OPTiM 文書管理とは
OPTiM 文書管理とは、AIを活用して法定文書や稟議書、申請書、報告書など、さまざまな社内文書を効率的に管理できる文書管理システムです。有効期限の自動通知に加え、書類をアップロードするだけで指定項目を自動で抽出し、台帳を作成できるなど、AIによるサポートが充実しているのが特徴です。文書管理にかかる手間やコストの削減に貢献します。
OPTiM 文書管理の特徴・メリット
OPTiM 文書管理の3つの特徴やメリットをご紹介します。
01
AI機能によって効率化が可能
OPTiM 文書管理は、AIを活用して管理台帳を自動で作成できます。紙やPDFなどの文書をアップロードするだけで、AIが日付や金額などの任意の情報を自動で抽出し、管理台帳を作成します。これにより、手作業での入力作業が不要となり、作業工数の大幅な削減につながります。また、有効期限が近づいた際には事前にアラート通知が届くため、重要な期限の見落としや対応漏れの防止が可能です。
02
任意項目のプロンプト設定機能
OPTiM 文書管理は、文書の種類ごとに読み取る項目を自由に設定でき、業務に応じた柔軟な管理が可能です。たとえば「稟議書」では「申請者」「承認者」「作成日」などを任意に定義し、AIにプロンプトで抽出方法を指示できます。非定型の文書にも対応したAI解析により、フォーマットにとらわれず多様な文書・項目を一元管理できるのが特徴です。現場の細かなニーズにも対応しながら効率的な運用を実現します。
03
本文の検索ができる
OPTiM 文書管理は、文書の本文から必要な情報を簡単に検索できます。ユーザーが任意のキーワードを入力するだけで、登録済みの文書の中から該当箇所を瞬時に検索が可能です。たとえば、取引先名や契約条件、製品名などで絞り込めば、目的の文書に素早くアクセスできます。特定分野の文書を探したい場面や、過去の文書を参考にしたい場面など、日常業務の多様な用途に活用可能です。
OPTiM 文書管理の使い方
OPTiM 文書管理の使い方を画面イメージや動画でご紹介します。
「OPTiM 文書管理」の画面イメージです。
OPTiM 文書管理の料金プラン
OPTiM 文書管理の料金プランをご紹介します。
部署単位やスモールスタートでの導入におすすめのプラン
ストレージ容量上限：300GB
指定項目AI解析機能：1000件/年
ユーザー・グループ作成上限数：無制限
同時利用制限数：無制限
初期費用：無料
AI-OCRは全てのアップロードファイルに適用
企業全体の文書を保管するのにおすすめのプラン
ストレージ容量上限：1TB
指定項目AI解析機能：3000件/年
ユーザー・グループ作成上限数：無制限
同時利用制限数：無制限
初期費用：無料
AI-OCRは全てのアップロードファイルに適用
文書量に合わせて、価格を見積するためのプラン
ストレージ容量上限：1TB~
指定項目AI解析機能：3000件~/年
ユーザー・グループ作成上限数：無制限
同時利用制限数：無制限
初期費用：無料
AI-OCRは全てのアップロードファイルに適用
詳細は運営企業へお問い合わせください。
OPTiM 文書管理の機能/連携サービス
OPTiM 文書管理の機能一覧
OPTiM 文書管理の機能をご紹介します。
サポート・ヘルプセンター
メールサポートあり
電話サポートあり
導入支援・運用支援あり
提供形態
セキュリティ対応
ISMS
冗長化
通信の暗号化
IP制限
二要素認証・二段階認証
シングルサインオン
閲覧権限設定
編集権限設定
ダウンロード権限
文書の登録機能
文書の属性設定
文書番号の自動発行機能
ドラッグ＆ドロップでファイル登録
複数ファイルの一括登録機能
スキャン文書のOCR処理
文書の検索機能
文書の属性検索
文書の日付検索機能
文書の全文検索
画像ファイルのプレビュー表示
JPEGファイル対応
PNGファイル対応
SVGファイル対応
マイクロソフト製品ファイルのプレビュー表示
XLSファイル対応
XLSXファイル対応
DOCファイル対応
DOCXファイル対応
Adobe製品ファイルのプレビュー表示
文書の管理機能
文書のソート機能
新着文書の一覧表示
文書一覧のCSVダウンロード
文書の改訂履歴管理
文書の期限管理
文書のスマートリンク機能
ISO文書の管理機能
文書の運用管理機能
OPTiM 文書管理の運営会社
サービスを運営する株式会社オプティムの概要です。
| 会社名 |
株式会社オプティム |
| 本社の国 |
日本 |
| 本社所在地 |
東京都港区海岸1丁目2番20号 汐留ビルディング 18F |
| 拠点 |
東京都、佐賀県、兵庫県 |
| 設立 |
2000年6月 |
| 代表名 |
菅谷 俊二 |
| 従業員規模 |
406名（2024年4月1日現在） |
| 事業内容 |
ライセンス販売・保守サポートサービス事業 |
| 資本金 |
445百万円 |
