Excel（エクセル）で勤怠管理表を作る方法とテンプレート

目次
• 無料で使えるエクセルの勤怠管理表テンプレート7選
• エクセルで勤怠管理表を作る方法
• エクセルで勤怠管理を行う際のメリット・デメリット
• まとめ

無料で使えるエクセルの勤怠管理表テンプレート7選

ここでは、無料で使えるエクセルの勤怠管理表テンプレートを紹介します。

みんエク

出典：みんエク http://all-excel.net/

みんエクは、会員登録不要で、すべてのエクセルテンプレートが無料でダウンロードできるサービスです。
勤怠管理のテンプレートは、スタッフ勤務表や遅刻届、早退届を用意。スタッフ勤務表は、アルバイトスタッフの出勤退勤と時給管理を予定と実績で管理できます。タイムカードの数値の切り上げ・切り捨ての自動処理や日付またぎの勤務、時間外勤務、休日勤務にも対応しています。
勤怠管理のテンプレートのほかにも、請求書や領収書といった総務経理に役立つテンプレート、見積書や注文書、納品書といった営業系のテンプレート、工程管理や原価売価管理のテンプレートなどシーンに応じてさまざまなテンプレートを用意。「こんなテンプレートが欲しい」といったリクエストも募集しているため、使いたいテンプレートがある方はリクエストしてみてはいかがでしょうか。

ビズオーシャン

出典：トライベック株式会社 https://www.bizocean.jp/doc/category/14/

ビズオーシャンは、会員総数300万人以上の国内最大級のテンプレートサイトです。約4万点の書式テンプレートをダウンロードでき、そのうち2万5,000点は無料でダウンロードできます。勤怠管理のためのテンプレートは、オーソドックスな勤怠管理表や出勤簿のほか、シフト管理表や年次有給休暇管理表、休暇予定表など多彩にラインナップ。
すべてのテンプレートにおいて必要な機能が過不足なく付帯しているのが特徴で、たとえば勤怠管理表のテンプレートは、出勤時間を入力するだけで出勤・欠勤の数と残業時間、深夜残業時間を自動計算してくれます。飲食店用やサービス業用、美容・エステ用など業界ごとの特性に応じたテンプレートを用意している点もおすすめポイントです。

勤怠管理表エクセルテンプレート

出典：勤怠管理表エクセルテンプレート https://www.kalusband.com/

勤怠管理表エクセルテンプレートは、その名の通り、勤怠管理表に特化したエクセルテンプレートサイトです。
勤怠管理表とシフト表、人件費管理表をダウンロードできます。いずれも勤務体系ごとに細かな設定がされており、勤怠管理表はシンプルな時給計算用のテンプレートのほか、曜日割増や残業割増のある時給計算用、変形労働制に対応したものなど、さまざまなニーズに合わせたテンプレートを用意しています。
シフト表のテンプレートも同様で、オーソドックスな曜日別のシフト表のほか、ポジション別シフト表や人件費計算もできるシフト表、長時間勤務や未成年の深夜勤務に対してアラート表示できるシフト表など多彩です。

MSDタイムカード

出典：MSDタイムカード https://www.vector.co.jp/soft/win95/business/se326994.html

MSDタイムカードは、1年間のタイムカードデータを集計、管理できるサービスです。管理できる人数が多いことが特徴で、最大179人の勤怠を一元管理できます。
利点のひとつに導入方法が容易な点があり、ダウンロード後に簡単な設定をするだけですぐに入力業務が可能。時刻の入力方法にも一工夫されており、たとえば12時の場合、「12:00」ではなく「1200」と入力するように設定されています。そのため、パソコンのテンキーだけで入力作業が完結します。
使い方や導入方法の疑問については、ヘルプ機能やサポート掲示板が用意されています。パソコンの操作に不慣れな方でも安心して導入できるでしょう。

書式の王様

出典：書式の王様 https://www.bizocean.jp/doc/

書式の王様は、約4万点のテンプレートをダウンロードできるwebサイトです。ビジネス用のテンプレートはもちろん、年賀状やグリーティングカードなどさまざまなシーンで利用できるテンプレートを用意。書き方や文例が充実していることが特徴です。なかには、熨斗紙のテンプレートなど、ほかのサイトでは見られないようなテンプレートもダウンロードできます。
もちろん、勤怠管理のためのテンプレートも充実しています。社員の出退勤を管理するためだけのシンプルな出勤簿のほか、出社時間と退社時間を入力すると自動的に就業時間と残業時間を計算してくれるエクセルのマクロ機能を利用したテンプレートなど、勤怠管理のテンプレートだけでも400近くのテンプレートがダウンロード可能です。

EXCEL勤怠テンプレート

出典：EXCEL勤怠テンプレート https://zestyoga.net/kintai/

EXCEL勤怠テンプレートは、無料でダウンロードできる勤怠管理に役立つエクセルテンプレートの紹介サイトです。多様なニーズに応じたエクセルテンプレートを紹介しているのが特徴で、飲食店用やコールセンター用、介護・医療施設用などを用意しており、勤怠管理表が必要なあらゆる業種に最適なテンプレートが見つかるでしょう。
また、英語の勤怠管理表や深夜と深夜残業を分けて集計できる勤怠管理表、5通りのシフトと時給を自由に設定できる勤怠管理表など、ニッチなテンプレートも用意。
テンプレートには、「締め日が10日」、「締め日が15日」、「休日割増」といったタグ付けがされており、自社に合ったテンプレートを見つけやすいのも利点です。

Microsoft Office のテンプレート

出典：日本マイクロソフト株式会社 https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc

Microsoft Officeのテンプレートは、Microsoftが提供している無料のオフィスソフトのテンプレート集です。
勤怠管理や給与管理に役立つテンプレートも充実しており、月別や日別のシフト管理表や明細書付きの給与管理表がダウンロードできます。
シフト管理表のおすすめポイントは、従業員のシフト別の勤怠状況がグラフ化され、具体的なシフト状況を一目で把握できる点です。時間帯ごとに何人の従業員が実働しているかの視認性が高いので、スムーズに人員配置できるでしょう。
また、テレワークに関するテンプレートが充実している点も特徴的です。在宅勤務業務日報・週報や在宅勤務対応出勤表、在宅勤務対応出勤カレンダーなど、テレワークに必要なテンプレートを多数用意しています。

エクセルで勤怠管理表を作る方法

続いて、エクセルを活用して勤怠管理表を作る方法を解説していきます。テンプレートを使わずに簡単な勤怠管理表を作りたいという方は、参考にしてみてください。

自動で勤務時間を表示させる

エクセルに入力した勤務時間から自動で勤務時間を計算して表示させる方法を解説していきます。勤務時間の計算には、エクセルのSUM関数の利用が一般的です。
具体的には、「退勤時間－出勤時間－休憩時間」の計算式で勤務時間を表示できます。自動表示させることで、計算の手間が少なくなるだけでなく、勤務時間の超過などに気付きやすくなることもメリットです。

1か月分の勤務時間を表示させる

続いて、エクセルで1か月分の勤務時間を表示させる方法を解説していきます。前述したSUM関数の中の合計を利用する方法がおすすめです。
具体的には、1日の合計勤務時間が表示されているセルをまとめて選択するだけで、合計の勤務時間を計算してくれます。毎月の締め作業や合計時間の確認作業を効率化できるでしょう。

1か月分の給与を計算させる

最後に、エクセルで1か月分の給与を計算させる方法を解説していきます。
計算方法は「1か月分の勤務時間×時給金額×24」です。注意点として、勤務時間に時給をかけたあと、24時間で計算するために24をかけるという特徴があります。
ただし、この方法だけでは時給以外の深夜手当や交通費などの計算はできないため、自動化したい場合は勤怠管理ツールなどの導入がおすすめです。

おすすめの勤怠管理システムは、別記事「勤怠管理システムを徹底比較」で確認ください。

エクセルで勤怠管理を行う際のメリット・デメリット

「勤怠管理は手書きで十分では？」と思っている方もいるのではないでしょうか。ここでは、エクセルで勤怠管理を行うメリット・デメリットについてお伝えします。

メリット

最大のメリットは、導入や運用にコストがかからない点です。エクセルをインストールしているパソコンなら、無料で導入できます。加えて、無料でダウンロードできるテンプレートも豊富なので、半永久的にコストをかけることなく勤怠管理が可能です。また、エクセルは汎用性が高く、多くの社員が操作に慣れています。勤怠管理表を共有しやすい点もエクセルで勤怠管理するメリットでしょう。

デメリット

エクセルは勤務時間や残業時間を自動計算してくれるとはいえ、計算の元となる毎日の出退勤データは社員が自ら入力しなければなりません。また、出退勤データの入力は手入力のため、エクセルに入力した内容が間違っていないかの確認作業も必要になります。入力や確認に手間がかかることは、エクセルで勤怠管理を行うことの一番のデメリットでしょう。さらに、働き方が多様化した近年では、働く場所が会社であるとは限りません。テレワークの場合、タイムカードとエクセルでは十分な勤怠管理が難しい点もデメリットです。

そんな時におすすめなのが、勤怠管理システムを使うことです。勤怠管理システムを導入すると入力の手間や確認を素早く行うことができるでしょう。

まとめ

勤怠管理に便利な、無料でダウンロードできるエクセルテンプレートを紹介しました。勤怠管理のエクセルテンプレートと一口に言っても、さまざまな特徴があることがわかっていただけたのではないでしょうか。

勤怠管理を効率よく行いたい場合は、今回ご紹介したエクセルテンプレートも試しつつ
勤怠管理システムを導入してしまうのも一つの手です。

自社にあった勤怠管理の方法を模索して、業務の効率化を図っていきましょう。

勤怠管理システムの一覧はこちら