【2025年最新】完全無料のグループウェアおすすめ4選【比較表付き】

目次
• グループウェアとは
• 完全無料のグループウェアとは？
• 完全無料のグループウェアの注意点
• 完全無料のグループウェアを選ぶ際のポイント
• 【比較】無料で利用可能なグループウェア
• 完全無料のグループウェア4選
• まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、チームで取り組む仕事を手助けするツールです。チャットや社内SNS、スケジューラー、ワークフローといった機能がパッケージ化されており、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休暇を申請・承認したり、さまざまな使い方ができます。

IBMが1996年にリリースした「Lotas Notes 4.0」をきっかけに世界中へ広まり、現在の市場規模はおよそ約1,050億円。うち約85％をサーバーを必要とせずwebブラウザ上で使えるクラウド型が占めています。

完全無料のグループウェアとは？

完全無料とは、機能や期間の制限がなく無料で使えるということです。1ヵ月程度の無料トライアル期間や、有料プランへの移行を前提とした限定的な無料版が用意されているグループウェアではなく、基本機能のすべてを実質0円で永続的に利用できるグループウェアのことを指します。

完全無料のグループウェアの注意点

無料のグループウェアを使用する際の注意点について解説します。

無料のグループウェアは、利用できる機能に制限が設けられているケースが多いです。代表的な機能制限のひとつに、有料版と比較すると利用可能人数の上限が挙げられます。個人で利用する分には気にならないかもしれませんが、企業全体で導入する場合、無料版では限界があります。

また、ファイルのやり取りが可能なグループウェアも多いですが、利用可能なデータ量に制限が設けられている場合も。グループウェア導入する際には、必要な機能が利用できるか確認しておきましょう。

無料のグループウェアは有料版と比較して、簡易的なセキュリティ機能しか利用できません。個別のアカウントにアクセス制限を掛けるなどの詳細なセキュリティ管理機能は利用できないケースが多いです。

部外者による不正なアクセスを防ぐためのセキュリティ対策は施されていますが、社内でのアクセスをコントロールする機能は利用できません。情報が漏洩すれば自社の信用に関わるため、セキュリティに不安がある場合は有料版の利用も検討するべきでしょう。

無料のグループウェアは、有料版と比較してサポート体制が弱いことが多いです。サポートを利用できるサービスもありますが、限定的な内容に留まっています。FAQやヘルプページを用意して対応しているサービスが多いため、自力で解決することもできますが、IT機器を利用する機会の少ない社員が多い職場の場合、導入が難航する恐れも。無料グループウェアを選ぶ際には、自社に必要なサポートを受けられるか確認しておくことをおすすめします。

完全無料のグループウェアを選ぶ際のポイント

それでは、完全無料のグループウェアを導入する際のポイントを3つ紹介します。

ハイエンドな有料グループウェアと比べて、機能面で見劣りするのは仕方のない部分ではありますが、せっかく導入するのなら、そのメリットを最大限活かしたいものです。各製品の公式サービスサイトを見比べつつ、何をどこまでできるのかしっかり把握しましょう。

社員同士のコミュニケーションや情報共有に課題を抱えている企業なら、社内SNSやチャット、掲示板機能が付いたグループウェア、一方で人事や経理といったバックオフィス系の業務を効率化したいのなら、タイムカードや経費精算、ワークフローといった機能が搭載されているグループウェアがおすすめです。

費用がかからないとはいえ、操作に迷ってしまったり処理が遅れてしまったりして、導入後に生産性がダウンしてしまうようでは本末転倒です。アイコンの配置やレイアウトはわかりやすいか、動作はスムーズ化、PC・システムに苦手意識を持つ人でも使いこなせそうか、事前にしっかり確認しましょう。

営業など外出が多いメンバーの利用が前提の場合、スマートフォンやタブレットでの使い勝手も大切なポイントになります。

グループウェアを導入するということは、社員一人ひとりがタッチできる情報が増えるということです。データやノウハウの共有に役立つ一方、情報漏洩のリスクもおのずと高まります。

不正侵入をブロックできるアクセス制限機能が付いていることを前提に、できればプライバシーマークやISO27001の認証を取得している会社のグループウェアを選びましょう。あわせて、ナショナルクライアントへの導入実績や契約継続率なども判断材料の1つになると思います。

【比較】無料で利用可能なグループウェア

ここからは無料で利用可能なグループウェアを紹介していきます。まずはPRONIアイミツが料金や機能項目、連携サービスなどを絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、グループウェア選びの参考にしてください。

完全無料のグループウェア4選

それでは、PRONIアイミツがおすすめする完全無料の4つのグループウェアについて、それぞれ特長と注意点を紹介していきます。

まとめ

こちらでは無料で利用できるグループウェアについて解説してきました。無料のグループウェアには、機能制限やユーザー数の上限が設定されている場合もあるため、自社の求める要件を満たしているかどうかしっかりチェックしましょう。