中小企業向け勤怠管理システムおすすめ10選！小規模事業者にも最適

目次
• 中小企業向けの勤怠管理システムとは
• 中小企業におすすめの勤怠管理システム比較表
• 中小企業向け勤怠管理システムおすすめ10選
• 中小企業・小規模企業が抱える勤怠管理の課題
• 中小企業はどうしてる？勤怠管理システムの利用状況
• 勤怠管理システムを導入する4つのメリット
• 中小企業・小規模企業向けの勤怠管理システムの選び方
• まとめ：勤怠管理ソフトの導入で中小企業・小規模企業の勤怠管理が効率化

中小企業向けの勤怠管理システムとは

中小企業向けの勤怠管理システムとは、従業員数300名以下の企業にフィットする、小規模で使いやすい勤怠ツールのことです。具体的には、月額利用料が1人当たり100円〜500円程度の低価格帯モデルや、IT知識が薄い担当者でも直感的に操作できるUIを重視した製品が中小企業、小規模におすすめです。

主な機能には、PCやスマホ、ICカードやGPS、生体認証などでの打刻や、勤務時間・残業時間・休暇の自動集計などが含まれます。

中小企業におすすめの勤怠管理システム比較表

中小企業におすすめの勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）について、機能や月額料金を比較表にまとめています。すべて1ヶ月程度の無料トライアルに対応しているため、気になったツールから試してみましょう。

紹介する勤怠管理システムはいずれも、給与計算と連携できる機能を備えています。給与計算との連携は、「給与計算機能搭載」、「同シリーズ間で連携」、「他社ソフト連携」の3パターンあります。自社の給与計算ソフトの運用状況と照らし合わせて、連携方法を検討しておくのがおすすめです。

業界ごとの導入実績や機能を絞って、より詳しく勤怠管理システムを探したい方は「勤怠管理システムのランキング」をご覧ください。

中小企業向け勤怠管理システムおすすめ10選

利用できる機能や料金プランから、アイミツSaaSが中小企業向けと判断した勤怠管理システム10製品を紹介します。

以上、中小企業向けの勤怠管理システムを紹介しました。勤怠管理システムは多数あるため、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合った勤怠管理システムの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。

中小企業・小規模企業が抱える勤怠管理の課題

中小企業向けの勤怠管理システムについて紹介しましたが、なぜ中小企業には勤怠管理システムが必要なのでしょうか？勤怠管理システムを利用していない企業は、Excelやスプレッドシート、タイムカードを併用しているケースが多いです。

ここでは、中小企業・小規模企業が抱える勤怠管理の課題を整理します。

タイムカードやExcelを使った管理では、毎月の集計作業が負担になりやすい傾向があります。また、従業員の労働時間を集計するには、まず従業員からタイムカードを回収し、打刻漏れなどがないかをチェックしなければなりません。勤怠データに誤りがあれば従業員に指摘・修正が必要です。適切に修正を行わない場合、労働基準法に違反する可能性があります。

タイムカードの情報修正が終わったら労働時間を計算します。勤怠管理の担当者は、この作業を毎月行わなければならないのです。従業員が1人や2人であれば、勤怠管理にかかる手間も限定的ですが、従業員が増えるに従い、勤怠管理にかかる手間と時間が雪だるま式に増えていきます。

労働基準法など勤怠管理に関する法律は改正されることがあります。手作業での勤怠管理の場合、自社で法律の改正に対応することが難しいという課題も。

2019年には「働き方改革関連法」の改正により、時間外労働の上限や有給休暇の付与義務などが新たに定められました。これらは2024年4月から、企業規模や業種を問わずすべてに適用されています。そのため、上限を超える時間外労働や未消化の有給休暇があることが発覚した場合、その企業は罰則を科される可能性があります。

※ 参考：「働き方改革」の実現に向けて-政省令告示・通達 ｜厚生労働省

紙やExcelでの勤怠管理には、勤怠管理業務の属人化という課題もあります。限られた担当者が独自で集計方法・計算方法を決めて運用することで、他の従業員が勤怠管理の方法を把握しにくい状況が生じてしまいます。

中小企業や小規模企業の場合、1人の社員が全員の勤怠管理をしていることも少なくないでしょう。このような中小企業・小規模企業で勤怠管理業務を担う社員が退職してしまったら、勤怠管理業務を行える人がいなくなってしまいます。

中小企業はどうしてる？勤怠管理システムの利用状況

中小企業や小規模企業は、勤怠管理に上記のような課題を感じています。では、実際、小規模企業や中小企業は、どのような対応を取っているのでしょうか。いくつかの調査データをもとに見ていきましょう。

PRONIアイミツSaaSで勤怠管理システムを問い合わせた企業の従業員数別内訳を見ると、従業員数20人未満の企業が全体の40％以上を占め、50人未満の企業を含めると6割以上に達します。

次いで、50〜99名規模、100〜299名規模の中小企業が続き、大企業からの問い合わせは少数にとどまりました。この調査から、小規模企業や中小企業で勤怠管理システム導入の需要が高いことが分かります。

また、従業員数300人未満の問い合わせ企業は、現在の勤怠管理方法として、紙の出勤簿やタイムカードを回答しています。勤怠管理システムを導入する動きは、手作業による勤怠管理を中心としている企業でも徐々に広まっている様子が見受けられました。

一方で、いくつかの課題から導入を見送るケースもあります。

2024年4月に株式会社ヒューマンテクノロジーズが中小企業に勤める勤怠管理担当者110名を対象に実施した「中小企業の勤怠管理に関する調査」では、33.6%の中小企業は勤怠管理システムの導入を過去に検討したものの、以下の理由により導入まで至りませんでした。

システム導入・運用のコストや技術的なハードル、そして勤怠管理システム導入の必要性を経営層が十分に理解できていないことが、中小企業における勤怠管理システム導入の主な課題となっています。これらの問題を解消するためには、勤怠管理システムの導入コストの比較検討や各システムのサポート内容の理解を深めた上で、経営層への提言が必要と言えるでしょう。

勤怠管理システムの導入を検討している方は、PRONIアイミツ（当サイト）にご相談ください。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、勤怠管理システム選びの相談を無料で承っております。以下のボタンから、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った勤怠管理システムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。 

勤怠管理システムを導入する4つのメリット

ここでは改めて、中小企業や小規模企業が勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）を利用する利点、導入メリットについて解説します。メリットは、主に以下4つに大別できます。

従来のタイムカード方式では、労務担当者は月末になると膨大な作業に追われることになります。具体的には、全従業員分のタイムカードを個別に回収し、打刻忘れや記載ミスがないかを一枚ずつ確認する作業から始まります。

不備が発見された場合は該当する従業員への確認作業が必要で、場合によっては複数回のやり取りが発生します。すべての修正が完了してから、ようやく実際の労働時間計算に取りかかることができますが、この手作業による計算は時間がかかるだけでなく、人的ミスが発生しやすいという問題もあります。

勤怠管理システムを導入すれば、これらの作業プロセスが自動化され、月末・月初の集計業務にかかる時間を削減し、業務効率化を達成できます。

タイムカードやExcelでの勤怠管理では、月の途中で従業員の労働時間を把握するのは難しいでしょう。月末に集計してはじめて、時間外労働時間の上限を上回っていたことが分かるケースも。

勤怠管理システムには、従業員の労働時間をリアルタイムに把握できる機能が搭載されており、従業員の過重労働を未然に防止できる点もメリットです。管理者から従業員に「最近働きすぎだから、今週は定時で帰るように」といった指導も行えます。

法律違反のリスクを回避できる点も勤怠管理システム導入のメリットです。働き方改革関連法の施行により、従業員に有給休暇を取得させることは企業の義務となりました。また、上限を超える残業時間を企業から命じることもできなくなりました。

アナログな勤怠管理手法では、従業員の累積残業時間や有給休暇の消化状況をリアルタイムで把握することは実質的に困難です。結果として、月末の集計時になって初めて労働基準法違反の状態が発覚するケースが少なくありません。

勤怠管理システムを活用すれば、各従業員の残業時間の累積状況や有給休暇の取得率などをダッシュボードで一括確認できるため、法令遵守状況を常時モニタリングできます。専任の労務担当者がいない中小企業でも法的リスクを最小限に抑えた経営が実現できるでしょう。

勤怠管理システムを導入することで、従業員による不正を防止できます。勤怠管理に関する従業員の不正として多いのが、遅刻したときにわざと打刻をしないことで遅刻したことを隠すケースです。また、別の人に打刻を頼み、労働時間を不正に記録するケースも少なくありません。

勤怠管理システムでは従業員の労働時間は自動的に記録されます。また、GPS認証での打刻や顔認証や生体認証など、従業員本人以外は打刻できない打刻方法も用意されています。そのため、テレワークなど経営者の目が行き届かない働き方であっても、従業員の不正打刻を防止できます。

中小企業・小規模企業向けの勤怠管理システムの選び方

どのような基準で自社に導入する勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）を選べばよいか、迷っている人事労務担当者も多いでしょう。ここでは、中小企業や小規模企業向けの勤怠管理システムの選び方を解説します。

勤怠管理システムには、買い切り型とサブスク型の2種類があります。

買い切り型は、パッケージの勤怠管理ソフトをパソコンやサーバーにインストールして利用します。自社ネットワークやサーバーで稼働するため、インターネットを介さずに安定した環境で利用できるのが特徴。また買い切り型の勤怠管理ソフトは導入費用は高いですが、カスタマイズ性の高さがおすすめポイントです。詳細は「買い切り型（パッケージ）でおすすめの勤怠管理ソフト」で紹介しています。買い切り型の勤怠管理ソフトをお探しの中小企業・小規模企業の担当者はこちらもあわせてご覧ください。

もう1つは、サブスク型と呼ばれる勤怠管理システム。クラウド上にあるシステムを、インターネットを介して利用するタイプです。システムメンテナンスやアップデートはサービス提供会社が行うため、運用の負担を抑えられます。また、初期費用無料で導入ハードルが低いシステムも多く、1ユーザーあたり100円～500円ほどの安い月額料金で運用できる点がおすすめポイント。コストを抑えて適正な勤怠管理を行いたい中小企業・小規模企業におすすめの導入形態です。

勤怠管理システムを選定する際は、まず利用できる予算を明確にしておくことが重要です。金額の上限を決めずに機能面だけで比較を進めると、結果として予算を超える高額なサービスを選んでしまう恐れがあります。

特に創業間もない企業では、導入後のコストが経営に重くのしかからないよう、事前に費用面の枠を設定しておくと安心してツールを選べるでしょう。

勤怠管理システムを選ぶ際には、従業員が日常的に使いやすいかどうかという視点も欠かせません。せっかくシステムを導入しても、操作が複雑であったり入力方法が分かりづらかったりすると、全社への定着は難しくなります。

多くの勤怠管理システムでは、無料トライアルやデモ利用が可能です。導入候補を数種類まで絞り込んだら、試用期間中に現場の従業員に実際の操作を行ってもらい、打刻や申請がスムーズにできるかを確認するとよいでしょう。

導入を検討する際は、既存の給与計算ソフトや他の業務システムと連携できるかも確認しましょう。給与計算ソフトは従業員の給与を自動で算出できるツールで、勤怠システムと接続すれば、労働時間の集計から給与計算までを一括で自動化できます。

さらに、会計ソフトや人事労務ツールなど、給与以外のシステムともデータ連携が可能な場合があります。社内で使う複数のツールをつなげることで、全体の業務効率を大きく向上させられます。

関連記事：給与計算まで一括でできる勤怠管理システム

まとめ：勤怠管理ソフトの導入で中小企業・小規模企業の勤怠管理が効率化

従業員の労働時間を自動集計できる勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）は、勤怠管理の業務効率化に役立つうえ、転記ミスや入力ミスといった人為的ミスも防止できます。勤怠管理システムは、クラウド型とオンプレミス型に分かれますが、中小企業や小規模企業におすすめなのは導入コストの安いクラウド型です。勤怠管理業務にかかる手間とコストを削減したい中小企業・小規模企業の担当者は、まずクラウド型のサービスをご検討ください。

とはいえ、クラウド型の勤怠管理システムは数多くリリースされています。その中で、自社に合った勤怠管理システムを選ぶのが難しいと感じる人も多いでしょう。導入する勤怠管理システム選びに迷った場合、ぜひPRONIアイミツのコンシェルジュにご相談ください。いくつかの質問に答えていただくだけで、希望要件に合ったおすすめの勤怠管理システムを複数ご紹介することが可能です。

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