【2024年最新】会議室予約もできるおすすめグループウェア12選
ビジネスで使用される会議室の多くは、カラ予約や早期退室などで多くのムダが発生しています。「予約が入っているはずなのに稼働率が低い」「社員が会議室をうまく活用できない」などの悩みを持つ企業には、会議室予約機能を持つグループウェアの導入がおすすめ。
この記事では、発注業者比較サービスPRONIアイミツが、おすすめのグループウェアを厳選。特に、会議室予約機能を持つシステムを中心にご紹介します。
- 会議室に関するありがちな悩みって?
- 会議室予約もできるグループウェアを導入するメリット
- 会議室予約もできるグループウェアを選ぶポイント
- 【比較表】会議室予約もできるグループウェア
- 会議室予約もできるグループウェア7選
- 会議室予約機能のみ搭載したシステムおすすめ5選
- まとめ
会議室に関するありがちな悩みって?
会議室の効率的な運用には、多くの企業が課題を抱えています。その原因の多くは、会議室を予約した時間に利用しない「カラ予約(空予約)」が発生してしまうこと。
カラ予約の多くは、予約日時までの期間が空いて予約自体を忘れている、イレギュラーの案件がありキャンセル処理を忘れているなどの理由がほとんど。故意にカラ予約を発生させているわけではないので、注意喚起を行うのみでは改善の可能性は薄いでしょう。このような課題の解決には、グループウェアなどのITツールがたいへん役立ちます。次はメリットを解説します。
会議室予約もできるグループウェアを導入するメリット
会議室予約もできるグループウェアの導入で得られるメリットには何があるでしょうか。グループウェアが会議室の課題を解決できる理由を、2つのポイントに絞って解説します。
会議室の空き状況を簡単に把握できる
会議室の空き状況をアナログで把握するには、多くの手間がかかってしまいます。グループウェアを導入すれば、一目で会議室の空室状況を確認できるだけでなく、オフィスや外出先など場所を問わずに会議室の予約を入れることも可能です。また、予約管理機能を利用できることで、前後の会議が入れ替わる際の時間ロスも削減できます。システムによっては予定の時間より解散が早まった会議室をリアルタイムに空室へ切り替えられるため、理想的な稼働率を維持できるでしょう。
ミーティングを簡単に調整できる
会議室予約機能(施設予約機能)が備わっているグループウェアの多くは、社員の業務スケジュールと併せて会議室の予約日時を自動でカレンダーに追加できます。毎日のタスクを確認する際に会議の日時と場所が記入されていれば、先の予約でも忘れる事なく、他の予定とのダブルブッキングも防げるでしょう。また、他社員とのスケジュール調整をグループウェアを通して行うことも可能。メールや電話のように確認するまでのタイムラグが発生しないため、たいへん便利です。
会議室予約もできるグループウェアを選ぶポイント
グループウェアや会議室予約システムを使って会議室の運用を行いたい企業は、どのような点に注意すれば良いでしょうか。導入にあたって注意するべきポイントを2つ解説します。
スケジュール機能と連携できるのか
会議室予約機能のあるグループウェアは、Office365やGoogleカレンダーとの連携で、より運用・管理の効率が高まります。先の予約を一目で確認できるだけでなく、会議メンバーへの周知や出席漏れを防ぐことに役立つためです。また、グループウェアによっては招待メールの送信や掲示板への参加呼びかけも可能。すでに社員のスケジュール管理に活用しているカレンダーがあれば、グループウェアと連携可能か確認しておきましょう。
誰でも使いこなせるのか
グループウェアで会議室予約を行う際、操作にストレスがあるようでは問題です。年齢層やリテラシー問わず、誰でも使用できる操作感のグループウェアの導入をおすすめします。ほかにも、スマートフォンから予約・管理を行えるか、エントランスにiPadを設置できるかなど、企業によって会議室予約の運用ニーズは異なります。自社に最適なグループウェアを導入して、会議室予約や業務環境を快適な状態へ改善しましょう。
【比較表】会議室予約もできるグループウェア
ここからはスケジュール管理におすすめのグループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、グループウェア選びの参考にしてください。
会議室予約もできるグループウェア7選
ここからは、会議室予約もできるおすすめのグループウェアをご紹介します。会議室に関わる課題解決だけでなく、社内の業務効率を改善するさまざまなシステムがあります。
アイアットOECが提供しているWaWaOfficeは、社内のポータルとして運用するクラウド型のグループウェアです。直感的な操作で、グループウェアを初めて使う人でも簡単。営業管理やワークフロー機能を持つ関連製品と連携することで、自社のニーズに合った運用が可能です。スケジュール管理やファイル共有機能など、社内の情報共有に役立つグループウェアの基本機能を用意。
施設予約システムも搭載されており、会議室のスケジュール調整も可能です。電子会議室機能を使って、事前に議題について意見交換を行えるのも嬉しいポイント。料金は初期費用無料でライセンス料は月額400円(税抜)/ID、サーバー管理費用は月額2,500円(税抜)。カスタマイズにも対応しているため、すでに他社の基幹システムを運用している方も相談してみてはいかがでしょうか。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 社内ポータル作成機能
- 文書管理機能
ネオジャパンが提供しているdesknet's NEOは、大規模運用も低コストで行えるグループウェアです。販売実績は480万ユーザーを超えており、業種・規模の大小を問わず利用されています。クラウド版とパッケージ版が用意され、少人数から数万人の企業まで幅広く対応。
クラウド版は導入の手軽さと保守管理の手間がかからない点、パッケージ版は大規模な運用でも問題なく稼働する安定性が強みです。
会議室予約機能を含めた25種類以上の機能が揃っており、中には通販サイトアカウントとの連携や、ヘルスケアのサポートを行う機能まであるというのは驚き。標準的なクラウド版のプランは初期費用無料、ライセンス料月額400円(税抜)/ユーザーで利用できます。最小契約人数は5名からのため、スモールスタートで試したい企業にもおすすめ。有料のオプションも複数提供しており、ニーズに合わせて契約できます。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- とてもわかりやすい画面で、見やすいです。説明書がなくても使えるので、とても便利です。シンプルに使えますが、様々な複雑的要素も加味されておりますので、グループウェアを初めて使う方々にもわかりやすく、便利でいいと思います。
- 操作性が良い。 シンプルであり、簡単に使うことができる。 また、グルーピングや設備予約等、社内システムや設備の更新にも柔軟に対応することができる。 但し、登録先の社員をもっと素早く検索し見つけることが出来ると尚良い。
NIコンサルティングが提供しているNI Collabo 360は、多機能なポータル型グループウェアです。33個の機能で構成されており、社内の情報共有から経費精算、テレワークの推進など、企業のさまざまな課題に1つのシステムで対応。交通費や物品購入の申請、勤怠申請や稟議の申請を行える高機能のワークフローは、ほかのシステムに負けない特徴でしょう。
社内のSNSとして機能するタイムライン、アイデアの募集や匿名の意見収集を行えるテスト・アンケート機能など、現場のコミュニケーションを活性化する機能も充実。会議室予約などの基本機能も充実しており、ブックマーク機能や各機能を横断する検索機能など、現場のさまざまなニーズに応える使い勝手の良さも備えています。クラウド版の価格は初期費用無料、月額360円/ユーザー(最低人数5名)で契約できます。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 社員一覧の予定が見やすく、使いやすいです。使い方もシンプルでわかりやすいです。 ここ1、2年くらいで、グループウェアが変わったのですが、以前使用していたものと比べても予定の登録や閲覧方法が安易で使いやすくなった気がします。
- 商談履歴を確認出来、顧客情報も簡単に絞り込みが出来るため、重宝している。 また社内資料の共有でも役立っている。
ASJが提供しているHotBiz8は、コスパが良い定額制のクラウド型グループウェアです。担当者の指定や制限が行える共有メール機能や、項目や申請経路を自由に設定できるワークフロー機能など、カスタマイズ性に優れた機能が豊富に揃っています。
会議室予約機能はスケジュール表と連動しており、他のタスクとあわせて簡単にチェックできます。社員が日々のスケジュールを確認するポータル画面にも表示されるため、忘れてしまう心配がありません。料金は定額制で、使う人数が多いほど割安に利用できます。最安のHotBiz8プランは初期費用1万円(税抜)と、利用料月額1万円(税抜)。利用最大ユーザー数は200人のため、最小1人50円で運用できる計算です。最低契約期間が6ヶ月と定められているので、半年以上の長期的な目線で導入を検討しましょう。
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- ISMS
- Pマーク
- 通信の暗号化
サイボウズが提供しているGaroonは、中〜大規模運用向けのグループウェアです。クラウド版とパッケージ版がリリースされており、さまざまな業界で5,400社を超える企業が導入しています。かんたん操作と豊富な機能で、営業活動の報告や社内手続き、プロジェクト毎のコミュニケーションからナレッジの構築までをスピーディに実現。
多様な部署の情報を1つのシステムに集約するポータルとして活用できるので、社内の情報共有が円滑になり全体の業務効率が向上します。会議室予約はスケジュール機能に備わっており、見やすいデザイン、海外拠点も考慮したタイムゾーンなど、細やかなニーズにも対応しています。クラウド型の料金は初期費用無料、月額845円(税抜)/ユーザー。ユーザー数が300名を超えた場合は月額800円(税抜)と、人数に応じて割安になるシステムです。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- Garoonにグループウェアが変更になってから10年程経ちましたが不便だと思った事はありません。スケジュールも入れやすく掲示板機能を活用して全社に周知する事も出来るので便利に使っています。
- メッセージ機能があるのがよい。メールと違い連続性が保たれ、チャットみたいに参加者同士で意見が言いあえたり情報共有できるところが良いと思う。
サイボウズが提供しているサイボウズOfficeは、中小企業向けのグループウェアです。使う人を選ばないユーザビリティの高さと、低コストで利用できるコスパの良さが最大の強み。導入した企業は累計6万5,000社以上と、豊富な実績を誇っています。
会議室予約もできるスケジュール管理やファイル共有、報告書作成など、グループウェアとしての基本機能を満たしたシンプルな設計。各種デバイスに対応しており、スマートフォン向けの専用アプリで営業先からの利用も可能です。利用料金は、クラウド版の「スタンダードコース」が初期費用無料、月額500円(税抜)/ライセンス。拡張機能のカスタムアプリを利用できる「プレミアムコース」は、月額800円(税抜)/ライセンスです。どちらも最低契約人数は5人でサポート無料なので、手軽に導入したい企業にもおすすめのグループウェアでしょう。
- スマホアプリ(iOS)対応
- スマホアプリ(Android)対応
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- スケジュール管理機能
- ファイル管理機能
- メール機能
- 会議室の予約機能
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- とても使いやすいです。いつも利用をしていますが満足しています。時間の短縮及び改善をしており問題ありません。
- ユーザーフレンドリーで、IT未経験者にも手軽に使えるのが、業務効率化円滑化にとても重宝しています。 サポート体制も整っています。
RiNK
出典:株式会社NovelSeed https://rink.novel-seed.com/
NovelSeedが提供しているRiNKは、導入のしやすさが魅力のクラウド型グループウェアです。最安で月額100円(税抜)/ユーザーから利用できる圧倒的なコストパフォーマンスが最大の強み。1ヶ月の短期から契約できるプランもあり、最短即日から運用できます。
スケジュールやタスクの管理、社員同士のコミュニケーションを向上する掲示板機能、ファイル共有機能など充実。登録したユーザーは案件やプロジェクトに分けて柔軟なグルーピングが行えるため、チームメンバー同士の情報共有を円滑にできるのもメリットです。そのほか、施設予約機能を使った会議室予約も可能。時間単位のスケジュールが一覧で確認できるため、スムーズな運用を実現できるでしょう。継続的なバージョンアップや無料のサポートサービスも提供しているのも好評です。
会議室予約機能のみ搭載したシステムおすすめ5選
ここからは、グループウェアではなく会議室予約機能のみをお探しの方に、おすすめのシステム5選を紹介します。
BRoomHubs
出典:株式会社アークシステム https://broomhubs.com/
アークシステムが提供しているBRoomHubsは、クラウド型の会議室予約システムです。会議室の予約管理と顧客情報の登録を1つのシステムで行えるほか、使いやすいインターフェースも貢献して、会議室の運用にかかる業務負担を削減できます。
また、自動キャンセル機能や予約のリマインドメール機能も搭載されているため、キャンセル処理漏れなどの心配もありません。スマートチェックイン機能やシングルサインオンなど、多彩なオプション機能もニーズに合わせて利用可能。会議室のレンタルビジネスなどを検討している企業にもおすすめです。最安のEntryプランは、初期費用10万円(税抜)と利用料の月額3万円(税抜)。登録ユーザー250名まで、部屋数は50室まで管理できます。2年以上の長期契約は割引もあるのが嬉しいポイントでしょう。
touch-mee
出典:株式会社 ISID-AO https://www.touch-mee.net/
ISID-AOが提供しているtouch-meeは、グループウェアであるOffice365とG Suiteの施設予約機能と連携することで利用できる会議室予約システムです。最大の特徴は導入の手軽さと、場所を選ばない柔軟性。
契約の際に提供されるNFC付きタッチシートを、スマートフォンの専用アプリで読み取ることで入退室の管理ができるユニークな設計です。壁にシートを貼るだけなので、新たな設備投資や保守にかかる費用もありません。スマートフォンの強みを生かして、どこからでも会議室のキャンセルや空き状況の確認ができる点も大きなメリット。契約に必要な初期費用はありません。1部屋単位の価格設定がされており、月額3,500円/1室から利用できます。使いやすさを重視したい企業や、使わないスペースの有効活用を考えている企業にはうってつけのシステムでしょう。
iMeeting-R
出典:エヌ・ティ・ティ・データ・ジェトロニクス株式会社 https://www.nttdata-getronics.co.jp/solutions/smartdevice/imeeting-r/
エヌ・ティ・ティ・データ・ジェトロニクスが提供しているiMeeting-Rは、クラウド型の会議室予約システムです。誰でも使える操作性と、会議室の稼働率30%向上を実現する充実した管理機能が最大の魅力。iPadを使って入室・退室処理を行うシンプルな操作性は、使う人を選びません。
予約より一定時間を過ぎた分は自動キャンセルされるほか、延長があれば室内のタブレットやパソコンからすぐ申請できます。無駄な空室を生むことがなく、管理者・利用者の負担を削減。webから予約の際は、Outlookと連携して会議参加の呼びかけができるのも嬉しいポイントです。導入の際は環境や業種に合わせて提案するため、利用料金は公開されていません。複数の拠点にある会議室も1つのシステムで一元管理できるため、無駄なコストをかけずに運用できるシステムでしょう。
SmartRooms
出典:株式会社内田洋行 https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/
内田洋行が提供しているSmartRoomsは、クラウド型の会議室予約システムです。これまで全国で300社以上、9,000室を超える会議室に導入されており、さまざまな規模で活用されています。
充実した基本機能に加えて、外部の主要なグループウェアとリアルタイム連携できることが最大の強みです。運用中のグループウェアがある企業は、システムを変えることなく会議室の空室管理や予約状況を確認するサイネージの設置などが可能。グループウェアの施設管理機能を、より効率的に活用するための予約システムといえます。そのほか、予約の自動キャンセル機能や終了アラーム機能、稼働レポート機能など、運用に便利な機能も豊富。料金の確認やその他詳細については問い合わせが必要です。
ACALL MEETING
出典:ACALL株式会社 https://www.acall.jp/scenes/meeting/
ACALLが提供しているACALL MEETINGは、関連製品であるWorkstyleOSと連携して、会議室の予約管理から運用効率の向上、会議のファシリテーションまで実現する会議室予約システム。会議室の予約状況は、OutlookやGoogleのカレンダー機能を通じて確認可能です。
iPadを使った入退室処理やカラ予約の自動キャンセル、利用実績の取得、稼働効率分析などを活用することで会議室の運用におけるムダを削減。スマートフォンアプリACALL mobileとの連携で、即時利用などのニーズにも対応します。そのほか、会議の経過時間などを知らせるタイムキーパー機能やアジェンダ表示、ドリンクオーダー機能など、会議時間の生産性を向上する機能も豊富です。
まとめ
今回は、会議室予約ができるグループウェアをご紹介しました。大切なのは、利用者や管理者のニーズを満たした機能を持つグループウェアを適切なコストで導入すること。初期費用や料金システム、対応する規模、連携できる基幹システムの数などが異なり、自社のニーズに合ったものを選ぶのがポイントです。
プロが代わりに探して紹介します!