クラウド型の文書管理システムおすすめ9選【2024年最新】
文書管理システムとは、電子文書や電子化された紙文書を集約・保管し、必要なときに活用できるよう管理するITシステムです。検索性に優れ、求める情報に素早くアクセスできるのです。文書管理システムの利便性を、より手軽に手に入れられるのが、クラウド型の文書管理システム。
今回は発注業者比較サービス「PRONIアイミツ」が、おすすめのクラウド型文書管理システムを厳選！ぜひ参考にしてください。
文書管理をクラウド上で行うメリット
検索性に優れたクラウド型文書管理システムは、必要な情報を素早く検索できます。管理自体も簡単で、情報を探しにくくファイリングなどの手間がかかる紙文書管理に比べ、大幅な業務効率化を期待できます。
また、ほとんどのクラウド型文書管理システムは、文書のバージョン・履歴管理が可能。いつだれが変更を加えたのか瞬時に共有でき、変更前のバージョンに戻すのも簡単。サービスによっては、常に最新版が表示される機能も搭載されています。
さらに、PCやサーバで文書管理する場合、容量不足にはストレージ追加が必要ですが、クラウド型文書管理システムであればプランを変更するだけで容量不足に対応できます。サーバが必要ないため、オンプレミス型に比べてスペース効率に優れ、コスト面でも有利です。
【比較表】おすすめのクラウド型文書管理システム
ここからはおすすめのクラウド型文書管理システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する文書管理システムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、文書管理システム選びの参考にしてください。
おすすめのクラウド型文書管理システム9選
それでは、多数のメリットのあるクラウド型文書管理システムから、どれを選んだらいいのか？その参考となるよう、おすすめのクラウド型文書管理システムを厳選してご紹介します。
MyQuickは、東京都渋谷区に本社を構え、webコンテンツの企画・制作やシステム開発などの事業を展開する、インフォコム社が開発・提供する文書管理システムです。ユーザー数無制限10IPで月額4万円〜スモールスタートできるクラウド型が用意されており、IP数やディスク容量、グループ会社利用など、リソースを必要に応じて拡張していける使いやすさが特徴。機密文書管理に最適なパッケージ版も用意されています。
アクセス権限や回覧機能、ディスカッション機能などの基本機能が充実しているのはもちろん、Excelの台帳項目を活かしたデータベース管理にも対応。Office・PDFファイルであれば全文検索もできる詳細検索機能を搭載し、目的の情報に素早くアクセス。IPアドレスによるアクセスが基本のため、モバイルデバイスも安心して活用できます。
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- 通信の暗号化
- IP制限
- シングルサインオン
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
- フォルダーツリーの表示
Fleekdriveは、東京都港区に本社を構えるクラウドサービス企業、Fleekdrive社が開発・提供する法人向けオンラインストレージ・文書管理システムです。マルチメディアに対応したファイル共有やオンラインコラボレーションを特徴とするオンラインストレージサービスでありながら、法人ニーズを満たす豊富な機能を持つ文書管理システムなのも特徴。マルチデバイス対応の利便性と、高度なセキュリティ環境を両立しています。
簡単ファイル管理を基本に、タグ付けによるカテゴライズや属性項目のカスタマイズ、バージョン管理などの多彩な機能を搭載。世代数の設定に従って不要なバージョンを削除する・使われないファイルをアーカイブして別管理できるなど、ライフサイクルを考慮した文書管理が可能です。強力な全文検索ほか、ファイル更新通知による情報共有も可能です。
Global Doc（グローバルドック）は、大阪府門真市に本社を構えるパナソニック社が開発・提供する文書管理システムです。8万ユーザーが利用する自社システムのノウハウを活かして製品化され、数十人から10万人超の規模にも対応できる柔軟性を持つのが特徴。専門SEによる提案・開発ツールの提供などサポートも手厚く、クラウド型のほか、ハードウェアを含むオンプレミス型での導入にも対応できます。
さまざまなファイルを簡単登録できる操作性に加え、生成されたファイルのURL情報を使った情報共有で文書の有効活用を促進。部署や役職に応じて権限を細かく設定でき、iPadを活用した外部からの文書参照も可能です。紙文書の電子化やPDF変換、ワークフロー、全文検索などの選べるオプションも豊富に用意されています。
- メールサポートあり
- クラウド（SaaS）
- 閲覧権限設定
- ダウンロード権限
- 文書のスマートリンク機能
- ドラッグ＆ドロップでファイル登録
- 複数ファイルの一括登録機能
- ファイルのPDF変換
- スキャン文書のOCR処理
- 文書の全文検索
invoiceAgent 文書管理
invoiceAgent 文書管理は、東京都港区に本社を構えるシステム・クラウドサービス開発会社、ウイングアーク1st社が開発・提供する文書データ化・管理ソリューションです。AI OCRによる文書電子化・文書管理機能を搭載し、各種RPAやBIツールMotionBoard、帳票ツールSVFと連携しトータルな文書管理システムを構築できるのが特徴。10ユーザー・50GB月額5万円（税抜）〜利用できるクラウド型のほか、ニーズに応じてパッケージ型も選択できます。
フォルダ階層表示と操作ボタンがシンプルに配置されたUIには、ファイル名・属性情報が表示され、簡単操作が可能。バージョン管理や高精度検索機能を備えるのはもちろん、多言語文書にも対応し、タブレットを利用した文書活用も可能です。紙文書の自動取り込み・仕分けで効率化を図れるほか、web APIによるシステム連携にも対応しています。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- オンプレミス（パッケージ）
- クラウド（SaaS）
- スマホアプリ（iOS）対応
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
- 中国語
ActiveAssetsは、石川県金沢市に本社を構え、ソフトウェア開発・データセンターサービスなどを行う、イーネットソリューションズ社が開発・提供するオンラインストレージサービスです。
頻繁に大容量ファイルをやり取りする出版物ファイルの管理・校正チェックに威力を発揮する多数の機能を搭載しているのが特徴。自社管理のクラウド型として提供され、いつでもどこでもWindows・Mac OS端末でアクセスできます。
ファイルごとのアクセス設定・ログ管理はもちろん、IDごとの機能制御や更新時メール配信、強力なファイル管理・検索機能など、大容量ファイルの管理に必要な機能を備えながらも、簡単操作を実現。あらゆる形式のファイル保存に対応し、オンライン校正だけでなく文書管理システムとしても有効活用できます。
X-point Cloudは、東京都渋谷区に本社を構えるシステム開発会社、エイトレッド社が開発・提供するクラウド型ワークフローシステムです。帳票・フォーム作成ソフト「eFormMaker」が付属しており、紙の書式と同じようなフォームを作成可能。モバイルデバイスを活用し、時間と場所を問わずに簡単承認できるのが特徴です。
帳票・フォームは検索機能で絞り込みできるほか、集計機能による分析も可能なため、フォーム専用の文書管理システムとしても活用できます。SharePointやG Suite、Desknet’s NEOなどとのシングルサインオン連携ができるのもポイント。たとえば、Google Appを活用して業務規程集を作成し、必要な帳票・申請書を開いてそのまま提出などのフローも実現できます。さらに、Chatwork・kintoneとの連携も可能です。
- 使い方がシンプルで分かりやすく、初心者や予備知識のない人でも特に苦労することなく容易に使い始めることができるところ。
- 特筆すべき点はありません。強いて挙げるならば、全くの初心者であった私でも、すぐに扱いに慣れることができました。その点は非常に良かったと感じております。
booMo（ブーモ）は、愛知県名古屋市に本社を構え、広告デザイン・印刷・web制作事業などを展開する、イングカワモト社が開発・提供するクラウド型文書管理システムです。本棚をイメージしたwebブラウザベースの「デジタルブックビューア」だけで直感的に操作できるのが特徴。モバイルデバイスを活用したアクセスはもちろん、オプションで用意されたiOS・Androidアプリによるオフライン操作も可能です。
クリックだけでPDFやOfficeファイルをアップロードできるのはもちろん、ビューア表示の拡大率・閲覧権限なども登録できます。全文検索をはじめ、検索機能が充実しているのもポイント。管理者画面ではユーザーやグループ、文書カテゴリやアクセスログも管理できます。文書のデジタル化に悩みを抱える企業に向け、スキャニングサービスも提供しています。
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- モバイルブラウザ（スマホブラウザ）対応
- Pマーク
- 通信の暗号化
- 文書の属性設定
- 文書の属性検索
- 文書の日付検索機能
- 文書の全文検索
NotePM
NotePMは、神奈川県川崎市に本社を構えるシステム開発会社、プロジェクト・モード社が開発・提供するクラウド型社内wiki・文書管理システムです。AWS基盤を活用し、通信暗号化・2段階認証を含む強固なセキュリティ環境を持ちながらも、すべての機能をモバイルデバイスから利用できる柔軟性が特徴。高機能ドキュメントエディタを搭載し、社内ナレッジの蓄積・活用・検索に役立つ豊富な機能を搭載しています。
アクセス権限を柔軟に設定できるため、外部メンバーとの情報共有もスムーズ。既読・未読状況をひと目で確認できるほか、タイムライン・コメントなどのコミュニケーション機能も搭載されています。テンプレートを活用した書類作成も簡単なうえ、全文検索を含む強力な検索機能も搭載。ほしい情報にスピーディーに辿り着けるのも便利なポイントでしょう。
COCOMITE（ココミテ）は、東京都千代田区に本社を構えるコニカミノルタ社が開発・提供する、クラウド型マニュアル作成・運用ツールです。動画・画像・Officeファイルなどのさまざまな素材を活用し、レイアウトに沿って入力していくだけで、わかりやすいマニュアル・業務手順を簡単に作成可能。スマートフォン・タブレットを含むマルチデバイスからアクセスできるため、社内ナレッジの蓄積・浸透に役立つ仕組みを構築できます。
編集者・閲覧者数に応じた2つのプランが用意され、スモールスタートから段階的にメンバーを増やしていくのも可能。公開バージョンの管理はもちろん、5階層まで分類できるフォルダで、部門・チームにあわせた運用も実現できます。表示を最適化できるモバイルアプリやファイル全文検索など、2020年秋以降に追加予定の新機能も多数準備されています。
クラウド型の文書管理システムを選ぶ3つのポイント
ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムをご紹介しましたが、得意分野や機能はそれぞれ大きく異なります。自社に最適なシステムを選択するには、どのようなことに気を付けるべきなのか？選定のポイントを解説します。
セキュリティ機能は万全か
組織で文書管理する際、気を付けておきたいのが情報漏えいです。セキュリティリスクを最小化できる機能が搭載されているか、各サービスの対応状況を確認しておく必要があります。
クラウド型であっても、万全のメンテナンス体制を整えているベンダーがほとんどであり、インフラ自体に不安を感じる必要はありません。それよりも、細かなアクセス制限を設けられるか、IP制限機能はあるかなどを確認しておくべきでしょう。
他システムと連携できるか
文書管理システムを、既に活用中のサービス・システムと連携させたいのであれば、各サービスの対応状況を確認しておくべきです。
クラウド型文書管理システムの多くは、webアプリケーション・システムとの相性が比較的良好であり、web APIの活用やプラグインの追加だけで簡単に外部連携できるケースが多いでしょう。ランニングコストだけで比較するのではなく、外部連携を含むトータルコストがどのくらいかかるのか検討する必要があります。
マルチデバイスに対応しているか
文書管理を実現できても、PCのみではフル活用はできません。特にクラウド型の場合、メリットを最大化するためにも、モバイルデバイスを含むマルチデバイス対応であることが重要です。
たとえマルチデバイス対応であっても、すべてのデバイスで同じ機能が利用できるとは限らないことも注意が必要。コミュニケーションに有効な、モバイルデバイスに最適化されたアプリがリリースされているかどうかも判断のポイントです。
まとめ
業務効率化がすべての企業にとって必須の現在では、目に見えにくいリソースのムダ遣いを大幅にカットする文書管理システムの導入は有効です。なかでも初期費用を抑え、スピーディーに効果を得たいと考える中小企業には、クラウド型の活用がおすすめ。
しかし、それぞれの文書管理システムで特徴・機能は異なり、自社に最適なシステムを選定するのは簡単ではありません。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った文書管理システムが分かる診断（無料）ができます。
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PRONIアイミツ編集部
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