クラウド型の文書管理システムおすすめ7選

目次
• 文書管理をクラウド上で行うメリット
• 【比較表】おすすめのクラウド型文書管理システム
• おすすめのクラウド型文書管理システム7選
• クラウド型の文書管理システムを選ぶ3つのポイント
• まとめ

文書管理をクラウド上で行うメリット

検索性に優れたクラウド型文書管理システムは、必要な情報を素早く検索できます。管理自体も簡単で、情報を探しにくくファイリングなどの手間がかかる紙文書管理に比べ、大幅な業務効率化を期待できます。

また、ほとんどのクラウド型文書管理システムは、文書のバージョン・履歴管理が可能。いつだれが変更を加えたのか瞬時に共有でき、変更前のバージョンに戻すのも簡単。サービスによっては、常に最新版が表示される機能も搭載されています。

さらに、PCやサーバで文書管理する場合、容量不足にはストレージ追加が必要ですが、クラウド型文書管理システムであればプランを変更するだけで容量不足に対応できます。サーバが必要ないため、オンプレミス型に比べてスペース効率に優れ、コスト面でも有利です。

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【比較表】おすすめのクラウド型文書管理システム

ここからは実際に、おすすめのクラウド型文書管理システムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

おすすめのクラウド型文書管理システム7選

それでは、多数のメリットのあるクラウド型文書管理システムから、どれを選んだらいいのか？その参考となるよう、おすすめのクラウド型文書管理システムを厳選してご紹介します。

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クラウド型の文書管理システムを選ぶ3つのポイント

ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムをご紹介しましたが、得意分野や機能はそれぞれ大きく異なります。自社に最適なシステムを選択するには、どのようなことに気を付けるべきなのか？選定のポイントを解説します。

組織で文書管理する際、気を付けておきたいのが情報漏えいです。セキュリティリスクを最小化できる機能が搭載されているか、各サービスの対応状況を確認しておく必要があります。

クラウド型であっても、万全のメンテナンス体制を整えているベンダーがほとんどであり、インフラ自体に不安を感じる必要はありません。それよりも、細かなアクセス制限を設けられるか、IP制限機能はあるかなどを確認しておくべきでしょう。

文書管理システムを、既に活用中のサービス・システムと連携させたいのであれば、各サービスの対応状況を確認しておくべきです。

クラウド型文書管理システムの多くは、webアプリケーション・システムとの相性が比較的良好であり、web APIの活用やプラグインの追加だけで簡単に外部連携できるケースが多いでしょう。ランニングコストだけで比較するのではなく、外部連携を含むトータルコストがどのくらいかかるのか検討する必要があります。

文書管理を実現できても、PCのみではフル活用はできません。特にクラウド型の場合、メリットを最大化するためにも、モバイルデバイスを含むマルチデバイス対応であることが重要です。

たとえマルチデバイス対応であっても、すべてのデバイスで同じ機能が利用できるとは限らないことも注意が必要。コミュニケーションに有効な、モバイルデバイスに最適化されたアプリがリリースされているかどうかも判断のポイントです。

まとめ

業務効率化がすべての企業にとって必須の現在では、目に見えにくいリソースのムダ遣いを大幅にカットする文書管理システムの導入は有効です。なかでも初期費用を抑え、スピーディーに効果を得たいと考える中小企業には、クラウド型の活用がおすすめ。

しかし、それぞれの文書管理システムで特徴・機能は異なり、自社に最適なシステムを選定するのは簡単ではありません。「まず候補を絞りたい」という担当者は、ぜひPRONIアイミツSaaSを活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った文書管理システムが分かる診断（無料）ができます。