【2023年最新】中小企業におすすめのワークフローシステム6選

目次
• 1.ワークフローシステムとは？
• 2.ワークフローシステムのメリット
• 3.【比較表】中小企業におすすめのワークフローシステム
• 3.中小企業におすすめのワークフローシステム6選
• 4.ワークフローシステム選びのポイント
• 5.まとめ

1.ワークフローシステムとは？

ワークフローとは「業務の流れ」を意味し、業務や活動における「一連の作業や手続き」を指します。
ワークフローシステムでは、これまで紙で行っていた業務手続きを電子化することが可能。各種申請や稟議など組織として必要な業務を、電子化された申請書や通知書などあらかじめ決められた作業手順に従って処理をすることで、スムーズかつスピーディーに対応することができます。

代表的な機能は「申請や起票機能」です。テンプレートを利用した申請書やExcel形式で作成した申請書を提出でき、ファイルやコメントを付加することも可能。また、総務・人事関連、勤怠管理、旅費などの経費精算関連などよく使う各種申請書類が備わっているためユーザーは最小限の手間で申請書を作成することができます。
他にも、申請された手続きの承認や承認する権限の制御、個人情報の管理など管理機能もついていることも特徴です。
大企業のみならず、中小企業でも導入が進む中で多機能化しているワークフローシステム。最近では短期間で手間なく導入できるクラウド型も登場したことで、導入が加速しています。

2.ワークフローシステムのメリット

では、中小企業がワークフローシステムを導入した場合に実際どんなメリットがあるのかご紹介します。
まず挙げられるメリットは「業務プロセスの可視化」です。申請・承認・決裁業務に関わる人物や組織の範囲、情報とその流れが可視化されます。申請書が誰のところにあるのか、承認の進捗状況を常に確認でき業務の停滞を防ぐことが可能です。

次に挙げられるメリットは「意思決定のスピードアップ」。パソコンなどで手軽に申請・承認を行うことが可能になり、外出先からでも利用できるため決裁までの時間が大幅に短縮されます。

「コスト削減」もメリットとして挙げられる重要なポイントです。申請書を電子化することによって、紙代・プリント代・メールやFAXの通信費・郵送費などを削減できます。書類の保管スペースも不要になると同時に、システム検索ですぐにその書類にたどり着くことが可能です。

メリットはまだまだあります。情報の可視化によって、文書の改ざん防止やコンプライアンスの強化も可能に。
そして、今の時代に求められている「働き方改革」にも大きく寄与します。申請・承認・決裁などの業務のためだけに出社する必要がなくなるため、時間や場所にとらわれない働き方の実現にも貢献するでしょう。

3.【比較表】中小企業におすすめのワークフローシステム

ここからは中小企業におすすめのワークフローシステムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローシステムでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。 

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフローシステム選びの参考にしてください。

3.中小企業におすすめのワークフローシステム6選

ここからは、中小企業におすすめのワークフローシステムをご紹介していきます。

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jinjer

出典：株式会社ネオキャリア    https://hcm-jinjer.com/

jinjerは、東京都新宿区に本社を構える株式会社ネオキャリアが提供するサービスです。人事、勤怠、採用、労務の管理など企業の人事データを一元管理するためのプラットフォームで、その中の機能のひとつにワークフローシステムが含まれています。

人事情報の自動連携やペーパーレス化で申請・承認を高速化し、これまでかかっていた時間を3分の1に短縮することができたという事例も。入社申請、移動申請、退社申請を承認することでデータベースの人事情報が自動更新されるため、わざわざ手作業で更新作業をする手間を削減することができます。

初めての方でも導入しやすい業界最安値の料金がポイントのひとつです。人事データベースは無料で、料金は月額300円からとリーズナブル。中小企業にも多く支持され導入社数は2019年10月末時点で1万1,000社を超え、契約継続率は99.4%となっています。

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4.ワークフローシステム選びのポイント

業務の効率化に繋がるワークフローシステム。大企業だけでなく中小企業も導入していますが、どんなポイントに注意して製品を選べばいいのでしょうか。

社員の人数にあうプランがあるか

ワークフローシステムが自社の企業規模に適しているかが選ぶポイントのひとつです。企業の規模が大きくなるほど組織階層が増え、部署を横断した承認が必要になります。そのため、社員が数十人規模の中小企業にもかかわらず大企業向けのシステムを利用すると使いづらく定着しづらいものとなってしまう可能性があるでしょう。対象としている企業規模や必要な機能をしっかり確認することをおすすめします。導入事例を参考にするのもいいでしょう。

サポート体制は充実しているか

初めて導入する方にとって安心して利用するためにも、サポート体制が充実しているかは大切です。主にオペレーターによる電話対応や24時間体制のメールサポート、チャットサポートなどが挙げられます。
導入前だけでなく、システム導入後もさまざまな疑問に丁寧な説明で対応をしてくれるかという点は重要なポイントだと言えるでしょう。なかには、現場の声を活かしてアップデートを行い、品質向上を図っているサービスもあります。幅広い意味でサポートに力を入れているかどうかは、重視すべきポイントだと言えるでしょう。

試験運用できるか

いざ会社でワークフローシステムの導入をする際、いきなり全社で導入するのではなく、まずは部署内など小さなところからトライアル導入してみる事をおすすめします。使いやすさや必要な機能があるか、会社の規模にあっているかなど実際に使ってみないと分からないものです。無料体験やスモールスタートなと、まずは試験的な運用ができるかを確認してみましょう。
実際には、多くの企業が無料トライアルを実施しています。条件を比較したのち実際に試し、自社に合うかを確認するとよいでしょう。

5.まとめ

大企業だけではなく、中小企業でも多く取り入れられているワークフローシステム。
申請用紙を持って各部署をかけずり回っていたときよりも、圧倒的にスピーディーに承認作業を行うことができるという大きなメリットがあります。スマートフォンにも対応している製品が多く、場所や時間を問わず作業を行うことができる点は、現代社会の働き方に即した魅力であると言えるでしょう。
導入を検討している方は、複数のワークフローシステムを比較検討できる「アイミツSaaS」までお気軽にお問い合わせください。最適なワークフローシステム探しをお手伝いします。