もともとは幼稚園で利用していた園児管理システムにおまけでついていたタイムカード的な勤怠機能を使っていましたが、保育園を新設して職員数が増えるとともに、幼稚園と保育園でシフト形態が大きく異なるため、運用が複雑になってきました。打刻時間だけでは個人のスケジュール把握ができず、有給休暇の申請も紙で大量に届くため、一人で間違いなく管理するのが難しい状況になっていました。ペーパーレス化と勤怠管理の効率化を目的に、本格的な勤怠管理システムの導入を検討することになりました。

導入効果・成果

紙運用がなくなり、有給申請を含めた勤怠管理がシステム側で一元化されました。すべてを手作業で管理する必要がなくなり、間違いを起こさないように気を張り続ける負担が大きく減っています。本格運用に乗せるまでは設定や問い合わせ対応で3ヶ月ほどかかりましたが、1年経った頃には職員からの問い合わせもほぼ来なくなり、運用がスムーズに回るようになりました。

導入決定の決め手

当園特有の運用に汎用機能で対応できる柔軟さと、予算感が合っていることです。職員が給食を食べた回数に応じて給与から天引きする仕組みや、パートの方の交通費を実費でカウントする仕組みがあり、こうした項目を出勤時のチェックでカウントできる汎用機能を備えていた点です。他社では同等の機能をカスタマイズで作ると数百万単位の見積もりが提示されたため、予算内で運用に合う点が決め手になりました。

同時検討サービス

KING OF TIME、freee人事労務、TimePro-eX

良いと感じたポイントは何でしょうか？

サポート対応の手厚さです。導入時から運用が落ち着くまで、サポート担当者の方が丁寧に対応してくれたため、初めて勤怠管理システムを導入する立場でも安心して進められました。また、職員自身が自分の勤怠や有給状況をアプリから気軽に確認・申請でき、現場の使い勝手という観点でも無理なく定着しています。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

産休・育休に入る職員の休暇を出勤簿に反映する作業がやや煩雑です。対象者には特別休暇として日数を付与し、それをカレンダー反映用CSVに記載してシステムにアップする必要があります。 CSVはフォーマットが厳密で、エラーが出るとその都度修正して再アップロードという手順を2〜3回繰り返さないと反映されないこともあり、もう少しスムーズになると助かります。

製品・サービスの利用状況

利用していた時期

2023年

サービスの利用期間

3年以上

他製品・サービスからの乗り換えですか？

乗り換え

契約・利用の種別

有償利用

導入・管理について

製品・サービスの導入から稼働開始までの期間

半年〜1年未満