医療・福祉業界は、なぜ勤怠管理と給与計算システムの「連携」に失敗するのか？1,000件の相談から見えた実態と解決へのヒント

目次
• データ連携の失敗が招く手作業の具体事例
• 勤怠管理・給与計算の連携を阻む「2つの要因」
• 連携の失敗を避ける、医療・福祉業界向けシステム選びのヒント
• まとめ：システム選びに迷ったときはプロに相談を

データ連携の失敗が招く手作業の具体事例

相談データ1,000件を分析した結果、全体の4割以上が「勤怠管理システムと給与計算システムの連携ができず、間に手作業での転記やExcel加工が発生している」という課題を抱えていることが判明しました。
他業界（医療・福祉以外）の相談データと比較したところ、約1.4倍もの割合にのぼるため、医療・福祉業界におけるこの課題の深刻さが伺えます。

ここでは、勤怠・給与のシステム連携に苦戦している現場で起きがちな手作業による運用実態を、3つの具体事例でご紹介します。

勤怠管理システムから給与計算システムへそのままデータを出力できず、間に一度Excelを挟んで、担当者が手計算や関数でデータを加工しているケースです。

長年使い続けている給与計算システムと、新しく導入を検討した勤怠管理システムの相性が悪く、データの自動取り込み設定ができずに、システム連携自体を断念してしまったケースです。

法人内での勤怠集計まではできても、給与処理を委託している外部専門家のシステムとデータ形式が合わず、月末に手作業で修正してからデータを渡しているケースです。

これらの事例からわかるのは、各システムがどれほど優れた機能を持っていても、医療・福祉業界ならではの「複雑なシフト」や「複数拠点の管理」といった独自の要件に合致していなければ、データ連携がスムーズにいかないということです。

自社の業務フローや要件を事前にしっかりと整理し、それに適合するシステムを選ばないと、結果として「システムとシステムの間を手作業やExcelでつなぐ」負担が生まれてしまいます。

勤怠管理・給与計算の連携を阻む「2つの要因」

具体事例からは、システムの連携がうまくいかずに手作業が発生している現場の苦労がわかりました。

なぜこれほどまでに多くの現場が、Excel加工や手入力を強いられているのでしょうか。連携課題を抱える約400件のデータをさらに深掘りしたところ、背景には医療・福祉業界特有の「構造的要因」が大きく2つ存在することが見えてきました。

システム連携を阻む最も大きな要因は、「複雑なシフトや勤務形態」です。連携につまずく法人のうち、実に4割近くがこの課題に直面しています。

一般的な勤怠管理システムは「固定時間労働」を前提に設計されていることが多く、日勤・夜勤・早出・遅出が入り乱れる交代勤務や、深夜割増の複雑な計算を正しく集計しきれません。その結果、給与計算システムにそのまま勤怠データを流し込むことができず、エラーを防ぐための手作業や再計算が発生してしまいます。

2つ目の大きな要因は、訪問看護ステーションやクリニックの分院などにおける「複数拠点またぎの集計」です。連携に悩む法人の3割近くがこの課題に直面しています。

拠点ごとに勤怠の締め方やローカルルールが異なったり、パートスタッフが日によって別の施設へヘルプに入ったりするため、勤怠管理システム上の所属と実際の勤務実態が乖離しやすくなります。
結果として、システム同士の自動連携を諦め、「Excelで各拠点の勤怠データを一つにまとめてから、給与計算システムに手入力する」という手間が発生しています。

連携の失敗を避ける、医療・福祉業界向けシステム選びのヒント

こうした現状を踏まえると、医療・福祉業界のシステム選びでは、「自社の複雑な勤務ルールをシステム上でどこまで自動処理できるか」を見極める必要があります。データ連携の失敗を避けるためのヒントを、以下2つのポイントに整理しました。

汎用的な勤怠管理システムを無理に当てはめるのではなく、医療・福祉業界特有の「夜勤」「変形労働時間制」の集計に標準で対応できる勤怠管理システムを選ぶことが大切です。
そのうえで、連携エラーを防ぐには、別々のメーカーのシステムを組み合わせるよりも、勤怠管理と給与計算が最初からセットになっている一体型システムを選ぶことが、スムーズな連携を実現しやすい有効な選択肢となります。

「長年使い慣れた給与計算システムはそのまま残したい」「給与計算は税理士・社労士のシステムで行っている」という場合は、新しく導入する勤怠管理システムが、指定のフォーマット（CSVやAPI）で既存の給与計算システムにデータを自動出力できるかを導入前にテスト・確認する必要があります。
 自社の運用フローにおけるデータの出口（給与計算システム）との親和性を入念に確認することが、連携成功への近道です。

まとめ：システム選びに迷ったときはプロに相談を

本記事では、医療・福祉業界における勤怠管理と給与計算システムの連携に関する課題と、その根本要因、システム選びのヒントをご紹介しました。

「自社の複雑なシフトでは連携させるのは無理だろう」と諦めてしまう前に、まずは業界特有の複雑な要件に対応できるシステムの情報を集めることから始めてみませんか？

PRONIアイミツSaaSでは、システム選びのプロが課題を丁寧にヒアリングし、スムーズなシステム連携を実現可能にするシステムをご提案します。 毎月の手作業での転記やExcel集計から抜け出すための第一歩として、ぜひお気軽にご相談ください。