全文検索機能を搭載したグループウェア5選

目次
• グループウェアにおける全文検索機能とは
• グループウェアで全文検索機能を使えるメリット
• グループウェアの選び方
• 【比較表】全文検索機能を使うことのできるグループウェア
• 全文検索機能を使うことのできるグループウェア5選
• まとめ

グループウェアにおける全文検索機能とは

グループウェアは、企業におけるコミュニケーションや情報共有などを円滑にする機能を豊富に備えたシステムです。実装している機能はそれぞれのサービスによって異なりますが、基本的な機能としては掲示板機能やプロジェクト管理機能、Webミーティング機能などがあげられます。

くわえて、グループウェアには企画書や見積もりといった幅広い書類がまとめて管理できる文書管理機能を実装していることも少なくありません。この機能を使えばファイル管理の負担が軽減するのはもちろん、ログ管理が行えるなどのメリットがありますが、中でも便利なのが全文検索機能です。グループウェアの文書管理機能に全文管理機能が備わっている場合は、ファイルの名前や作者名だけでなくWordやExcelなどの内容も検索対象となります。

グループウェアで全文検索機能を使えるメリット

全文検索機能の利用で得られる最大のメリットは、「探している書類がいち早く探し出せる」ということです。たとえば「ファイル名は失念してしまったが、あの企画に関する書類を探している」という場合に、該当しそうなファイルを1つずつ確認していてはキリがありません。しかし、全文検索機能ではファイルの内容も検索対象となるため、書類に含まれていると思しきキーワードで検索すれば、該当するファイルをすぐに見つけ出すことができます。

必要な書類がすぐに見つけ出せることは、業務をスピーディーに進める上で非常に重要なポイントです。「過去の資料を参考に企画書を作成したい」「以前作成した資料を修正すれば、新たに1から作り直す必要がない」など、ファイルを探すシーンは多岐にわたりますが、全文検索機能があればファイル検索に要する手間・時間の削減が可能。よりコアな業務へリソースを集中させることができます。

グループウェアの選び方

グループウェアを選ぶ際には、以下の2つのポイントを意識しましょう。

・操作性

グループウェア導入の目的は、社内コミュニケーションの活性化と効率化。しかし、使いにくさを感じるツールだと、その目的は達成されません。無料トライアルを利用して自社の従業員のITリテラシーに合うかどうかを確認しましょう。

・サポート体制

グループウェアには多くの機能が搭載されていますが、最初から全てを把握するのは難しいでしょう。導入後に気軽に質問できるサポート窓口があれば、分からないことがあっても安心です。特に、初めて導入する場合にはサポートの充実性を必ず確認してください。

【比較表】全文検索機能を使うことのできるグループウェア

ここからは実際に、全文検索機能を使えるグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

全文検索機能を使うことのできるグループウェア5選

ここからは、実際に全文検索機能が使用できるグループウェアを紹介していきます。どのサービスも豊富な機能を備えており、業務効率化への貢献が期待できます。グループウェアの導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

まとめ

グループウェアを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。「PRONIアイミツ」では、さまざまな条件でグループウェアの比較が可能。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを探すことができます。

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