています。情報化社会への対応の必要性が叫ばれるなか、アメリカを中心にIT関連企業や大手メーカーが「Lotas Notes 4.0」を導入したことで、グループウェアは世界中に広まっていきました。
現在では、サーバーを必要としないクラウド型が主流となっており、約1,050億円と言われるグループウェア全体の市場の85％以上のシェアをクラウド型が占めています。半導体や電子機器の受託製造を手がけているあるメーカーでは、クラウド型のグループウェアを導入して社内のワークフローシステムとセキュリティ体制を強化。大幅な業務効率化に成功しました。
【比較表】中小企業におすすめのグループウェア
ここからは実際に、中小企業におすすめのグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。
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料金 月 400 円 /人 初期費用 要問合せ |
料金 月 800 円 /ユーザー 初期費用 要問合せ
(他3プラン)
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料金 月 540 円 /ユーザー 初期費用 要問合せ
(他3プラン)
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導入実績社数 530万人以上（販売実績数） |
導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 情報なし |
店舗スタッフとの情報共有に課題を抱えていたアパレル系の企業では、desknet's NEOを導入したことで、スケジューラーの利用が社内に浸透し、店長と本部スタッフとの連携が飛躍的に改善。売り上げアップに向けたノウハウをスピーディに共有できるようになりました。
＜特長＞
最大の特長は、リーズナブルな料金と豊富な機能です。ユーザー1人あたり月額400円から契約できるうえ、最安プランでもスケジューラーやワークフロー、社内SNSといった25種類の機能を制限なく利用できます。とりわけスケジューラーの使いやすさには定評があり、メンバーごとに色分けしたり、アイコンを付けたりすることによって、誰にどんな予定があるのかひと目で把握することが可能です。
加えて、セキュリティオプションが非常に充実しているのも魅力の1つです。自社の運用体制にあわせてSSL（暗号化通信）やIPアドレスによるアクセス制限、電子証明書によるクライアント認証などを組み合わせられます。システム自体も世界No.1のシェアを誇るAWS（Amazon Web Server）をベースに構築されており、BCPにも高い適性があります。
＜注意点＞
専門誌の顧客満足度調査でも1位に選ばれ、口コミサイトでもネガティブな投稿はほとんど見られないdesknet's NEO。強いて課題を挙げるとすれば、グループチャットが使えないことです。チャット機能自体は搭載されているものの1対1のやりとりに限られているため、緊急の業務連絡などの際にストレスを感じることがありそうです。
また、利用する端末やブラウザの種類によるものとは思われますが、画面のリロード時（スケジュール変更や追加コメントが反映される際）に、一時的にコンテンツが縮小して表示されたり、動作が遅くなったりするケースがあるようです。
「サイボウズ Office」などと並ぶグループウェアの代名詞的存在で、Googleによれば、「フォーチュン50」（総収入の全米トップ50）の企業の約60％が利用しています。
＜特長＞
何より大きな魅力は、コストパフォーマンスの高さです。最安の「Basicプラン」の場合、1人あたり月額680円でメールやビデオ会議、スケジューラー、オンラインストレージといった一連の機能を使えます。
さらにwebサイトの作成機能で、部署ごとのポータルサイトやFAQ集などを自由自在にカタチにできるうえ、公式ストアには外部ベンダーが開発した機能拡張アプリも用意されています。社員同士の情報共有を活発化させたい企業はもちろん、自社特有の業務課題に悩んでいる企業にとっても有力候補の1つになるのではないでしょうか。
また、セキュリティの面でも2段階のアクセス制限機能が搭載されており、アプリでやりとりした情報は、ネットワークが冗長化されたデータセンターに保存されます。情報漏洩・消失の心配もいりません。
＜注意点＞
機能面は非常に優れている一方、Google独自のインターフェイスに戸惑ってしまう人がいるかもしれません。その1つが各アプリへの入り口となるポータル画面です。
他社のグループウェアの場合、ポータル画面上のボタンやアイコンから各アプリを開くことができますが、Google Workspace（旧Gsuite）にはポータル画面そのものがありません。
前述のwebサイト作成機能を利用して自分で作ることはできるものの、個別のアプリ側にポータルサイトへ戻る導線がないため、あらかじめブラウザのタブでポータル画面を開いておき、1回1回戻って操作する必要があります。繁忙時などはもどかしさを感じる人もいるのではないでしょうか。
また、初期状態ではワークフロー機能が付いていないため、稟議・決済のプロセスを整備したい場合は、公式アプリストアなどで別途購入する必要があります。
実際に、Microsoft 365を利用しているユーザーのブログや口コミサイトを見てもネガティブな意見はほぼ見当たりません。
＜特長＞
ユーザー1人あたり月額540円からの料金で、webメールやスケジューラー、ファイル共有といった多彩な機能を利用できます。加えて、中位プラン以上では、Word・Excel・PowerPointといったOfficeアプリのライセンス料が定額料金のなかに含まれているのも、Microsoft製品ならではのメリットではないでしょうか。
さらに、画像やドキュメントを保存するオンラインストレージも1人あたり1TBの大容量。たとえば解像度1,000pxのデジカメで撮影した高精細な画像も3,000枚以上保存できます。グループウェアを導入するのが初めての中小企業はもちろん、大量のデータを取り扱うITベンダーやネットショップにもおすすめです。
＜注意点＞
iOSの端末でExcelやPowerPointのファイルを開くと、編集できるようになるまで時間がかかったり、動作が一時的に中断してしまったりすることがあります。Macを主力端末として利用しているデザイン会社などは慎重に検討した方がいいかもしれません。
また、オンライン版のOfficeアプリやSharepointについても、複数のユーザーのアクセスが重なったり、ファイル自体の容量が重かったりすると、一時的に動作が重くなることがあるようです。
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中小企業におすすめのグループウェア3選
それでは、PRONIアイミツがおすすめする中小企業向けのグループウェアを紹介していきます。
desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが提供しているグループウェアです。リーズナブルな料金と充実したセキュリティ対策に定評があり、480万ユーザー以上の販売実績があります。
店舗スタッフとの情報共有に課題を抱えていたアパレル系の企業では、desknet's NEOを導入したことで、スケジューラーの利用が社内に浸透し、店長と本部スタッフとの連携が飛躍的に改善。売り上げアップに向けたノウハウをスピーディに共有できるようになりました。
＜特長＞
最大の特長は、リーズナブルな料金と豊富な機能です。ユーザー1人あたり月額400円から契約できるうえ、最安プランでもスケジューラーやワークフロー、社内SNSといった25種類の機能を制限なく利用できます。とりわけスケジューラーの使いやすさには定評があり、メンバーごとに色分けしたり、アイコンを付けたりすることによって、誰にどんな予定があるのかひと目で把握することが可能です。
加えて、セキュリティオプションが非常に充実しているのも魅力の1つです。自社の運用体制にあわせてSSL（暗号化通信）やIPアドレスによるアクセス制限、電子証明書によるクライアント認証などを組み合わせられます。システム自体も世界No.1のシェアを誇るAWS（Amazon Web Server）をベースに構築されており、BCPにも高い適性があります。
＜注意点＞
専門誌の顧客満足度調査でも1位に選ばれ、口コミサイトでもネガティブな投稿はほとんど見られないdesknet's NEO。強いて課題を挙げるとすれば、グループチャットが使えないことです。チャット機能自体は搭載されているものの1対1のやりとりに限られているため、緊急の業務連絡などの際にストレスを感じることがありそうです。
また、利用する端末やブラウザの種類によるものとは思われますが、画面のリロード時（スケジュール変更や追加コメントが反映される際）に、一時的にコンテンツが縮小して表示されたり、動作が遅くなったりするケースがあるようです。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
Google Workspace
Google Workspace（旧Gsuite）は、検索エンジン最大手のGoogleが提供しているグループウェアです。GMailやGoogleカレンダーといったアプリをパッケージ化し、法人向けの監査機能が付いています。2006年に「Google Apps」としてサービスを開始して以来、トータル500万社以上のクライアントに導入されてきました。
「サイボウズ Office」などと並ぶグループウェアの代名詞的存在で、Googleによれば、「フォーチュン50」（総収入の全米トップ50）の企業の約60％が利用しています。
＜特長＞
何より大きな魅力は、コストパフォーマンスの高さです。最安の「Basicプラン」の場合、1人あたり月額680円でメールやビデオ会議、スケジューラー、オンラインストレージといった一連の機能を使えます。
さらにwebサイトの作成機能で、部署ごとのポータルサイトやFAQ集などを自由自在にカタチにできるうえ、公式ストアには外部ベンダーが開発した機能拡張アプリも用意されています。社員同士の情報共有を活発化させたい企業はもちろん、自社特有の業務課題に悩んでいる企業にとっても有力候補の1つになるのではないでしょうか。
また、セキュリティの面でも2段階のアクセス制限機能が搭載されており、アプリでやりとりした情報は、ネットワークが冗長化されたデータセンターに保存されます。情報漏洩・消失の心配もいりません。
＜注意点＞
機能面は非常に優れている一方、Google独自のインターフェイスに戸惑ってしまう人がいるかもしれません。その1つが各アプリへの入り口となるポータル画面です。
他社のグループウェアの場合、ポータル画面上のボタンやアイコンから各アプリを開くことができますが、Google Workspace（旧Gsuite）にはポータル画面そのものがありません。
前述のwebサイト作成機能を利用して自分で作ることはできるものの、個別のアプリ側にポータルサイトへ戻る導線がないため、あらかじめブラウザのタブでポータル画面を開いておき、1回1回戻って操作する必要があります。繁忙時などはもどかしさを感じる人もいるのではないでしょうか。
また、初期状態ではワークフロー機能が付いていないため、稟議・決済のプロセスを整備したい場合は、公式アプリストアなどで別途購入する必要があります。
主な機能
Microsoft 365
Microsoft 365は、Microsoftが提供するクラウド型のグループウェアです。世界トップクラスの導入実績を誇り、シンクタンクが毎年行っているグループウェアのシェア調査でも常に上位にランクインしています。
実際に、Microsoft 365を利用しているユーザーのブログや口コミサイトを見てもネガティブな意見はほぼ見当たりません。
＜特長＞
ユーザー1人あたり月額540円からの料金で、webメールやスケジューラー、ファイル共有といった多彩な機能を利用できます。加えて、中位プラン以上では、Word・Excel・PowerPointといったOfficeアプリのライセンス料が定額料金のなかに含まれているのも、Microsoft製品ならではのメリットではないでしょうか。
さらに、画像やドキュメントを保存するオンラインストレージも1人あたり1TBの大容量。たとえば解像度1,000pxのデジカメで撮影した高精細な画像も3,000枚以上保存できます。グループウェアを導入するのが初めての中小企業はもちろん、大量のデータを取り扱うITベンダーやネットショップにもおすすめです。
＜注意点＞
iOSの端末でExcelやPowerPointのファイルを開くと、編集できるようになるまで時間がかかったり、動作が一時的に中断してしまったりすることがあります。Macを主力端末として利用しているデザイン会社などは慎重に検討した方がいいかもしれません。
また、オンライン版のOfficeアプリやSharepointについても、複数のユーザーのアクセスが重なったり、ファイル自体の容量が重かったりすると、一時的に動作が重くなることがあるようです。
主な機能
グループウェアを選ぶポイント
最後に、グループウェアを選ぶ際のポイントを3つに分けて紹介します。
料金
現在主流となっているクラウド型のほとんどは、初期費用がかからず、毎月の費用の相場はユーザー（社員）1人あたり月額600円～800円ほどです。
一見安価なように見えますが、年額に換算すると従業員100名の企業なら70万円以上、従業員300名なら200万円以上の費用がかかります。加えて、ストレージを増設する際などに追加料金が発生することも珍しくなく、CRM（顧客管理システム）や会計ソフトと比べても、決して安い買いものではありません。
トータルコストを念頭に置いたうえで、それに見合う対価を得られるのか検討しましょう。予算が極端に限られる場合は、無料プランのあるグループウェアを優先的に検討するのも1つの方法だと思います。
機能・使い勝手
部署やグループごとの業務課題や将来的な人員計画をふまえたうえで、相応の機能が付いているグループウェアを選びましょう。
例えば、社員同士のコミュニケーションや組織間の風通しの悪さに課題を抱えているのなら、チャットや社内SNSが搭載されたグループウェア、経理や人事といったバックオフィス系の業務効率を改善したいのなら、経費精算アプリ、ワークフローなどが付いているグループウェアがおすすめです。
加えて、使い勝手も大切なポイントです。グループウェアは、基本的に社員全員が毎日利用するものなので、使いにくかったり動作が遅かったりすれば社員のパフォーマンスは落ち、会社全体の生産性にも悪影響を及ぼしかねません。まずは無料トライアルに申し込み、PCの操作が苦手な人でも問題なく使えるか、操作に迷ってしまったりすることはないか、確かめましょう。
営業スタッフや店舗の接客スタッフとの連絡手段として導入する場合は、スマートフォン・タブレットでの使いやすさも判断材料の1つになります。
セキュリティ
グループウェアを導入するということは、社員一人ひとりがタッチできる情報が増えるということでもあります。情報漏洩を防ぐためにセキュリティ対策に目を向けるのも大切です。
具体的な条件として、まず、IPアドレスや端末によるアクセス制限機能は必須です。そのうえで運営会社がプライバシーマークやISO27001（情報セキュリティマネジメント）の認証を取得しているグループウェアを選ぶのがいいと思います。あわせて上場企業への導入数、契約継続率なども判断材料になるでしょう。
まとめ
今回は、中小企業におすすめの5つのグループウェアを紹介しました。それぞれにメリットとデメリットがあるものの、使いやすさ重視なら「NI Collabo Smart」、コストパフォーマンスにこだわる人なら「Google Workspace（旧Gsuite）」や「Microsoft 365」「desknet's NEO」を優先的に検討するのがいいのではないでしょうか。今回紹介した内容をぜひグループウェア選びにお役立てください。
数あるグループウェアを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツSaaSを活用ください。PRONIアイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェアが分かる診断（無料）ができます。
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