OPTiM 文書管理とは、AIを活用して法定文書や稟議書、申請書、報告書など、さまざまな社内文書を効率的に管理できる文書管理システムです。有効期限の自動通知に加え、書類をアップロードするだけで指定項目を自動で抽出し、台帳を作成できるなど、AIによるサポートが充実しているのが特徴です。文書管理にかかる手間やコストの削減に貢献します。
OPTiM 文書管理の3つの特徴やメリットをご紹介します。
OPTiM 文書管理は、AIを活用して管理台帳を自動で作成できます。紙やPDFなどの文書をアップロードするだけで、AIが日付や金額などの任意の情報を自動で抽出し、管理台帳を作成します。これにより、手作業での入力作業が不要となり、作業工数の大幅な削減につながります。また、有効期限が近づいた際には事前にアラート通知が届くため、重要な期限の見落としや対応漏れの防止が可能です。
OPTiM 文書管理は、文書の種類ごとに読み取る項目を自由に設定でき、業務に応じた柔軟な管理が可能です。たとえば「稟議書」では「申請者」「承認者」「作成日」などを任意に定義し、AIにプロンプトで抽出方法を指示できます。非定型の文書にも対応したAI解析により、フォーマットにとらわれず多様な文書・項目を一元管理できるのが特徴です。現場の細かなニーズにも対応しながら効率的な運用を実現します。
OPTiM 文書管理は、文書の本文から必要な情報を簡単に検索できます。ユーザーが任意のキーワードを入力するだけで、登録済みの文書の中から該当箇所を瞬時に検索が可能です。たとえば、取引先名や契約条件、製品名などで絞り込めば、目的の文書に素早くアクセスできます。特定分野の文書を探したい場面や、過去の文書を参考にしたい場面など、日常業務の多様な用途に活用可能です。
OPTiM 文書管理の使い方や機能を、画面イメージや動画でご紹介します。
「OPTiM 文書管理」の画面イメージです。
OPTiM 文書管理の料金プランをご紹介します。
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※詳細は運営企業へお問い合わせください。
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ユーザーごとに編集権限を設定できる
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文書の期限が迫ると、通知・自動更新・廃棄ができる
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ツールに保存した文書を編集できる
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スキャンした紙の文字を読み取り、ツール上で検索を可能にする
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サービスを運営する株式会社オプティムの概要です。
| 会社名 | 株式会社オプティム |
|---|---|
| 本社の国 | 日本 |
| 本社所在地 | 東京都港区海岸1丁目2番20号 汐留ビルディング 18F |
| 拠点 | 東京都、佐賀県、兵庫県、福岡県 |
| 設立 | 2000年6月 |
| 代表名 | 菅谷 俊二 |
| 従業員規模 | 433名（2025年4月1日現在） |
| 事業内容 | ライセンス販売・保守サポートサービス（オプティマル）事業 ・IoTプラットフォームサービス ・リモートマネジメントサービス ・サポートサービス ・その他サービス |
| 資本金 | 445百万円（2025年4月1日現在） |
