【2023年最新】ISO文書対応のおすすめ文書管理システム8選
品質・環境・情報セキュリティなど、さまざまな面における企業としての信用性のバロメーターとも言えるISO認証制度。ISO規格に沿った文書管理を行うことは、企業の信頼性の向上はもちろん業務効率の向上にもつながります。 文書管理で必要なISOは「ISO9001」として広く知られていますが、ISO9001とは、より良い製品やサービスを持続的に提供するための仕組みを評価するガイドラインのことで、品質マネジメントシステムとも言われています。ISO9001に沿った文書管理では、正式な文書が必要な場所で正しく使えるようにすることが重要です。文書の発行、配布、受取・使用のいずれの段階でも間違いのない行動をする必要があります。 本記事では、ISO規格に準拠した文書管理システムと選び方のポイントもあわせて解説。発注業者比較サービスアイミツSaaSが、おすすめの文書管理システムをピックアップします！
- 1. 文書管理システムとは
- 2. 特におすすめ！ISO文書対応の文書管理システム3選
- 3. 【比較表】ISO文書に対応！実績豊富な文書管理システム
- 4. ISO文書に対応する実績豊富な文書管理システム3選
- 5. ISO文書に対応する業種特化型の文書管理システム2選
- 6. 文書管理システムの選び方のポイント
- 7. 【まとめ】文書管理システム選びで迷ったら
1. 文書管理システムとは
文書管理システムとは、社内にある多種多様な文書を1ヵ所に集約し、各業務をより効率的に進めるための運用をサポートするツールです。例えばそれぞれのPCで保存していたファイルをデスクトップ上ではなくシステム上で管理することで、同一のデータを全社的に共有できます。
情報更新時の周知や資料配布の手間が省ける上に、検索機能を使うことで確認したい文書をすぐに見つけ出すことが可能。なおかつ社内の文書をシステム上でデータベース化することで、ペーパーレス化も進められます。
2. 特におすすめ！ISO文書対応の文書管理システム3選
はじめに、特におすすめするISO文書対応の文書管理システムを紹介します。
NotePM
NotePMは、主にスマホアプリやwebシステムの開発を手がける、プロジェクト・モードが展開している文書管理システムです。マニュアル・設計書・議事録など、社内での幅広い情報共有に活用できます。
基本的にはシステム上にて文書作成ができるツールとなっており、既存テンプレート・ファイルの添付や埋め込み・下書き保存といった、テキスト関連の機能がメイン。そのほかにも、アクセス制限設定、厳格なデータ管理、二段階認証など高いセキュリティレベルが自慢。今後新たにISO文書をデータ化して管理したい方にもおすすめです。
なお料金については利用者数に応じたプランとなっており、最小となる3ユーザーであれば、月額1,000円（税込）と非常にリーズナブル。少人数でシステムを運用していきたい方には特にうってつけです。
Fleekdriveは、各種クラウドサービスの販売を手がける株式会社Fleekdriveが展開している文書管理システムです。基本的にはファイル共有を目的としたツールで、クラウドストレージとして活用できます。
主な機能としては、ファイルのアップロード・ツリービュー表示・オンラインによる同時編集・ブラウザー上でのファイル参照などが挙げられます。さらに、ドキュメントのバージョン管理、アクセス制限、監査機能、ウィルスチェックといった厳格なセキュリティ設定にも対応しており、ISO文書の管理にも十分に活用できます。
なお料金については機能性に応じたプランを設けており、簡単なファイル共有のみで使うのであれば、1ユーザー当たり月額500円（税抜）。またビジネス上で本格的に利用する場合、1ユーザー当たり月額1,500円（税抜）のプランが人気となっています。
ISO-Manager クラウド版
出典：日新情報システム株式会社 https://www.nissinjoho.co.jp/isom/
ISO-Manager クラウド版は、各種ITソリューションサービスを手がける、日新情報システムが展開している文書管理システムです。ISO文書に特化した管理ツールで、既存のデータファイルを使って運用を始められます。
Word・Excel・PDFなどのさまざまな形式のファイルを活用でき、申請・承認から関係者への周知まで一連の管理はすべてシステム上で完結。検索・版管理・関連文書とのリンクといった豊富な機能も備えています。メールの送受信との紐付けにも対応しており、また文書回覧の配布先や通知先の設定も可能です。
なお料金についてはデータ容量に応じたプランとなっており、最小の300GBであれば月額3万5,000円。1,500GB以上の場合は別途問い合わせが必要です。
| 会社所在地 | 大阪市中央区内本町1丁目2-13 谷四ばんらいビル８Ｆ |
| 電話番号 | 06-6949-2685 |
ここまでは、ISO文書に対応する特におすすめな文書管理システムをご紹介しました。
文書管理システムといっても、それぞれで運用方法は大きく相違しています。システム上で文書作成ができるものもあれば、ファイル共有によって管理するものもあり、導入したい目的に応じて選ぶべきツールも変わってくるでしょう。
また料金についても、各システムでプランの設定方法は異なります。利用人数や必要なデータ容量など、細かな点まで十分に確認しておいたほうが無難です。
3. 【比較表】ISO文書に対応！実績豊富な文書管理システム
ここからはISO文書に対応する実績豊富な文書管理システムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介する文書管理システムでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ISO文書に対応する実績豊富な文書管理システム選びの参考にしてください。
4. ISO文書に対応する実績豊富な文書管理システム3選
ここでは、ISO文書に対応する実績豊富な文書管理システムを紹介します。
Documal SaaS
Documal SaaS（ドキュマルサース）は、ITソリューションベンダーである、富士通四国インフォテックが手がける文書管理システムです。25年もの運用実績を誇る人気のツールで、各種管理からワークフローまで一括して完結できるシステム設計となっています。
文書の作成をはじめ、改版や承認の履歴管理、アクセス権設定・検索など、多種多様な機能を搭載。製造・流通業務に強い構造ではありますが、システム内の各種設定を組み合わせることで、総務をはじめとした幅広い業務に活用できます。ISO審査や内部統制などにも柔軟に使えるシステムです。
なお操作環境については、パブリックとプライベートのいずれか選択が可能。料金に関してもそれぞれで異なっており、目安としてはパブリック環境の最小プラン（10ID）で、月額2万円+初期費用30万円です。
楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）は、各種ソフトウェア開発を手がける、住友電工情報システムが展開している文書管理システムです。これまで幅広い業種において550社以上に導入されている実績を誇ります。
さまざまなデータファイルの登録・保管ができ、検索・表示・ワークフローなどにおいても豊富な機能を搭載。アクセス権、作成者・閲覧者の制限、版管理、作業履歴の記録といったセキュリティ設定も万全で、ISO9001/14001に基づいた文書管理を行うために必要な機能も揃っています。
そのほかにも電子承認・すかし文字挿入・ファイルのダウンロード制限など、より利便性の高い、幅広い活用方法が可能。e-文書法にも対応しているシステムです。
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- ISMS
- 冗長化
- シングルサインオン
- デバイスコントロール
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
MyQuickクラウドは、各種ITサービスを提供する、インフォコムが展開している文書管理システムです。1993年発売と長年にわたって運用を続けており、今までには幅広い業種や業態の約800社が導入している実績もあります。
主な機能としては、各種ドキュメントファイルの保管・内容の属性に沿った文書データ作成・タイムスタンプによる管理・文書の検索など。更新や閲覧の権限・承認ルート設定・アクセスログやバージョンの記録といったセキュリティ面も万全で、ISO文書の管理にも有効的に活用できるシステムです。
また料金については、ユーザー数無制限で月額4万円（容量30GB）+初期費用30万円。なおデータ容量は、月4,000円プラスで50GBずつ追加できます。
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- 通信の暗号化
- IP制限
- シングルサインオン
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
- フォルダーツリーの表示
ここまでは、ISO文書に対応する実績豊富な文書管理システムを紹介しました。
いずれについても長年の販売歴や数多くの企業に選ばれている実績があり、非常に信用性の高いツールです。幅広い活用方法にも期待できるでしょう。
またさらに充実した情報を得たいという方は、ぜひ「アイミツSaaS」までお問い合わせください。
5. ISO文書に対応する業種特化型の文書管理システム2選
最後に、ISO文書に対応する業種特化型の文書管理システムを紹介いたします。
デジタルドルフィンズは、主に各種金型の製造などを手がける、枚岡合金工具が提供している文書管理システムです。ものづくりの現場で生まれた特に製造業に強いツールですが、幅広い業務の文書管理に対応しており、既存の生産管理システムとの連携もできます。
主な機能としては、各種データファイルの共有・紙文書のOCR処理・全文検索など。柔軟なアクセス権限設定・誤編集防止・版管理といったセキュリティ面も十分に押さえられており、ISO文書の管理にも有効的に活用できます。
さらにスキャンによる情報の自動入力にも長けており、大量文書の効率的な電子化をサポート。文字の学習機能もあり、特殊な字体もより正確に読み取ることが可能です。ミルシートや検査成績書などの入力作業にも便利なツールです。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- モバイルブラウザ（スマホブラウザ）対応
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- 文書の改訂履歴管理機能
- 文書の期限管理機能
- ドラッグ＆ドロップでのファイル登録機能
JCCクラウド
出典：JCCソフト株式会社 https://www.jcc-cloud.jp/
JCCクラウドは、主に業務支援システムなどの開発を手がける、JCCソフト株式会社が展開している建設業向けクラウドサービスです。建設業務関連の一元管理ツールで、文書管理システムとしても利用できる多彩な機能を備えています。
具体的には、技術者情報管理や工事実績管理、グループウェア、営業情報支援などに対応。施工写真・図面・文書といったデータの共有もでき、アクセス権限設定やファイル検索なども可能で、ドキュメントの管理にも十分に活用できます。
さらにはISO文書管理に特化したシステムも備えており、労働安全衛生やISMSなども幅広くカバー。更新状況のリアルタイム確認・電子印による承認プロセス・配布受領管理といった、利便性の高い機能を豊富に搭載しています。
| 会社所在地 | 新潟県上越市黒井2598-30 |
| 電話番号 | 025-544-6400 |
6. 文書管理システムの選び方のポイント
ここでは、文書管理システムの選び方と失敗しないためのコツを2つ紹介いたします。
セキュリティ面に十分注意する
特に取り扱いの難しいISO文書においては、万全の管理が欠かせません。例えば勝手に改ざんされるなどの事態が起きてしまうと、大問題に発展する可能性もあるでしょう。
こうしたトラブルを防止するためにも、まずはシステムそのものの安全性を十分に確認しておく必要があります。加えてログ管理や編集権限設定など、機能上におけるセキュリティ対策についても、しっかりとチェックしておくべきでしょう。
これまでの導入実績を確認する
文書管理システムと一口に言っても、その機能性や料金設定などは、それぞれで大きく異なります。そこで一つの判断基準として使えるのが、今までの導入実績です。
過去の事例を参考にすることで、どのような規模や業態の企業で運用されているのか、どういった場面でメリットがあるのか、というような各システムの傾向が掴めます。実例をチェックすることは、より適切なものを見極めるための一手にもなるでしょう。
7. 【まとめ】文書管理システム選びで迷ったら
この記事では、ISO文書に対応する文書管理システムを紹介しました。
ISO文書だけでなく、マニュアルや顧客情報など、企業内には膨大な数のドキュメントが存在しています。誤ったデータの拡散や重要ファイルの紛失といったトラブル防止にも、文書管理システムが有効です。
しかし文書管理システムにも幅広い種類があり、より適切なものを選ぶためには、いくつかを見比べながら検討していく必要があるでしょう。また正確かつ充実した情報を得るためには、資料請求をするのも一つの手です。「アイミツSaaS」を利用すれば、気になる製品の一括見積が可能です。興味があればまずはお気軽にお問い合わせください。
