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マニュアル管理に強い！おすすめ文書管理システム8選
近年、多くの企業では「ペーパーレス化」がひとつの課題となっています。そんななか、文書は紙からPCなどのデバイスで閲覧できる電子データへと少しずつ切り替わっていますが、業務の手順書やマニュアルなども電子化が進んでいることはご存知でしょうか。
そこでおすすめなのが文書管理システム。各種マニュアルを電子化できるだけでなく、更新・管理のハードルを下げることが可能で、業務効率化にも効果的です。
本記事では、発注業者比較サービス「PRONIアイミツ」が、マニュアル管理に強い文書管理システムを8つピックアップ。選び方のポイントもお伝えします。文書管理システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
- 文書管理システムとは
- 【比較表】マニュアル管理に強い文書管理システム
- マニュアル管理に強く、検索性も高い文書管理システム3選
- マニュアル管理に強く、実績豊富な文書管理システム4選
- マニュアル管理に強く、独自のメリットを持つ文書管理システム2選
- 文書管理システムの選び方のポイント
- まとめ：文書管理システム選びで迷ったらPRONIアイミツSaaSへ
文書管理システムとは
文書管理システムとは、企業や団体が業務で利用している文書をデジタル化したうえで管理するためのシステムです。検索性の向上、更新作業の負担軽減、保管スペースの削減など、さまざまな面での業務効率化が見込めます。
一方で、インターネットやサーバー上に文書を保存することになるため、機密性の高い文書への使用に抵抗感や不安を感じる方もいるでしょう。その点も心配はありません。セキュリティ対策がしっかりと施された、安心して利用できる文書管理システムも多く存在しています。
文書管理システムの導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。PRONIアイミツをご利用いただくと、特に人気の文書管理システムの一括見積もりが可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。
【比較表】マニュアル管理に強い文書管理システム
ここからは実際に、マニュアル管理に強い文書管理システムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。
| サービス名 | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 料金 |
月 5,400 円 初期費用 0円
(他2プラン)
|
問い合わせ |
問い合わせ |
99,000 円 初期費用 要問合せ
(他1プラン)
|
月 20,000 円 初期費用 300,000円 /導入基本サービス
(他1プラン)
|
年 300,000 円 初期費用 1,500,000円 |
月 600 円 /ユーザー 初期費用 要問合せ
(他4プラン)
|
622,500 円 初期費用 要問合せ
(他1プラン)
|
| 導入実績 |
情報なし |
700社以上 |
情報なし |
450社 |
情報なし |
情報なし |
約1,000社、30万ユーザ以上 |
情報なし |
web上で利用できる高機能エディタとテンプレート機能で簡単にドキュメントを作成できるだけでなく、ドキュメントの全文検索に対応しているのもうれしいポイント。Word・Excel・PDFなどファイルの中身を含めたすべての文章から検索可能です。ドキュメントが更新された際は自動で履歴が記録されるため、管理の手間もかかりません。
初期費用は無料で、低コストな文書管理システムをお探しの方にもおすすめ。STARTERプランなら3ユーザー・5GBを月額1,000円から利用できます。
また、検索性が高い点も見逃せません。あいまい検索で、キーワードと一致しない情報も漏れなく検索可能です。アクセス制御のみならず、持ち出し制御にも対応しているため、セキュアな環境で情報漏洩を防ぐことができます。
さらに、ISO9001/14001の要求事項を網羅しているため、ISO文書の配布・版管理・見直しの負担を軽減することも可能。充実した機能と、安全なセキュリティ面の両立が必須だと考えている方にもおすすめできるシステムです。
また、ディレクトリごとのアクセス権限設定機能や、原本にアクセスすることなく全ページを閲覧できる点など、セキュアな閲覧が可能なのも魅力的。導入時に面倒な作業は必要なく、今までの運用を変更せずに利用できるのもポイントでしょう。「毎回のファイル検索に時間がかかる」「ファイルサーバーの管理ができていない」という企業におすすめしたいシステムです。
Windowsブラウザで動作し、操作性はエクスプローラーに似たつくりです。Windowsの利用に慣れている方なら簡単に使いこなせるでしょう。検索応答も速く、ファイル一覧・検索結果をサムネイル表示することが可能。さらに、マルチデバイス対応で、さまざまなオプション機能も用意されています。カスタマイズ性の高いシステムをお探しの方にもおすすめです。
文書登録では事前に作成したひな型を使用できるため、効率的に作業できるのもポイント。過去に登録した文書を参照しながら作成でき、レイアウトを統一したマニュアル作成にも向いています。
もちろん、保存された文書・フォルダに対して、部門や役職に応じたアクセス権設定も可能。改版・閲覧・承認などの操作はすべて履歴が残されるため、安心してデータの編集・保管を行えます。
開発から20年という長い運用経験と、大手企業・教育団体などへの豊富な導入実績を持ちます。簡易検索、属性検索、全文検索など、多様な検索方法で目的の文書を探し出すことが可能。モバイル端末からの検索・参照にも対応しています。
また、セキュリティ対策として、フォルダーや文書ごとのアクセス権設定や、PDFファイルの印刷・コピー＆ペースト抑止、文書原本のダウンロード抑止機能などが可能。機密性の高い情報を含んだマニュアルも安心して保存できるため、セキュリティ面に不安を感じたくない方にもおすすめの文書管理システムです。
ツリービュー機能では、フォルダーの階層をわかりやすく表示。目的のファイルを素早く探し出すことができます。ファイル共有機能では、部門やユーザーを指定して閲覧制限の設定が可能。また、複数ユーザーによる同時編集にも対応しています。もちろん、サーバー側で同期を取っているため、編集内容はリアルタイムで反映。さらに、ファイルチャット機能を使えば、他のユーザーに注意事項を共有することも可能です。
アップロード・編集された文書は自動的にバージョン管理が行われるため、マニュアルの更新でも最新版がどのファイルなのかすぐに確認できます。
また、改訂作業を行う際には、自動で新旧対照表を作成。修正箇所と修正内容はハイライト表示されるため、大幅に作業を効率化できます。
検索面でも、複合キーワードを利用して全文検索できるため、スムーズに目的の文書を探し出すことが可能。さらに、ハイパーリンクを利用してのほかの文書へのリンク設定や、文中内の特定箇所へのリンク設定もできます。
マニュアル管理に強く、検索性も高い文書管理システム3選
NotePM
「NotePM」は、webシステム・スマホアプリの受託開発、自社サービスの企画・開発などを手がけるプロジェクト・モード が提供しています。社内マニュアルや業務ノウハウなどのナレッジを管理することに適した情報共有ツールです。
web上で利用できる高機能エディタとテンプレート機能で簡単にドキュメントを作成できるだけでなく、ドキュメントの全文検索に対応しているのもうれしいポイント。Word・Excel・PDFなどファイルの中身を含めたすべての文章から検索可能です。ドキュメントが更新された際は自動で履歴が記録されるため、管理の手間もかかりません。
初期費用は無料で、低コストな文書管理システムをお探しの方にもおすすめ。STARTERプランなら3ユーザー・5GBを月額1,000円から利用できます。
楽々Document Plus
「楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）」は、パッケージソフトの開発・販売や情報処理システムの開発受託などを手がける住友電工情報システムが提供しています。適切な権限のもとで文書を分類・保管し、活用できる文書管理システムです。紙や電子文書の管理に生じるさまざまな課題を解決できます。
また、検索性が高い点も見逃せません。あいまい検索で、キーワードと一致しない情報も漏れなく検索可能です。アクセス制御のみならず、持ち出し制御にも対応しているため、セキュアな環境で情報漏洩を防ぐことができます。
さらに、ISO9001/14001の要求事項を網羅しているため、ISO文書の配布・版管理・見直しの負担を軽減することも可能。充実した機能と、安全なセキュリティ面の両立が必須だと考えている方にもおすすめできるシステムです。
主な機能
REX-File・Finder
「REX-File・Finder」は、包装システム開発事業・販促ソリューション事業などを手がける寿精版印刷のITソリューション事業部が提供している文書管理システムです。全ページのサムネイル・ピンポイントのページサムネイル・TOPページの3種類を表示する高速プレビューが特徴。特筆すべきは、80万件のデータを約1/1000秒で検索できるそのスピードでしょう。
また、ディレクトリごとのアクセス権限設定機能や、原本にアクセスすることなく全ページを閲覧できる点など、セキュアな閲覧が可能なのも魅力的。導入時に面倒な作業は必要なく、今までの運用を変更せずに利用できるのもポイントでしょう。「毎回のファイル検索に時間がかかる」「ファイルサーバーの管理ができていない」という企業におすすめしたいシステムです。
主な機能
ここまで、マニュアル管理に強く、検索性の高い文書管理システムを3つご紹介してきました。文書は登録するだけでなく、いかに活用していくかが大事だと言えます。検索スピードが早く、見やすいプレビューが利用できるなど、検索性の高い文書管理システムを利用すれば、業務効率を大幅に改善できるでしょう。
検索性に注力している文書管理システムはまだまだ数多くあります。どれを選べばよいのか迷ってしまった場合は、ぜひPRONIアイミツSaaSの無料相談をご利用ください。
マニュアル管理に強く、実績豊富な文書管理システム4選
FileBlog
「FileBlog」は、情報管理・情報処理の課題を解決するためのITシステムを提供する鉄飛テクノロジーが手がけています。世界初の「フォルダツリー」を備えたファイルサーバー専用のエンタープライズ検索システムとしてリリースされました。400社以上の導入実績を誇り、運用年数はすでに13年。数多くのニーズに応えて改善を重ね、より使いやすい文書管理システムへと成長を続けています。
Windowsブラウザで動作し、操作性はエクスプローラーに似たつくりです。Windowsの利用に慣れている方なら簡単に使いこなせるでしょう。検索応答も速く、ファイル一覧・検索結果をサムネイル表示することが可能。さらに、マルチデバイス対応で、さまざまなオプション機能も用意されています。カスタマイズ性の高いシステムをお探しの方にもおすすめです。
主な機能
Documal SaaS
「Documal SaaS（ドキュマル サース）」は、テクノロジーソリューションやユビキタスソリューションなどを手がける富士通が提供している文書管理システムです。25年にわたる運用実績があり、クライアントからのフィードバックをシステムに反映し続けています。高い操作性や実用的な機能を備えているため、バランスのよいシステムをお探しの方にもぴったりです。
文書登録では事前に作成したひな型を使用できるため、効率的に作業できるのもポイント。過去に登録した文書を参照しながら作成でき、レイアウトを統一したマニュアル作成にも向いています。
もちろん、保存された文書・フォルダに対して、部門や役職に応じたアクセス権設定も可能。改版・閲覧・承認などの操作はすべて履歴が残されるため、安心してデータの編集・保管を行えます。
主な機能
活文 Contents Lifecycle Manager
「活文 Contents Lifecycle Manager」は、ソフトウェア・サービス事業などを手がける日立ソリューションズが提供しています。高い検索性と安心のセキュリティに魅力のある文書管理システムです。
開発から20年という長い運用経験と、大手企業・教育団体などへの豊富な導入実績を持ちます。簡易検索、属性検索、全文検索など、多様な検索方法で目的の文書を探し出すことが可能。モバイル端末からの検索・参照にも対応しています。
また、セキュリティ対策として、フォルダーや文書ごとのアクセス権設定や、PDFファイルの印刷・コピー＆ペースト抑止、文書原本のダウンロード抑止機能などが可能。機密性の高い情報を含んだマニュアルも安心して保存できるため、セキュリティ面に不安を感じたくない方にもおすすめの文書管理システムです。
主な機能
ここまで、マニュアル管理に強く、実績豊富な文書管理システムを3つご紹介してきました。運用年数が長いということは、その分ノウハウが蓄積されているということでもあります。また、導入実績に比例して利用者からのフィードバックも多いでしょう。それらが運用に活かされることによって、システムは日々改善されていくと考えられます。料金面だけでなく、運用年数や導入実績、利用者の声に対する姿勢を確認することも大切だと言えるでしょう。
文書管理システムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツSaaSをご活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った文書管理システム（最大6サービス）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
マニュアル管理に強く、独自のメリットを持つ文書管理システム2選
Fleekdrive
「Fleekdrive」は、クラウドサービスの販売・サポートを手がけるFleekdriveが提供している文書管理システムです。クラウド型ならではの便利な機能が数多く搭載されている点が最大の特徴だと言えるでしょう。
ツリービュー機能では、フォルダーの階層をわかりやすく表示。目的のファイルを素早く探し出すことができます。ファイル共有機能では、部門やユーザーを指定して閲覧制限の設定が可能。また、複数ユーザーによる同時編集にも対応しています。もちろん、サーバー側で同期を取っているため、編集内容はリアルタイムで反映。さらに、ファイルチャット機能を使えば、他のユーザーに注意事項を共有することも可能です。
アップロード・編集された文書は自動的にバージョン管理が行われるため、マニュアルの更新でも最新版がどのファイルなのかすぐに確認できます。
ASTRUX2.0
「ASTRUX2.0（アストラック）」は、文書管理ソフト、webアプリケーションの開発などを手がけるデジタルマトリックスが提供しています。統一されたレイアウトで文書を作成できるため、手順書・マニュアルの管理にはうってつけのシステムでしょう。作成した文書は、自動的にPDFとHTMLで出力されるため、環境に左右されず閲覧できるのもポイント。Wordでの出力も可能です。
また、改訂作業を行う際には、自動で新旧対照表を作成。修正箇所と修正内容はハイライト表示されるため、大幅に作業を効率化できます。
検索面でも、複合キーワードを利用して全文検索できるため、スムーズに目的の文書を探し出すことが可能。さらに、ハイパーリンクを利用してのほかの文書へのリンク設定や、文中内の特定箇所へのリンク設定もできます。
主な機能
文書管理システムの選び方のポイント
導入方法を確認する
文書管理システムは、主にオンプレミス型（インストール型）とクラウド型の2つに分けられます。必要な費用や機能が異なるため、自社に合った導入方法をよく検討しましょう。
一般的に、オンプレミス型（インストール型）はセキュリティ性が高く、利用目的に合わせたカスタマイズが可能などといったメリットがあります。クラウド型は、比較的低コストで、導入が容易です。
特徴を確認する
文書管理システムには、「検索性が高い」「プレビュー画像が見やすい」「セキュリティ対策がしっかりしている」など、それぞれの特徴があります。
システムを導入する目的を考え、どのポイントに強いサービスが自社に適しているのかを見極めたうえで導入しましょう。マニュアル管理が主な目的ならば、「更新作業が容易」「自動のバージョン管理機能がある」といった特徴を持つ文書管理システムがおすすめです。
まとめ：文書管理システム選びで迷ったらPRONIアイミツSaaSへ
今回はマニュアル管理もできる文書管理システム8選と、選び方のポイントを3つご紹介しました。マニュアルの保存・閲覧に便利な文書管理システムや、マニュアル作成に最適なエディタ機能を持つ文書管理システムなど、その特徴はさまざまです。
数ある文書管理システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者は、ぜひPRONIアイミツSaaSを活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った文書管理システムが分かる診断（無料）ができます。
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PRONIアイミツ編集部
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