無料あり！おすすめの文書管理システム6選【2024年最新】

目次
• 文書管理システムとは
• 無料で使える文書管理システム
• 無料トライアルが使える文書管理システム2選
• 無料トライアルつきの文書管理におすすめなオンラインストレージ2選
• 文書管理システムの無料トライアルで確認するべきこと
• 文書管理システムを選ぶときに注意したいポイント
• まとめ

文書管理システムとは

文書管理システムとは、ビジネスで使用するあらゆる文書をデジタル化して管理・利活用するためのシステムです。企業におけるDX化の基盤ともいえるシステムであることから、注目を集めています。

文書管理システムには、全文検索機能やワークフロー、バージョン管理機能、アクセス制限設定など多彩な機能が備わっており、導入することによって下記のようなメリットが得られます。

また、業務で扱う文書や情報は多岐にわたるため、サービスによって搭載されている機能や形態はさまざまです。そのため、文書管理システムを導入する際は、目的を明確にした上で目的に即したシステムを選ぶことが重要だといえます。

無料で使える文書管理システム

ここからは、「PRONIアイミツ」がおすすめする文書管理システムを紹介していきます。まずは、無料の料金プランが用意されている文書管理システムです。

Bitrix24

出典：Bitrix https://www.bitrix24.jp/

「Bitrix24」は、アメリカのソフトウェア企業・Bitrixが提供するビジネス向けの統合プラットフォームです。カレンダーや勤怠管理、文書管理（ドキュメント管理）といったプロジェクト・タスク管理のほか、チャット・ビデオ会議、webサイト作成などがワンパッケージになっており、世界で700万社以上の導入実績を誇ります。

文書管理に関しては、オンライン／ローカルでの編集やバージョン管理、ワークフロー機能などを搭載。モバイルアプリ・デスクトップアプリが用意されているのもうれしいポイントでしょう。

また、クラウド版とオンプレミス版の2形態が用意されており、クラウド版では無料プランも利用が可能。無料版は最大12ユーザーまで（2020年8月時点では新型コロナウイルス感染拡大の影響で利用者制限を解除）、オンラインストレージの容量は5GBまでとなっています。

無料トライアルが使える文書管理システム2選

続いて、無料のトライアル期間が用意されている3つの文書管理システムを紹介します。それぞれ特徴が大きく異なるので、自社の利用目的や利用シーンと照らし合わせながら比較してみてください。

無料トライアルつきの文書管理におすすめなオンラインストレージ2選

続いて、無料トライアル対応で文書管理におすすめのオンラインストレージサービスを紹介します。文書管理に役立つ機能や、有料時の容量なども比較してみてください。

文書管理システムの無料トライアルで確認するべきこと

文書管理システムの無料トライアルでは、「ストレスなく登録・検索ができるか」「アクセス権限などの設定も容易にできるか」など、管理者と閲覧者それぞれの視点で使いやすさを確かめることが重要です。それらを確認した上で、利用イメージや導入までの流れ、運用ルールなどの詳細を詰めていきましょう。

また、その際の担当者は1人ではなく、複数の部署や役職の社員で各システムの操作・比較を行うのがおすすめです。さまざまな視点を取り入れることで、1人では気づけない課題の洗い出しができるため、より的確なサービス選びが実現するでしょう。

文書管理システムを選ぶときに注意したいポイント

最後に、文書管理システムを選ぶ際に注意すべきポイントを解説していきます。後悔のない文書管理システム選びのためにも、ぜひおさえておきましょう。

セキュリティ面

セキュリティの重要性はシステム全般に当てはまることではありますが、文書管理システムは機密文書の持ち出しによる情報漏えいのリスクがあるため特に注意が必要です。サーバーのセキュリティ体制だけでなく、システム内のセキュリティ機能も確認するようにしましょう。

また、自宅や外出先などの遠隔地からの勤務を取り入れている場合は、文書ごとのアクセス権限の設定やモバイル端末からの操作制限、操作ログの管理など、自社の運用ルールにそった管理ができる機能のあるサービスを選ぶのがおすすめです。

コストパフォーマンス

文書管理システムは多種多様なサービスがあり、機能にも差があるため、料金の比較だけで導入サービスを決めるのは得策とはいえません。社内で使用されているファイルの形式をはじめ、検索機能や編集管理機能、ワークフローなどにどの程度のスペックが必要なのかなど、利用シーンを想定した上でコストパフォーマンスに優れている文書管理システムを選びましょう。

そして、「導入することが目的」とならないためには、業務効率の完全やセキュリティリスクの低減など、自社にとってどれだけのメリットがあるかを見極めることも大切です。後悔のないシステム導入を実現するためにも、複数のサービスをよく比較することをおすすめします。

まとめ

この記事では、無料プランや無料トライアルのある文書管理システムを紹介するとともに、文書管理システム選びのポイントなどを解説してきました。「自社ではどのようにシステムを活用していきたいか」「そのためにはどのような機能が必要か」を整理することによって、ニーズに適した文書管理システムが見極められるでしょう。

とはいえ、数ある文書管理システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った文書管理システムが分かる診断（無料）ができます。