おすすめの文書管理システム9選の料金を比較！費用相場も紹介

目次
• 文書管理システムとは
• 文書管理システムの費用相場はどのくらい？
• 費用以外もチェック！文書管理システムの選び方
• 【比較表】おすすめ文書管理システムの導入料金はいくら？
• おすすめの文書管理システム9選
• 文書管理システムを導入するメリット
• まとめ：文書管理システムの導入は費用＆使い勝手のチェックが大事

文書管理システムとは

文書管理システムとは、社内にある多種多様な文書を1ヶ所に集約し、効率的な業務をサポートをするツールです。例えば、各個人のPCで保存していたファイルをデスクトップ上ではなくシステム上で管理することで、同一のデータを全社的に共有できます。

情報更新時の周知や資料配布の手間が省ける上に、検索機能を使うことで確認したい文書をすぐに見つけ出すことが可能。なおかつ社内の文書をシステム上でデータベース化することで、ペーパーレス化も進められます。

文書管理システムの費用相場はどのくらい？

文書管理システムの費用相場は以下の通りです。

文書管理システムは、課金形態によって月額料金が大きく異なります。ユーザー数課金のサービスであれば、初期費用は無料、月額料金は数百円で利用可能なものもあります。また、搭載している機能によっても費用は左右され、最近話題のAI機能が使えるサービスだと初期費用・月額料金が高めです。

費用以外もチェック！文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ上で費用は重要なポイントですが、それだけで選ぶと適していないサービスを選んでしまう可能性があります。自社に合うサービスを選ぶなら、実際の使い心地もチェックすることが大切です。ここからは、費用以外にも確認しておきたい、文書管理システムの選ぶポイントを紹介します。

文書管理システムの価値は、単にファイルを保管するだけでなく、“探す時間”をなくして必要な情報へ瞬時にアクセスできる点にあります。いくら綺麗にファイルを整理しても、情報が見つからなければ業務効率は向上しません。そのため、検索機能の性能はシステムの価値を左右するポイントです。

サービス選定の際は、ファイル名検索だけでなく、文書の中身まで検索対象となる「全文検索」に対応しているかを確認しましょう。さらに、契約日や顧客名といった「属性（メタデータ）」で絞り込み検索ができるシステムであれば、より高度で正確なファイル検索が実現できます。

文書管理システムを選ぶ際は、単に機能の多さで選ぶのではなく、自社の“課題”を解決できる機能が搭載されているかを見極めることが重要です。

例えば、ISO監査の対応を効率化したいなら、版管理や承認ワークフローが必要になります。社内ナレッジの属人化を防ぎたいなら、高度な全文検索機能が不可欠です。

このように、まず自社の課題を明確にし、それを解決するために必要な機能要件を定義した上で、各サービスを比較検討しましょう。

文書管理システムは、社内の機密情報を一元管理できるメリットがあります。しかし、一度の情報漏えいが大きな損害につながるリスクも見逃せません。そのため、サービスを選ぶときは、セキュリティ対策が十分であるかが重要なポイントとなります。

選定時には、「誰が・いつ・何をしたか」を記録する証跡管理（操作ログ）や、役職・部門ごとに細かく設定できるアクセス権限は必須です。加えて、通信・データの暗号化や、誤削除時に復元できるバックアップ体制まであると、より安心でしょう。

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【比較表】おすすめ文書管理システムの導入料金はいくら？

ここでは、おすすめの文書管理システムの初期費用・月額料金をまとめました。

おすすめの文書管理システム9選

おすすめの文書管理システムを詳しく紹介します。各サービスの特徴や、他社と比較した強みも解説していますので、ぜひご参考にしてください。

数多くの文書管理システムの中から、自社に最適な一つを簡単に見つけたい方は、PRONIアイミツをご活用ください。PRONIアイミツなら、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った文書管理システム（最大6サービス）をご案内します。

文書管理システムを導入するメリット

まずはじめに、文書管理システムを導入するメリットを紹介いたします。「文書管理システムを導入するべきかまだ迷っている」という方は、ぜひチェックしてみてください。

大きなメリットとしてまずはじめにあげられるのは、オフィスの環境改善につながるということ。「ドキュメントが多すぎて山積みになっている」「資料や書類の保管のためにかなり場所を取っている」というオフィスにとっては、スキャナや複合機などといったツールで文書を読み取り、まとめて管理できる文書管理システムが有効でしょう。

1つずつデータ化していくのは面倒だという場合や、あまりにも数が多く対応しきれないという場合には、法人向けのスキャニングサービスを利用するのもポイント。新たな文書のデータ化だけで精一杯という場合にも非常に心強いのではないでしょうか。

文書を紙媒体のまま管理しておくことのデメリットとして、セキュリティ面でのリスクがどうしても残ってしまうということがあげられます。それぞれの企業で対策を取ったとしても、データ化された文書よりセキュリティレベルを上げることはできません。いろいろな人が文書にアクセスしやすい環境を改善するためには、文書管理システムを導入するのがベストです。

文書管理システムを利用すれば、アクセス権限を絞ることも、アクセス履歴を管理することも可能となります。情報漏えいのリスクを大幅に抑えることができるため、セキュリティ面を強化したい場合にシステムの導入は避けられないでしょう。

文書で管理されているものの数が多いと、一体どの情報が最新なのか、最新の情報は誰がいつ修正を加えたものなのかなど、バージョンについての管理が滞っている場合が少なくありません。最新の情報を常に把握できる状態にしておくためにも、文書管理システムの導入をおすすめします。

文書管理システムを導入しておけば、「誰が・どのデータに・いつ手を加えたのか」を把握できるバージョン管理機能も利用できるため、いつの間にか情報が変わっている、どれが最新のデータなのか分からないというトラブルを防げるでしょう。

「いざ資料や契約書が必要となった時に、どこに管理されているのかが分からず見つけ出すまでに時間がかかる」「取引先とのデータ共有に手間がかかっている」など、紙の文書の場合には非常に手間がかかってしまう場合が多いです。

しかし、文書管理システムを導入すれば、システム上で一元管理できるだけでなく、検索機能を利用して欲しい情報をすぐに取り出すことが可能。業務の効率化が大きく進み、ストレスも減ることでしょう。

まとめ：文書管理システムの導入は費用＆使い勝手のチェックが大事

本記事では、文書管理システムのメリットをはじめ、文書管理システムを導入する際にかかる費用や、それぞれのシステムの特徴などを紹介しました。しかし、文書管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。

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