文書管理システム

文書管理システム 40サービスの価格や機能、特徴などをまとめてご紹介しています。条件を選択することで、無料で利用可能な文書管理システムや自治体向けの文書管理システム、英語対応可能な文書管理システム、医療や官公庁向けの文書管理システムなどを探すことが出来ます。

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キングソフト株式会社
トライアルあり 上場企業導入実績あり

WPS Officeとは、Windows PC、Mac、スマホ、タブレットなどの様々なデバイスで利用することができるグループウェアです。4,000社以上の法人、官公庁、教育機関での導入実績があり、文書管理機能に特化していることが大きな特徴のひとつです。文書作成や表計算、スライド作成、PDFビューワーなどの機能を兼ね備えており、総合officeソフトとして利用することもできます。Microsoft Office 2007以降の拡張子に対応しているため、高い互換性でファイルを操作することが可能です。利用頻度の高い必要充分な機能がひとつのソフトにまとめられているため、複数のソフトをインストールする必要がなくなり、コストの削減にも貢献します。また、法人専用のサポートセンターが用意されており、電話・メールでのサポート体制が整っているため、初めてのシステム導入でも安心して利用できます。

住友電工情報システム株式会社
出典:住友電工情報システム株式会社 https://www.sei-info.co.jp/document-plus/
上場企業導入実績あり

楽々Document Plusは、高性能の検索エンジンとビューワで迅速にファイルを検索・表示できる文書管理システムです。契約書管理やISO文書管理を支援する機能も搭載。ペーパーレス化を促進し、働き方改革を強力に支援します。

インフォコム株式会社
出典:インフォコム株式会社 https://www.myquick.jp/service/function.php
トライアルあり 上場企業導入実績あり

MyQuickは、WordやExcel、PDFなどの文書ファイルを保管・記録・共有できる文書管理システムです。幅広い用途に使用でき、スピーディな検索も特徴。セキュリティ対策を行いつつ業務効率を向上させることができるでしょう。

株式会社鉄飛テクノロジー
出典:株式会社鉄飛テクノロジー https://www.teppi.com/fileblog/product

FileBlogは、ファイルサーバ全文検索と文書共有システムを兼ね備えています。ファイルをダウンロードしなくてもwebブラウザ上で編集することが可能です。

ウイングアーク1st株式会社
出典:ウイングアーク1st株式会社 https://www.wingarc.com/product/spa/
トライアルあり 上場企業導入実績あり

SPAは、OCRと文書管理がオールインワンになったシステムです。OCRエンジンで紙の書類をデータ化可能。自動振り分けをはじめとした文書管理や、RPAとの自動連携によりデータ活用を実現します。

株式会社デジタルマトリックス
出典:株式会社デジタルマトリックス https://www.astrux.jp/

ASTRUX2.0は、ドキュメントの一元管理、検索、セキュリティ対策、ワークフロー申請などが可能な文書管理システムです。誰が、いつ、何をしたのかが一目瞭然の ログ管理機能も備わっているので安心して使えます。

株式会社リコー
出典:株式会社リコー https://www.ricoh.co.jp/ridoc_ds/rds/rsn2/

Ridoc Smart Navigator V2は、日々業務で発生する紙や電子の文書を安全かつ効率的に一元管理することができる文書管理システムです。複合機や他のアプリケーションと連携し、文書の電子化から、管理、検索、活用、共有まで行うことが可能。

株式会社ドリーム・アーツ
出典:株式会社ドリーム・アーツ https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/
3.4
上場企業導入実績あり

SmartDBとは、現場部門でも完全デジタル化を実現できる、Webデータベース機能を備えた大企業向けのワークフローシステムです。複数部門による並列承認や条件分岐して別のワークフローへ連携する等、大企業の複雑な稟議・決済の承認ルートも簡単に実現できます。入力フォームに柔軟性がある一方で権限制御は堅牢性が高く、フォームの項目ごとに公開・編集の制御が可能です。承認や操作の履歴も記録し画面から確認ができるので、内部統制や監査対策にも有効です。会計システムや人事システムとの連携はもちろん、APIを使った高度な連携やアドオン開発を活用すれば、基幹業務全体を効率化することもできます。

立山科学株式会社
出典:立山科学株式会社 http://www.tateyama.jp/product/sfs/

SFSは、使いやすさと大量文書&長期保管対応を特徴とした文書管理システムです。また、バージョン管理や操作ログ管理を自動的に行うため、確実な履歴管理を行うことが可能。

株式会社ハイパーギア
出典:株式会社ハイパーギア https://www.hypergear.com/products/320/
トライアルあり

HGPscanServPlusは、オフィスの書類を自動で電子化するシステムです。紙の文書を電子化することでペーパーレスを促進。電子化によって、文書検索がしやすくなり業務効率の向上にもつながります。

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
出典:伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 https://www.ctc-g.co.jp/solutions/eimanager/

EIMANAGERは、企業内のさまざまな業務の文書活用のしやすさと、組織横断での文書の一元管理を実現する文書管理システム。 承認機能や文書のバージョン管理、柔軟なセキュリティ設定のため、内部統制やセキュリティ等の要件にも対応可能です。

株式会社富士通四国インフォテック
出典:株式会社富士通四国インフォテック https://www.fujitsu.com/jp/group/fsit/services/pkg/documal-saas/
トライアルあり

Documal SaaSは、文書管理・ワークフロー機能が充実したシステムです。文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルを自動化することができるので安心して利用可能。

株式会社コネクテッド
出典:株式会社コネクテッド https://www.connected.co.jp/?page_id=117
無料プランあり

FullWEBは、文書だけでなく図面までも管理することができる文書管理システム。図面などを変更する際は、改定後と前の両方を保管できるため安心です。

株式会社OSK
出典:株式会社OSK https://www.kk-osk.co.jp/products/evalue_v/document.html
トライアルあり

eValue V ドキュメント管理は、社内規定、契約書、図面、伝票など、さまざまな文書を電子化し管理できる文書管理システムです。検索機能で速やかに文書を探せ、文書の更新履歴も管理することも可能。

ダイキン工業株式会社
出典:ダイキン工業株式会社 http://www.comtec.daikin.co.jp/SF/document/
上場企業導入実績あり

SpaceFinderは、ものづくりの現場で発生し、厳格な管理が求められるさまざまな文書をしっかり一元管理できる文書管理システムです。文書上に開示範囲や法令対応、案件情報などのさまざまな管理項目や承認フローを設定可能。

キヤノンITソリューションズ株式会社
出典:キヤノンITソリューションズ株式会社 https://www.canon-its.co.jp/products/globaldoc/

GlobalDoc5は、社内にある文書や紙書類をデジタルで一元管理することができる文書管理システムです。高度なセキュリティ設定による安全管理と高速検索で、安心して効率よく文書活用をすることができます。

寿精版印刷株式会社
出典:寿精版印刷株式会社 http://www.rex-it.jp/products/filefinder.html

REX-File・Finderは、検索結果をイメージで参照してファイルを探せる高速全文検索システムです。ファイルサーバだけでなく、既存の文書管理システムの検索エンジンにも体操しています。迅速に文書を検索できるため、文書管理や活用を促せ生産性が向上するでしょう。

株式会社エヌ・ティ・ティ・データ四国
出典:株式会社エヌ・ティ・ティ・データ四国 http://bunsyo.raku2spot.jp/

らく2文書主任は、紙文書と電子文書を一元管理し、文書の収受・起案から廃棄までのライフサイクルを支援することができる自治体向け文書管理システムです。庁内のスピーディーな情報伝達・意思決定を促進します。

株式会社ファインデックス
出典:株式会社ファインデックス https://findex.co.jp/products/medical/documaker/index.html

DocuMakerは、医療機関向けの文書作成および文書管理向けのシステムです。院内で必要な各文書の定型フォーマットを用意しているため、文書の作成が簡単な上に統一書式で管理がしやすくなります。また、文書はそれぞれタグ付けされ管理されるため収集や分析が簡単。

株式会社NTTデータNJK
出典:株式会社NTTデータNJK https://mediadrive.jp/products/solution/sol004.html

NTTデータNJKの文書管理ソリューションは、オフィスに氾濫する文書をOCRで正しく電子化し検索しやすくすることができるシステムです。精度の優れたOCRでさまざまな文書をデータ化してタグ付けし検索することが可能。

OEC株式会社
出典:OEC株式会社 https://solution.oec-o.co.jp/data/bunchou/

OECの文書管理システムは、自治体行政文書の作成から検索・保存・廃棄・管理運用までを効率的実施できます。電子申請・決裁を行うことも可能なため業務をスリム化可能。

ソフトバンク株式会社
出典:ソフトバンク株式会社 https://www.visuamall.com/service/smartcatalog/
トライアルあり 上場企業導入実績あり

SMART CATALOGは、PDFやOfficeドキュメントをクラウド上で一括管理することができるシステムです。文書に動画や音声を自由に付けて訴求力の 高いコンテンツとして配信できるのが特徴。

株式会社エス・アイ・エス
出典:株式会社エス・アイ・エス http://www.everythink.jp/

もんじゅの知恵は、文書の保存、検索、共有をスムーズに行い、情報共有やペーパーレス化を促すことのできるグループウェアです。システムに保存した、文書、書類の中に含まれているキーワードで簡単に検索できるので、使いたい文書をすぐに利用できます。

鈴与株式会社
出典:鈴与株式会社 https://www.document.suzuyo.co.jp/service/bunsho_system
上場企業導入実績あり

鈴与の文書管理システムは、文書情報やPDF等のデータを登録・保存・管理することが可能。必要な時に必要な情報が検索・閲覧することができます。契約書の電子管理はもちろん、契約業務自体も電子化できるのでリモートワークなどにも活用できるでしょう。

JFEシステムズ株式会社
出典:JFEシステムズ株式会社 https://www.jfe-systems.com/products/e-bunsho/e-bunsho.html

JFEシステムズのe-文書保存ソリューションは、領収書、契約書、請求書、注文書、申込書などの税務関係書類と、総勘定元帳、仕訳帳等の会計帳簿をデジタルで一元管理することができる文書管理システムです。

NECソリューションイノベータ株式会社
出典:NECソリューションイノベータ株式会社 https://www.nec-solutioninnovators.co.jp/sl/procenter/index.html
トライアルあり 無料プランあり

PROCENTER/Cは、企業間・部門間にある情報を共有・一元管理することが可能なプラットフォームです。文書管理と文書共有両方の役割を満たす豊富な機能を搭載。文書の保管や利活用に貢献します。

日商エレクトロニクス株式会社
出典:日商エレクトロニクス株式会社 https://www.nissho-ele.co.jp/product/xstra/index.html

xStraContentsSuiteは、電子帳票や申込書などをスキャニングしたイメージ文書をデジタルで管理することができるコンテンツ管理システムです。管理しているコンテンツは、webブラウザで簡単に検索・閲覧・表示・業務を行うことができます。

アップデイティット株式会社
出典:アップデイティット株式会社 https://www.updateit.co.jp/feature.html
トライアルあり

crossnoteは、Word、 Excel、 PDFといった文書を管理できるだけでなく、20万件のファイルを1秒以下で高速検索できる文書管理システムです。文書を変更した場合は、誰がいつ、どのように変更したのかトラッキングが可能。文書の添削や変更などをステータスとしてスケジュール管理に利用もできます。

株式会社クレオ
出典:株式会社クレオ http://www.quickbinder.jp/biginning/index.html

QuickBinderは、契約書や図面や社内報などの文書を一元管理することができる文書管理システムです。可変属性設定により専用の業務システムのように利用可能。承認ワークフロー、高度なアクセス権、全文検索などで業務効率化を図り、文書活用も促進します。

株式会社LIC
出典:株式会社LIC https://www.lic.ne.jp/lic_page/work/soft/iso-management/index.html

LICの文書管理機能は、煩わしい文書管理を一元管理することができるシステムです。文書の改訂履歴や内容の定期的なチェック、適切な公開範囲の管理など簡単にシステムで行えるので業務効率化に繋がります。

京セラコミュニケーションシステム株式会社
出典:京セラコミュニケーションシステム株式会社 http://www.kccs.co.jp/ict/si-isology/

イソロジーは、文書の作成から配布・閲覧・改訂などの文書の流れを管理することができるISO文書管理システムです。さまざまなISO規格が要求する文書管理を簡易化。連携ミスの解消を行い、複雑な管理業務の効率化を図ることが可能。

トッパン・フォームズ株式会社
出典:トッパン・フォームズ株式会社 https://solutions.toppan-f.co.jp/solution/5954/

DocValue Standardは、文書の登録、閲覧、廃棄のライフサイクル全般をクラウド上で一元管理できる文書管理システムです。高セキュリティ環境でシステムを構築しいるため、個人情報を含むファイルや契約書も対応しています。

株式会社ジェイ・アイ・エム
出典:株式会社ジェイ・アイ・エム https://www.jim.co.jp/scaning/dmsys/

ジェイ・アイ・エムの文書管理システムは、紙の文書からデジタルファイルまで登録し一括管理。ワークフローで承認や決裁も行うことができるため、業務を効率化することができます。

枚岡合金工具株式会社
出典:枚岡合金工具株式会社 http://www.digitaldolphins.jp/

デジタルドルフィンズは、社内のさまざまな文書をデジタルで一括管理することができる文書管理システムです。フォルダを意識しない検索や外出先でのスマホなどを利用した文書の閲覧で、文書情報活用を促進します。

関西レコードマネジメント株式会社
出典:関西レコードマネジメント株式会社 http://www.krm.co.jp/system/rm5.html

RM-5Webは、文書の活用から保管、保存、廃棄までwebブラウザで管理することができる文書管理システムです。文書管理に特化した使いやすいユーザーインターフェースが特徴。

株式会社内田洋行
出典:株式会社内田洋行 https://www.uchida.co.jp/localgovernment/products/inside/index.html#docSec

e-ActiveStaff 行政文書管理システムは、行政文書を効率よく管理し、スピーディーな情報公開を実現する文書管理システムです。電子文書流通を促進することで、文書の検索にかかる処理時間の短縮や事務処理の効率化を図ります。

株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート
トライアルあり 上場企業導入実績あり

intra-mart Accel Documentsは、使いやすさ・ガバナンス・拡張性を特徴とした文書管理システムです。ファイルのサムネイル表示、階層構造、ドラッグ&ドロップによる文書の登録など、直感的でわかりやすいUIを実現。必要な文書を素早く簡単に検索、閲覧できます。

株式会社日立ソリューションズ
出典:株式会社日立ソリューションズ http://www.hitachi-solutions.co.jp/libinity-one/sp/
トライアルあり 上場企業導入実績あり

活文 Contents Lifecycle Managerは、文書のライフサイクル全般の作業を一元管理し、情報共有を促進することができる文書管理システムです。高い検索性能とセキュリティ、文書活用を促進することで、ペーパーレス化を加速します。

株式会社イングカワモト
出典:株式会社イングカワモト http://www.boomo.jp/
トライアルあり

booMoは、pdfファイルやWord、Excel、PowerPointといった文書データを管理することができる文書管理システムです。管理した文書は、カテゴリやタイトル、タグによる検索や全文検索、横断検索などが行えるためすぐに利用することが可能です。

Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社
出典:Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社 https://securesamba.com/
トライアルあり

セキュアSAMBAproは、情報漏洩やランサムウェア感染のリスクをおさえることができるオンラインストレージです。ディスクドライブ制御によりファイルサーバーから外にファイルを持ち出すことや、ローカルPCでの保存などを禁止することが可能。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、社内にあるデジタル・紙の文書をデジタルで一元管理するためのシステムです。単にデジタル上に保存し管理するだけではなく、探しやすい検索機能などで文書の管理・活用が可能です。主な機能としては、文書の管理、検索、バージョン管理、セキュリティ管理、ライフサイクル管理などがあります。
文書管理を従来通り紙で行う場合、用紙代、印刷代、収納スペース代、備品代などさまざまなコストが発生します。また、紙文書は検索性も低く、文書が大量にある場合は閲覧したい文書を探すのも一苦労です。また、災害等で焼失・浸水など被害に遭う場合復旧は不可能です。このように紙文書の管理にはさまざまな課題を抱えています。
その点、文書管理システムを導入すればこれらの問題点は全てクリアになるため、情報管理の観点からもニーズが高まっています。

さらに詳しく知りたい方は、文書管理システムとは|使い方や選び方などを徹底解説【完全版】|アイミツSaaSをご覧ください。

文書管理システムの仕組みと使い方

文書管理システムの仕組みは文章のデジタル化とデータ一元管理の2つから成り立っています。
文書管理ではライフサイクルという考え方があり、文書が作成されてから廃棄されるまでに段階があります。段階に応じて適切に管理されることで、文書量が増えても情報ごとに使用期限を定め、不要になった文書は破棄することも必要です。文書管理システムを導入すれば、増え続ける社内資料も効率良く管理できます。
文書管理システムの使い方は社内資料の電子化だけでなく、契約期限の通知、変更履歴の管理も可能です。また、厳重なセキュリティ体制により情報漏洩対策にも役立ちます。 

文書管理システムの機能

文書管理システムの標準的な機能は文書保管機能、検索機能、アクセス制限機能、セキュリティ機能、バージョン管理機能などです。また、製品によって外部連携機能もあり会計管理システム、生産管理システム、販売管理システム、ファイルサーバーなどと連携が可能です。
文書管理システムのメイン機能である保管機能は、文書の種類・部署ごとに分類・保管が可能です。大量の書類も簡単に整理できるため、紙文書の管理を負担に感じている方にはおすすめです。また、文書管理システムは検索性にも優れており、文書の登録段階でインデックスされるため、検索もスピーディーに行えます。目的の文書を効率良く探すにはぴったりの製品でしょう。

文書管理システムのメリット・デメリット

文書管理システムを導入すると社内資料を電子化できるため、紙文書の取り扱いは不要になります。導入後の業務効率化は間違いなしですが、利用に際してはいくつか注意点もあります。文書管理システムを利用する際はメリットだけに目を奪われると、導入後に「こんなはずではなかった…」と後悔する恐れもあります。以下、文書管理システムのメリット・デメリットを紹介するので、導入時の参考にしてください。

メリット
①文書を探す時間が短くなる
文書管理システムでは検索機能で、必要な資料をすぐに探せます。Word、PowerPoint、PDFなどさまざまなアプリケーションに対応しており、会社の資料はほぼ登録可。データ化された文書はフォルダごとに整理されスピーディーな検索を実現します。

②どこでも資料を閲覧・編集できる
文書管理システムはデジタルで管理しているため外出先からでも文書データを確認・編集することができます。特にクラウド型の文書管理システムは、インターネット環境があればスマホ・タブレットからでも資料の閲覧・編集が可能です。外回りの多い営業社員、出張の多い会社では特に重宝するでしょう。

③文書保管の省スペース化
文書管理システムを使えば社内資料を全て電子化できるため、紙文書の保管スペースは不要となります。現在、資料を保管している場所は削減できるのでオフィススペースを有効活用できます。また、保管スペースのために費用が発生している場合はコスト削減も可能です。

④セキュリティの強化
多くの文書管理システムは堅牢なセキュリティ体制を構築しており、厳しいアクセス権限により情報漏洩を防止します。また、紙での管理だと紛失などの心配がありますが、文書管理システムはデジタルで管理できるため紛失の心配もありません。万が一の災害の際も安心です。

デメリット
①データ化作業が必要
文書管理システムは文書を電子化して保存できますが、紙の文書に関しては、スキャンなどのデータ化作業が必要です。紙文書の枚数によっては膨大な量を一枚一枚スキャンしなければならず、大きな負担になることもあります。そのためだけに時間を割かなければならないことも多々ある点はデメリットと言えるでしょう。

②システムの使い方の習得
文書管理システムに限らず社内システムを導入した際は、最初に操作をマスターしなければなりません。管理者はもちろん、社内全員で使う際はデジタルが苦手な人の指導などが必要になります。全社的にスムーズに導入をするにはできるだけ直感的に扱えるもの、操作性の高いものを選ぶことをおすすめします。

③運用管理
文書管理システムは運用方法やセキュリティ面の管理、管理場所の整理などある程度の運用が必要な場合もあります。クラウド型の場合はベンダー任せにできる部分も多いですが、システムを自社構築するオンプレミス型の場合は運用管理に一定の労力がかかります。

さらに詳しく知りたい方は、文書管理システムは必要?導入のメリット・デメリットを解説!|アイミツSaaSをご覧ください。

文書管理システムの選び方

文書管理システムの選び方として注目すべきは種類と機能です。文書管理システムの種類はクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はインターネットを介してベンダーの提供するサービスを利用するスタイルで、導入ハードルは低いのが特徴です。大がかりなシステム構築をする資力のない場合や、少人数での利用にはおすすめです。
オンプレミス型は自社内でシステム構築をする必要があり、初期費用は高額です。また保守・運用も自社対応のため人的リソースも必要となります。大規模なシステムを必要とする場合、大企業など大人数で利用する場合に適しています。
文書管理システムの機能は標準的なもののほかに、特長ある機能を搭載している製品もあります。最適な製品を選ぶには自社のニーズを明確にすることです。ニーズが明らかになれば必要な機能も分かるため製品選びの際のミスマッチを防げるでしょう。

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文書管理システムの価格・料金相場

文書管理システムの価格・料金相場はクラウド型とオンプレミス型で異なります。クラウド型の価格は比較的低額の初期費用と月額料金で構成されます。月額費用は従量課金制のことが多く、利用ユーザーが増えるごとに料金もUPします。
オンプレミス型はシステム構築に数十万円~数百万円の費用を必要とします。初期費用こそ高額ですが、一度システムを構築すればクラウド型の様にベンダーに月額費用を払う必要はないため、ランニングコストは押さえられます。また料金体系が利用人数に依らないため、大人数での利用におすすめです。

・クラウド型
月額費用:500円~1,000円程度/1ユーザーまたは年額費用:1万円程度/1ユーザーなど
・オンプレミス型
30万円~100万円程度など  

文書管理システムとオンラインストレージの違い

オンラインストレージは様々なファイルを保存しておく機能が充実していますが、文書管理はより高い権限設定や検索性、ワークフロー機能など日本企業の業務に最適化された機能が搭載されています。また、法律上文書管理の体制が決められているため、それに適合した文書管理の方法が望まれています。
文書管理とオンラインストレージとの一番の違いは、文書管理システムが一元管理するシステムであるのに対し、オンラインストレージは文書を保存する入れものである点です。文書管理システムはオンラインストレージをより進化させたものと言えるでしょう。 

電子帳簿保存法とは

1998年に成立した電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿類や証憑類の全部、または一部を電子データで保存することを認めた法律です。業務で発生する膨大な紙書類のペーパーレス化を進めるのに貢献。成立当初は、適用に際して要件が多く導入する企業も少ない状況でしたが、数回の改正により取り入れる企業も増加しています。
文書管理システムを利用して国税関係の帳簿類を管理する際には、電子帳簿保存法が適応されるため、しっかりと対応できる機能があるものを選ぶのが良いでしょう。

行政文書の管理方法

行政文書の管理方法は、公文書管理法によって定められています。行政文書の作成、管理、保存、行政文書ファイル管理簿への記載・公表、保存期間満了後の国立公文書館等への移管又は廃棄など、文書のライフサイクルに沿った法律によって管理方法が規定。さらに、行政文書の管理状況の報告や行政文書管理規則なども定められています。

文書管理の分類方法とは

文書の管理において、分類方法は2種類あります。
総務部など社内の文書管理を統括する部門で分類などを決めて行うのを「ワリツケ方式」と言います。分類方法をトップダウン式で全社に適応するため、ある程度画一化した分類方法で文書を管理することが可能。しかし、現場レベルで発生する細かい文書に関して分類・管理するのは不向きと言えます。
一方、実務部門で分類方法を決めていくのが「ツミアゲ方式」と言います。通常の業務に沿った分類方法を採用することで、実務レベルでは運用がしやすいのが特徴。しかし、実務担当者の分類方法に頼ることになるため属人化することもあります。
また、会社経営に大きくかかわるある一定レベルの文書を「ワリツケ方式」、現場レベルを「ツミアゲ方式」で管理する「ハイブリッド方式」も分類方法として取り入られています。
文書管理において分類をする際は、どのようなルールで文書を分類管理するのか方法を明確にしておくことが大切です。その他、ファイル名を付ける際の規則なども簡単ですが大切な管理方法と言えます。業務や部署によって、文書管理における分類方法を柔軟に変えることも大切でしょう。

自作の文書管理システムと既存サービスの違い

文書管理システムを導入する予算がない場合、エクセルを活用して文書管理を行うことが可能です。エクセルを活用しての自作の文書管理では、「ファイル名の管理」「フォルダ管理」「インデックスファイルの作成・運用」が重要になります。
「ファイル名の管理」は、ファイルを検索しやすくするための重要なポイントです。契約書や請求書などの文書名、プロジェクト名や取引先名、作成年月日などを付けると良いでしょう。ファイル名を付けたら、「フォルダ管理」。運用ルールを作成し、どのようなファイルをどこのフォルダに格納するかを明確化することが必要です。
最後に、「インデックスファイルの作成・運用」。作成したファイルのファイル名、作成者、格納フォルダ、作成年月日などファイルの属性情報をエクセルで一覧化します。ファイルの各種情報を管理することですぐにファイルを検索し状況を確認できるため、文書管理がスムーズに行えるでしょう。ファイルを変更する際は、インデックスファイルを更新することが必要です。
自作の文書管理では費用をかけずに使用することができますが、文章内の検索などIT技術を使った高度な検索機能などは望めません。また、文書のバージョン管理や契約期限の通知といった機能もないため、より高度で効率的な文書管理をしたい場合は提供されている文書管理システムの導入を検討しましょう。

文書管理規定とは

文書管理規定とは、文書管理を行うにあたってのルールのことを言います。文書管理を行う際の運用ルールは一般的に文書管理マニュアルですが、文書管理規定はより上位の概念として、企業としての文書管理のありかたを明確に定義。そのため、全社的な規定であり部署間で違うといったことはありません。
文書管理規定には、規定が電子書類か紙書類かどの範囲まで適用されるか、ファイル名や管理番号など保管・参照・編集のルールなど各種項目が策定されます。そのほか、廃棄や規定を破った際の罰則なども明記することが多いです。
文書管理規定は、企業の上場やISOの認定を取得する際には作られることが多いです。高品質な製品やサービスの提供の証であるISO9001でも文書管理について基準を設定。品質に関する文書の作成や利用する際の運用ルール、保管期間が正しいかどうか判断されます。

文書管理システムのシェア

文書管理システムで導入企業の多いシステムを紹介します。セキュアSAMBAproは2,500社、ASTRUX2.0は1,000社以上、MyQuickは約800社、SpaceFinderは620社、楽々Document Plusは600社以上が導入しています。    

文書管理システム以外のSaaS

アイミツSaaSでは文書管理システム以外のSaaSを取り扱っています。是非、その他のSaaS選びにもご活用ください。