シェア上位のおすすめグループウェア2選【2024年最新】

目次
• グループウェアとは
• 企業のグループウェア導入率
• なぜ導入率は増え続けているのか？
• グループウェアを導入する際のポイント
• 【比較表】シェア上位の人気グループウェア
• シェア上位の人気グループウェアおすすめ2選
• まとめ

グループウェアとは

本題に入る前に、グループウェアとはどんなものなのか、導入すると具体的にどういったメリット・デメリットがあるのか、あらためて整理しておきましょう。

ひと言でいえば、グループウェアとはチームで取り組む仕事を手助けするツールです。チャットや社内SNS、スケジューラー、ワークフローといった機能がパッケージ化されており、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休暇を申請・承認したり、さまざまな使い方ができます。

グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMがリリースした「Lotas Notes 4.0」。当初は、アメリカを中心とした一部の大手メーカーやITサービス企業の利用にとどまっていましたが、2000年代に入ってネットワークとデバイスが加速度的に進化するなかで、世界中の企業に広まっていきました。

グループウェア導入のメリットは大きく2つあります。

1つは、社員同士のコミュニケーションや情報共有が活発化できることです。多くのグループウェアには、チャットと社内SNSが搭載されており、社員同士でリアルタイムにやりとりすることが可能です。メールのように重要な情報が受信ボックスのなかに埋もれてしまったり、返信し忘れたことで情報の伝達が滞ってしまうようなことはありません。さらに、掲示板やポータルサイトの作成機能が付いているものも多く、全社的な業務連絡、社内イベントの案内などにも役立ちます。

もう1つのメリットは、業務フローを効率化できることです。ワークフロー機能を使えば、予算や休暇の申請・承認をweb上で完結でき、タイムカード機能で勤怠管理を電子化することも可能です。さらに、最近ではカスタムアプリの作成機能が搭載されているグループウェアが増えてきており、自社の課題に合わせてオリジナルの業務ツールを開発できるようになりました。

ある老舗染物メーカーでは、カスタムアプリの作成機能を使って顧客台帳や受注管理のフローを整備したことで、残業時間を大幅に減らした一方、過去最高の売り上げをマークした事例もあります。

社内の情報共有や業務プロセスの改善に、大きな効果を発揮するグループウェアですが、充分な準備をせずに導入するとトラブルにつながることも少なくありません。その1つが一時的な生産性の低下です。グループウェアを導入するということは、端的に言って、それまでのコミュニケーションのあり方や仕事の進め方を大きく変えるということです。

チャットに慣れるまでに時間がかかる社員もいますし、予算の承認フローが変わったことで混乱を招くこともあります。そういった点で、繁忙期や大きなプロジェクトが進行している最中に、いきなりグループウェアを導入するのは避けた方がいいでしょう。

加えて、コストも慎重に検討すべき課題です。現在主流のクラウド型グループウェアの料金相場は1人あたり月額600円～800円ほど。一見すると手軽に導入できるように感じられますが、仮に従業員1,000名の企業の場合、年額に換算すれば700万円以上の費用になります。また、取り扱うデータ量が増えてくると保存のためのストレージを増設する必要があり、その都度追加料金がかかることも珍しくありません。

企業のグループウェア導入率

それでは、日本国内への企業のグループウェアの導入率とその背景について説明していきます。リクルートが運営する総合情報サイト「キーマンズネット」では、2018年1月にグループウェアの利用状況に関するリサーチを行いました。

アンケート対象の約300名のうち、自社にグループウェアを導入していると回答したのは86.9％。従業員別に見ても、1,000名を超える大企業では90.3％、1,000名までの中堅企業では88.6％、100名以下の中小企業でも77.2％と、規模を問わず大半の企業がグループウェアを導入済みであることが分かりました。

単純な比較こそできないものの、2018年における一般消費者のスマートフォン普及率が約72％であることを考えると、グループウェアは企業にとって必要不可欠な業務インフラ、「使っていて当たり前」のツールになっていると言えるのではないでしょうか。

なぜ導入率は増え続けているのか？

グループウェアがここまで普及した最も大きな要因の1つが、クラウドサービス（webサーバー）の登場です。

2000年代の終わりごろから、Amazon Web Service、Google Cloud、Microsoft Azureといったwebサーバーが立て続けにリリースされ、加速度的に利用者数を増やしていきました。それに伴いグループウェアの開発競争もシフトし、webサーバー経由で利用するクラウド型が主流になりました。

従来のオンプレミスに比べて、サーバーや周辺機器を必要とせず、インストールやメンテナンスの手間もかからないこともあって、コストや運用リソースの問題で導入に二の足を踏んでいた中小企業の間にも、グループウェアは急速に広まっていきました。

さらに、クラウドサービスの進化によって裁量労働制やリモートワークを取り入れる企業が増えたことも、コミュニケーションツールとしてのグループウェアへのニーズが高まった背景にあるかもしれません。

グループウェアを導入する際のポイント

次に、グループウェアを実際に導入するときのポイントを説明します。

前述の通り、一見すると単価が安いグループウェアですが、年額に換算すると企業の規模によっては数百万円以上の出費となります。加えて、ストレージを増設する際などに追加料金が発生することも珍しくなく、CRM（顧客管理システム）や会計ソフトと比べても、決して安い買いものではありません。

トータルコストを念頭に置いたうえで、見合うだけの対価があるのか、本当に自社にマッチするツールなのかじっくり検討しましょう。予算が極端に限られる場合は、無料プランのあるグループウェアを優先的に検討するのがおすすめです。

部署やグループごとの業務課題、将来的な人員計画を踏まえた上で、相応の機能が付いているグループウェアを選びましょう。

例えば、社員同士のコミュニケーションや組織間の風通しの悪さに課題を抱えているのなら、チャットや社内SNSが搭載されたグループウェア、経理や人事といったバックオフィス系の業務効率を改善したいのなら、経費精算アプリ、ワークフローなどが付いているグループウェアが有力候補になると思います。

あわせて、使い勝手も大切なポイントです。グループウェアは基本的に全社員が毎日使うものなので、操作が複雑だったり、処理が遅かったりすれば会社全体の生産性にも直結します。まずは無料トライアルに申し込み、レイアウトやボタンの配置はわかりやすいか、操作に迷ってしまったりすることはないか、念入りに確かめましょう。

グループウェアを導入するということは、社員一人ひとりがタッチできる情報が増えるということでもあります。情報漏洩を防ぐためにセキュリティ対策に目を向けるのも大切です。

具体的な条件として、まずIPアドレスや端末によるアクセス制限機能は必須。そのうえで運営会社がプライバシーマークやISO27001（情報セキュリティマネジメント）の認証を取得しているグループウェアを選ぶのが最適です。あわせて上場企業への導入数、契約継続率なども判断材料になるでしょう。

【比較表】シェア上位の人気グループウェア

ここからはシェア上位で人気グループウェアを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツが各サービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、グループウェア選びの参考にしてください。

シェア上位の人気グループウェアおすすめ2選

最後に、シェア上位のグループウェアを紹介します。いずれもシンクタンクやリサーチ会社による市場調査で常に上位にランクインしており、上場企業やナショナルクライアントへの導入実績も少なくありません。

Microsoft 365（Office 365）の情報をさらに詳しく知りたい方はこちら

desknet's NEOの情報を更に詳しく知りたい方はこちら

まとめ

従業員1,000名以上の大企業の約90％、中小企業でも全体の75％以上が導入しているグループウェア。社員同士の情報共有、業務フローの改善など大きな成果を生んでいる企業も少なくありません。

だからといって、まだ導入していない企業も焦りは禁物。のちのち後悔しないためには、トータルコストやセキュリティにも目を向けつつ、きちんと納得できるものを選ぶことが大切です。今回紹介した内容をぜひお役立てください。