ファイル管理におすすめの文書管理システム9選【2022年最新版】
ファイル管理とは、文書・画像・動画・その他プログラムなど、なんらかの情報＝ファイルを管理することです。個人のファイルであれば、OSが標準で備えるファイル管理ソフトを活用できますが、企業を含む組織単位でファイル管理するとなればそうはいきません。 そこで活用したいのが文書管理システム。今回は、発注業者比較サービスのアイミツSaaSが、おすすめ文書管理システム・ファイル管理ソフトをご紹介します。
- 1.ファイル管理が重要な理由
- 2.おすすめ！ファイル管理に役立つ文書管理システム6選
- 3.まだある！おすすめのファイル管理ソフト3選
- 4.ファイル管理に役立つシステム・ソフトの選定ポイント3つ
- 5.【まとめ】自社にあったシステムを導入してファイル管理に役立てよう！
1.ファイル管理が重要な理由
作成したファイルをビジネスで活用するには、必要なときにアクセスできる状態でなければなりません。そのためには、必要なファイルを必要な人が利用できるように共有・検索できなければなりません。これを実現できるのが文書管理システム・ファイル管理ソフトです。
ファイルのバージョン管理をしながら共同編集・削除や変更ができないようにファイルにアクセス権を設定・紙文書をOCRで読み取って全文検索など、さまざまな機能を持つシステムが登場しています。
文書管理システム導入を検討中の方は、まず無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。アイミツSaaSをご利用いただくと、特に人気の文書管理システムの一括見積もりが可能です。文書管理システム選びの時間も大幅に節約できるでしょう。
文書管理システム選びでお困りの方は、お気軽にお問い合わせください。
2.おすすめ！ファイル管理に役立つ文書管理システム6選
文書管理システムには大きくクラウド型・オンプレミス型がありますが、そのなかでも、特にファイル管理におすすめの文書管理システムを厳選してご紹介しましょう。
Fleekdriveは、東京都港区に本社を構えるFleekdrive社の企業向けオンラインストレージサービス・文書管理システムです。法人ニーズに対応する高度なセキュリティと豊富な機能を実装し、マルチデバイス対応で利便性の高いファイル共有をクラウド環境で提供しているのが特徴。機能を絞り込んだ「Team」や高機能の「Business」、容量無制限の「Enterprise」プランを用意。
簡単にファイルアップロードできるのはもちろん、同名ファイルの自動バージョン管理や世代管理も可能。Office・Adobeなどさまざまなファイル形式に対応し、ビューワー機能でのブラウザ参照や、オンラインでの同時編集も可能です。ツリービューやAI画像検索、全文検索機能も搭載され、必要なファイルにスピーディーにアクセスできます。
Dropbox Businessは、サンフランシスコに本社を構えるDropbox社の世界標準、オンラインストレージサービス「Dropbox」の法人向けサービスです。マルチデバイスによるアクセスや簡単・高速アップロード、フォルダを活用したコラボレーションなどの個人向けサービスの利便性はそのままに、管理コンソール・監査ログ・ファイル復元などのコーポレートガバナンスを確保する機能が特徴。50万以上のチームに導入されています。
メンバー管理機能やグループ管理機能でフォルダ・ファイルごとに細かく権限を設定できる管理コンソールは、外部ユーザーのアクセスと編集権限などの設定も可能。Google Docなどをオンラインで直接編集でき、ファイルの追加・移動・共有などのログも監視できます。
MyQuickは、東京都渋谷区に本社を構えるwebコンテンツ・システム開発会社、インフォコム社の文書管理システムです。ユーザー数無制限の利用しやすいライセンス体系が採用されており、25年を超える販売実績と幅広い業種に利用される検索性の高さが特徴。手軽に文書管理をスタートできるクラウド版のほか、契約書・研究報告書などの機密性の高い文書管理に最適なパッケージ版が用意されています。
Excelと同様の台帳項目を取り込んでデータベースを簡単構築できるため、難しい設定の必要なしにスピーディーに検索できるのがポイント。保存したOfficeファイルやPDFファイルは、さまざまな条件で期限設定とアラート通知ができるため、作業漏れを防ぐのにも最適です。外部システムとのAPI連携にも対応。電子契約システムと連携したペーパーレス契約管理も可能です。
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- 通信の暗号化
- IP制限
- シングルサインオン
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
- フォルダーツリーの表示
NotePM
NotePMは、神奈川県川崎市に本社を構えるシステム開発会社、プロジェクト・モード社のクラウド型情報共有ツール・社内wikiです。web環境で簡単にドキュメントを作成できる高機能エディタを搭載し、マニュアル・業務ノウハウ・議事録などの社内ナレッジに最適な機能を持つのが特徴。AWSの利用や通信暗号化、2段階認証など法人利用でも安心できる強固なセキュリティが確保されているのもポイントです。
ユーザー数・ストレージ容量に応じた月額プランが用意され、参照専用やゲスト権限による外部共有など、規模に応じた柔軟なアクセス権限設定が可能。ファイラーのようにシンプルなツリー構造のフォルダ構成や、全文検索で欲しい情報にすぐ辿り着けます。既読確認やバージョン管理はもちろん、コメント機能も搭載。書類作成に便利なテンプレートも公開されています。
FileBlogは、東京都目黒区に本社を構えるソフトウェア開発会社、鉄飛テクノロジー社のエンタープライズ向けファイルサーバ全文検索システムです。ファイルサーバに保管されているドキュメントを効率よく検索・管理するために開発され、WindowsサーバへインストールしてFileBlogサーバを立てるパッケージソフトとして提供。ファイアウォール越しにアクセスできるモバイルデバイスでの閲覧・検索にも対応しています。
OfficeファイルなどのUnicode文書であれば、ファイル内全文検索できるエンジンを搭載し、画像・動画ファイルを含むプレビュー表示も可能。共有文書のポータルやペーパーレス推進などに活用できます。webブラウザで動作し、エクスプローラーのように簡単に利用できるのもポイント。AutoCAD・DTPプレビューなどのオプションも用意されています。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- モバイルブラウザ（スマホブラウザ）対応
- シングルサインオン
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
- 英語
invoiceAgent 文書管理
invoiceAgent 文書管理は、東京都港区に本社を構え、帳票・BI製品などのシステム・クラウドサービスを開発するウイングアーク1st社の文書データ化・管理ソリューションです。AI OCRと文書管理の機能をオールインワンで搭載し、帳票ソリューション「SVF」や各種RPA、BIツールと連携できる柔軟性が特徴。オンプレミスサーバを活用するパッケージ版のほか、クラウド版も用意されています。
エクスプローラーのようなUIを備え、スキャンした文書や監視フォルダにアップされたファイルを自動認識し、ルールに従った自動振り分けを行うなどの業務効率化を実現。高精度検索機能やバージョン管理・レビュー機能を備えるほか、ETLやRPAと連携した後処理の自動化も可能です。BoxやSalesforce連携や外部システムとのAPI連携にも対応しています。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- オンプレミス（パッケージ）
- クラウド（SaaS）
- スマホアプリ（iOS）対応
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
- 中国語
3.まだある！おすすめのファイル管理ソフト3選
ここまで、ファイル管理におすすめの文書管理システムをご紹介しましたが、以下からはファイラーとしてではなく、文書管理にもおすすめできるファイル管理ソフトをご紹介していきましょう。
楽々Document Plusは、大阪府大阪市に本社を構える住友電工グループのシステム開発会社、住友電工情報システム社の文書管理システムです。一般的なビジネス文書はもちろん、契約書・ISO文書などの管理にも対応し、e文書法に準拠した幅広い用途に活用できるのが特徴。ユーザー数に応じたユーザーライセンスとCPUライセンスが用意され、Windowsサーバに簡単4ステップで文書管理環境を構築できます。
エクスプローラー風のわかりやすいUIを備え、トップ画面からさまざまな文書にアクセスできる操作性の良さもポイント。自社製エンタープライズサーチエンジンを備えているため、添付ファイルの中身を含む全文検索も可能。ビューワも併用した快適な文書管理を実現できます。文書のバージョン管理やワークフローの設定も可能なほか、グループウェアとのスムーズな連携が可能です。
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- ISMS
- 冗長化
- シングルサインオン
- デバイスコントロール
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
文書管理ソリューション/NTTデータNJK
DocDeskは、東京都中央区に本社を構えるNTTデータグループのシステム開発会社、NTTデータNJK社の文書管理ソフトです。Office・PDFファイルの管理に加え、高精度OCRエンジンを備えたスキャン機能で、紙文書の透明テキスト付PDF化・管理にも対応。利用するPCそれぞれにインストールが必要なパッケージ商品ですが、社内LANに接続されたNASを含むファイル共有を可能にするネットワーク共有機能も搭載されています。
スキャン時に文書のレイアウト・文字・バーコード情報などを読み取り、自動で保存先を振り分ける「DocDesk Sorter」を搭載し、効率的な文書分類・仕分けを実行。OCRによる全文検索やタグ付けでスピーディーな検索のほか、パスワードの付与による文書の暗号化も可能。モバイルデバイスへの文書転送・活用にも対応しています。
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- 文書一覧のCSVダウンロード機能
- スキャン文書の自動OCR（文字認識）処理
- 文書の全文検索機能
PROCENTER/C
PROCENTER/Cは、東京都港区に本社を構える日本電気（NEC）社が開発・提供する、法人向けの文書管理・情報共有プラットフォームです。web+アプリケーション+DBサーバにストレージを組み合わせたプラットフォームに、サーバライセンス・ログインユーザーライセンスでシステムを構築するオンプレミス型。多言語によるグローバル環境への対応や、高度なセキュリティが確保された文書管理システムです。
ファイル更新時には旧版を残したまま常に最新版を表示するなど、ワークフローや公開通知、保管期限切れに伴う破棄まで、文書のライフサイクル全体を効率的に管理できる仕組みが採用されています。URL発行による大容量ファイル受け渡しなど外部チームとの連携も万全。SaaS型「Document Management Service」も提供しています。
4.ファイル管理に役立つシステム・ソフトの選定ポイント3つ
ファイル管理に有効なシステム・ソフトウェアをご紹介しましたが、自社に最適なサービスを選ぶには、どのような点に気をつければいいのか？ポイントを簡単に解説しましょう。
導入の目的に沿っているか
ファイル管理によってどのようなことを達成したいのか、達成に向けて何が障害になっているのか、ファイル管理の目的や課題は企業ごとに異なります。まずは自社が抱えるファイル管理の問題点を明確にし、どんな機能が必要なのかを洗い出しておく必要があるでしょう。
自社の目的や解決したい課題に応じて、選ぶべき文書管理システム・ソフトウェアが異なることを念頭に置いておかなければなりません。
必要な機能があるor連携できるか
ファイル管理の目的や解決したい課題が明確になっていれば、必要とされる機能もおのずと絞り込めます。一般的な文書管理であれば、機能がどれだけ充実しているのか、使い勝手も含めてチェックするといいでしょう。運用方法によっては、モバイルデバイスへの対応状況なども確認しておく必要があります。
既存サービスと連携させたいなら、対応状況や連携方法の確認も重要です。公式サイトだけでは詳細がわからないことも多いため、事前に問い合わせておくのが重要です。
セキュリティ対策は万全か
文書の共有・活用が前提となるファイル管理では、流出・システム攻撃のほか、不正利用などのセキュリティリスクがあります。あらゆるリスクに対策が施されているかは、文書管理システムを選定する際に気を配っておきたいポイントです。
暗号化通信を含むプラットフォームのセキュリティ対策はもちろん、細かなアクセス権限やアクセスログなど、安全に文書管理できる機能を有しているかが重要です。モバイルデバイス紛失時の対応なども確認しておくべきでしょう。
5.【まとめ】自社にあったシステムを導入してファイル管理に役立てよう！
ペーパーレスへの過渡期といえる現代では、紙・電子を問わずビジネス文書は増加する傾向にあり、オンラインストレージ・文書管理に対する法人ニーズは年々高まっています。ニーズを取り入れた法人向けサービスも数多く登場しており、業務効率化に向けたソリューションは整いつつあるといえるでしょう。
しかし、文書管理システム・ソフトによって特徴は異なるため、最適なシステムを選定するのは簡単ではありません。どのようなポイントを選定基準にすればいいのか、迷ってしまうこともあるでしょう。
そんなときは「アイミツSaaS」にお問い合わせください。それぞれのサービスの特徴を比較検討していくなかで、選定のポイントが見えてくるかもしれません。
