【2023年最新】クラウド型でおすすめの文書管理システム9選

目次
• 1.文書管理をクラウド上で行うメリット
• 2.【比較表】おすすめのクラウド型文書管理システム
• 3.おすすめのクラウド型文書管理システム9選
• 4.クラウド型の文書管理システムを選ぶ3つのポイント
• 5.まとめ

1.文書管理をクラウド上で行うメリット

・検索性に優れたクラウド型文書管理システムは、必要な情報を素早く検索できます。管理自体も簡単で、情報を探しにくくファイリングなどの手間がかかる紙文書管理に比べ、大幅な業務効率化を期待できます。

・ほとんどのクラウド型文書管理システムは、文書のバージョン・履歴管理が可能。いつだれが変更を加えたのか瞬時に共有でき、変更前のバージョンに戻すのも簡単。サービスによっては、常に最新版が表示される機能も搭載されています。

・PCやサーバで文書管理する場合、容量不足にはストレージ追加が必要ですが、クラウド型文書管理システムであればプランを変更するだけで容量不足に対応できます。サーバが必要ないため、オンプレミス型に比べてスペース効率に優れ、コスト面でも有利です。

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2.【比較表】おすすめのクラウド型文書管理システム

ここからはおすすめのクラウド型文書管理システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する文書管理システムでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、文書管理システム選びの参考にしてください。

3.おすすめのクラウド型文書管理システム9選

それでは、多数のメリットのあるクラウド型文書管理システムから、どれを選んだらいいのか？その参考となるよう、おすすめのクラウド型文書管理システムを厳選してご紹介します。

Fleekdrive

出典：株式会社Fleekdrive https://www.fleekdrive.com/

Fleekdriveは、東京都港区に本社を構えるクラウドサービス企業、Fleekdrive社が開発・提供する法人向けオンラインストレージ・文書管理システムです。マルチメディアに対応したファイル共有やオンラインコラボレーションを特徴とするオンラインストレージサービスでありながら、法人ニーズを満たす豊富な機能を持つ文書管理システムなのも特徴。マルチデバイス対応の利便性と、高度なセキュリティ環境を両立しています。

簡単ファイル管理を基本に、タグ付けによるカテゴライズや属性項目のカスタマイズ、バージョン管理などの多彩な機能を搭載。世代数の設定に従って不要なバージョンを削除する・使われないファイルをアーカイブして別管理できるなど、ライフサイクルを考慮した文書管理が可能です。強力な全文検索ほか、ファイル更新通知による情報共有も可能です。

ActiveAssets

  出典：株式会社イーネットソリューションズ https://www.activeassets.jp/

ActiveAssetsは、石川県金沢市に本社を構え、ソフトウェア開発・データセンターサービスなどを行う、イーネットソリューションズ社が開発・提供するオンラインストレージサービスです。
頻繁に大容量ファイルをやり取りする出版物ファイルの管理・校正チェックに威力を発揮する多数の機能を搭載しているのが特徴。自社管理のクラウド型として提供され、いつでもどこでもWindows・Mac OS端末でアクセスできます。

ファイルごとのアクセス設定・ログ管理はもちろん、IDごとの機能制御や更新時メール配信、強力なファイル管理・検索機能など、大容量ファイルの管理に必要な機能を備えながらも、簡単操作を実現。あらゆる形式のファイル保存に対応し、オンライン校正だけでなく文書管理システムとしても有効活用できます。

X-point Cloud

出典：株式会社エイトレッド https://www.atled.jp/

X-point Cloudは、東京都渋谷区に本社を構えるシステム開発会社、エイトレッド社が開発・提供するクラウド型ワークフローシステムです。帳票・フォーム作成ソフト「eFormMaker」が付属しており、紙の書式と同じようなフォームを作成可能。モバイルデバイスを活用し、時間と場所を問わずに簡単承認できるのが特徴です。

帳票・フォームは検索機能で絞り込みできるほか、集計機能による分析も可能なため、フォーム専用の文書管理システムとしても活用できます。SharePointやG Suite、Desknet’s NEOなどとのシングルサインオン連携ができるのもポイント。たとえば、Google Appを活用して業務規程集を作成し、必要な帳票・申請書を開いてそのまま提出などのフローも実現できます。さらに、Chatwork・kintoneとの連携も可能です。

NotePM

  出典：株式会社プロジェクト・モード https://notepm.jp/

NotePMは、神奈川県川崎市に本社を構えるシステム開発会社、プロジェクト・モード社が開発・提供するクラウド型社内wiki・文書管理システムです。AWS基盤を活用し、通信暗号化・2段階認証を含む強固なセキュリティ環境を持ちながらも、すべての機能をモバイルデバイスから利用できる柔軟性が特徴。高機能ドキュメントエディタを搭載し、社内ナレッジの蓄積・活用・検索に役立つ豊富な機能を搭載しています。

アクセス権限を柔軟に設定できるため、外部メンバーとの情報共有もスムーズ。既読・未読状況をひと目で確認できるほか、タイムライン・コメントなどのコミュニケーション機能も搭載されています。テンプレートを活用した書類作成も簡単なうえ、全文検索を含む強力な検索機能も搭載。ほしい情報にスピーディーに辿り着けるのも便利なポイントでしょう。

COCOMITE

出典：コニカミノルタ株式会社 https://cocomite.konicaminolta.jp/

COCOMITE（ココミテ）は、東京都千代田区に本社を構えるコニカミノルタ社が開発・提供する、クラウド型マニュアル作成・運用ツールです。動画・画像・Officeファイルなどのさまざまな素材を活用し、レイアウトに沿って入力していくだけで、わかりやすいマニュアル・業務手順を簡単に作成可能。スマートフォン・タブレットを含むマルチデバイスからアクセスできるため、社内ナレッジの蓄積・浸透に役立つ仕組みを構築できます。

編集者・閲覧者数に応じた2つのプランが用意され、スモールスタートから段階的にメンバーを増やしていくのも可能。公開バージョンの管理はもちろん、5階層まで分類できるフォルダで、部門・チームにあわせた運用も実現できます。表示を最適化できるモバイルアプリやファイル全文検索など、2020年秋以降に追加予定の新機能も多数準備されています。

4.クラウド型の文書管理システムを選ぶ3つのポイント

ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムをご紹介しましたが、得意分野や機能はそれぞれ大きく異なります。自社に最適なシステムを選択するには、どのようなことに気を付けるべきなのか？選定のポイントを解説します。

【セキュリティ機能は万全か】

組織で文書管理する際、気を付けておきたいのが情報漏えいです。セキュリティリスクを最小化できる機能が搭載されているか、各サービスの対応状況を確認しておく必要があります。

クラウド型であっても、万全のメンテナンス体制を整えているベンダーがほとんどであり、インフラ自体に不安を感じる必要はありません。それよりも、細かなアクセス制限を設けられるか、IP制限機能はあるかなどを確認しておくべきでしょう。

【他システムと連携できるか】

文書管理システムを、既に活用中のサービス・システムと連携させたいのであれば、各サービスの対応状況を確認しておくべきです。

クラウド型文書管理システムの多くは、webアプリケーション・システムとの相性が比較的良好であり、web APIの活用やプラグインの追加だけで簡単に外部連携できるケースが多いでしょう。ランニングコストだけで比較するのではなく、外部連携を含むトータルコストがどのくらいかかるのか検討する必要があります。

【マルチデバイスに対応しているか】

文書管理を実現できても、PCのみではフル活用はできません。特にクラウド型の場合、メリットを最大化するためにも、モバイルデバイスを含むマルチデバイス対応であることが重要です。

たとえマルチデバイス対応であっても、すべてのデバイスで同じ機能が利用できるとは限らないことも注意が必要。コミュニケーションに有効な、モバイルデバイスに最適化されたアプリがリリースされているかどうかも判断のポイントです。

5.まとめ

業務効率化がすべての企業にとって必須の現在では、目に見えにくいリソースのムダ遣いを大幅にカットする文書管理システムの導入は有効です。なかでも初期費用を抑え、スピーディーに効果を得たいと考える中小企業には、クラウド型の活用がおすすめ。

しかし、それぞれの文書管理システムで特徴・機能は異なり、自社に最適なシステムを選定するのは簡単ではありません。なにを基準に選定すればいいのか、迷うこともあるでしょう。

そんなときは「アイミツSaaS」を活用して、各サービスの資料を一括請求するのがおすすめです。それぞれのサービスの特徴を資料でじっくりと比較検討していくなかで、選定のポイントが見えてくるかもしれません。