外部システムと連携可能なワークフローシステムおすすめ13選

目次
• 外部システムとワークフローシステムを連携するメリット
• 【比較表】外部システムと連携できるワークフローシステム
• 外部システムと連携できるワークフローシステム13選
• 外部システムと連携できるワークフローシステムの選定ポイント
• ワークフローシステムとグループウェアのワークフロー機能の違い
• まとめ：他システムと連携できるワークフローシステムを導入しよう

外部システムとワークフローシステムを連携するメリット

ワークフローシステムとは、社内稟議の承認プロセスを効率化できるツールです。紙やExcelでの社内稟議をシステム化することで、業務にかかる手間と時間を大幅に減らせるため、迅速な意思決定ができるようになります。また、ワークフローシステムの自動チェック機能で入力漏れや計算ミスを検出でき、差戻しの手間を削減することも可能です。

外部システムとワークフローシステムを連携するメリットは、業務を簡素化し、全社的な業務効率化を実現できる点です。システム連携による具体的なメリットは、どの外部システムと連携するかによって変わります。下記は、ワークフローシステムと連携できる外部システムの一例です。

ワークフローシステムと会計システム（および、経費精算システム）との連携で、申請・承認から会計処理までを一気通貫で完結でき、バックオフィス業務を効率化できるメリットがあります。例えば、ワークフローシステムの経費精算書を、会計システム向けの仕訳データに自動生成することが可能です。「手動での入力や、チェック工程に手間がかかっている」という課題も解決できます。

ワークフローシステムは、グループウェア（Google Workspace、kintoneなど）やビジネスチャットツール（Slack、LINE WORKSなど）との連携で、承認依頼通知をチャットで受け取ることが可能に。システム連携により、グループウェアのホーム画面上に稟議承認のタスクを表示できるため、対応漏れを防ぎ、稟議をスムーズに進められるようになります。

販売管理・在庫管理・購買管理といった基幹システムとワークフローシステムを連携できれば、商品マスタが連携され申請書の自動入力が可能になります。入力ミスを防げるだけでなく、手間と時間も削除できます。また、購買管理システムとの連携では、ワークフローシステムの申請書の内容（購入品名・金額など）が自動で購買管理システムに登録されるため、発注ミスの防止にもつながります。

ERP（基幹系情報システム）と連携できるワークフローシステムを知りたい方は、別記事「ERPと連携できるワークフローシステム」でおすすめのサービスを紹介していますのでぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムは電子帳簿システムとの連携で、承認プロセスの効率化と、文書の一元管理・検索ができるメリットがあります。また、電子帳簿保存法に則ったシステムを利用することで、法令要件に沿ったデータ保存・書類管理が可能に。内部統制の強化にも役立ちます。

ワークフローシステムと人事システムとの連携で、人事情報（人事異動・組織改編・役職の変更など）を稟議申請に活用できるようになります。連携により、承認ルートの変更が簡単に行えるだけでなく、社員の入社・退職における申請書の自動起票も可能に。自動化で、申請・承認にかかる工数削減を実現できます。

ワークフローシステムと電子契約システムを連携できれば、稟議が決裁された時点で、契約内容や取引先などの情報が電子契約システムに登録されます。自動で反映されるため、スムーズな契約締結が可能になります。

以上、ワークフローシステムと連携可能な外部システムの例を紹介しました。上記以外にも「勤怠管理システム」「給与計算システム」「人事評価システム」など、ワークフローシステムと連携できる外部システムは幅広いです。API連携に対応したワークフローシステムであればさらなる効率化が図れますので、別記事「【2025年最新】API連携ができるおすすめのワークフローシステム」もご参考ください。

ワークフローシステムは外部システムと連携させることで、業務効率化の真価を発揮します。株式会社エイトレッドが2023年11月に行った調査では、業務のシステム化ができている中小企業は80%に上るものの、そのうち「システム化しても業務負担が軽減されていない」と感じる担当者は8割以上に上るという結果に。

出典元：株式会社エイトレッド

上記データから、「システム連携がされていない」という理由で、社内の業務効率化が図れていないことが分かります。企業が社内の業務効率化を図るには、ワークフローと外部システムを連携し、前後の業務を含めた一連の流れを効率化することが重要です。

【比較表】外部システムと連携できるワークフローシステム

ここからは外部システムと連携できるワークフローシステムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローシステムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

なお、別記事「おすすめワークフローシステムを徹底解説」では、システム連携機能も含めて機能が豊富でおすすめのシステムを紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。

外部システムと連携できるワークフローシステム13選

それでは早速、システム連携が可能なワークフローシステムのおすすめ13選をご紹介しましょう。

外部システムと連携できるワークフローシステムの選定ポイント

最後に、システム連携できるワークフローシステムの導入を検討する際の選定ポイントを解説します。

ワークフローは人事や会計などのバックオフィス業務はもちろん、稟議・業務報告などあらゆる業務に関連します。一連の業務の流れの中でシステム同士の役割とつながりを整理をし、自社の課題に合わせ、どう連携させるかを検討しましょう。

「システム連携」の意味合いも幅広く、データベースの自動連携、CSVでの連携、グループウェアなどの外部システムに機能拡張として使えるものなどさまざまです。利用中のシステムと繋ぎこみたい場合は、どのような連携が可能なのかを調べておきましょう。

クラウド型は、初期投資を抑えてすぐに導入できる点や、常に最新版を利用できる運用のしやすさが魅力。外部のサーバーを利用しますので情報漏洩の可能性がある点と、長期的に見ると割高な点がデメリットです。

一方のオンプレミス型は、自社ネットワーク内で運用できることによるセキュリティ面の高さと、カスタマイズ性の高さが魅力。ただし、セキュリティを含めた社内での運用コストが必要になってきます。それぞれの特徴を踏まえて、自社に合う方を選ぶようにしましょう。

申請者や承認者に手間のかからない操作性や、申請フォームの作りやすさなどは業務効率に直結するもの。一方で承認ルートについてはフレキシブルに対応できるシステムが効果的と言えるでしょう。システムを選定する際から、具体的に利用シーンをイメージすることが重要です。

例えば、新入社員の場合は上長の前に教育担当がチェックするなど、イレギュラーは意外と多いもの。システムで対応できないと、紙でプリントアウトして……と、業務を煩雑にしてしまいます。自社に合った使い方ができるシステムであるかどうか、よく確認したうえで導入を決定しましょう。

システムの選定ポイントを詳しく知りたい方は、別記事「ワークフローシステムの選び方を徹底解説」もぜひ参考にしてください。システム導入前に選定ポイントをおさえ、自社に合うワークフローシステムを選びましょう。

ワークフローシステムとグループウェアのワークフロー機能の違い

上記でご紹介したようなワークフローシステム以外にも、グループウェアにワークフロー機能が付いている場合があります。グループウェアは掲示板やスケジュールなど、社内コミュニケーション用の機能を広く網羅できるのが魅力。一方で、次のような場合ではワークフローシステムが向いているでしょう。

自社の課題を明確にして適した方を選びましょう。

まとめ：他システムと連携できるワークフローシステムを導入しよう

ここまで、システム連携が可能なワークフローシステム13選の比較を中心に、導入のメリットや選定のポイントをお伝えしてきました。導入成功のカギは、業務とデータの流れがスムーズになるよう設計することです。現在ご利用のシステムのどのデータをどのような形でつなげられるのか？を確認し、自社に最もマッチするシステムを選んでいきましょう。

ワークフローシステムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。