無料の勤怠管理システムの選び方！「導入後に困らない」ための確認ポイントも解説

目次
• 無料の勤怠管理システム【比較表】
• 無料の勤怠管理システムの選び方・比較ポイント
• 無料の勤怠管理システムおすすめ8選
• 「導入後に困らない」ために確認すべきポイント
• 勤怠管理システム導入時のよくある質問
• まとめ：勤怠管理システムの比較相談ならPRONIアイミツへ

無料の勤怠管理システム【比較表】

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間の記録・管理ができるシステムです。出退勤時間の打刻はもちろん、残業や各種休暇の申請、シフト作成、労働時間や残業時間の集計などが一つのシステムで完結できます。

勤怠管理システムの中には、無料で利用できるものもあります。まずここでは、無料で使える勤怠管理システムを比較表にまとめました。

「タイムカード」は、ヘルプサイトに加えてメールやチャットサポート、さらに「ジョブカン勤怠管理」は電話による手厚いサポートもあります。とくに、操作に不安のある企業や、導入後も継続的にサポートを受けたい中小企業に特におすすめです。初めて勤怠管理システムを導入する企業でも安心して運用できるでしょう。

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無料の勤怠管理システムの選び方・比較ポイント

無料の勤怠管理システムは、サービスごとに機能や特徴が異なるため、自社に最適なものを選ぶには慎重な比較が必要です。ここでは、無料の勤怠管理システム選び方・比較ポイントを解説します。

無料で提供されている勤怠管理システムの多くは、利用できるユーザー数に上限があります。一般的には5名から30名程度が相場です。現在の従業員数に対応できるかを確認し、適切なサービスを選びましょう。

勤怠管理システムによって、対応している打刻方法はさまざまです。たとえば、「ハーモス勤怠」や「ジョブカン勤怠管理」では、PC・スマホ・タブレットからの打刻に加え、LINEアプリを使った打刻にも対応しています。多様な働き方やデバイス環境に柔軟に対応したい企業におすすめです。

一方、「タブレット タイムレコーダー」のように、iPadを使った顔認証打刻に特化しているシステムもあります。オフィス入口でのスムーズな打刻を重視する企業におすすめです。自社の業務スタイルや環境に合った打刻方法を選ぶことが、効率的な勤怠管理につながります。

勤怠データは、労働基準法第109条により5年間の保存義務があります。現在は経過措置として3年間の保存で認められていますが、将来的に正式な保存期間が5年に延長される可能性があります。

（記録の保存）
第百九条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

無料で利用できる勤怠管理システムの中には、「データの保存期間に制限がある」ものがあります。一定期間を過ぎると、システム上から過去の勤怠データが削除されるケースもあるため、定期的にデータをエクスポートし、外部でバックアップを取るなどの対策が必要です。法令遵守のためにも、データの管理体制をしっかり整えましょう。

無料の勤怠管理システムの中には、システム画面や管理画面に広告が表示されるタイプもあります。これは、無料でサービスを提供する代わりに、広告収益で運営コストをまかなうビジネスモデルによるもの。打刻時などに表示される広告を煩わしく感じる場合は、あらかじめ広告表示のないシステムを選ぶか、有料プランへの移行検討が必要です。

無料で使える勤怠管理システムでは、サポート体制が限定的な場合が多く、ヘルプサイトの閲覧やメール対応のみにとどまることも珍しくありません。特にシステムに不慣れな方にとっては、サポートの手薄さが不安要素になることもあります。

一方で、無料の勤怠管理システムでも十分なサポート体制を提供しているサービスもあります。たとえば「ジョブカン勤怠管理」は無料プランであっても、メールだけでなく、チャットや電話でのサポートにも対応しています。初めて勤怠管理システムを導入する担当者にとって、手厚いサポートが受けられるのは大きな安心材料となるでしょう。

無料の勤怠管理システムおすすめ8選

ここからは実際に、無料の勤怠管理システムおすすめ8選を紹介します。各サービスの特徴やおすすめのポイントを解説しているので、ぜひご参照ください。

外部システムとの連携にも対応しており、勤怠一覧などの各種データはCSV形式で出力可能。勤怠データの保管や給与計算ソフトへの取り込みなど柔軟に対応できます。コストをかけずに、シンプルかつ柔軟な勤怠管理を実現したい方におすすめです。

「導入後に困らない」ために確認すべきポイント

無料の勤怠管理システムは、初期導入のハードルが低く手軽に始められる反面、成長企業は将来的に「有料プランへの移行」や「機能の拡張」が必要になることもあります。ここでは、事業拡大を見据えて、あらかじめ確認しておきたい3つの重要な観点を紹介します。

事業が成長し、無料プランでは対応しきれなくなったとき、有料プランへの移行がスムーズに行えるかは非常に重要です。たとえば、無料で使っていた勤怠履歴や従業員情報がそのまま引き継げるかどうか、自社の就業規則に従い独自で設定した内容を有料プランでも変わらず利用できるかなどは確認しておきたいポイントです。

また、アカウント設定や管理画面の構成が大きく変わると、社内で再度操作説明が必要になるなど、かえって業務負担になる可能性もあります。初期段階から「移行しやすさ」に配慮されたサービスを選ぶことで、後々のトラブルを未然に防げます。

現在はシンプルな勤怠管理だけで十分でも、将来的にはシフト管理・人事管理などの業務も一元管理したいと考える企業も多いはずです。そうした成長後のニーズを見据えて、有料プランでどこまで拡張できるかを事前に確認しましょう。

また、給与計算ソフトや経費精算システムとの連携が可能かどうかも重要です。業務効率を高めるためには、バックオフィス系のツール間の連携性も欠かせません。部署ごとの集計や、プロジェクト別の工数管理といったより細かい管理機能に対応しているかもチェックポイントになります。

事業の拡大にともない有料プランへの移行を検討する際は、その費用対効果が明確であるかを見極めることが重要です。とくに注目すべきは、ユーザー数の増加に応じた料金体系が妥当かどうかという点です。

多くの勤怠管理システムでは初期費用が無料で、1ユーザーあたり月額数百円程度から利用できるプランが用意されています。こうしたコストであれば、スモールスタートから本格導入への移行もスムーズです。長期的に見てランニングコストが自社の予算内に収まるかを確認しておくと、将来的な運用も安心して進められるでしょう。

勤怠管理システム導入時のよくある質問

勤怠管理システム導入時のよくある質問に回答します。

Googleフォームは無料で手軽に使える点が魅力ですが、勤怠管理にはあまりおすすめできません。不正打刻やデータ改ざんのリスクがあるうえ、集計や転記ミスも起こりやすく、正確な管理が難しくなります。さらに、労働基準法は頻繁に改正されるため、法令に則った運用を手動で行うのは大きな負担となります。こうした点から、企業の勤怠管理には専用の勤怠管理システムを導入する方が安心と言えるでしょう。

LINE打刻は、LINEのトークルームから出退勤の記録ができる勤怠管理機能です。ログイン不要で手軽に打刻できるため、日常的にLINEを使い慣れた従業員には定着しやすいのがメリットです。一方で、LINEを利用していない従業員にはアカウント作成や操作説明などの教育コストが発生する可能性があります。

買い切りの勤怠管理システムは、月額料金が不要で長期的なコストを抑えられるのがメリットです。インターネットを介さず安定運用ができる点も魅力です。ただし、初期費用が高額で、更新や保守を自社で行う必要があり、ITリソースや体制が求められます。

一方、本記事で紹介した無料の勤怠管理システムは「クラウド型」であるため、手軽に導入でき、アップデートや保守も提供会社が対応してくれます。有料プランへ移行しても1ユーザーあたり月額数百円程度で利用できるサービスも多いため、コストを抑えつつ効率的な勤怠管理ができます。

まとめ：勤怠管理システムの比較相談ならPRONIアイミツへ

無料の勤怠管理システムは、機能や利用ユーザー数に制限があるもののコストゼロで勤怠管理を効率化できるメリットがあります。ただし、それぞれのサービスで機能やサポート内容に違いがあるので、本記事を参考に自社の就業形態にあった勤怠管理システムを検討してみてください。

しかし、無料の勤怠管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。「まず候補を絞りたい」という方はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った勤怠管理システムが分かる診断（無料）ができます。以下のボタンからぜひ一度お試しください。