勤怠管理システムは4社に1社が乗り換えてる？主な理由は「機能不足」と「働き方の変化」

目次
• 勤怠管理システムを乗り換えるユーザーはどれくらい？ 
• 既存システムから乗り換えた主な理由 【アンケート調査】
• システム連携における課題 【アンケート調査】
• 乗り換えユーザーに選ばれたおすすめ勤怠管理システム
• まとめ：勤怠管理システムの乗り換えは変化を意識しよう
• 勤怠管理システムの利用実態アンケートの概要

勤怠管理システムを乗り換えるユーザーはどれくらい？ 

PRONIアイミツSaaS（当社）は、勤怠管理システムを導入・利用している担当者1,000名にアンケート調査を実施。現在のシステムを導入した経緯について質問し、回答をまとめました。

アンケート調査の結果、全回答者のうち24.9%が「別のシステムから乗り換えた」と回答しました。ただ、これは「詳細不明（既に導入されていた）」回答も含めた割合です。

選定の経緯を把握している「新規導入」「乗り換え」ユーザーだけで割合を出すと、「別のシステムから乗り換えた」割合は38.2％。約4割になります。つまり、勤怠管理システムを乗り換えは割と頻繁に起こりうることが分かります。

【選定の経緯】

勤怠管理システムは、基本的に新規導入が多いですが、事業成長や働き方の変化に合わせて見直しが必要になるケースも少なくないのでしょう。

また、従業員数規模ごとに乗り換えの傾向を分析したところ、組織が大きくなるにつれてシステムの「乗り換え」が発生しやすい様子が見られました。

  【従業員数別の乗り換え回答割合】

従業員数1,000名以上の大規模企業では、小規模層と比較して乗り換えの割合が約2倍近くになっています。組織が拡大し、雇用形態や就業ルールが複雑化するにつれ、初期に導入したシンプルなツールでは対応しきれなくなり、乗り換えニーズが増えるようです。

既存システムから乗り換えた主な理由 【アンケート調査】

PRONIアイミツSaaS（当社）は、システムを「乗り換えた」と回答した249名を対象に、具体的な理由を質問しました。

乗り換えの理由として回答が多かったのは「機能が不足していた（27.7%）」「自社の業務体制・働き方に合わなくなった（24.9％）」でした。

テレワークや時差出勤の普及、法改正への対応など、働き方や管理方法の変化が乗り換えに大きく影響していることが分かります。現場で打刻する従業員の体験が乗り換えのトリガーとなっていそうです。

従業員規模別に乗り換え理由を深掘りすると、重視する課題に違いが見られました。ただ本調査の乗り換え回答者数を見ると、以下の通り企業規模に比例して増えています。

「乗り換え」ユーザーに限定する都合上、小規模企業は回答者数が少なくなります。そのため、小規模企業の回答データは参考程度に考えると良さそうです。

「機能が不足していた」は小規模（31.2%）でも大規模（30.6%）でも高い割合ですが、「自社の業務体制・働き方に合わなくなった」理由の乗り換えは、大規模企業（27.4%）が小規模（18.8%）を大きく上回ります。

また、「他システムとの連携がうまくいかなかった」を理由に挙げる割合は、小規模企業ではわずか6.2%ですが、中規模企業（25.8%）や大規模企業（25.0%）では約4倍に急増します。乗り換える企業の多くが一定以上の規模ということを踏まえると、連携性が重要な要素であることが分かります。

システム連携における課題 【アンケート調査】

システムを乗り換える理由として挙げられることが多い「他システムとの連携」。では、連携における課題とは具体的にどのようなものが多いのでしょうか？給与計算ソフトや労務管理システムと連携して利用しているユーザー708人に課題に感じていることを聞きました。

システム連携において最も大きな課題となっているのは、「データ連携に手間がかかる（26.4%）」でした。多くの企業が給与計算や人事管理システムとの連携による業務自動化を期待しますが、実際にはCSVの書き出しや項目調整を伴う「手動連携」に留まっているケースもあるようです。

ほか「連携設定・運用に専門知識が必要（23.7%）」が続いています。API連携などによる自動化を目指しても、社内にIT人材が不足している場合、設定そのものがハードルとなり、システムを最大限活用できないリスクが示唆されていました。

乗り換えユーザーに選ばれたおすすめ勤怠管理システム

勤怠管理システムの乗り換えは、従業員数が多い企業で起こりやすく、また、乗り換え先には、機能や連携性に優れたツールが選ばれやすいことが分かりました。

実際に、アンケートで乗り換えユーザーに選ばれていた勤怠管理システムをいくつか紹介します。

まとめ：勤怠管理システムの乗り換えは変化を意識しよう

今回の調査から、勤怠管理システムの乗り換えを成功させるためには、以下の2点を意識することが重要であると分かりました。

 乗り換え理由の多くが「機能不足」や「働き方の変化」である以上、将来的に必要となるであろう機能を備えているか、あるいは柔軟なアップデートやカスタマイズが可能かなど、見極める必要があります。今使いやすいツールではなく、いつまでどうやって使っていくかを考えて、乗り換え先を選びましょう。

 調査で「データ連携の手間」が課題として上位に挙がっていた通り、連携の有無だけでなく「どの程度自動化されるか」が重要です。給与計算ソフト等とAPIでシームレスにデータ連携できるか？自社にIT人材がいない場合はサポート対応があるか？など、連携するまでに必要な労力を確かめておきましょう。

まずは自社の「5年後の組織像」をイメージし、そこに対応できる拡張性が高いツールを乗り換え先として選ぶと良さそうです。

勤怠管理システムの利用実態アンケートの概要

この記事にまとめた勤怠管理システムの利用実態アンケートの概要です。

当記事の引用や転載をする際は、必ず出典として「PRONIアイミツSaaS」および記事URL（https://saas.imitsu.jp/cate-attendance-management/article/h-2709）を明記願います。