アプリ対応のおすすめ文書管理システム7選【2024年最新】

目次
• 文書管理システムとは
• アプリに対応している文書管理システム3選
• 【比較表】スマホやタブレット端末でも使える文書管理システム
• スマホやタブレット端末でも使える文書管理システム4選
• 文書管理システムを選ぶポイント
• まとめ

文書管理システムとは

文書管理システムは、業務で取り扱う文書をデジタルデータ化して管理・利活用するためのシステムです。いわゆるストレージサービスと異なり、文書・ファイルの利活用に向けて、検索・編集などの機能が搭載されている点が特徴です。

文書管理システムの機能としては、次のようなものがあります。

また、文書管理システムを導入することで得られるメリットには、次のものがあります。

つまり、ペーパーレス化はもちろんのこと、在宅勤務を始めとしたリモートワークの推進にあたっても、文書管理システムは重要な役割を果たすのです。

多くの文書管理システムは、PC・タブレット・スマートフォンとデバイスを問わず利用が可能。特にアプリに対応している文書管理システムは、モバイルでの操作性の高さに加え、通知など端末が持つ機能を利用できるというメリットもあります。

文書管理システムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った文書管理システム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

アプリに対応している文書管理システム3選

ここから、アプリに対応している文書管理システムを紹介していきます。特徴、機能、プランを比較していきましょう。

Handbook

Handbookは、東京都品川区に本社を構えるアステリア提供のモバイル向けコンテンツ管理システムです。

画像や動画・PDF・MS Officeなどのファイルに対応。全文検索もできる文書管理システムの機能を持ちながら、管理者と閲覧者で機能を分けることで統制を取りやすい点が特徴。導入実績1,500件以上にのぼります。管理者は、ファイルの登録・一斉配信・更新のほか、コンテンツの作成、通知が可能。閲覧機能では全文検索、シナリオプレイ、360度画像・動画などに対応し、フィードバック機能で双方向のやりとりも可能です。

アプリはiOS、Android、 Windowsに対応。プランは、スタンダード／プレミアム＋／エンタープライズ＋の3種類。共有サーバー利用のスタンダードなら、容量1GB・50ユーザーで月額2万5,000円（年額25万円）から利用できます。

【比較表】スマホやタブレット端末でも使える文書管理システム

ここからはスマホやタブレット端末でも使える文書管理システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する文書管理システムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、文書管理システム選びの参考にしてください。

スマホやタブレット端末でも使える文書管理システム4選

続いて、webブラウザからスマートフォンやタブレット端末でも使える文書管理システムを紹介していきましょう。

文書管理システムを選ぶポイント

それでは最後に、失敗しない文書管理システム選びのために、機能や料金以外で注意をしておくべきポイントを紹介します。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティの重要性は、システム全般に言えることでもありますが、文書管理システムの場合、データの持ち出しに直接的な影響を及ぼすため特に重要になります。アプリに対応している文書管理システムや、スマホ・タブレットでの利用をお考えの際には、運用ルールの検討も必要です。

サーバーのセキュリティレベルだけでなく、ログの管理、ダウンロードやスクリーンショットの制限など、セキュリティ機能も確認して、アクセスのしやすさとセキュリティを両立しましょう。

サポート体制の有無

2つ目のポイントは、サポート体制の有無です。文書管理システムは業務に直結するため、不具合はもちろんのこと、操作に手惑うだけでも業務に支障をきたすこともあります。そんな時に助けとなるのがカスタマーサポートの存在です。

しかし、サポート体制は会社によって開きが大きいのが実際のところ。電話窓口やチャットでの個別のサポートに対応しているのか、事前に確認をしておきましょう。

試験運用ができるか

3つ目のポイントは、試験運用ができるかです。文書管理システムの導入にあたっては、使い勝手の確認だけでなく、運用ルールの策定も重要なプロセスです。

アプリやモバイルで利用時の運用ルールや、フォルダやファイルの命名ルール、タグ・属性情報の入力ルールなどを決めることで、登録する側はもちろん、閲覧側にとっても使いやすく、利活用が進みます。逆にルール策定が不十分だと、情報リスクを伴うだけでなく、作業効率を落とす結果にも。無料トライアルやスモールスタートで始められるか確認しましょう。

まとめ

今回は、アプリに対応している文書管理システムの比較を中心に、導入のメリットやシステム選びのポイントをお伝えしました。自社の目的と必要とする機能をしっかりと見極めた上で、候補となるシステムを絞り込んでいきましょう。

とはいえ、数ある文書管理システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った文書管理システムが分かる診断（無料）ができます。