文書管理システム12選を厳選比較【2024年最新】

目次
• 文書管理システムとは
• 特におすすめの文書管理システム3選
• 文書管理システムの比較表
• おすすめの文書管理システム9選
• 文書管理システムを導入するメリット
• 文書管理システムを導入するデメリット
• 文書管理システムを選ぶ際に、気をつけるべきポイント
• まとめ

文書管理システムとは

文書管理システムとは、従来、紙でまとめていた書類や個々のデータを電子化し、コンピュータ内で一元管理・保存するシステムです。紙であれば膨大な量で存在し、保管場所の確保や整理に手間がかかっていたものを、電子化することですっきりとわかりやすく、効率的に扱うことが可能です。管理できる書類は、一般文書や社外秘のマニュアル、図面、機密文書、社外とのやりとりが発生する契約書など、多岐に渡ります。

どんな書類を保管し、どのように活用していきたいかという目的や用途によって、権限の範囲・社外でもアクセスが可能かといった環境設定などが変わるでしょう。導入を検討する際は、自社の状況を踏まえた上で十分に比較検討する必要があります。

サービスによっては、文書管理と合わせてワークフローシステムとして利用できるものや、業種・業務内容に特化したツールなども提供されています。自社にとって最適なシステムを導入することができれば、社内のあらゆる作業のスリム化・業務の最大化に期待が持てるでしょう。

特におすすめの文書管理システム3選

ここからは、注目を集める代表的な文書管理システムをサービス内容や特徴などを踏まえてご紹介していきます。

文書管理システムの比較表

まずはご紹介する文書管理システムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、文書管理システム選びの参考にしてください。

おすすめの文書管理システム9選

先ほどご紹介したサービスで見つからなかった方に、おすすめのシステムを紹介します。

NsxpresⅡ@absonne

  出典：日鉄ソリューションズ株式会社 https://www.itis.nssol.nipponsteel.com/document/solution/nsxpres2_oda/

日鉄ソリューションズが提供する「NsxpresⅡ@absonne」は、紙での原本管理とBPOサービス、共有配信サービスをワンストップで提供する文書管理システムです。システム上のデータと紙原本を一元管理することで、文書の検索から閲覧、原本の集配までを同一システムで行うことができます。情報の電子化を進めたいが、原本の管理も徹底して行いたいという事業者にはうってつけのサービスと言えるでしょう。全国で利用できるSaaS型を採用しているため、自社内での開発が不要となり、初期費用を大幅に抑えることが可能。保守管理などが不要な点も魅力です。

また「NsxpresⅡ@absonne」の共有配信サービスも注目のサービス。大量の文書、帳票などを自動アップロードし配布することができる便利なサービスです。併せて導入を検討してみるのも良いでしょう。

OnBase

  出典：ハイランドソフトウェア - 日本 http://www.onbase.com/ja-jp/

「OnBase」は、アメリカ本社をはじめ世界に多くの拠点を持つHylandが手がけるコンテンツ管理サービスです。プラットフォーム上でECM（エンタープライズコンテンツマネジメント）やケース管理、ビジネスプロセス管理など、多くの仕組みを単一管理することができます。クラウド上やモバイル端末で利用できる利便性に加え、既存のシステムや既に使用を開始している他のアプリケーションとの統合も可能。業務プロセスを効率化することで、パフォーマンスの最大化を目指します。

もちろん、クラウド上でファイルの共有・文書共有の自動化も可能。所有権や権限も簡単に変更できるなど、操作性においても安心です。グローバルに展開するIT企業の文書管理システム・コンテンツ管理システムの導入を希望の方にはおすすめできるサービスです。

文書管理システムを導入するメリット

ここからは、文書管理システムを導入するメリットを3つのポイントに分け、簡単に解説していきます。

必要な文書を検索ですぐに見つけられる（作業効率化）

最大のメリットは、なんと言っても作業効率化・業務効率化が見込めるということです。
紙や原本ファイルで保管していれば、保管場所から取り寄せ目視で探すことになる文書を、電子化し1つのシステムに集約することで、必要な時に動作なくすぐに検索し見つけ出すことができます。書類を探す手間やストレスから解放されるだけでなく、紙の保管で起こるセキュリティ面のリスクからも解放されるでしょう。

データ共有が可能

データ共有がスムーズにできるということも大きなメリット。さまざまな文書を1つのシステムに集約することができるため、部署や事業所をまたぎ閲覧や編集をすることができます。また、システムによっては、チャット機能が搭載されていたり、同時に編集・コメント入力ができるシステムもあるため、コミュニケーションツールやフィードバックツールとして利用したいというニーズにも応えることができます。

ペーパーレス化できる

そして見逃せないメリットが、ペーパレス化できるということ。働き方改革やペーパレス化を進めようといくら唱えても、実現に向けての施策やシステム導入がなければ実現は難しいもの。しかし、システム上で文書を一元管理できるようになれば、確実にペーパーレスに企業として大きく舵を切ることができます。ペーパーレス化が進めば、保管場所の確保から解放されるだけでなく、情報の流出を防ぐ効果や印刷の手間・コストの無駄を省く効果など、多くのメリットがあります。

文書管理システムを導入するデメリット

ここからは、文書管理システムを導入する際に想定されるデメリットについて、簡単に解説していきます。

コストがかかる（導入・運用・教育）

まず、文書管理システムを導入するデメリットとして挙げられるのは、少なからずコストがかかるということです。導入費用はもちろんのこと、運用にかかるランニングコスト、また導入に際してシステムを最大活用していくための社員教育費用などが必要になります。また、文書管理システムの導入を機に自社のリモートワーク化を加速させようと考えるならば、機器や設備の調達も新たに必要になるかもしれません。文書管理システムを導入する際の予算は、各社から資料請求や見積もり請求をした上で、総合的に判断するのがベストです。

運用ルールの定期的な見直しが必要

デメリットとして挙げられる2点目は、運用ルールの定期的な見直しが必要ということでしょう。システムは導入したら終了というわけにはいきません。十分にそのツールの機能や特性を理解した上で、運用のルールを定め活用していくのが良いでしょう。文書管理システムに限らず、新たな仕組みを導入する際には、規模を問わず想定していなかった事態が起こるものです。システムを実際に利用する現場の声を汲み取りながら、運用ルールの見直しは定期的に行うようにしましょう。

文書管理システムを選ぶ際に、気をつけるべきポイント

ここからは、文書管理システムを選ぶ際に気をつけるべき3つのポイントについて、簡単に解説していきます。

オンプレミス型かクラウド型かを確認する

文書管理システムを選ぶ際に気をつけるべき1つ目のポイントは、そのシステムが、オンプレミス型かクラウド型かを確認するということです。オンプレミス型は、自社独自でネットワークを構築することでシステムを利用するものです。ニーズに合わせた柔軟なカスタマイズができる点や既存のシステムとの連携を取りやすい点が魅力と言えます。また、セキュリティ面にこだわりたい方におすすめ。

一方、クラウド版は、サーバーなどを新たに導入する必要がないため初期費用を抑えることができます。また導入時の手間が少なく、すぐに利用が開始できるのもメリットと言えるでしょう。

備わっている機能を確認する

2つ目のポイントは、そのシステムに備わっている機能をしっかりと確認するということです。ここまでご紹介してきた通り、文書管理システムと一口に言っても、そこに付帯するサービスや搭載される機能には多くの違いがあります。また、中には一部の業務に特化しているツールも存在するため、自社に最適なシステムを選ぶには、しっかりとそのシステムの「できること・できないこと・得意分野」を見極める必要があるでしょう。

セキュリティ対策を確認する

3つ目のポイントは、セキュリティ対策を確認するということです。文書管理システムを導入することで、一番に注意すべき点と言っても過言ではないのがこのセキュリティ面です。権限を絞って配布できるシステムは多く存在しますが、PCを社外に持ち出しての作業を想定する場合や、システムを利用して他社との取引が発生する場合など、必ずセキュリティ面でのリスクが生じます。各社ごとセキュリティ面での対策は必ず取られているため、その実情をしっかりと把握した上で、自社の業務特性にとってベストなものかを判断する必要があるでしょう。

まとめ

今回は、代表的な文書管理システムをご紹介するとともに、システム導入のメリット・デメリット、選び方のポイントを解説してきました。文書管理システムを導入する事で、得られるメリットは計り知れません。ぜひ多くの企業のサービスを比較した上で、自社にとって最適なシステムを見つけましょう。

とはいえ、数ある文書管理システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った文書管理システムが分かる診断（無料）ができます。