グループウェアを上手く活用するための5つのポイント｜機能・導入事例も解説

目次
• グループウェアとは
• グループウェアの主な機能
• グループウェアのメリット
• グループウェアのデメリット
• グループウェアを上手く活用するための5つのポイント
• グループウェアの導入事例
• まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、部署やチームで取り組む仕事をアシストするツールです。チャットや社内SNS、スケジューラー、ワークフローといった機能がパッケージ化されており、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休暇を申請・承認したり、さまざまな使い方ができます。

ある老舗染物メーカーでは、グループウェアを導入して顧客台帳や受注管理のプロセスを改善したことで、残業時間が大幅に減った一方、過去最高の売り上げをマークした事例もあります。

現在、サーバーを必要としないクラウド型が主流になっており、約1,050億円といわれるグループウェアの市場規模のうち、約85％をクラウド型が占めています。

グループウェアの主な機能

それでは次に、グループウェアの主な機能を確認していきましょう。

メッセージの交換や画像の投稿を通じて、社員同士がリアルタイムに情報交換できます。LINEやFacebookメッセンジャーのビジネス版と考えるとわかりやすいかもしれません。

部署やチーム内のメンバーの予定を1つの画面で確認できます。多くのグループウェアでは週別・日別をタブで切り替えられる仕様になっており、「会議」「来客」といったスケジュールの種別に色分けしたり、メンバーごとにアイコンを付けたりすることが可能です。

あらかじめ設定しておいたフローに沿って、予算や有給休暇の申請・承認をweb上で完結できます。ペーパレス化や人事・総務のコスト削減などに効果を発揮し、この機能をメインの目的としてグループウェアを導入する企業も多いようです。

画像やドキュメント（営業資料、会議の議事録など）をオンライン上で保存・共有できます。

社内行事やイベントのスケジュール、人事・総務からの通達事項などを掲載できます。グループウェアの種類によっては、アクセス制限や掲示期間など細かい管理機能が付いたものもあります。

あらかじめ用意されている基本アプリ（経費精算、日報、備品管理など）に改修を加えることで、自社オリジナルの業務ツールに仕立てられます。カスタムアプリ作成機能が付いているほとんどのグループウェアは、ドラッグ＆ドロップで操作する仕様になっており、プログラミングの知識はいりません。

グループウェアのメリット

グループウェアには、大きく分けて2つのメリットがあります。

1つは、社員同士のコミュニケーションや情報共有が活発になることです。ほとんどのグループウェアに搭載されているチャットと社内SNSを利用すれば、忙しい業務の最中でも、メンバー同士でリアルタイムにやりとりすることができます。メールのように重要な情報が受信ボックスのなかに埋もれてしまったり、返信し忘れたことで、情報の伝達が滞ってしまうようなことはありません。

もう1つのメリットは、業務フローを効率化できることです。ワークフロー機能を使えば、予算や休暇の申請・承認をweb上で完結でき、タイムカード機能で勤怠管理を電子化することも可能です。さらに、最近ではカスタムアプリの作成機能が搭載されているグループウェアも増えてきており、自社の課題に合わせてオリジナルの業務ツールをカタチにできます。

グループウェアのデメリット

社内の情報共有や業務プロセスの改善に大きな効果を発揮するグループウェアですが、充分な準備をせずに導入するとトラブルにつながることも少なくありません。

その1つが一時的な生産性の低下です。グループウェアを導入するということは、それまでのコミュニケーションのあり方や仕事の進め方を、大きく変えるということになります。

チャットでのやりとりに対応できるようなるまで、時間がかかる社員もいますし、予算の承認フローが変わったことで混乱を招くこともあります。そういった点で、繁忙期や大きなプロジェクトが進行している最中に、いきなりグループウェアを導入するのは避けた方がいいでしょう。

加えて、コストも慎重に検討すべき課題です。現在主流のクラウド型グループウェアの場合、平均的な料金相場は1人あたり月額600円～800円ほどで、一見すると手頃なツールに思えるものの、会社の規模によっては年間数百万円以上の出費がかさむことも珍しくありません。それだけのコストに見合う成果があるのか、本当に自社の身の丈に合っているのか、慎重に検討しましょう。

グループウェアを上手く活用するための5つのポイント

それでは、グループウェアを上手く活用するためのポイントを紹介していきます。結論から言うと、以下の5点をしっかり実践すれば、導入後も大きなトラブルに見舞われることなく、グループウェアをスムーズに定着・浸透させられるはずです。

グループウェアを上手く活用するためのポイントは下記の5つです。

最初から全社一斉に導入するのではなく、まずは特定の部署やチームのなかで利用し、グループウェアのメリットを実感できるようになってから、徐々に範囲を広げていくのがいいでしょう。

具体的には、総務・人事・経理といったバックオフィス系の部署からスモールスタートするのがおすすめ。組織の形態にもよりますが、バックオフィス系の部署なら、グループウェアの導入によって一時的に生産性が落ちてしまったとしても売り上げや収益への影響は低く、顧客と直接かかわらない分、大きな混乱・トラブルにつながる可能性も小さいからです。

現在主流となっているクラウド型には平均7～10種類、ハイエンドモデルだと20種類以上の機能が搭載されており、いくらリテラシーが高い人でもすべてを最初から使いこなすのは不可能です。

社員同士のコミュニケーションを活発にしたいならチャットや社内SNS、チーム間の連携を深めたいならスケジューラーや掲示板といったように、まずは当面の課題に目を向けて、必要最小限の機能から使っていきましょう。

デメリットでも触れた通り、グループウェアを導入すると、それまでの仕事の進め方や社内コミュニケーションのあり方が変わるため、長年にわたって、自分のやり方で成果を積み上げてきた社員のなかには抵抗を感じる人もいます。

そうした人を含めてグループウェアを浸透させていくためには、旗振り役となるキーパーソンの存在が不可欠です。導入後できるだけ早く管理者を決め、社員向けのポータルサイトやメルマガで周知を図っていきましょう。グループウェアを使って成果をあげている企業の多くは、社内広報や総務、人事などのメンバーがそうした役割を担っているようです。

チャットやクラウドサービスに慣れていない人の場合、社内SNSやストレージを使いたくても、操作を覚えるまでに時間がかかってしまうケースがあるようです。

基本的にグループウェア自体にマニュアルが付いているものの、操作に迷いやすいポイントや用途別の便利な機能などを、実際の画面のキャプチャーが付いたマニュアル形式でまとめておくのがおすすめです。

マニュアルとあわせて、問い合わせ窓口をしっかり用意しておくのも大切なポイントの1つです。その際に注意したいのは、対応の負荷を分散させることです。

とりわけ導入して間もない頃は、使い方の説明などで呼び出されることが多く、問い合わせ窓口を1人にしてしまうと本業に支障をきたしかねません。各部署のマネージャーなどに協力を仰ぎ、部署ごとに1～2名ずつグループウェア推進のスタッフを立てるのがいいでしょう。

グループウェアの導入事例

それでは最後に、アイミツがおすすめするグループウェアの導入事例を紹介します。

まとめ

グループウェアを社内に定着・浸透させるためには、運用面での工夫が欠かせません。

「せっかく導入したのに使ってもらえていない」「もっと多くの局面で活用してほしい」といった企業の方は、今回紹介した5つのポイントと導入事例をぜひ参考にしていただければと思います。