文書管理システムは必要？導入のメリット・デメリットを解説！
大量の文書管理にお困りの場合は、文書管理システムの導入を検討する時期にきています。現在、ビジネスシーンで多くの業務がクラウド化される中、文書管理もクラウドを活用してシステム化する流れがきています。 果たして、文書管理システムとはどのようなものなのでしょうか？ 今回は文書管理についてお悩みの方に向けて、文書管理システムのメリット・デメリットについて詳しくご紹介します。
文書管理とは
文書管理とは、文書の発生から保管、廃棄に至るまでを一連のライフサイクルに沿って適切に管理することを意味します。管理される文書は種類を問わず、紙文書もあれば、電子文書の場合もあるでしょう。
会社で管理をする文書は個人文書と共有文書とがあります。個人文書は各社員が自分の手元に置いている文書です。個人文書は備忘録的なものから、全社的に共有をすべきナレッジが記された文書まで多岐に渡ります。前者はともかく後者については個人管理下に置いておくと、業務が属人化してしまう恐れもあるでしょう。また、いざというときに企業として説明責任を果たせないなど様々な問題が発生することもあります。
一方、共有文書は会社として有用な情報が記されているもので、社員間で共有をしている文書です。内容は法令への対応や業務遂行に関する事柄までさまざまです。
従来、代表的な文書管理の方法として物理的に書類を整理するファイリングシステムがあり、多くの企業が自社内にスペースを設け、発生から廃棄に至るまで文書のライフサイクルに沿った管理を行ってきました。しかし近年ではビッグデータなど大量の情報を扱うことから、以前に比べて文書管理の負担は増大。効率的な管理を行うためにも、文書管理システムの導入に乗り出す企業が増えています。
文書管理の目的
文書管理の目的は、「社会的責任を果たすため」と「知識や情報を社内や社外に対し共有するため」の2つに分けることができます。社会的責任を果たすための文書管理とは、具体的には総務や人事、経理に関わる書類などの管理で、保存期間が法律上定められおり、守る義務があります。
一方、知識や情報を社内や社外に対し共有するための文章管理とは、社外秘を含むマニュアルや契約書、企画書や会議の議事録等が挙げられます。これらも、法律上の縛りはないものの適切に保存・管理する必要があります。知識の蓄積（ナレッジの共有）は企業の財産となりますし、社外秘の文書や取引先との契約書等は流出してしまうと会社の信頼を失墜させることにも繋がります。
電子文書と紙文書の違い
会社で取り扱う文書には電子文書と紙文書の2通りがあります。
電子文書とはパソコンなどで最初から電子化されている文書のこと。また紙の書類をスキャニングして電子化したものも電子文書に入ります。電子文書のメリットは紙文書に比べて保管スペースを必要としないことにあります。電子文書に記されている情報はデータのため、さまざまな方法で検索をかけることも可能です。複製も簡単にできることからバックアップにも便利で、事故が発生しても素早く復元可能です。社内での共有にも便利で、複数人で同時に閲覧・編集する際にも便利です。管理をしっかり行えば紙文書の様に紛失のリスクもありません。
一方、電子文書にもデメリットはあり、文書管理に必要なソフトウェア・ハードウェアの費用が紙文書の保管コストを上回ることもあります。また、紙文書で保存を求められる書類もあり、完全電子化とはいかない点も難点と言えるでしょう。
紙文書のメリットは原本性が担保されることと、取り扱いにリテラシーを求められない点です。旧来の方法で業務を進めたい人にとっては、電子文書は必ずしも利便性が高いとは感じられないどころか、却って不便に感じる可能性さえあります。
紙文書のデメリットは保管スペースが必要であること、紛失・盗難のリスクがあることです。また、大量の文書を扱う場合には管理業務の負担が増大することがあげられます。
企業における文書管理の課題
会社のビジネスと文書管理には深い関係があります。会社では各種資料から契約書、請求書までさまざまな文書を取り扱います。企業規模が大きくなるほど膨大な種類の文書を管理しなければならず、どのような方法で管理をするかは大きな課題です。
特に問題となるのは紙文書を補完するためのスペース確保と文書の検索です。文書が多くなるほど保管コストはかかり、必要な情報を探すのにも手間がかかります。また、紙文書で管理をすると、外出先では内容を確認できません。万が一紛失をした場合には情報漏洩の恐れもあります。更に、効率的な管理ができないと文書を資産として生かすこともできません。文書管理を巡っては多くの企業が様々な課題を抱えています。
文書管理システムとは
文書管理システムとは文書を電子化して、保管・検索をしやすくするためのシステムです。紙文書を電子化してデータ保存できるのが最大の特徴です。
文書管理システムは発生から保管、廃棄に至るまでのライフサイクルの管理にも適しており、文書自体の寿命をリアルタイムで知ることができます。文書ごとに使用期限を設定できるため、文書量が増えても簡単に管理を行えます。例えば契約に期限のある文書について、契約時期が近付いた段階でお知らせがいく設定にしておけば、更新忘れといったうっかりミスも防げます。
また、文書管理システムを導入すると社内の文書管理は劇的に効率化し、紙文書の保管スペースも必要なくなります。導入後はシステム利用料金を差し引いてもコスト減になる可能性は高いと言えるでしょう。
紙文書の場合は湿気や温度、紫外線による劣化や、災害や盗難などによる文書紛失の恐れもあります。また持ち出しによる情報漏洩のリスクもあります。その点、文書管理システムを導入すればデータを全て電子化できるため、劣化や盗難の心配もありません。また、堅牢なセキュリティ機能を持つ製品は情報漏洩対策も万全ですので、文書管理の安全性を高めることができるでしょう。
文書管理システムの導入目的
ここからは、文書管理システムの導入目的についてご紹介します。文書管理システムは何のために導入をするものなのでしょうか？
業務効率化
文書管理システムをは業務効率化を目的として導入することが可能です。文書管理システムには検索機能が搭載されており、完全一致検索、全文検索、あいまい検索などさまざまな検索方法で保管文書の検索をかけられます。膨大な文書の中から必要な資料を取り出すのは大変な作業ですが、文書管理システムを導入すれば簡単に見つけらるでしょう。
また、文書管理システムで保存をすればファイリングの必要もなく、文書のライフサイクルを自動管理できることから、文書管理にかかる手間を圧倒的に減らせます。契約期限の管理や廃棄処分なども効率化されるため、本来業務に多くの時間を割けるようになるでしょう。
セキュリティ強化
文書管理システムはセキュリティ強化目的でも活用できます。文書管理を紙ベースで行う場合、紛失や盗難、劣化、持ち出しなどさまざまなリスクがあります。個人情報や機密文書を取り扱う場合には、深刻なセキュリティ事故を引き起こす恐れもあるでしょう。
その点、文書管理システムにはアクセス制限機能があり、文書毎にアクセスできる範囲を設定できるようになっています。また、誰がいつどのような操作をしたか、ログ管理できるタイプの製品もあり、仮に改ざんがあっても復元できるため、内部不正を予防できる仕組みを整えています。文書管理においてセキュリティ強化を目指す方には最適でしょう。
バージョン管理
文書管理システムは文書のバージョン管理にも活用が可能です。文書管理でよく問題になるのが、複数人の管理者がいて「最終版」のタイトルを持つドキュメントがいくつも存在してしまうケースです。最終版は安易につけられることも多く、どれが本当の最新情報なのかが分からなくなりがちです。
しかし、文書管理システムのバージョン管理機能を使えば、常に最終更新データが示されるため、最終版を巡る混乱が起こることはありません。誰がいつ手を加えたかも確認できるので信頼性も担保できます。データ消失、改ざんがあっても復元可能のため、効率的かつ安全な文書管理を行うのに役立ちます。
ワークフローの簡略化
文書管理システムはワークフロー簡略化にも役立ちます。紙文書で各種申請・承認作業を行う場合、決裁者に紙文書を回さないと承認を得ることができません。決裁者が不在の場合は出社するのを待つしかなく、オフィスが異なる場合は郵送手続が必要で、いずれにしても承認までにロスタイムが発生します。
文書管理システムを導入すれば、書類は全て電子化されるため、ツールにアクセスできる環境であれば、いつでも・どこでも作業は可能です。決裁者が不在でも滞留することはないため、ワークフローは劇的に効率化・簡略化します。
コスト削減
文書管理システムはコスト削減目的でも活用が可能です。紙文書で文書管理を行う場合、保管スペースが必要で文書が増えるごとにコストは増大します。また、ファイリングなどに手間取ると本来業務に費やせる時間が減るため、業務効率は下がり生産性も低下します。
しかし、文書管理システムを使えば保管スペースは必要なくなるため、その分のコストを削減できます。また、ツール導入により業務効率が向上すれば人件費のカット、本来業務の生産性向上などさまざまなメリットが生じます。ツール導入のコストはかかりますが、費用対効果の観点から見ればメリットの方が上回るでしょう。
文書管理システムのメリット
ここからは、文書管理システム導入のメリットについて紹介をします。文書管理システム導入後の主なメリットは次の3点です。
文書を探す負担の軽減
文書管理システムには検索機能があり、保管している文書についてはあらゆる切り口で検索をかけられます。特に全文検索機能を持つ製品であれば、僅かな情報でもいち早く必要なデータにたどり着けます。
また、ページ単位で検索できる機能があれば、膨大な文書から必要箇所だけ素早くチェックすることも可能です。紙文書の場合は文書を探すだけでも大きな負担がかかりますが、文書管理システムを導入すれば簡単に検索できます。これは文書管理システム導入の大きなメリットと言えるでしょう。
情報管理におけるリスクの軽減
文書管理システムを導入すると情報管理におけるリスクを軽減することもできます。
紙文書で管理をする場合、盗難や紛失の恐れがあります。厳重に管理をしていても長い間には何らかのアクシデントが発生することもあります。文書の内容が個人情報や機密情報の場合は深刻な情報漏洩事故を引き起こしてしまうでしょう。その点、文書管理システムを導入すれば部署や個人単位でアクセス権を設定可能で、アクセス履歴も全て管理できます。情報管理の徹底と言う点では大きなメリットがあります。
業務効率化とナレッジ共有で生産性向上
文書管理システムを導入すると、ファイリングの必要がなく、文書検索も簡単に行えるようになります。ワークフローも簡略化するため導入後は業務効率化を達成できるでしょう。また、社内の情報共有が簡単になることからナレッジ共有が進み業務の属人化も解消、全社的に生産性が向上することが期待されます。
文書管理システムのデメリット
文書管理システムには複数のメリットがありますが、反面、いくつかのデメリットもあります。いざ文書管理システムを導入する際には、どのような点に気を付けるべきでしょうか？
文書をスキャンする手間がかかる
既存の紙文書を文書管理システムの管理に切り替えるためには、その文書をスキャンする作業が必要です。紙文書の様にファイリングは必要ありませんが、最初のデータ登録作業は必須のため、分量が多くなると手間はかかります。また、紙文書で保存を義務付けられている文書もあり、場合によっては完全自動化とはいかないのもデメリットと言えるでしょう。
システムの導入時に労力がかかる
文書管理システムはシステムの導入には、一定の労力がかかります。文書管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、前者の導入は比較的容易いと言えますが、後者はシステムを自社構築しなければならないため導入ハードルは高く、相当の労力を要します。
また、クラウド型であっても文書フォルダ内の整理整頓など作業は増えるため、運用までにはある程度の作業が必要です。
文書管理システムは必要？文書管理の進め方
文書を紙で管理する場合、ファイリングの手間がかかります。また、保管文書が増えると必要な資料を探しだすのに時間がかかり、それだけ業務効率は低下します。また、機密文書は取り扱いに注意が求められますが、廃棄するにも人手は必要です。
各種承認・申請作業も紙ベースでは非効率です。企業規模が大きくなり、保管文書が増えるほど文書管理にかかる労力は増えます。特に近年はビッグデータなど大量のデータを取り扱うシーンも増え、業務に必要な資料は増え続けているため、全てを紙文書で管理するのは現実的ではありません。仮にできたとしても、データを業務に活かすことは困難です。以上の理由から業務効率を高めるうえでも文書管理システムは必要と言えるでしょう。
文書管理システムには文書検索やファイル共有機能など、企業が抱える文書管理の課題を解決ができる豊富な機能が搭載されています。文書作成から廃棄に至るまで一連のライフサイクルを自動化でき、厳密な文書管理を行いつつも作業を簡略化できるため、文書管理を効率化するには必須のツールと言えるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。文書管理システムのメリットに関する内容は以上です。
文書管理システムを導入すると、文書管理が簡略化するだけでなく、業務効率化や生産性の向上、コスト削減にも繋げることができます。
現在、多くの文書管理システムがリリースされていますが、自社に最適の製品を選ぶことが成功の秘訣です。もし文書管理システムの選定でお困りの場合は、アイミツSaaSをご利用ください。
