【2024年最新】文書管理システム9選の費用と料金相場を徹底比較！

目次
• 文書管理システムを導入するメリット
• 文書管理システムの導入料金はいくらかかる？
• 【2024年最新】おすすめ文書管理システム9選
• 文書管理システムの費用相場はどのくらい？
• まとめ

文書管理システムを導入するメリット

まずはじめに、文書管理システムを導入するメリットを紹介いたします。「文書管理システムを導入するべきかまだ迷っている」という方は、ぜひチェックしてみてください。

大きなメリットとしてまずはじめにあげられるのは、オフィスの環境改善につながるということ。「ドキュメントが多すぎて山積みになっている」「資料や書類の保管のためにかなり場所を取っている」というオフィスにとっては、スキャナや複合機などといったツールで文書を読み取り、まとめて管理できる文書管理システムが非常に有効でしょう。

1つずつデータ化していくのは面倒だという場合や、あまりにも数が多く対応しきれないという場合には、法人向けのスキャニングサービスを利用するのもポイント。新たな文書のデータ化だけで精一杯という場合にも非常に心強いのではないでしょうか。

文書を紙媒体のまま管理しておくことのデメリットとして、セキュリティ面でのリスクがどうしても残ってしまうということがあげられます。それぞれの企業で対策を取ったとしても、データ化された文書よりセキュリティレベルを上げることはできません。いろいろな人が文書にアクセスしやすい環境を改善するためには、文書管理システムを導入するのがベストです。

文書管理システムを利用すれば、アクセス権限を絞ることも、アクセス履歴を管理することも可能となります。情報漏えいのリスクを大幅に抑えることができるため、セキュリティ面を強化したい場合にシステムの導入は避けられないでしょう。

文書で管理されているものの数が多いと、一体どの情報が最新なのか、最新の情報は誰がいつ修正を加えたものなのかなど、バージョンについての管理が滞っている場合が少なくありません。最新の情報を常に把握できる状態にしておくためにも、文書管理システムの導入をおすすめします。

文書管理システムを導入しておけば、「誰が・どのデータに・いつ手を加えたのか」を把握できるバージョン管理機能も利用できるため、いつの間にか情報が変わっている、どれが最新のデータなのか分からないというトラブルを防ぐことができるでしょう。

「いざ資料や契約書が必要となった時に、どこに管理されているのかが分からず見つけ出すまでに時間がかかる」「取引先とのデータ共有に手間がかかっている」など、紙の文書の場合には非常に手間がかかってしまう場合が多いです。

しかし、文書管理システムを導入すれば、システム上で一元管理できるだけでなく、検索機能を利用して欲しい情報をすぐに取り出すことが可能。業務の効率化が大きく進み、ストレスも減ることでしょう。

文書管理システムの導入料金はいくらかかる？

それではここから、多くの企業で利用されている文書管理システムを導入する際に、一体どのくらいの費用がかかるのかチェックしていきましょう。まずは下記の料金表をご覧ください。

見積もりが必要なものも複数あるほか、ユーザー数による課金制のものもあれば、売り切りタイプのものもあるなど、料金設定だけでもさまざまであることがお分かりいただけたでしょう。

【2024年最新】おすすめ文書管理システム9選

2024年最新のおすすめ文書管理システムを詳しく紹介します。各サービスの特徴や、他社と比較したおすすめポイントも解説していますので、ぜひご参照ください。

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文書管理システムの費用相場はどのくらい？

ここまで、それぞれの文書管理システムの特徴や料金などをまとめてきました。今回ご紹介したシステムの導入費用を簡単にまとめてみると、パッケージ購入の場合は～30万円ほど、ユーザー課金制の場合は1ユーザー300～500円程度で導入できるものが多いようです。

Fleekdriveのような初期費用がかからないものもあれば、料金は少し割高になるものの、専用環境で利用できるセキュアなものなど、さまざまな種類があるということをお分かりいただけたのではないでしょうか。

まとめ

本記事では、文書管理システムのメリットをはじめ、文書管理システムを導入する際にかかる費用や、それぞれのシステムの特徴などを紹介しました。しかし、文書管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。

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