シェア上位のおすすめグループウェア5選を紹介

目次
• グループウェアとは
• 国内グループウェア市場の規模と最新シェア動向
• なぜ導入率は増え続けているのか？
• シェア上位のグループウェアを導入する3つのメリット
• シェア上位のグループウェアを導入する際のデメリットと対策
• グループウェアを導入する際のポイント
• 【比較表】シェア上位の人気グループウェア
• シェア上位のグループウェアおすすめ5選
• まとめ：シェア上位のグループウェアは、多機能かつ直感的に使えるのが強み

グループウェアとは

グループウェアとは、チームで取り組む仕事を手助けするツールです。チャットや社内SNS、スケジューラー、ワークフローといった機能がパッケージ化されており、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休暇を申請・承認したり、さまざまな使い方ができます。

グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMがリリースした「Lotas Notes 4.0」。当初は、アメリカを中心とした一部の大手メーカーやITサービス企業の利用にとどまっていましたが、2000年代に入ってネットワークとデバイスが加速度的に進化するなかで、世界中の企業に広まっていきました。

国内グループウェア市場の規模と最新シェア動向

富士キメラ総研の発表（※1）によると、国内の企業向けソフトウェア市場は、DXの推進や法改正対応、基幹システムの刷新需要に加え、クラウド型（SaaS）の導入拡大などを背景に成長を続けています。同市場は2028年度には2023年度比45.8%増の3兆6,638億円に達すると予測されています。

このように市場全体が拡大し、クラウド化が進む中で、グループウェアは具体的にどのような製品が選ばれているのでしょうか。FitGapが実施したシェア調査（※2）によると、全体では「Microsoft 365」をはじめとするMicrosoft製品がトップシェアを誇りますが、企業規模によって選ばれるツールには明確な違いが見られます。

従業員1,000名以上の大企業ではMicrosoft製品が35.5%と高いシェアを持つ一方、従業員100名未満の中小企業においては、国産の「サイボウズOffice」がトップシェア（18.8%）を獲得しており、中堅企業においてもMicrosoft製品と拮抗しています。

こうした結果からは、「グローバル標準の高機能さ」と「日本の商習慣に合った使いやすさ」を背景に、企業規模に合わせて外資系と国内メーカーがシェアを分け合う状況が続いていると言えそうです。

では、企業はどのような課題解決を求めて、グループウェアの導入に踏み切っているのでしょうか。その傾向を探るため、PRONIアイミツSaaSへ寄せられた相談データを分析しました。

※1 参照：富士キメラ総研『『ソフトウェアビジネス新市場 2024年版』まとまる（2024/8/14発表 第24076号）』
※2 参照：株式会社PIGNUS『グループウェアの市場調査とシェアTOP3製品を解説！』
※株式会社PIGNUS

PRONIアイミツSaaS（当社）における2025年5月〜9月のデータによると、グループウェア導入のきっかけとして最も多かったのは「スケジュール調整の円滑化（85.1%）」でした。

2位の「ワークフローで申請の簡略化（47.9%）」や3位の「個人タスクの一元管理（46.8%）」に約2倍の大差をつけており、多くの企業が「社員の予定可視化」を最優先課題としていることが分かります。

テレワークの普及で相手の姿が見えなくなり、会議調整や日々の相談などあらゆる場面で「相手の空き時間や在席状況」を都度確認する手間が発生しています。こうした「連絡や調整にかかるコミュニケーションコスト」を削減し、業務効率を高めたいという切実なニーズが、システム導入ひいては市場の成長を後押ししていると考えられます。

【回答結果】

グループウェアの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツSaaS（当サイト）をご活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェア（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

なぜ導入率は増え続けているのか？

グループウェアがここまで普及した最も大きな要因の1つが、クラウドサービス（webサーバー）の登場です。

2000年代の終わりごろから、Amazon Web Service、Google Cloud、Microsoft AzureといったWebサーバーが立て続けにリリースされ、加速度的に利用者数を増やしていきました。それに伴いグループウェアの開発競争もシフトし、webサーバー経由で利用するクラウド型が主流になりました。

従来のオンプレミスに比べて、サーバーや周辺機器を必要とせず、インストールやメンテナンスの手間もかからないこともあって、コストや運用リソースの問題で導入に二の足を踏んでいた中小企業の間にも、グループウェアは急速に広まっていきました。

さらに、クラウドサービスの進化によって裁量労働制やリモートワークを取り入れる企業が増えたことも、コミュニケーションツールとしてのグループウェアへのニーズが高まったと考えられます。

シェア上位のグループウェアを導入する3つのメリット

グループウェアを導入するメリットは、単に「便利になる」だけではありません。特にシェアの高い定番ツールを選ぶことで、組織の働き方を根本から変えることができます。主なメリットは以下の3つです。

テレワークやハイブリッドワークが普及した現在、オフィスにいる人と自宅にいる人の間で生じる「情報の格差」や「コミュニケーション不足」が、多くの企業で課題として挙げられています。

グループウェアにはチャットや社内SNS、掲示板機能が集約されているため、どこにいてもスムーズな連携が可能です。メールのような形式ばった挨拶抜きで気軽にやり取りができるため、社員同士の心理的な距離も縮まり、チームワークの向上が期待できます。

導入後に「ペーパーレス化や承認スピードの向上」といった効果を数字で実感しやすいのが、ワークフロー機能（電子決裁）です。 稟議書や経費精算、休暇届などをすべてWeb上で完結できるため、承認印をもらうためだけに出社する必要がなくなります。

また、Microsoft 365やGoogle Workspaceといったシェア上位の主要ツールは、スマートフォンアプリに対応しています。 移動中や出張先からでもスマホひとつで承認や申請ができるため、意思決定のスピードを止めることがありません。

シェア上位のツールを選ぶ最大のメリットは、「拡張性」と「信頼性」です。人気のグループウェアは、すでに社内で使っているWeb会議ツール（Zoomなど）やビジネスチャット（Slackなど）、カレンダーなどと連携できる機能が充実しています。バラバラだったツールを連携させることで、入力の手間や確認漏れを防ぐことができます。

また、利用者が多いサービスはセキュリティ対策やサポート体制が強固であることも特徴です。企業の重要な情報を扱う基盤として、安心して使い続けることができます。

グループウェアの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツSaaS（当サイト）をご活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェア（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

シェア上位のグループウェアを導入する際のデメリットと対策

多くの企業に選ばれているシェア上位のツールですが、導入すればすべての課題が解決するわけではありません。導入後に「こんなはずじゃなかった」と後悔しないために、あらかじめ知っておくべきデメリットと対策を紹介します。

シェア上位のグループウェアは「オールインワン型」が多く、チャット・掲示板・ファイル管理・Web会議など、あらゆる機能が搭載されています。 ITツールに慣れていない社員にとっては、「メニューが多すぎて、どこに何があるかわからない」「機能が複雑で覚えきれない」 と感じてしまい、結局使わなくなってしまうリスクがあります。

【対策】 最初からすべての機能を開放せず、「まずはチャットと掲示板だけ」 といったように、利用機能を制限してスモールスタートするのがおすすめです。管理画面で表示メニューをカスタマイズできるツールを選ぶと、混乱を防ぐことができます。

「広く浅く」機能が揃っているのがグループウェアの特徴です。そのため、特定の業務に特化した専用ツールと比較すると、機能が見劣りすることがあります。 例えば、「チャット機能」ひとつをとっても、チャット専用ツール（SlackやChatworkなど）に比べると、スタンプの種類や検索機能の使い勝手が劣る場合があります。

【対策】 自社が「もっとも重視したい機能は何か」を明確にしましょう。「とにかく高機能なプロジェクト管理がしたい」といった特定の強い要望がある場合は、グループウェア一本に絞らず、専用ツールとの併用を検討するのも一つの手です。

シェア上位のクラウド型（SaaS）グループウェアは、多くの企業が使いやすいように標準化（多くの企業で採用されている一般的な業務フロー）された仕様になっています。 そのため、自社独自の特殊な商習慣や、複雑すぎる承認ルートなどには対応しきれない場合があります。「今のやり方をそのまま電子化したい」と固執すると、カスタマイズ費用が膨大になったり、導入が頓挫したりする原因になります。

【対策】 導入を機に、「ツールに合わせて業務フローの方を見直す（標準化する）」 という発想の転換が必要です。シェア上位のツールは「もっとも効率的な業務フロー」を想定して作られているため、ツールに合わせることで結果的に無駄な業務が削減できることも多くあります。

グループウェアを導入する際のポイント

次に、グループウェアを実際に導入するときのポイントを説明します。

前述の通り、一見すると単価が安いグループウェアですが、年額に換算すると企業の規模によっては数百万円以上の出費となります。加えて、ストレージを増設する際などに追加料金が発生することも珍しくなく、CRM（顧客管理システム）や会計ソフトと比べても、決して安い買いものではありません。

トータルコストを念頭に置いたうえで、見合うだけの対価があるのか、本当に自社にマッチするツールなのかじっくり検討しましょう。予算が極端に限られる場合は、無料プランのあるグループウェアを優先的に検討するのがおすすめです。

部署やグループごとの業務課題、将来的な人員計画を踏まえた上で、相応の機能が付いているグループウェアを選びましょう。

例えば、社員同士のコミュニケーションや組織間の風通しの悪さに課題を抱えているのなら、チャットや社内SNSが搭載されたグループウェア、経理や人事といったバックオフィス系の業務効率を改善したいのなら、経費精算アプリ、ワークフローなどが付いているグループウェアが有力候補になると思います。

あわせて、使い勝手も大切なポイントです。グループウェアは基本的に全社員が毎日使うものなので、操作が複雑だったり、処理が遅かったりすれば会社全体の生産性にも直結します。まずは無料トライアルに申し込み、レイアウトやボタンの配置はわかりやすいか、操作に迷ってしまったりすることはないか、念入りに確かめましょう。

グループウェアを導入するということは、社員一人ひとりがタッチできる情報が増えるということでもあります。情報漏洩を防ぐためにセキュリティ対策に目を向けるのも大切です。

具体的な条件として、IPアドレスや端末によるアクセス制限機能は必須。そのうえで運営会社がプライバシーマークやISO27001（情報セキュリティマネジメント）の認証を取得しているグループウェアを選ぶのが最適です。あわせて上場企業への導入数、契約継続率なども判断材料になるでしょう。

グループウェアの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツSaaS（当サイト）をご活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェア（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

【比較表】シェア上位の人気グループウェア

ここからは、シェア上位の人気グループウェアを比較します。各サービスの料金や導入実績数をご覧ください。

シェア上位のグループウェアおすすめ5選

最後に、圧倒的なシェアと導入実績を誇る、おすすめのグループウェア5選を紹介します。

世界標準の「Microsoft 365」や「Google Workspace」から、日本の商習慣に特化した国産ツール、現場連携に強いサービスまで、異なる強みを持つツールをプロの視点で厳選しました。 いずれも多くの企業でインフラとして採用されている信頼性の高いサービスばかりです。それぞれの特徴を比較して、自社の課題に最適な一つを見つけてください。

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まとめ：シェア上位のグループウェアは、多機能かつ直感的に使えるのが強み

本記事では、グループウェア市場の最新トレンドから、導入企業が抱えるリアルな課題、そしてシェア上位のおすすめツール5選までを詳しく解説しました。

記事内でも触れた通り、グループウェア導入のきっかけとして8割以上の企業が「スケジュール共有」を挙げています。まずは難しく考えすぎず、「社員の予定を見える化したい」「連絡の手間を減らしたい」といった身近な課題を解決する手段として、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

しかし、数あるグループウェアを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツSaaSを活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェアが分かる診断（無料）ができます。