無料の勤怠管理システムおすすめ17選【2025年最新】

目次
• 勤怠管理システムとは
• 無料で使える勤怠管理システムの仕組み
• 無料の勤怠管理システムの5つの制限
• 【比較表つき】無料プランのあるおすすめ勤怠管理システム5選
• 無料トライアル版がある勤怠管理システム7選
• 【比較表つき】アプリに対応している無料プラン・トライアルがある勤怠管理システム5選
• 無料の勤怠管理システムを利用するメリット
• 無料の勤怠管理システムのデメリット
• 勤怠管理システムの導入で解決する5つの問題
• 勤怠管理システムを選ぶ際の5つのポイント
• Excel管理するならテンプレートを活用
• 無料の勤怠管理システムに関するよくある質問
• まとめ

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤時間や休暇の申請、勤務時間や残業時間などの労働時間を管理するシステムです。主な目的は、従業員の勤怠情報を正確に把握し、労働時間の適正な管理や法令遵守、給与計算や労務管理の効率化、人事評価などに活用するなどがあります。勤怠管理システムの導入により、手作業での勤怠管理にかかる手間やミスを減らすことができ、従業員と管理者双方の負担軽減やコスト削減につながります。

無料で使える勤怠管理システムの仕組み

現場で使えるレベルの勤怠管理システムを無料で利用できることには、いくつかの理由があります。

1つ目は「拡張機能で利益を埋めるため」です。無料で利用できる勤怠管理システムの多くは有料プランも用意されており、お試し感覚で無料プランを使ってもらいます。その後、事業規模が大きくなったり必要な機能が増えたりしたら、有料プランに切り替えてもらうのです。

2つ目は「新規事業開拓の足掛かりにするため」です。すでに別の事業によって利益が確保されている状況で新しい市場に乗り出すにあたって、顧客の獲得や実験的な意味合いで勤怠管理システムを無料で提供しているパターンです。

 3つ目の理由は「広告費」です。無料で使える勤怠管理システムのなかには、画面上にバナー広告が表示されるものが少なくありません。開発元が企業へ広告枠を提供し、広告のクリックやインプレッションに応じた広告収入を得ることで、システムの開発費やサーバーの運用費用を補っています。

なお、広告が表示されるからといって、システムの動作や機能面にマイナス影響があるわけではなく、バナーやキャッチコピーに煩わしさを感じなければ、そのまま問題なく利用できます。  

「無料で使える」というだけあって、どうしても「安かろう悪かろう」というイメージを持ってしまうことは否定できません。しかし、結論からいえば無料の勤怠管理システムであっても問題なく利用できると評価できます。

無料の勤怠管理システムの多くは有料プランへの誘導を目的にしているのですが、基本的な部分で問題があるようでは誰も有料プランに切り替えてくれません。また無料で提供するとはいえ、品質が極端に低いサービスを世に送り出してしまえば、その会社のイメージを大幅に損なわせてしまうでしょう。
こうした理由から、無料の勤怠管理システムでもある程度の品質は保証されているといえます。

無料の勤怠管理システムの5つの制限

ここでは、無料の勤怠管理システムで考えられる5つの制限を解説していきます。無料の勤怠管理システムを利用する際には、多くの場合制限が設けられています。制限があることを理解した上で導入することが大切です。

よくあるタイプが「利用できる人数に制限がある」勤怠管理システムであり、多くの場合は10名未満のユーザー数しか利用できない制限がかけられています。中には数十～100名まで利用できるものもありますが、ほとんどのケースでは3名や5名、多くても10名までしか利用できません。

小規模の事業者であり、従業員数が制限人数以下であれば、差し支えなく利用できるでしょう。

機能に制限があるといっても、基本的な勤怠管理の仕組みについては問題なく利用できるものが多いです。利用できないのはそこに付帯する機能であり、例えば「シフトを印刷する機能」「データをダウンロードする機能」などが使えなくなります。

使えない機能については、有料版またはオプションとして利用できるケースが多いので、無料版で試してみて、必要な機能があれば後付けできます。また初期の試用期間中には全ての機能が使えるケースもあるので、無料期間中に機能を評価し、最初から必要な機能を付けておくという選択肢も良いでしょう。

無料で使える勤怠管理システムの中には「データの保存に制限がある」タイプがあります。勤怠に関するデータはシステム内に保存できるのですが、制限があるタイプの場合は「●MBまで」「●日間だけ」というように、勤怠データの保存に何らかの制限がかけられている場合があります。長くても1年間しか保存できないケースが多いです。

「出勤簿」は法律で3年間の保存が義務付けれられているため、保存に関する制限がかけられている状態ではシステム内での勤怠管理データの保存が十分に行えません。対処法としては、制限されている保存期間内に別の形で勤怠管理データを残しておくことが必要になります。

勤怠管理システムの中には、「メーカーサポート」が有料の場合があります。
勤怠管理システムを利用する中で何らかのトラブル等が発生した場合には、取扱説明書やシステム内のヘルプを参照して問題を解決しなければなりません。有料プランに切り替えることで、電話やメール、チャット等でのサポートが受けられるようになります。

ただし、無料プランで利用できる勤怠管理システムは基本的にシンプルな作りをしており、よほどのことがなければサポートを必要とする場面は訪れないだろうと評価できます。社内にある程度パソコンやシステムに詳しい人がいれば、十分に対処できるでしょう。

無料で利用できる勤怠管理システムの中には「広告」が表示されるシステムがあります。例えば、「IEYASU」という勤怠管理システムは、無料の「フリープラン」がありますが、これにはバナー広告が表示されるという制限があります。システムの提供会社はシステム自体を無料で提供し、広告表示による広告収入で利益を得ているのです。

広告表示を邪魔に感じる可能性もありますが、基本的に勤怠管理システムの使い勝手を大きく損なうことはありません。もし、従業員から「広告が邪魔！」とクレームが多くなれば、有料プランに切り替えることで広告表示をなくすことも可能です。

【比較表つき】無料プランのあるおすすめ勤怠管理システム5選

ここでは、無料プランのあるおすすめ勤怠管理システムを比較表つきで紹介していきます。企業にとって、コストのかからない無料の勤怠管理システムは魅力的な選択肢です。しかし、さまざまなシステムがあるため、どのシステムが合っているか迷ってしまう場合もあるでしょう。表には、各システムの特徴や利用制限、利用料金などが記載しているため、比較することで自社に合ったシステムを選ぶ参考にしてください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、勤怠管理システム選びの参考にしてください。

勤怠管理システムには様々なメリットがありますが、導入にあたって気になるのはやはりコストでしょう。ここではおすすめの無料勤怠管理システムをピックアップしました。それぞれの特徴を押さえて、自分に合いそうなものがあればチェックしてみましょう。

無料トライアル版がある勤怠管理システム7選

有料の勤怠管理システムには、期間を設定して無料トライアルを行っているものが少なくありません。
どれだけ優れたツールでも、使い勝手が良いと感じるかどうかは人によって異なります。導入に失敗しないためには、無料トライアルを利用して使ってみるのがいいでしょう。

ここでは、無料で試せる勤怠管理システムのなかでも、評判の高いものを紹介します。

ここまで無料トライアルを提供している勤怠管理システムをご紹介しました。サービスによっては十分に機能してくれる可能性があることがわかります。
不足している機能があれば、有料版への切り替えや、他の無料システムで必要な機能を持っているものに乗り換えることで対処できるでしょう。

重要なことは、自社の勤務形態などの条件に合った勤怠管理システムを導入することです。仮に無料であっても必要な機能を備えていなければ意味がありません。コスパも重要な比較ポイントではありますが、それ以上に「自社にとって使い勝手の良いシステムかどうか？」を重視してください。その上で、無料で利用できるシステムも選択肢に含めてみましょう。

【比較表つき】アプリに対応している無料プラン・トライアルがある勤怠管理システム5選

スマートフォンやタブレット端末が普及した現代では、勤怠管理システムにアプリ対応していることが重要なポイントです。無料プランやトライアルがある場合、システム導入前に試しながら検討できます。そこで、ここではアプリに対応している無料プラン・トライアルがある勤怠管理システム5選を比較表つきで紹介します。比較表を見ることで、アプリへの対応や無料プラン・トライアルがある勤怠管理システムを選ぶ際に役立つでしょう。 

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、勤怠管理システム選びの参考にしてください。

無料の勤怠管理システムを利用するメリット

勤怠管理システムには、無料で提供されているシステムも多数あります。ここでは、無料で使える勤怠管理システムを導入するメリットについて、導入前にお試しできることやコスト削減効果、勤怠管理が適切に行えることなどの3つの項目にわけて詳しく解説します。メリットを理解することでスムーズに導入できるでしょう。

勤怠管理システムには、無料トライアル期間が設けられているシステムも多くあります。トライアル期間中は、システムの操作性や機能を確認することができます。そのため、実際に利用してみて自社の業務に適しているかどうかを試すことができ、導入前の不安を軽減できます。また、トライアル期間が長いシステムでは、実際の業務でシステムを使いこなすことができるため、自社に合った使い勝手のよいシステムを選択することが可能です。

無料の勤怠管理システムを利用することでコストを削減できることがメリットです。特に、個人事業主や中小企業にとってコスト削減は大きなメリットとなるでしょう。有料の勤怠管理システムでは、導入費用やランニングコストがかかるため、初期費用を抑えたい場合には、無料のシステムが選択肢として考えられます。また、無料のシステムを導入した後に、必要な機能や利用期間によっては有料プランにアップグレードすることも想定しておくことも重要です。

関連記事：中小企業・小規模企業向け勤怠管理システム

勤怠管理システムを導入することで、勤務時間や休暇の管理、残業時間の管理などを効率的に管理しやすくなることがメリットです。また、システムによっては、労働時間の適正な管理や法令遵守にも活用できます。たとえば、法定労働時間や残業時間の上限を超過しないように自動でアラートが鳴るシステムなどです。さらに、従業員にとっても、勤怠情報の確認や修正が容易になり、ワークライフバランスの改善につながることが期待されています。

無料の勤怠管理システムのデメリット

無料勤怠管理システムのメリットをご紹介しましたが、あわせてデメリットも把握しておくと導入時の失敗も防げるでしょう。以下から2つのデメリットについて解説いたします。

無料勤怠管理システムの多くは、利用人数に制限をかけています。小規模な企業なら問題ありませんが、数百名単位の従業員を抱える大企業には対応しきれないため、有料プランへの移行を視野に入れた導入が必須となるでしょう。

勤怠管理システムの導入で解決する5つの問題

勤怠管理システムには様々な機能が搭載されていますが、ツール導入により次の課題を解決することができます。

・残業時間の認識漏れ
・法律改正への対応
・不正な打刻
・無駄なコスト
・多種多様な働き方への対応

勤怠管理システムを導入することで、上記の問題がどのようにクリアできるのか詳しく解説します。

残業時間の把握は給与額に直結することだけに正確性が求められます。しかし、毎月の集計作業は管理者にとっても大きな負担であり、仮に残業時間の認識漏れがあると以下の問題が発生します。

・長時間労働の蔓延
残業時間の認識漏れがあると、誰が何時間働いているのかそもそも把握することができません。忙しい部署ではエンドレスで働くことになりがちです。しかし、労働時間は法律で決められており、従業員はその枠内で働くのが大前提であり、長時間労働を放置すること自体が違法です。労働基準監督署の臨検が行われれば是正勧告の対象となります。

・未払い給与の発生
残業時間の管理ができていないと、適正な残業代の算出ができないので、労働時間に見合った手当を支払うことができません。未払い給与があると労使トラブルとなり、労働裁判に発展する恐れがあります。勤怠管理ができていない場合は会社側が不利になるので、莫大な解決コストを支払うことになります。

・健康への悪影響
残業時間が把握できず長時間労働が蔓延すると、心身への悪影響も心配されます。従業員が健康を害すると本人の不利益は言うまでもありませんが、会社も退職、休職により貴重な人材を失うことになります。その度に新規採用、教育コストをかけるのは効率的ではありません。また、そこまで至らずとも、体調が芳しくなければ労働生産性は低下するので、時間をかけた割に利益は上がりません。

  ・経理スタッフの負担増加
紙のタイムカードで残業管理をしていると、月末に集計するタイミングまで具体的な実績を把握できないうえ、集計時に作業が集中することで、経理スタッフの負担も増してしまいます。スタッフの数が限られる中小企業やベンチャー企業では、経費の精算や取引先への請求といった他の業務にまで悪影響を及ぼしてしまうこともあるでしょう。  

残業時間をきっちり管理することは決して簡単ではありませんが、管理がずさんだとこれだけの問題を引き起こす恐れがあるのです。

2019年4月施行の働き方改革関連法案により、企業は管理職含む全従業員の勤怠管理を義務化されました。勤怠管理についての法律上の変化は以下の通りです。

・時間外労働の上限規制
従来、時間外労働をする場合は、労使で36協定を締結すれば上限なく働くことができましたが、法律改正以後は時間外労働の上限が導入され、違反者にはペナルティが課されます。

・高度プロフェッショナル制度
年収1075万円以上で一部の専門職に従事する人については、裁量労働制を適用することが可能となりますが、長時間労働抑制という点では問題が多く、導入に当たっては勤怠について細かいルールを守る必要があります。

・労働時間把握の義務化
働き方改革の一環として労働安全衛生法施行規則が変更され、管理職含む全従業員の労働時間の把握が必須となり、怠った場合は罰則が適用されます。勤怠は自己申告ではなく、タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録など、客観的な記録をもとに労働時間を把握することが求められます。

このように2019年以降は、今まで以上に勤怠管理を適正にしなければなりませんが、タイムカードによる勤怠管理では間に合わない可能性もあります。しかし、クラウド型勤怠管理システムであれば、法改正の度にアップデートされ、法令違反があればアラート表示されるので、何かあってもすぐに対応することも可能です。法改正の度に従業員に周知、教育するのは大変ですが、勤怠管理システムを導入すれば、その負担も大幅に軽減できるでしょう。

不正打刻も企業にとっては深刻な問題です。現在、多くの企業で勤怠管理にタイムカードを使用していると思いますが、誰でも打刻出来てしまうため、従業員を多く抱える企業では不正打刻に常に悩まされます。

不正打刻があると、次のデメリットが生じます。

・給与の不正受給
不正打刻でありがちなのは、遅刻や欠勤などで同僚に打刻を依頼するケースです。また、勤務時間中に外出をして、終業時刻に戻ってきて打刻をするケースもあります。この場合、企業側は働いていない時間の給与まで支払わなければなりません。給与の不正受給は経営上の打撃、コンプライアンス上の問題、労使の信頼関係の崩壊といった問題が生じます。

・労働時間の過少申告
不正打刻で多く働いたように見せかけることは問題ですが、中には働いているにも関わらず、残業をしていないように装うために不正打刻をするケースもあります。

・従業員の士気低下
不正打刻をして給与を多く貰う人がいると、従業員間の中で不公平感が蔓延し、全体の士気が低下します。その結果として労働生産性が下がり、会社の成長を妨げる要因になります。

  ・ミスが見逃される
ここまで見てきたような不正打刻は、必ずしも故意、悪意によって引き起こされるとは限りません。たとえば、電車が遅れて定時に遅刻しそうになったことでつい打刻を忘れてしまったり、時刻を手書きで修正する際に数字を書き間違えてしまったりするのは、どの企業でも十分起こり得るケースです。1枚1枚のチェックが必要な紙ベースの勤怠管理ではそうしたミスが見逃されやすく、結果的に給与や手当の過払いにつながってしまうこともあるでしょう。  

従来型の勤怠管理にはこのような問題発生の可能性がありますが、勤怠管理システムを導入すれば不正打刻を予防するシステムが整っているので、こうした課題はツール導入と同時にクリアすることができるでしょう。

従来型の勤怠管理は意外にコストもかかります。

・人件費
タイムカードで勤怠管理する場合、毎月労働時間を手作業で集計しなければなりません。労働時間に加え、残業時間、深夜労働、休日出勤なども正確に算出しなければならないので、場合によっては管理部門の数人が数日係で作業に取り掛かることもあります。その人件費だけでも膨大です。その間、担当者は他の業務ができなくなります。従来型の勤怠管理はシステムそのものに費用はかかりませんが、運用面での人件費が高くつくので、コストパフォーマンスという点ではお得とは言い切れません。

・保管コスト
タイムカードなどの勤怠記録は3年間の保存義務があります。全従業員の出勤記録を保存するには、相応のスペースを確保する必要があり、その保管コストも企業が支払わなければなりません。

勤怠管理システムは毎月の利用料がかかりますが、集計作業は全て自動で行われるため、管理業務の負担を大幅に減らすことができます。また、データはクラウド上で保存されるので保管コストもかかりません。中には無料で利用できる勤怠管理システムもあるので、資金に限りがある方でも導入を諦める必要はありません。

働き方改革が進む中、企業も様々な労働形態を導入していますが、働き方が多様化するほど勤怠管理は複雑化します。特にタイムカードの様に紙ベースで出勤管理をする場合、打刻するために必ずオフィスに行かなければなりません。しかし、現在は会社に行くことなく働く人も増えており、特に以下の労働形態をとっている場合、勤怠管理をどの様にするかが課題です。

・テレワーク
テレワークは遠隔業務を意味する言葉で、オフィス以外の場所で働く働き方です。主に在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務となり、働き方改革が進められる中、国もテレワーク導入を積極的に推進していますが、企業にとっては勤怠管理をどうするかが課題です。近年は作業中の様子を画像チェックできるタイプの勤怠管理システムも登場し、いつ、どこで、誰が、何をしているかチェックできます。

・直行直帰
直行直帰の営業社員についても、従来型の勤怠管理では正確な出退勤時刻を把握することができません。しかし、勤怠管理システムを導入すればGPS機能がついているため、誰が、何時に、どこで勤務をしていたのかまでチェックできます。

・フレックスタイム制度
フレックスタイム制度は従業員が様々な時間に出勤をするので、勤怠管理が複雑になりがちですが、勤怠管理システムを使えば、誰がいつ働き、総労働時間は何時間か自動集計できるので、管理者も集計の手間がかかりません。

勤怠管理システムを選ぶ際の5つのポイント

勤怠管理システムを選ぶ際は、自社との相性、クラウド型かどうか、サポート体制、対応している打刻方法などについて比較していくとよいでしょう。

  勤怠管理システムを選ぶときは、自社にとって都合が良いものを選ぶのが基本です。特に注意をしたいのは自社の勤務ルールに対応したものを選ぶことです。勤務形態、規則が複雑であれば多機能で細かい設定ができるものを選ぶのが適当で、そうでなければよりシンプルなツールの方が使いやすいでしょう。機能は多ければ良いという訳ではなく、あくまでも自社の管理に必要な機能がそろっていれば十分であり、自社に相応のスペックのものを選ぶのがベストです。

  勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はインターネットを介してサービスを利用するタイプの勤怠管理システムです。自社でサーバーを設置する必要がないので、導入コストや労力がかかりません。無料で使えるものもあるのでコスパが良く、最短で申し込んだ日から使うことができます。大企業でも導入されていますが、人数の中小企業に特に適しています。

一方、オンプレミス型は自社でシステムを構築する必要があり、そのための専門家、数十～数百万円単位の費用、設置までの時間を必要とします。またメンテナンスも自社対応が必要です。一見デメリットだらけに見えますが、オンプレミス型はセキュリティ面がしっかりしており、自社仕様で構築することができるので、拡張性が高いので他のシステムとの連携をお考えの方にはおすすめです。また、利用人数が多ければ最終的にクラウド型より安上がりになることもあります。オンプレミス型は企業の情報管理に力を入れている方、初期費用に余裕のある方、多くの従業員を抱える大企業に適しているでしょう。  

勤怠管理システムを選ぶときは、サポート体制にも注目してください。

自社で豊富な技術スタッフを抱えられる大企業であれば、オンプレミス型を導入しても、何かトラブルがあった際も十分に対応することができるでしょう。また、法改正の度にシステムをいじることも可能だと思います。しかし、中小企業で専門スタッフを抱えられる余裕がない場合は、サポート体制のしっかりしているクラウド型勤怠管理システムを選ぶのが安全です。操作が分からないときや、トラブルの際にすぐに対応してもらえないのは非常に不便です。

勤怠管理システムは毎日全従業員が使うものだけに、何かあった際にはすぐに対応できるものを選ぶことをおすすめします。サポートの内容、方法は運営会社や料金によっても異なるので、内容をよく吟味して、比較検討して選ぶと良いでしょう。

現在、様々な勤怠管理システムがありますが、いずれのツールも実に豊富な打刻機能を取り揃えています。ICカード、生体認証、GPSなど様々な打刻方法があり、本人確認や位置確認をしつつ出退勤管理ができるので、不正打刻の防止も容易です。

しかし、どんなにすばらしい打刻システムも従業員が使いこなせなければ意味がありません。特にタイムカードに慣れ親しんだ世代の人は、新しい打刻方法になじめない可能性があり、その場合は不評を買うことになるでしょう。

その意味では、勤怠管理システム導入の成否は「打刻機能の使い勝手」にかかっているといっても過言ではありません。従業員のIT力も考慮して選ぶことをおすすめします。

勤怠管理システムを選ぶうえでは、最新の法律・法令に対応しているかどうかも大事なポイントの1つ。

たとえば2019年には労働基準法が改正され、36協定の有無にかかわらず残業時間の上限（原則月45時間、年360時間）が適用されるようになったほか、年5日以上の有給休暇取得が義務付けられました。違反すると行政指導や罰則の対象となってしまうため、これから勤怠管理システムを導入する企業は、残業時間や有給消化状況のアラート機能の付いた製品から優先的に検討するのがおすすめです。

なお、こうした労働関連の法律・法令は今後も頻繁に改正される可能性があり、クラウド型の勤怠管理システムなら、そうした法改正の際のアップデートを開発元が行ってくれます。上記のとおりクラウド型、オンプレミス型にはそれぞれ利点がありますが、コンプライアンス遵守の観点では、クラウド型にやや分があるといえるかもしれません。
（参照：労働基準法）

勤怠管理システムの選び方については、別記事「勤怠管理システムを徹底比較」で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

Excel管理するならテンプレートを活用

勤怠管理でExcelで行っている企業は多く、Microsoft officeの利用料金のみで、勤怠管理を行うことができます。また、勤怠管理用のテンプレートを無料で提供しているサービスもあり、コストを掛けずに勤怠管理を行うことができます。ですが、集計などに関数を使用するため、基本的なExcelの知識は必須です。Excelが苦手な方には少しハードルが高いでしょう。勤怠管理システムのように自動集計や入力はできないため、タイムカードの転記ミスなどヒューマンエラーにも注意が必要です。

Excelでの勤怠管理とテンプレートについて知りたい方はこちらの記事から

無料の勤怠管理システムに関するよくある質問

最後は無料の勤怠管理システムを導入する際に多く寄せられる質問をまとめてみました。ここまでの内容とあわせて参考にしてみてください。

無料で使える勤怠管理システムは基本的にクラウド型なので、導入にあたってサーバーや周辺機器を用意する必要はありません。インターネット環境と端末（PC、スマートフォン、タブレットなど）があれば、即日利用スタートできる場合も。

ただ、前述のとおり無料で使える機能やアカウント数、期間は製品によってさまざまなので、事前に自社の従業員数や業務体制を洗い出し、簡易的なリストにまとめておくことをおすすめします。リストを見ながら機能やプランを比較検討すれば、より速やかに自社に合った製品を見つけられるでしょう。

先述の通り、無料版は打刻など基本機能に特化しており、休暇申請や従業員のシフトをはじめとした勤怠を包括的に管理するための機能や、他システムとの連携は有料で提供されている場合が多いです。テクニカルサポートに関しても有料版でのみ受け付けている製品もありますので、事前にチェックしておきましょう。

まとめ

勤怠管理システムを導入すると、残業時間の正確な把握、法律改正の自動対応、不正打刻防止、経営コスト削減、多様な働き方への対応…こうした課題を克服することができます。いずれもタイムカードではできないことですが、ツールを使えば難なく行うことができるでしょう。

勤怠管理システムの導入を検討中の方は、まずは無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。PRONIアイミツをご利用いただくと、希望要件に合った勤怠管理システム（最大6社）の一括見積もりが可能です。ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。