【2023年最新】マニュアル管理に強い！おすすめ文書管理システム9選
近年、多くの企業では「ペーパーレス化」がひとつの課題となっています。そんななか、文書は紙からPCなどのデバイスで閲覧できる電子データへと少しずつ切り替わっていますが、業務の手順書やマニュアルなども電子化が進んでいることはご存知でしょうか。 そこでおすすめなのが文書管理システム。各種マニュアルを電子化できるだけでなく、更新・管理のハードルを下げることが可能で、業務効率化にも効果的です。 本記事では、発注業者比較サービス「アイミツSaaS」が、マニュアル管理に強い文書管理システムを9つピックアップ。選び方のポイントもお伝えします。文書管理システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
- 1.文書管理システムとは
- 2.【比較表】マニュアル管理に強く、検索性も高い文書管理システム
- 3.マニュアル管理に強く、検索性も高い文書管理システム3選
- 4.【比較表】マニュアル管理に強く、実績も豊富な文書管理システム
- 5.マニュアル管理に強く、実績豊富な文書管理システム4選
- 6.マニュアル管理に強く、独自のメリットを持つ文書管理システム3選
- 7.文書管理システムの選び方のポイント
- 8.【まとめ】文書管理システム選びで迷ったら
1.文書管理システムとは
文書管理システムとは、企業や団体が業務で利用している文書をデジタル化したうえで管理するためのシステムです。検索性の向上、更新作業の負担軽減、保管スペースの削減など、さまざまな面での業務効率化が見込めます。
一方で、インターネットやサーバー上に文書を保存することになるため、機密性の高い文書への使用に抵抗感や不安を感じる方もいるでしょう。その点も心配はありません。セキュリティ対策がしっかりと施された、安心して利用できる文書管理システムも多く存在しています。
文書管理システムの導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。アイミツSaaSをご利用いただくと、特に人気の文書管理システムの一括見積もりが可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。
2.【比較表】マニュアル管理に強く、検索性も高い文書管理システム
ここからはマニュアル管理に強く、検索性も高い文書管理システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する文書管理システムでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、文書管理システム選びの参考にしてください。
3.マニュアル管理に強く、検索性も高い文書管理システム3選
NotePM
「NotePM」は、webシステム・スマホアプリの受託開発、自社サービスの企画・開発などを手がけるプロジェクト・モード が提供しています。社内マニュアルや業務ノウハウなどのナレッジを管理することに適した情報共有ツールです。
web上で利用できる高機能エディタとテンプレート機能で簡単にドキュメントを作成できるだけでなく、ドキュメントの全文検索に対応しているのもうれしいポイント。Word・Excel・PDFなどファイルの中身を含めたすべての文章から検索可能です。ドキュメントが更新された際は自動で履歴が記録されるため、管理の手間もかかりません。
初期費用は無料で、低コストな文書管理システムをお探しの方にもおすすめ。STARTERプランなら3ユーザー・5GBを月額1,000円から利用できます。
「楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）」は、パッケージソフトの開発・販売や情報処理システムの開発受託などを手がける住友電工情報システムが提供しています。適切な権限のもとで文書を分類・保管し、活用できる文書管理システムです。紙や電子文書の管理に生じるさまざまな課題を解決できます。
また、検索性が高い点も見逃せません。あいまい検索で、キーワードと一致しない情報も漏れなく検索可能です。アクセス制御のみならず、持ち出し制御にも対応しているため、セキュアな環境で情報漏洩を防ぐことができます。
さらに、ISO9001/14001の要求事項を網羅しているため、ISO文書の配布・版管理・見直しの負担を軽減することも可能。充実した機能と、安全なセキュリティ面の両立が必須だと考えている方にもおすすめできるシステムです。
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- ISMS
- 冗長化
- シングルサインオン
- デバイスコントロール
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
「REX-File・Finder」は、包装システム開発事業・販促ソリューション事業などを手がける寿精版印刷のITソリューション事業部が提供している文書管理システムです。全ページのサムネイル・ピンポイントのページサムネイル・TOPページの3種類を表示する高速プレビューが特徴。特筆すべきは、80万件のデータを約1/1000秒で検索できるそのスピードでしょう。
また、ディレクトリごとのアクセス権限設定機能や、原本にアクセスすることなく全ページを閲覧できる点など、セキュアな閲覧が可能なのも魅力的。導入時に面倒な作業は必要なく、今までの運用を変更せずに利用できるのもポイントでしょう。「毎回のファイル検索に時間がかかる」「ファイルサーバーの管理ができていない」という企業におすすめしたいシステムです。
- メールサポートあり
- クラウド（SaaS）
- モバイルブラウザ（スマホブラウザ）対応
- 閲覧権限設定
- ダウンロード権限
- 文書の属性検索機能
- 文書の全文検索機能
ここまで、マニュアル管理に強く、検索性の高い文書管理システムを3つご紹介してきました。
文書は登録するだけでなく、いかに活用していくかが大事だと言えます。検索スピードが早く、見やすいプレビューが利用できるなど、検索性の高い文書管理システムを利用すれば、業務効率を大幅に改善できるでしょう。
検索性に注力している文書管理システムはまだまだ数多くあります。どれを選べばよいのか迷ってしまった場合は、ぜひアイミツSaaSの無料相談をご利用ください。
4.【比較表】マニュアル管理に強く、実績も豊富な文書管理システム
ここからはマニュアル管理に強く、実績も豊富な文書管理システムを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介する文書管理システムでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、文書管理システム選びの参考にしてください。
5.マニュアル管理に強く、実績豊富な文書管理システム4選
「FileBlog」は、情報管理・情報処理の課題を解決するためのITシステムを提供する鉄飛テクノロジーが手がけています。世界初の「フォルダツリー」を備えたファイルサーバー専用のエンタープライズ検索システムとしてリリースされました。400社以上の導入実績を誇り、運用年数はすでに13年。数多くのニーズに応えて改善を重ね、より使いやすい文書管理システムへと成長を続けています。
Windowsブラウザで動作し、操作性はエクスプローラーに似たつくりです。Windowsの利用に慣れている方なら簡単に使いこなせるでしょう。検索応答も速く、ファイル一覧・検索結果をサムネイル表示することが可能。さらに、マルチデバイス対応で、さまざまなオプション機能も用意されています。カスタマイズ性の高いシステムをお探しの方にもおすすめです。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- モバイルブラウザ（スマホブラウザ）対応
- シングルサインオン
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
- 英語
Documal SaaS
Documal SaaS（ドキュマル サース）は、テクノロジーソリューションやユビキタスソリューションなどを手がける富士通が提供している文書管理システムです。25年にわたる運用実績があり、クライアントからのフィードバックをシステムに反映し続けています。高い操作性や実用的な機能を備えているため、バランスのよいシステムをお探しの方にもぴったりです。
文書登録では事前に作成したひな型を使用できるため、効率的に作業できるのもポイント。過去に登録した文書を参照しながら作成でき、レイアウトを統一したマニュアル作成にも向いています。
もちろん、保存された文書・フォルダに対して、部門や役職に応じたアクセス権設定も可能。改版・閲覧・承認などの操作はすべて履歴が残されるため、安心してデータの編集・保管を行えます。
活文 Contents Lifecycle Manager
出典：株式会社日立ソリューションズ https://www.hitachi-solutions.co.jp/
「活文 Contents Lifecycle Manager」は、ソフトウェア・サービス事業などを手がける日立ソリューションズが提供しています。高い検索性と安心のセキュリティに魅力のある文書管理システムです。
開発から20年という長い運用経験と、大手企業・教育団体などへの豊富な導入実績を持ちます。簡易検索、属性検索、全文検索など、多様な検索方法で目的の文書を探し出すことが可能。モバイル端末からの検索・参照にも対応しています。
また、セキュリティ対策として、フォルダーや文書ごとのアクセス権設定や、PDFファイルの印刷・コピー＆ペースト抑止、文書原本のダウンロード抑止機能などが可能。機密性の高い情報を含んだマニュアルも安心して保存できるため、セキュリティ面に不安を感じたくない方にもおすすめの文書管理システムです。
| 設立年 | 1970年 |
| 従業員数 | 1000人以上 |
| 会社所在地 | 東京都品川区東品川四丁目12番7号 日立ソリューションズタワーＡ |
| 電話番号 | 03-5780-2111 |
ここまで、マニュアル管理に強く、実績豊富な文書管理システムを3つご紹介してきました。
運用年数が長いということは、その分ノウハウが蓄積されているということでもあります。また、導入実績に比例して利用者からのフィードバックも多いでしょう。それらが運用に活かされることによって、システムは日々改善されていくと考えられます。
料金面だけでなく、運用年数や導入実績、利用者の声に対する姿勢を確認することも大切だと言えるでしょう。
6.マニュアル管理に強く、独自のメリットを持つ文書管理システム3選
「Fleekdrive」は、クラウドサービスの販売・サポートを手がけるFleekdriveが提供している文書管理システムです。クラウド型ならではの便利な機能が数多く搭載されている点が最大の特徴だと言えるでしょう。
ツリービュー機能では、フォルダーの階層をわかりやすく表示。目的のファイルを素早く探し出すことができます。ファイル共有機能では、部門やユーザーを指定して閲覧制限の設定が可能。また、複数ユーザーによる同時編集にも対応しています。もちろん、サーバー側で同期を取っているため、編集内容はリアルタイムで反映。さらに、ファイルチャット機能を使えば、他のユーザーに注意事項を共有することも可能です。
アップロード・編集された文書は自動的にバージョン管理が行われるため、マニュアルの更新でも最新版がどのファイルなのかすぐに確認できます。
「ASTRUX(アストラックス)2.0」は、文書管理ソフト、webアプリケーションの開発などを手がけるデジタルマトリックスが提供しています。統一されたレイアウトで文書を作成できるため、手順書・マニュアルの管理にはうってつけのシステムでしょう。作成した文書は、自動的にPDFとHTMLで出力されるため、環境に左右されず閲覧できるのもポイント。Wordでの出力も可能です。
また、改訂作業を行う際には、自動で新旧対照表を作成。修正箇所と修正内容はハイライト表示されるため、大幅に作業を効率化できます。
検索面でも、複合キーワードを利用して全文検索できるため、スムーズに目的の文書を探し出すことが可能。さらに、ハイパーリンクを利用してのほかの文書へのリンク設定や、文中内の特定箇所へのリンク設定もできます。
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- クラウド（SaaS）
- ISMS
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- 閲覧権限設定
- 編集権限設定
- ダウンロード権限
- 中国語
総合文書管理ソリューション
出典：株式会社システムディ https://www.systemd.co.jp/solution/solution-4/kitei-manual/
「総合文書管理ソリューション」は、さまざまなITソリューションを提供しているシステム ディが手がける文書管理システムです。さまざまな業種・業務に向けた複数の文書管理システムが用意されている点が大きな特徴だと言えます。
なかでも「規程・マニュアル管理システム」は、規程類の作成から改定、公開・管理までサポートしているうえ、手順書や業務マニュアルの作成に最適な機能も豊富に搭載されているシステムです。システム上の編集エディタも見やすく、わかりやすい文書を簡単に作成できます。
文書を更新する際は、新旧対照表で編集内容と元の文書を比較することが可能。直近で新規作成・改定した規程が一覧表示される機能や、規程の履歴管理機能なども搭載されています。変更が多いマニュアルの管理にはぴったりな文書管理システムです。
| 設立年 | 1984年 |
| 従業員数 | 100-499人 |
| 会社所在地 | 京都府京都市中京区烏丸通り三条上る場之町603番地 |
| 電話番号 | 075-256-7777 |
7.文書管理システムの選び方のポイント
導入方法を確認する
文書管理システムは、主にオンプレミス型（インストール型）とクラウド型の2つに分けられます。必要な費用や機能が異なるため、自社に合った導入方法をよく検討しましょう。
一般的に、オンプレミス型（インストール型）はセキュリティ性が高く、利用目的に合わせたカスタマイズが可能などといったメリットがあります。クラウド型は、比較的低コストで、導入が容易です。
特徴を確認する
文書管理システムには、「検索性が高い」「プレビュー画像が見やすい」「セキュリティ対策がしっかりしている」など、それぞれの特徴があります。
システムを導入する目的を考え、どのポイントに強いサービスが自社に適しているのかを見極めたうえで導入しましょう。マニュアル管理が主な目的ならば、「更新作業が容易」「自動のバージョン管理機能がある」といった特徴を持つ文書管理システムがおすすめです。
8.【まとめ】文書管理システム選びで迷ったら
今回はマニュアル管理もできる文書管理システム9選と、選び方のポイントを3つご紹介しました。
マニュアルの保存・閲覧に便利な文書管理システムや、マニュアル作成に最適なエディタ機能を持つ文書管理システムなど、その特徴はさまざまです。
「アイミツSaaS」では、記事内でご紹介した文書管理システムのほかにも、さまざまな文書管理システムの情報を保有しています。気になる方はぜひお気軽にお問い合わせください。
