文書管理システムとは｜使い方や選び方などを徹底解説【完全版】

目次
• 文書管理システムとは
• 文書管理システムの基本機能
• 文書管理システムの活用方法
• 文書管理システムはクラウド型がおすすめ
• 文書管理システムを選ぶ時に注意したいこと5つ
• 【まとめ】まずはフリー版の文書管理システムを使ってみよう

文書管理システムとは

文書管理システムとは社内の文書を電子化し、保存をするシステムのことです。単なる文書保管に留まらず、文書作成から廃棄に至るまでの管理を行えるのが特徴で、導入により紙文書のファイリングやシュレッダーかけの手間を削減できます。文書管理システムの導入により、社内に散在している文書の一元管理を行えるため、省スペースやセキュリティの向上も期待できるでしょう。

文書管理が適切になされていないと、社内に文書が散在してしまうため、必要な情報を得るのに時間がかかります。また、文書が増えるほど紛失のリスクも高くなるため情報管理という面でも文書管理システムはとても役立つでしょう。

文書管理システムの基本機能

ここからは、文書管理システムの基本機能について紹介をします。文書管理システムに標準搭載されているのはどのような機能なのでしょうか？

文書の電子化・保管

文書管理システムの主要機能の1つは文書の電子化・保管機能です。文書の電子化とは稟議書や契約書など各種紙文書をデータで保管ができます。

紙文書で保管をするには、印刷をした上で一枚ずつファイリングしなければならず、管理には手間がかかます。その点、文書管理システムを使えは文書をデータ化した上で、種類別・部署別に分類して保管可能です。文書を電子化することで社内で同時編集も可能になるため、ツール導入により業務効率は飛躍的に向上します。大量の文書を効率的に管理したい方には最適のツールでしょう。

また、紙文書の場合は保管場所が必要ですが、文書管理システムで電子化をすればペーパレス化できるため、文書保管のスペースにお悩みの方にもおすすめです。

文書検索

文書管理システムには文書検索機能も搭載されています。文書管理システムでは、文書を電子化して保管する時点でインデックスを作成するため、簡単に検索をかけられる仕組みになっています。文書検索機能には「完全一致」「あいまい検索」などいくつかの検索方法があり、効率的に検索をすることが可能です。また「タグ機能」を持つ場合は、保管時点で文書にタグを付与できるため検索効率が一層向上します。さらにページ単位の検索ができる製品なら、数百ページに及ぶ資料の中から必要箇所をすぐに探し出すことも可能です。

文書管理とは保管だけでなく、再利用時の検索も重要な要素です。保管文書の閲覧機会の多い方は特に検索機能には注目をするようにしてください。

バージョン管理

バージョン管理とは電子文書の変更を管理することです。文書管理機能にバージョン管理機能があれば、文書にいつ、どのように変更が加えられたのかが一目瞭然です。企業でしばしば問題になるのはドキュメントで多用される「最終版」というタイトルです。この「最終版」は不用意に使われることも多く、乱用されるとどれが最終版なのか分からなくなります。その点、バージョン管理機能を使えば、アクセス状況も確認可能で、どの文書が最終版なのかも簡単に確認できます。変更前のバージョン確認や復元も可能です。

電子文書は原本性という点が一つの課題ですが、誰がいつアクセスしてどのような変更を加えたのかを管理できれば、むしろ紙文書よりも安全性は高いと言えるでしょう。

ワークフロー

文書管理システムにはワークフロー機能も搭載されています。ワークフロー機能を使えば電子文書の確認や承認作業も行えます。紙文書の場合は、承認者に書類を回さなければならず、決裁までに時間がかかるのが難点です。その点、電子文書なら原本がなくても承認ができるため、業務効率化に役立ちます。承認ルートなども予め設定可能で、進捗をチェックできる仕様であれば承認漏れを防ぐことも可能です。

アクセス制限

文書管理システムにはアクセス制限機能も搭載されています。文書管理システムはどこからでもアクセスは可能ですが、文書の種類によっては閲覧者を制限しなければならないケースもあります。その点、アクセス制限機能を使えば契約書や機密文書など重要文書について閲覧制限をかけられます。閲覧権限の範囲を特定の人や関係部署に限定するなど任意設定できるため、厳秘の文書を扱う場合には重宝します。アクセス制限をしておけば、情報漏洩のリスクを大幅に減らすことも可能です。

不正利用対策

文書管理システムには不正利用対策機能も搭載されています。文書管理システムに保管されている文書については、いつ、だれが、どの文書を閲覧したか履歴が分かるため、不正利用対策を厳格に行えます。バージョン管理機能により、改ざんがあってもチェック可能で、仮に不正があったとしても旧バージョンを復元できるためその点も安心です。

また、ファイルの暗号化機能や複製不可設定など情報漏洩対策を施している製品も多くあります。

紙文書の保管は紛失や盗難の可能性もありますが、文書管理システムならその心配もありません。コンプライアンス強化を目指す企業には最適でしょう。

文書管理システムの活用方法

ここからは、文書管理システムの活用方法について解説をします。文書管理システムは主にどのようなシーンで利用ができるのでしょうか？

ペーパーレスに活用する

文書管理システムは文書のペーパーレス化に活用するすることが可能です。

情報化時代の現代では、昔に比べてどの企業も扱う情報量は増え続けています。特に「ビッグデータ」と言われる情報の. 爆発的な増大により保管すべき文書が桁違いに増え、全て紙文書で保存するには非効率で、保管スペースにかかるコストも増大するばかりです。

その点、文書管理システムを導入すればデータは全て電子化できます。データ共有や共同閲覧・編集の機能もあるため、紙文書で管理をしておく必要性はありません。

文書のバージョン管理に活用する

文書管理システムにはバージョン管理機能が搭載されており、文書の変更管理に活用することも可能です。

いつ、誰が更新をしたのかが分かれば、文書管理を厳格に行えます。複数名で編集ができる場合は、どれが最終バージョンなのか分からずに混乱することもありますが、文書管理システムを導入すればその心配もありません。常に最新データを把握するのに重宝します。

文書管理業務の効率化に活用する

文書管理システムは文書管理業務の効率化にも活用可能です。

文書管理を紙ベースで行う場合はファイリングに手間がかかり、保管スペースも必要です。また、検索にも時間がかかります。その点、文書管理システムを導入すれば、文書の電子化によりペーパレスを実現、ファイリングも保管スペースも不要になります。検索性も上がるため業務効率は一気に向上するでしょう。

また、紙ベースで管理をするとデータを資産として活用しきれませんが、文書管理システムを導入することでデータを資産として活用できるようになります。文書管理システムの導入は業務効率化に加えナレッジマネジメントの実施にも役立ちます。

情報漏洩の防止に活用する

文書管理システムは情報漏洩の防止にも活用可能です。文書管理を紙ベースで行う場合、紛失や盗難のリスクをゼロにすることはできません。また、内部不正により持ち出しの可能性もあります。

文書管理システムでは文書を電子化するため紙文書のような紛失・盗難の心配はありません。データについてもアクセス権限設定が可能で、アクセス履歴も確認できるため情報漏洩を引き起こすリスクを最小限にできます。コンプライアンス強化を目指す企業にとってはまたとないツールでしょう。

文書管理システムはクラウド型がおすすめ

文書管理システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。初めて文書管理システムを利用する場合は手軽に導入できるクラウド型文書管理システムがおすすめです。しかし、会社の状況や要望によってもどちらがいいかは変わってきます。ここではクラウド型とは、オンプレミス型とは何かを紹介します。

クラウド型の文書管理システム

クラウド型の文書管理システムとはインターネット上のサーバーにデータを保管する仕組みの製品です。クラウド型の文書管理システムはベンダー側がシステムを提供するため、初期費用がリーズナブルで、導入ハードルが低いのが特徴です。自社にリソースがなくても簡単に導入可能で、保守・運用も全て運営会社が行うため、文書管理システムを初めて使う方にはおすすめです。

料金体系は月額課金制を採用していることが多く、大半は従量課金制のため無駄はなく、ニーズに応じたプランを選べるようになっています。カスタマイズの範囲は限定的ですが、オプションサービスをも利用すれば自社仕様での利用も可能です。クラウド型は気軽に導入できることから、多くの企業がクラウド型の導入を進めています。

オンプレミス型の文書管理システム

オンプレミス型の文書管理システムはサーバーを自社内に設置するタイプの製品で、社内のネットワークを通じてシステムの利用をします。オンプレミス型は最初にシステムを自社内で構築しなければならないため、クラウド型に比べて初期費用は高額です。また、システム構築に時間がかかるため実際の導入には数か月かかることもあります。一度システムを構築すればサービス利用のための月額料金はかからないため、長期的なランニングコストを見ればリーズナブルかもしれませんが、保守・運用は自社対応になるため、運営にある程度のコストは必要です。完全自社仕様にするにはオンプレミス型が適していますが、標準的な機能を使えれば事足りる場合は、クラウド型の文書管理システムでも十分対応可能です。

文書管理システムを選ぶ時に注意したいこと5つ

最後に、文書管理システムを選ぶ際の注意点についてご紹介します。実際にシステムを導入する際はどのような点に気を付けるべきなのでしょうか？

導入目的は整理されているのか

文書管理システムを導入する際の注意点として、導入目的の整理があげられます。現在、市場には多くの文書管理システムがリリースされており、製品ごとに特徴が異なります。自社に最適の製品を選ぶには「何の文書を管理するか」また「どのような目的で管理をするか」を明確にすることが肝心です。

文書の種類としては社内文書全般と契約書に大別できます。また、目的は保管型、共有型、作成型などに分けられます。更に言えば社内外の誰が管理をするかも確認しておきましょう。それぞれの文書を誰がどのように管理をしたいのか、この点をクリアにすると製品選びで大きな失敗は避けられます。

検索機能が充実しているか

文書管理システムの導入後に重要になるのが、検索機能の充実ぶりです。文書管理はぱっと見保管機能が主な役割に思えますが、運用後はいかに目的の文書に早くたどり着けるかが最重要になります。検索をしやすくするためには、登録時にカテゴリやタグで分類をしますが、分量が多くなると登録作業だけでも一苦労です。

その点、充実した検索機能を持つ製品は検索方法の種類が多く、特に「全文検索機能」があると重宝します。OCR機能を搭載していれば電子化した紙文書も全て全文検索できるので便利です。また、「あいまい検索」機能があると、誤認識した文字が入っている場合もヒットさせられます。

法令に沿った文書管理が行えるか

文書管理システムで取り扱うものは、社内用の文書だけではありません。法令や各種制度に沿った文書管理が求められるものもあります。

例えば品質マネジメントシステムに関する規格「ISO9001」を取得している企業の場合、ISOの基準に沿った文書管理が必要で、適切な形式、記述方法、保管期間など指針に則って管理を行います。

また、管理文書に法的拘束力を持たせるには、e文書法に基づきタイムスタンプを付与することが求められ、文書の原本性、非改ざんの証明することが求められます。

法令に沿った文書管理が行えるかは製品ごと異なり、ニーズも企業ごとに変わるため、対応したシステムを選ぶことをおすすめします。

セキュリティ面は万全か

文書管理システムの導入ではセキュリティ面も重要なチェックポイントです。

文書管理で取り扱う文書は多岐に渡りますが、機密文書については盗難、紛失、情報漏洩に対して厳重な対策が必要です。

重要文書を多く取り扱う場合は、さまざまな属性、カテゴリーでアクセス制限をかけられる製品を選ぶと失敗がありません。情報の持ち出しを防ぐには印刷や複製、ダウンロードを禁止できるタイプのものが便利です。また、不正対策に力を入れたい場合は、作業履歴やアクセス状況を確認できるログ管理機能を搭載しているものがおすすめです。

ひと口にセキュリティ対策と言っても、ニーズ毎に必要な機能は異なるため、自社の目的に合う製品を選ぶようにしてください。

誰でも直感的に使えそうか

文書管理システムを初めて導入する場合には操作性にも注目をしてください。

文書管理は従来通りのアナログ方式でも行えるため、新たにシステムを導入する場合は、利用者がメリットを感じられることが大切です。導入して良かったと思われるには、何より使いやすさが重要で、誰でも直感的に使えるものがベストです。

難しいマニュアルを見なくても操作ができれば、導入後の定着もスムーズです。反対に操作が複雑なものは教育コストがかかるだけでなく、導入をしても結局使われない可能性もあるため要注意です。

【まとめ】まずはフリー版の文書管理システムを使ってみよう

いかがでしたか。文書管理システムに関する特集は以上です。

文書管理システムを導入すると、文書を電子化した上で保管できるため、社内のペーパレス化が一気に加速化します。また検索性が高まるため、業務効率も飛躍的に向上するでしょう。

現在、多くの文書管理システムがありますが、導入の際は自社の目的に沿った製品を選ぶことが大切です。また操作性についても事前によく確認をしてください。使い勝手を調べるには無料トライアルを使ってみるのがおすすめです。

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