勤怠管理システムの選び方を徹底ガイド

目次
• 勤怠管理システムの選び方で大切なポイント
•  勤怠管理システムの導入でよくある失敗パターン
• 特徴別に勤怠管理システムを検討しよう
• 中小企業に人気の格安勤怠管理システム2選
• 大企業の導入実績が豊富な勤怠管理システム2選
• 経理や人事にも役立つ勤怠管理システム2選
• 営業スタッフ向きの勤怠管理システム2選
• サポートが充実している勤怠管理システム
• 使いやすさに定評がある勤怠管理システム2選
• 勤怠管理システム選びは自社の状況に合わせて

勤怠管理システムの選び方で大切なポイント

結論から言えば、勤怠管理システムを選ぶにあたってもっとも大切なのは「課題」と「規模」「使い勝手」の3点です。ここからは、それぞれどのように判断すべきかを詳しく解説していきます。

まず着手すべきなのは、課題の洗い出しです。総務や人事、経理といった関連部署にもれなくヒアリングを行い、「現状の勤怠管理に何が足りないのか」「その結果としてどんなリスク・トラブルが発生し得るのか」を整理しておきましょう。課題さえ明確になれば、必要な勤怠管理システムはおのずと見えてくるはずです。その際に大切になってくるのは、プラスアルファの効果にも目を向けること。現在流通している勤怠管理システムは、スマートフォンやICカードによる打刻機能と集計機能を備えているものが大半を占めています。「出退勤を記録する」「勤怠データを算出する」といった基本機能については、各製品でそれほど大きな違いはありません。違いが出てくるのは基本機能以外の部分です。たとえば、GPS機能やアラート機能を備えた製品なら打刻漏れや不正打刻の防止、外部ツールとの連携に対応している製品を使えば給与計算や年末調整の効率化が叶うでしょう。勤怠管理システムを導入すれば紙のタイムカードが必要なくなり、集計作業の負担が軽減できるのは当たり前のことでもあります。その上で「何ができるのか」「どのような相乗効果が見込めるのか」プラスアルファの視点を持つことが導入を成功させる1つめのポイントです。

2つめのポイントは、自社の事業規模や利用人数を念頭に置いて検討を進めることです。勤怠管理システムはクラウド型を中心に低価格化が進んでおり、1人あたり月額200円〜300円ほどで利用できる製品が増えているものの、年額に換算すれば数十万単位の出費は避けられません。そうしたランニングコストの支払いが負担にならないよう、自社に合った価格の製品を選ぶようにしましょう。また、基本的にすべての従業員が使用するツールである勤怠管理システムは、大人数が打刻する時間帯や給与計算が必要な月末にアクセスが集中して動作が重くなる可能性もあるので、データ処理速度をはじめとしたスペック面にも目を向けることが大切です。勤怠管理システムのなかにはデモ版や無料トライアルが用意されている製品も多くあるので、それらをうまく活用して自社での運用に適しているかを判断するのもいいかもしれません。

使い勝手に配慮するのも、勤怠管理システムを選ぶ際の大切なポイントです。打刻や集計といった基本機能は製品ごとに大きな違いはないものの、画面の構成やデザイン、付帯機能はさまざま。どんなに機能が豊富であっても、従業員にとって使いにくいシステムであれば導入による効果を得るのは困難だといえます。また、なかにはシフト勤務やフレックスタイム制に対応しておらず、就業規則や勤務体系によっては導入に適さないものもあるので注意が必要です。デモ版や無料トライアルを利用して「問題なく操作できるか」「社内ルールに沿って運用し続けられるか」を事前に確認するようにしましょう。対応が難しい場合には、提供元にカスタマイズの可否について相談してみるのも1つの手段。あわせて、はじめて勤怠管理システムを導入するという場合は、万が一のトラブルや不具合に備えてサポート体制をしっかりと確認するとよいでしょう。

勤怠管理システムを選ぶ際には、どのシステムを導入するのか1つの部署で勝手に決めないことも重要なポイントです。
複数の部署があるにもかかわらず、一部の部署でしか無料トライアルを試さずに導入を決めてしまった場合、導入してからトラブルが起こる可能性もゼロではありません。「総務部の何人かが使用してみたが、問題なかった」というだけで導入してしまうパターンは少なくありませんが、無料トライアルはできるだけ多くの部署・従業員に利用してもらい、問題なく導入できそうかどうか確認してもらいましょう。

  別記事「勤怠管理システムを徹底比較」では、機能や料金比較で2025年現在おすすめの勤怠管理システムを解説しています。合わせてご覧ください。  

 勤怠管理システムの導入でよくある失敗パターン

ここからは、勤怠管理システムの導入でよく見られる失敗パターンについて紹介していきます。
どのような失敗が多いのかを確認し、自社で導入する際には同じパターンに陥らないよう注意しましょう。

勤怠管理システムを導入してみたものの、すでに利用している他のシステムと連携することができず、大幅な業務効率化を叶えられなかったという失敗パターンが少なくありません。
勤怠管理システムは、人事管理システムや給与計算システムなどといった外部システムと連携できることによってより便利になります。わざわざデータを出力し、他のシステムに再びインポートするといった面倒な作業を行なっていては、あまり業務が効率化した気にならないでしょう。

勤怠管理システムを導入してみても、自社の勤務形態に対応しきれていなかったという失敗パターンも見られます。
最近では、フレックス制度や裁量労働制、テレワークや直行直帰などのさまざまな働き方が増えているほか、正社員のみならずアルバイトやパートなどを多く雇用している場合もあるでしょう。それぞれの働き方・雇用形態などにマッチした機能が搭載されていなければ、勤怠管理システムを導入しても活用しきれません。
導入する際には、どのような勤務形態に対応した勤怠管理システムなのかを前もって確認しておくと安心でしょう。

勤怠管理システムを、実際の利用シーンを想定しないままに導入してしまい、結果的にトラブルにつながってしまうという失敗パターンも見られます。
勤怠管理システムを日々活用することとなるのは、現場の従業員たちです。しかし、現場ではどのような勤怠管理システムが求められているのかを把握することなく、実際の利用シーンに当てはめないままシステムを導入してしまえば、結局現場担当者や従業員の手間が増えるだけになってしまうかもしれません。
従業員に対してどのようなシステムがいいかヒアリングし、その内容をもとに選定すると安心でしょう。

特徴別に勤怠管理システムを検討しよう

勤怠管理システムの導入で失敗をしないためには、まず自社の抱える課題を整理し、利用規模や使い勝手を念頭に置いて検討を進めることが大切です。ただ「機能が豊富だから」という理由で選ぶのではなく、自社に合ったシステムを選ぶことによって、課題解決が実現するでしょう。続いては、上記の内容を踏まえた上で、「アイミツ」が厳選した12種類の勤怠管理システムを特徴別に紹介していきます。

中小企業に人気の格安勤怠管理システム2選

まずは、中小企業に人気のある2種類の勤怠管理システムを紹介します。

大企業の導入実績が豊富な勤怠管理システム2選

続いては、大手企業への導入実績が豊富な勤怠管理システムを紹介します。

経理や人事にも役立つ勤怠管理システム2選

続いては、人事や経理の生産性向上にも役立つ勤怠管理システムを紹介します。

営業スタッフ向きの勤怠管理システム2選

続いては、外出の多い営業スタッフの勤怠管理に役立つシステムを紹介します。

サポートが充実している勤怠管理システム

続いては、問い合わせ対応をはじめとするサポート体制が充実している勤怠管理システムを紹介します。

使いやすさに定評がある勤怠管理システム2選

最後は、使いやすさに定評がある2種の勤怠管理システムを紹介します。

勤怠管理システム選びは自社の状況に合わせて

本記事では、勤怠管理システムの選び方を解説するとともに、「アイミツ」が厳選した12種の勤怠管理システムを紹介しました。ひとくちに勤怠管理システムといっても、利用料や機能構成はさまざまです。自社の規模や目的に合ったシステムを選ぶことで、課題解決が実現するでしょう。