【社労士監修】中小企業・小規模企業向け勤怠管理システム10選【無料あり】

目次
• 中小企業・小規模企業が抱える勤怠管理の課題
• 中小企業・小規模企業の課題解決に役立つ勤怠管理システムとは
• 勤怠管理システムを導入するメリット
• 中小企業・小規模企業向けの勤怠管理システムの選び方
• 【比較表】無料トライアルで試せる勤怠管理システム
• 小規模・中小企業向け勤怠管理システムおすすめ10選
• まとめ：勤怠管理ソフトの導入で中小企業・小規模企業の勤怠管理が効率化

中小企業・小規模企業が抱える勤怠管理の課題

タイムカードやExcelでの勤怠管理に限界を感じる人事労務担当者も多いです。まずは、中小企業・小規模企業が抱える勤怠管理の課題を確認します。

タイムカードやExcelでの勤怠管理の課題として、勤怠データの集計に手間と時間がかかる点が挙げられます。従業員の労働時間を集計するには、まず従業員からタイムカードを回収し、打刻漏れなどがないかをチェックしなければなりません。勤怠データに誤りがあれば従業員に指摘・修正が必要です。適切に修正を行わない場合、労働基準法に違反する可能性があります。

タイムカードの情報修正が終わったら労働時間を計算します。勤怠管理の担当者は、この作業を毎月行わなければならないのです。従業員が1人や2人であれば、勤怠管理にかかる手間も限定的ですが、従業員が増えるに従い、勤怠管理にかかる手間と時間が雪だるま式に増えていきます。

労働基準法など勤怠管理に関する法律は改正されることがあります。手作業での勤怠管理の場合、自社で法律の改正に対応することが難しいという課題も。

2019年の「働き方改革関連法」の改正では、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の付与義務などの内容が改正されました。上限を超える時間外労働や未消化の有給休暇があることが発覚した場合、その企業は罰則を科される可能性があります。

紙やExcelでの勤怠管理には、勤怠管理業務の属人化という課題もあります。限られた担当者が独自で集計方法・計算方法を決めて運用することで、他の従業員が勤怠管理の方法を把握しにくい状況が生じてしまいます。

中小企業や小規模企業の場合、1人の社員が全員の勤怠管理をしていることも少なくないでしょう。このような中小企業・小規模企業で勤怠管理業務を担う社員が退職してしまったら、勤怠管理業務を行える人がいなくなってしまいます。

中小企業・小規模企業の課題解決に役立つ勤怠管理システムとは

これらの勤怠管理の課題を一気に解決してくれるのが、勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）です。勤怠管理システムとは、従業員の勤怠データを一元管理できるシステムで、出退勤の打刻、残業や有給休暇の申請・承認、勤務シフトの作成、労働時間の集計まであらゆる勤怠管理業務を一つのシステムで完結できます。

2024年4月に株式会社ヒューマンテクノロジーズが中小企業に勤める勤怠管理担当者110名を対象に実施した「中小企業の勤怠管理に関する調査」では、「お勤め先で勤怠管理システムの導入を検討したことがありますか？」という質問に対し、「現在検討中」と回答したのは41.8%、また「過去に検討した経験がある」と回答したのは33.6%でした。

出典：株式会社ヒューマンテクノロジーズ「中小企業の勤怠管理に関する調査」

この調査から、中小企業における勤怠管理システム導入の需要が高いことがわかります。半数近い企業が勤怠管理システム導入を検討している背景には、従来の手作業やエクセルによる管理が非効率であり、勤怠管理の精度向上や効率化が求められていることが考えられます。また、労働時間の適切な把握やコンプライアンスの強化など、法規制への対応も一因と考えられ、今後ますます勤怠管理システムの導入が進むことが予想されます。

一方、同調査の中で33.6%の企業は勤怠管理システムの導入を過去に検討したものの、以下の理由により導入まで至りませんでした。

システム導入・運用のコストや技術的なハードル、そして勤怠管理システム導入の必要性を経営層が十分に理解できていないことが、中小企業における勤怠管理システム導入の主な課題となっています。これらの問題を解消するためには、勤怠管理システムの導入コストの比較検討や各システムのサポート内容の理解を深めた上で、経営層への啓発が必要と言えるでしょう。

勤怠管理システムを導入するメリット

中小企業や小規模企業に勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）を導入することで、タイムカードやExcelでの勤怠管理の数々の課題を解決できます。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリット4つを解説します。

勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、勤怠管理の業務効率化につながる点です。タイムカードでの勤怠管理の場合、担当者は毎月各従業員からタイムカードを回収し、打刻漏れなどのミスがないかをチェックします。ミスがあれば従業員に指摘し、正しい勤怠データに直したうえで労働時間を集計しなければなりません。

手作業での計算は時間や手間がかかるだけでなく、計算ミスも生じやすいです。勤怠管理システムなら、従業員の労働時間を自動集計でき、月末月初の勤怠データ集計業務を大幅に効率化することができます。

タイムカードやExcelでの勤怠管理では、月の途中で従業員の労働時間を把握するのは難しいでしょう。月末に集計してはじめて、時間外労働時間の上限を上回っていたことが分かるケースも。

勤怠管理システムには、従業員の労働時間をリアルタイムに把握できる機能が搭載されており、従業員の過重労働を未然に防止できる点もメリットです。管理者から従業員に「最近働きすぎだから、今週は定時で帰るように」といった指導も行えます。

法律違反のリスクを回避できる点も勤怠管理システム導入のメリットです。働き方改革関連法の施行により、従業員に有給休暇を取得させることは企業の義務となりました。また、上限を超える残業時間を企業から命じることもできなくなりました。

タイムカードやExcelでの勤怠管理では、従業員の残業時間や有給取得率などをすぐに把握することは難しいでしょう。気が付いた時には法律違反になっていたということも起こり得ます。勤怠管理システムでは、残業時間や有給取得率などを一目で把握でき、必要に応じてアラートを出すことも可能。勤怠管理に対応できる人数が少ない中小企業や小規模企業においても、法律違反のリスクをおさえた経営が可能となります。

勤怠管理システムを導入することで、従業員による不正を防止できます。勤怠管理に関する従業員の不正として多いのが、遅刻したときにわざと打刻をしないことで遅刻したことを隠すケースです。また、別の人に打刻を頼み、労働時間を不正に記録するケースも少なくありません。

勤怠管理システムでは従業員の労働時間は自動的に記録されます。また、GPS認証での打刻や顔認証や生体認証など、従業員本人以外は打刻できない打刻方法も用意されています。そのため、テレワークなど経営者の目が行き届かない働き方であっても、従業員の不正打刻を防止できます。

勤怠管理システムの導入を検討している方は、PRONIアイミツ（当サイト）にご相談ください。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、勤怠管理システム選びの相談を無料で承っております。以下のボタンから、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った勤怠管理システムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。  

中小企業・小規模企業向けの勤怠管理システムの選び方

どのような基準で自社に導入する勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）を選べばよいか、迷っている人事労務担当者も多いでしょう。ここでは、中小企業や小規模企業向けの勤怠管理システムの選び方を解説します。

勤怠管理システムには、買い切り型とサブスク型の2種類があります。

買い切り型は、パッケージの勤怠管理ソフトをパソコンやサーバーにインストールして利用します。自社ネットワークやサーバーで稼働するため、インターネットを介さずに安定した環境で利用できるのが特徴。また買い切り型の勤怠管理ソフトは導入費用は高いですが、カスタマイズ性の高さがおすすめポイントです。詳細は「買い切り型（パッケージ）でおすすめの勤怠管理ソフト」で紹介しています。買い切り型の勤怠管理ソフトをお探しの中小企業・小規模企業の担当者はこちらもあわせてご覧ください。

もう1つは、サブスク型と呼ばれる勤怠管理システム。クラウド上にあるシステムを、インターネットを介して利用するタイプです。システムメンテナンスやアップデートはサービス提供会社が行うため、運用の負担を抑えられます。また、初期費用無料で導入ハードルが低いシステムも多く、1ユーザーあたり100円～500円ほどの安い月額料金で運用できる点がおすすめポイント。コストを抑えて適正な勤怠管理を行いたい中小企業・小規模企業におすすめの導入形態です。

勤怠管理システムを選ぶ際は予算を決めることも重要です。予算を決めずに、「あの機能も必要、この機能もほしい」と機能比較だけで選んでしまうと、導入費用が高額になってしまいます。とくに、設立間もない小規模企業の場合は「勤怠管理システムを導入したはいいものの、費用が高額になり経営を圧迫してしまった」という事態にならないよう注意が必要。予算を決め、予算の範囲内で必要な機能を選びましょう。

従業員の使いやすいかという観点で勤怠管理システムを選ぶのもおすすめ。せっかく勤怠管理システムを導入しても、従業員が使いづらいと全社に勤怠管理システムの利用が浸透しません。

多くの勤怠管理システムは、無料トライアル期間にお試し利用することが可能です。導入候補の勤怠管理システムをいくつかに絞り込んだら、無料トライアル期間で従業員に使いやすいか、確認してもらうのもおすすめです。

「給与計算ソフトなど他のシステムと連携できるか」という観点で勤怠管理システムを比較検討することもポイント。給与計算ソフトとは従業員の給与を自動計算できるソフトウェアで、勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携することで、従業員の労働時間の計算から給与の計算までを自動化できます。

また、勤怠管理システムは給与計算ソフト以外の業務ソフトとも連携可能。社内で利用するツール同士を連携することで、業務効率化が進むでしょう。

関連記事：給与計算まで一括でできる勤怠管理システム

以上、勤怠管理システムの選び方を解説しました。数ある選定項目から自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った勤怠管理システムが分かる診断（無料）ができます。ぜひ一度お試しください。

【比較表】無料トライアルで試せる勤怠管理システム

ここでは、勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）の月額料金、無料トライアル期間、給与計算ソフトの連携方法を比較表にまとめました。自社の予算と照らし合わせながら、おすすめの勤怠管理システムをご確認ください。

（価格は税抜き）

おすすめの勤怠管理システムすべてで無料トライアルが利用できます。無料トライアル期間の相場は1ヶ月間。本格導入後にスムーズに運用できるよう、無料トライアル期間中に画面の見やすさや操作性を確認しておきましょう。

また、給与計算ソフトとの連携は、「給与計算機能搭載」、「同シリーズ間で連携」、「他社ソフト連携」の3パターンに分かれます。自社の給与計算ソフトの運用状況と照らし合わせて、連携方法を検討しておくのがおすすめです。

小規模・中小企業向け勤怠管理システムおすすめ10選

勤怠管理システムは、製品ごとに搭載機能が違い、大企業に適している勤怠管理システムもあれば、小規模企業や中小企業におすすめの勤怠管理システムもあります。ここでは、無料トライアルで試せる小規模企業・中小企業におすすめの勤怠管理システムを紹介します。

まとめ：勤怠管理ソフトの導入で中小企業・小規模企業の勤怠管理が効率化

従業員の労働時間を自動集計できる勤怠管理システム（勤怠管理ソフト）は、勤怠管理の業務効率化に役立つうえ、転記ミスや入力ミスといった人為的ミスも防止できます。勤怠管理システムは、クラウド型とオンプレミス型に分かれますが、中小企業や小規模企業におすすめなのは導入コストの安いクラウド型です。勤怠管理業務にかかる手間とコストを削減したい中小企業・小規模企業の担当者は、まずクラウド型のサービスをご検討ください。

PRONIアイミツでは、さまざまな条件で勤怠管理ソフトを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。

→勤怠管理システムのランキングはこちら

とはいえ、クラウド型の勤怠管理システムは数多くリリースされています。その中で、自社に合った勤怠管理システムを選ぶのが難しいと感じる人も多いでしょう。導入する勤怠管理システム選びに迷った場合、ぜひPRONIアイミツのコンシェルジュにご相談ください。いくつかの質問に答えていただくだけで、希望要件に合ったおすすめの勤怠管理システムを複数ご紹介することが可能です。

関連記事：2024年最新比較でおすすめの勤怠管理システム