会議室予約ができるおすすめグループウェア・システム10選

目次
• 会議室に関するありがちな悩みって？
• 会議室予約もできるグループウェアを導入するメリット
• 会議室予約もできるグループウェアを選ぶポイント
• 【比較表】会議室予約もできるグループウェア
• 会議室予約もできるグループウェア5選
• 会議室予約機能のみ搭載したシステムおすすめ5選
• まとめ

会議室に関するありがちな悩みって？

会議室の効率的な運用には、多くの企業が課題を抱えています。その原因の多くは、会議室を予約した時間に利用しない「カラ予約（空予約）」が発生してしまうこと。

カラ予約の多くは、予約日時までの期間が空いて予約自体を忘れている、イレギュラーの案件がありキャンセル処理を忘れているなどの理由がほとんど。故意にカラ予約を発生させているわけではないので、注意喚起を行うのみでは改善の可能性は薄いでしょう。このような課題の解決には、グループウェアなどのITツールがたいへん役立ちます。次はメリットを解説します。

会議室予約もできるグループウェアを導入するメリット

会議室予約もできるグループウェアの導入で得られるメリットには何があるでしょうか。グループウェアが会議室の課題を解決できる理由を、2つのポイントに絞って解説します。

会議室の空き状況をアナログで把握するには、多くの手間がかかってしまいます。グループウェアを導入すれば、一目で会議室の空室状況を確認できるだけでなく、オフィスや外出先など場所を問わずに会議室の予約を入れることも可能です。また、予約管理機能を利用できることで、前後の会議が入れ替わる際の時間ロスも削減できます。システムによっては予定の時間より解散が早まった会議室をリアルタイムに空室へ切り替えられるため、理想的な稼働率を維持できるでしょう。

会議室予約機能（施設予約機能）が備わっているグループウェアの多くは、社員の業務スケジュールと併せて会議室の予約日時を自動でカレンダーに追加できます。毎日のタスクを確認する際に会議の日時と場所が記入されていれば、先の予約でも忘れる事なく、他の予定とのダブルブッキングも防げるでしょう。また、他社員とのスケジュール調整をグループウェアを通して行うことも可能。メールや電話のように確認するまでのタイムラグが発生しないため、たいへん便利です。

関連記事：グループウェアのメリット、デメリットを解説

会議室予約もできるグループウェアを選ぶポイント

グループウェアや会議室予約システムを使って会議室の運用を行いたい企業は、どのような点に注意すれば良いでしょうか。導入にあたって注意するべきポイントを2つ解説します。

会議室予約機能のあるグループウェアは、Office365やGoogleカレンダーとの連携で、より運用・管理の効率が高まります。先の予約を一目で確認できるだけでなく、会議メンバーへの周知や出席漏れを防ぐことに役立つためです。また、グループウェアによっては招待メールの送信や掲示板への参加呼びかけも可能。すでに社員のスケジュール管理に活用しているカレンダーがあれば、グループウェアと連携可能か確認しておきましょう。

グループウェアで会議室予約を行う際、操作にストレスがあるようでは問題です。年齢層やリテラシー問わず、誰でも使用できる操作感のグループウェアの導入をおすすめします。ほかにも、スマートフォンから予約・管理を行えるか、エントランスにiPadを設置できるかなど、企業によって会議室予約の運用ニーズは異なります。自社に最適なグループウェアを導入して、会議室予約や業務環境を快適な状態へ改善しましょう。

【比較表】会議室予約もできるグループウェア

ここからは実際に、会議室予約もできるグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

会議室予約もできるグループウェア5選

ここからは、会議室予約もできるおすすめのグループウェアをご紹介します。会議室に関わる課題解決だけでなく、社内の業務効率を改善するさまざまなシステムがあります。

会議室予約機能のみ搭載したシステムおすすめ5選

ここからは、グループウェアではなく会議室予約機能のみをお探しの方に、おすすめのシステム5選を紹介します。

まとめ

今回は、会議室予約ができるグループウェアをご紹介しました。大切なのは、利用者や管理者のニーズを満たした機能を持つグループウェアを適切なコストで導入すること。初期費用や料金システム、対応する規模、連携できる基幹システムの数などが異なり、自社のニーズに合ったものを選ぶのがポイントです。