オープンソースのグループウェアおすすめ2選
グループウェアを導入するにあたり、まず立ちはだかるのがコストの問題です。この記事を読んでいる人のなかにも「できるだけ予算を抑えたい」「できれば無料で使いたい」という人は多いのではないでしょうか。
また、納得できる料金でグループウェアを導入したとしても、低価格ゆえに機能が限られていたり、操作性が悪かったりして、思い描いた通りの成果につながらないケースもあるようです。
そうした際に選択肢の1つとなるのが、オープンソースのグループウェアです。今回は、発注業者比較サービスPRONIアイミツが、おすすめのグループウェアを厳選！オープンソース型のグループウェアのなかでも、とりわけ高い人気を誇る2つを取り上げ、それぞれの特徴や機能について紹介します。
グループウェアとは
グループウェアとは、一言でいえば「チームで取り組む仕事を手助けするツール」です。チャットや社内SNS、スケジューラー、ワークフローといった機能がパッケージ化されており、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休暇を申請・承認したり、さまざまな使い方ができます。
創業100年の歴史を誇るある染物メーカーでは、グループウェアを導入して顧客管理・受注管理のプロセスを整備したことで、残業時間が大幅に減った一方、過去最高の売り上げを記録しました。
グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMがリリースした「Lotas Notes 4.0」と言われています。当時はインターネット黎明期。ネットワークとデバイスが加速度的に進化するなかで、世界中の企業に広まっていきました。現在の市場規模は約1,050億円、うち約85％をサーバーを必要としないクラウド型が占めています。
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オープンソースとは
オープンソースとは、名前の通りソースコードが公開されていて、商用・非商法を問わず自由に修正・頒布できるソフトウェアのことです。利用者側の技術と裁量次第で、自由自在に仕様を変えられるツールと言うとわかりやすいかもしれません。
プログラミングやネットワークに関する知識が求められるものの、ソースコードに改修を加えることで新しい機能を追加したり、レイアウトを変更したりすることが可能。加えて、利用者の側でソースの不備や脆弱性に気づくことができるので、運用面で大きなトラブルにつながりにくいのも特徴です。
オープンソースのメリット
何より大きなメリットは基本的に無料で使え、機能・仕様を自由に変えられることです。オープンソースのソフトウェアは、利用者側でのカスタマイズを前提としており、初期機能こそ限られるものの、基本的には無料で提供されています。前述の通り、プログラミングの知識・技術さえあれば、機能やレイアウト、デザインも自由自在です。コストを抑えつつ、自社特有の業務課題を解決したい企業にとっては有効なツールになると思います。
オープンソースのデメリット
無料で使え、機能・使用を自由に変更できる一方、一般販売されているソフトウェア・システムのようなサポート体制は整っていません。例えば、導入にあたって周辺機器やサーバーが必要なら、すべて自社で準備・設定し、不具合が生じた際もやはり自社で対応する必要があります。
オープンソース型が向いている会社とは？
ここまで紹介したオープンソースのメリットとデメリットを踏まえると、オープンソースのグループウェアは、どういった企業にフィットするのでしょうか。
まず条件となるのは、エンジニア、あるいはプログラミングやネットワークに精通したメンバーが在籍していることです。デメリットの項で触れた通り、オープンソースの場合、ツールの導入段階から改修・トラブルにいたるまで基本的に利用者の手に委ねられており、継続的に使っていくためには相応の知識・スキルが求められるからです。
そういった点で前述のような人材は必須。そのうえで、できるだけコストを抑えたい企業。例えば、少人数のアプリ制作会社やSIer、自社でもクラウドサービスを提供しているITベンダーなどには非常に適しているのではないでしょうか。
導入の際やサーバー設定や機能・使用のカスタマイズについては、外注することも可能ですが、その場合当然コストがかかり、無料というメリットを活かせません。その点でも自社で対応・内制できる企業、相応の知識・スキルを持った人材がいる企業に向いています。
【比較表】オープンソースのグループウェア
ここからは実際に、オープンソースのグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。
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料金 月 300 円 /ユーザー 初期費用 要問合せ
(他3プラン)
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無料 |
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導入実績社数 情報なし |
導入実績社数 情報なし |
＜特徴＞
機能面の充実度は魅力的で、スケジューラーや掲示板のほか、稟議、ファイル共有といった機能が標準搭載されており、申請・承認フローの整備や情報共有にも効果を発揮します。
また、拡張性にも優れており、建設機械のリース・レンタルを手掛けている企業では、GroupSessionをベースにしてオリジナルのiPadアプリを開発し、営業スタッフに配布。報告や見積もりのプロセスが大幅に効率化しました。その他、職員同士の情報共有ツールとして活用している社会福祉法人など、業種を問わず数多くの成功事例があります。
＜注意点＞
無料で使えるオープンソース型のほか、クラウド型、エンタープライズ向けのハイエンドモデルなど、さまざまなバージョンが提供されているので、導入の際は混同しないように注意が必要です。
スマートフォン・タブレット対応アプリが付いたバージョンや、カスタマイズしたグループウェアを配布・販売する際のビジネスライセンス契約は、いずれも有償となっています。
＜特徴＞
大きな魅力は、基本機能が充実していることです。オープンソース型としては珍しく、スケジューラーや掲示板、設備予約、ワークフローといった8種類の機能が付いており、従業員の数や事業の規模によっては、初期状態のまま利用することも可能です。
もちろん、カスタマイズ性にも優れており、ある病院ではSHIRASAGIをベースに、自社オリジナルのグループウェアを開発したことで、院内の設備管理や職員のスケジュール管理を大幅に効率化しました。
また、セキュリティ対策に力を入れているのも特徴の1つです。運営元のウェブチップスは、2018年にISO27001（情報セキュリティマネジメント）の認証を取得しており、情報漏洩の心配なく導入することが可能です。
＜注意点＞
強いてデメリットを挙げるとすれば、頻繁にアップデートが繰り返されていて、導入するタイミングによって、初期機能やインターフェイスに違いが生じる可能性がある点です。webの掲示板で機能について質問したり、カスタマイズの方法を調べたりする際に、バージョンの違いから回答を得るまでに時間がかかる場合があるかもしれません。
オープンソースのグループウェアおすすめ2選
それでは、PRONIアイミツがおすすめする2つのオープソース型グループウェアについて、それぞれの特徴と導入する際の注意点を紹介していきます。
GroupSessionは、日本トータルシステム株式会社が提供しているグループウェアです。オープンソース型としては草分け的存在で、2000年のリリース以来、非常に多くのクライアントに利用されています。GroupSessionをベースにしたグループウェアを開発・販売しているITベンダーやソフトウェア開発会社も少なくないようです。
＜特徴＞
機能面の充実度は魅力的で、スケジューラーや掲示板のほか、稟議、ファイル共有といった機能が標準搭載されており、申請・承認フローの整備や情報共有にも効果を発揮します。
また、拡張性にも優れており、建設機械のリース・レンタルを手掛けている企業では、GroupSessionをベースにしてオリジナルのiPadアプリを開発し、営業スタッフに配布。報告や見積もりのプロセスが大幅に効率化しました。その他、職員同士の情報共有ツールとして活用している社会福祉法人など、業種を問わず数多くの成功事例があります。
＜注意点＞
無料で使えるオープンソース型のほか、クラウド型、エンタープライズ向けのハイエンドモデルなど、さまざまなバージョンが提供されているので、導入の際は混同しないように注意が必要です。
スマートフォン・タブレット対応アプリが付いたバージョンや、カスタマイズしたグループウェアを配布・販売する際のビジネスライセンス契約は、いずれも有償となっています。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
SHIRASAGI
SHIRASAGIは、株式会社ウェブチップスが開発・提供しているオープンソースのグループウェアです。2014年のリリース以来、日本全国のクライアントに導入されており、学校や病院といった数多くの公共機関でも利用されています。
＜特徴＞
大きな魅力は、基本機能が充実していることです。オープンソース型としては珍しく、スケジューラーや掲示板、設備予約、ワークフローといった8種類の機能が付いており、従業員の数や事業の規模によっては、初期状態のまま利用することも可能です。
もちろん、カスタマイズ性にも優れており、ある病院ではSHIRASAGIをベースに、自社オリジナルのグループウェアを開発したことで、院内の設備管理や職員のスケジュール管理を大幅に効率化しました。
また、セキュリティ対策に力を入れているのも特徴の1つです。運営元のウェブチップスは、2018年にISO27001（情報セキュリティマネジメント）の認証を取得しており、情報漏洩の心配なく導入することが可能です。
＜注意点＞
強いてデメリットを挙げるとすれば、頻繁にアップデートが繰り返されていて、導入するタイミングによって、初期機能やインターフェイスに違いが生じる可能性がある点です。webの掲示板で機能について質問したり、カスタマイズの方法を調べたりする際に、バージョンの違いから回答を得るまでに時間がかかる場合があるかもしれません。
まとめ
今回は、PRONIアイミツがおすすめするオープンソース型のグループウェアを紹介しました。いずれもカスタマイズしての利用が前提になっており、業種や業務課題によって活用方法はさまざまですが、スケジュールの共有が主な目的なら「OSSカレンダー」、基本機能の数を重視するなら「SHIRASAGI」、導入実績を基準に選ぶなら「GroupSession」が有力候補になるのではないでしょうか。グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立ていただければと思います。
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PRONIアイミツ編集部
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