RM-5Webは、文書の活用から保管、保存、廃棄までwebブラウザで管理することができる文書管理システムです。文書管理に特化した使いやすいユーザーインターフェースが特徴。
RM-5Webの3つの特徴やメリットをご紹介します。
webブラウザから使用できるシステムであるため、面倒なソフトウェアのインストールや設定、バージョン管理、メンテナンスなどが不要。ファイリングをサポートする機能も充実しており、年度別ファイルの一括作成や組織改編などにともなうデータ変更などに対応しています。また、原本のロケーション管理が可能な点もうれしいポイントといえるでしょう。
セキュリティ機能が充実しているのもメリットの1つです。ユーザー単位・グループ単位などで検索・登録制限が設定できるため、文書が悪用されるリスクの軽減につながります。また、パスワードをはじめとした重要な情報がすべて暗号化されるのはもちろん、システム上で行われた操作は記録されているため「いつ・どこで・誰が操作したのか」の追跡も容易です。
データベース上で設定されたすべての項目が検索対象となるため、スピーディーかつ自在な検索が可能です。管理できる文書の形式も幅広く、オプションを使用すれば紙文書から電子文書まで統合して管理することもできるので、さまざまな業務の効率化に役立つでしょう。ほかにもオプションとしてバーコード利用や貸し出し機能などが容易されており、要望に応じてカスタマイズすることができます。
RM-5Webの料金プランをご紹介します。
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クラウド（SaaS）
サービスを運営する関西レコードマネジメント株式会社の概要です。
| 会社名 | 関西レコードマネジメント株式会社 |
|---|---|
| 本社の国 | 日本 |
| 本社所在地 | 大阪府大阪市北区堂島浜1丁目4番4号 アクア堂島東館18階 |
| 拠点 | 大阪府 福井県 |
| 設立 | 1982年12月 |
| 代表名 | 池田 彰 |
| 従業員規模 | 264名(2022年7月1日現在) |
| 事業内容 | （1）文書管理コンサルテーションおよびレコードマネジメントシステムの改善、開発、維持 関西電力株式会社本店、支社、原子力発電所、火力発電所 地方自治体、UR都市機構、国土交通省、一般企業等 （2）文書集中管理室の受託 関西電力株式会社原子力発電所3ヶ所、火力発電所10ヶ所 （3）レコードセンターの運営 関西電力レコードセンターにおける文書の保存、取り出し、配送、裁断、廃棄 （4）マイクロフィルム化および関連業務 16mm、35mmロールフィルムの撮影、検索リスト作成 原本フィルムの保管 マイクロフィルムリ |
| 資本金 | 1,000万円 |
SaaSを選ぶ際、まず初めにビジネスの課題を洗い出し、何を改善したいかを明確にすることが大切です。
SaaS選びで考慮すべき点は、価格や機能、使いやすさ、サポート、セキュリティ等です。
自社の課題に沿って、各ITサービスの機能や性能を比較、検討しましょう。
