Slackと連携できるおすすめグループウェア3選

目次
• グループウェアとは？  
• グループウェアの主要機能
• Slackなどの社内SNSとグループウェアの違い  
• Slackと連携できるグループウェアおすすめ3選  
• グループウェアをSlack連携するメリット  
• グループウェア導入時の選び方  
• Slack連携できるグループウェアまとめ  

グループウェアとは？  

グループウェアは社内での情報伝達や共有を活発にさせるシステムです。導入することで、社内の情報共有が円滑になり、情報伝達にかかるコミュニケーションコストを削減できます。

具体的には、ファイルやスケジュール、タスクの共有が可能です。そのため、ファイルがどこにあるかや、会議がしたいからとスケジュールをわざわざ聞いたり、部下がいまどのようなタスクを抱えているかなどの分散していた情報を集約させる役割があります。

会社全体の情報を一元管理したい場合に、効果を発揮するシステムです。

グループウェアの主要機能

グループウェアはコミュニケーション機能や、情報共有機能に長けています。そのため、社内全体での情報共有をスピードアップさせて、業務効率の改善を図れます。アナログな情報共有でうまくいってない企業は、グループウェアの主要機能を紹介するので参考にしてください。

コミュニケーション機能

電子メールやインフォメーション（掲示板）機能など、コミュニケーションを取る機能が搭載されています。グループウェアならではのコミュニケーション機能の特徴としては、個別ではなく社内全体に共有できる点があります。

社内SNSであれば個別のコミュニケーションがメインとなりますが、グループウェアは社内全体でコミュニケーションをメインとしています。そのため、特定の個人しか情報を持っておらず、必要な時に困るという場面を避けることが可能です。

情報共有機能

ファイル共有や会議室予約の共有など、情報共有機能に長けています。

例えば、会議室予約を共有できると、予約ミスや会議室のダブルブッキングを防ぐことができます。アナログなものだと、会議室の予約ミスやダブルブッキングで会議に支障をきたすことも想定されますが、グループウェアを使えば未然に防げます。

このように、グループウェアでは社内全体に情報共有を行える機能が搭載されています。

業務効率化機能

ワークフローの電子化や文書管理によって、業務効率を上昇させます。紙を電子化することで、時間がかかる申請作業を効率化できるためです。例えば、ワークフローが電子化できれば、申請から承認までのスピードを向上可能です。紙データであると、印刷やファックスなどの手間が発生するのにたいし、電子化できればメールなどで送信するだけなので、手間が削減されます。

また、文書管理によって必要な書類を探す手間や取りに行く時間を削減可能です。このように、グループウェアは業務効率化機能が搭載されており、電子化によって作業を便利にできます。

Slackなどの社内SNSとグループウェアの違い  

社内で情報共有やコミュニケーションを行う場合、グループウェアと社内SNSが利用されます。どちらも従業員同士のやり取りに利用されますが、グループウェアは情報共有、社内SNSはコミュニケーションをメインとして利用されます。

グループウェアの役割

グループウェアはスケジュール管理やタスク管理、業務進捗をリアルタイムに共有できるシステムです。そのため、情報共有やビジネス利用をメインとします。例えば、スケジュール管理の共有によって従業員の行動が可視化され、業務効率を向上させます。また、タスク管理を共有しておけば従業員の主観ではなく、客観的に業務をすすめることができます。このように、グループウェアは情報共有やビジネスの効率化を目的としており、個人よりも社内全体に情報共有を行なう役割を持ちます。

社内SNSの役割

社内SNSはチャットや音声通話、画像共有などができるツールです。そのため、情報交換やコミュニケーションをメインに使用されます。例えばチャット機能を使うことで、電子メールを送るほど重要ではない内容を簡単にやり取りできます。また、音声通話を用いて必要なコミュニケーションをとることもできます。このように、社内SNSはコミュニケーションを取ることをメインとしており、社内全体よりも個人に情報共有を行なう役割を持ちます。

Slackと連携できるグループウェアおすすめ3選  

グループウェアをさらに効率化させるためには、Slack連携が有効です。ワークフローや文書管理のデータ化だけではなく、情報共有もデータ化して効率化できます。ここでは、Slack連携できるグループウェア3選を紹介するので、情報共有の効率化を目指す企業は参考にしてください。

グループウェアをSlack連携するメリット  

グループウェアとSlackの連携によって、情報を集約できるメリットがあります。情報を集約させることで、効率よく業務をすすめることにもつながります。また、スケジュールやミーティング通知など便利な機能も拡張されるため、参考にしてください。

Slackに情報を集約させられる

Slack連携によって、業務に必要な情報をSlackに集約できます。スケジュールやメール通知の集約を可能にし、1つのシステムで確認できるため便利です。例えば、スケジュール連携によってSlack上でスケジュールのリマインダーを受信できます。別画面で確認する必要がなく便利です。さらに、Googleカレンダーとの連携を行なえば、ミーティングの招待を受信したり、チームにミーティング中であることを知らせることもできます。Slack上に情報を集約させることで、面倒な予定管理を簡単にします。

情報共有の効率化

情報共有を効率化させる際にも、Slack連携が便利です。ファイル共有を行なうことで、コメントやアクセスリクエストなどを簡単に把握できるためです。

例えば、Google Driveとの連携によって、ファイル共有でのアクセス権付与、ファイル作成後のインポートが可能です。Google DriveとSlackを連携しなかった場合、スプレッドシートの権限がない時に、わざわざスプレッドシートを開いて権限を付与する必要があります。しかし、連携することで、スプレッドシートを開いて操作することなく、Slackで管理できるため便利です。

このように、Slack連携では面倒な情報共有の効率化が可能です。

アラート機能で見逃し防止

Slack連携によって、スケジュールやメール通知をアラート機能で受信できます。そのため、大事な予定やメールを見逃さずに受信できるメリットがあります。また、アラート機能によってメール受信やミーティングのリマインドも可能なので、情報を見落とすリスクを軽減します。

さらに、Gmailとの連携によって、Slack上に必要なメールを簡単に転送できます。連携していない場合、わざわざGmailの文章をコピペして送り直す工程などが必要です。対して、連携していれば、長いやり取りをいちいち確認する必要がなく、チームに必要な情報を素早く共有可能です。

グループウェア導入時の選び方  

グループウェアは使用頻度も多く、使用する従業員も多いシステムです。そのため、使いやすく自社にあった製品を導入しましょう。従業員が使いやすいシステムであれば、より情報共有を効率化できます。ここでは、グループウェア導入時の選び方を紹介するので、効果的に導入したい企業は参考にしてください。

導入目的を明確にする

導入目的が明確であれば、グループウェアが選びやすくなります。情報共有といっても幅広く、自社の課題解決に必要な機能は異なるからです。例えば、情報共有を効率化させるなら、掲示板機能やファイル共有が必要です。一方、従業員の行動を効率化させたい場合には、タスク管理やスケジュール機能が役立ちます。ファイル共有を主目的としているのに、グループウェアという手段に固執してしまい、タスクやスケジュール管理に適したグループウェアを選んでしまっては、使えないツールと化してしまいます。

以上のように、導入目的によってグループウェアが変わるので、検討段階で明確化しておきましょう。

利用範囲を明確にする

社内全体で利用するのか、特定の部署で利用するのかなど、利用範囲の明確化は大切です。導入人数などによって、適するグループウェアや金額が変わるからです。

社内全体であれば大人数のサービスが必要になりますし、部署やチームだけであれば小規模のサービスで十分です。例えば、経理だけに導入すれば費用対効果が合うグループウェアでも、全社的に導入すると、導入費用がかさみ、結果として費用対効果が合わないというケースも想定できます。

そのため、利用範囲を明確にしておくと導入しやすくなるので、どの範囲で何名で使用するかは決めておきましょう。

操作性に優れているか

操作性に優れたグループウェアであれば、従業員の作業効率を向上させます。使いやすいと感じれば、従業員が自ら積極的にグループウェアを利用するようになるからです。また、業務効率が上がったり便利だと感じれば、自然とシステムの定着率も上がります。

もし、使いにくいグループウェアを導入してしまえば、従業員が利用せずにアナログな情報共有に戻る可能性もあります。便利だと言われるグループウェアであっても、自社の人が使いづらいと感じてしまえば、グループウェア自体への印象が下がり、もうしばらく導入が検討されることはなくなってしまうでしょう。

そのため、操作性に優れたグループウェアを導入し、定着率が上がるようにしましょう。

Slack連携できるグループウェアまとめ  

業務効率化に役立つグループウェアですが、Slack連携によってさらなる効率化が図れます。Slackとの一元化によって、情報の集約が可能なためです。

また、社内での情報共有も簡単になり、スケジュールやタスクを共有できるメリットがあります。さらに、メールやミーティング通知もSlack上に表示できるため、Slackさえ確認しておけば確認ミスもなく安全です。情報共有に課題を抱える企業は、Slack連携できるグループウェアを検討してみましょう。

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