中小企業向けワークフローシステムおすすめ10選【2024年最新】

目次
• 中小企業にワークフローシステムがおすすめの理由
• 中小企業におけるシステム化の実態
• 中小企業向けワークフローシステムの選び方・比較ポイント
• 【比較表】中小企業向けワークフローシステム
• 【2024年最新】中小企業におすすめのワークフローシステム10選
• まとめ：効率的な働き方を実現するワークフローシステム
• よくある質問

中小企業にワークフローシステムがおすすめの理由

ワークフローシステムとは、社内の稟議申請から承認までの一連の流れをシステム上で効率的に行えるツールです。紙やExcelでの社内稟議をシステム化することで、時間や手間を大幅に削減できるだけでなく、企業の意思決定のスピードも向上します。

中小企業・小規模法人にワークフローシステムがおすすめの理由は以下の3点です。

稟議の申請・承認業務を効率化できる

従来のような紙やExcelでの社内稟議では、「ハンコを押すために出社しなければいけない」「決裁者が外出していてすぐに承認が下りない」といった事態が発生していました。また、そもそもの申請内容に不備があり、差戻して再度、稟議書を作成する手間もありました。

ワークフローシステムを導入すると、承認者にメールやチャットで承認依頼通知が届き、テレワークや外出中でもスマホ・タブレットから簡単に承認を完了することができます。入力ミスや不備があればシステム上でアラートが出る機能もあり、差戻しの手間も大幅に軽減。稟議の申請から承認までの業務を効率化できる点がワークフローシステムの大きなメリットです。

印刷代などのコスト削減・書類保管の省スペース化

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認・決裁の一連の業務がシステム上で完結するため、ペーパーレス化が実現します。稟議書を印刷する必要がなくなり、印刷代・用紙代・郵送費などを削減可能。さらに、書類を保管しておくためのスペースも不要になり、省スペース化も叶います。

システム導入時にIT導入補助金を活用できる

IT導入補助金とは、中小企業・小規模法人がITツールを導入する際の費用を国が補助する制度です。中小企業のDXによる業務効率化をサポートする目的で2017年から始まったIT導入補助金は今年で7回目を迎えました。

IT導入補助金はワークフローシステム導入時にも適用でき、利用料金の1/2を補助金でまかなうことが可能。ワークフローシステムをはじめSaaSツールを導入したい中小企業におすすめの制度です。なお、IT導入補助金はソフトウェアの種類・金額によって「枠・類型」があり、ワークフローシステムは「通常枠」に当てはまります。

参考文献：一般社団法人 サービスデザイン推進協議会「IT導入補助金について」

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中小企業におけるシステム化の実態

株式会社エイトレッドが2023年11月に行った調査によると、中小企業において負担が大きいと感じる業務は「各種社内書類の作成・管理」（全体の39%）、「書類の申請承認作業」（全体の29%）となっています。そのためシステム化で業務効率化を図ることが重要です。

一方で、業務のシステム化ができている中小企業は80%に上りますが、そのうち「システム化しても業務負担が軽減されていない」と感じる担当者は8割以上に上ります。「システム連携がされていない」といった理由で、業務効率化が図れていないというのが実態です。

出典元：株式会社エイトレッド

中小企業がワークフローシステムの導入を成功させたい・社内の業務効率化を図りたい場合は、グループウェアや会計ソフトなどの自社システムと連携できるかという観点が重要です。

ワークフローシステムを外部システムと連携して活用したい企業は、別記事「外部システムと連携可能なおすすめワークフローシステム」も参考にしてください。

中小企業向けワークフローシステムの選び方・比較ポイント

中小企業の担当者がワークフローシステムを選ぶ際、おすすめの選び方・比較方法を解説します。主な比較ポイントは下記の4つです。

現行の社内稟議をそのままシステム化できるか

現行の申請書フォーマットや社内稟議のルートを設定できないワークフローシステムを選んでしまうと、「費用をかけてシステムを導入したのに、活用できなかった」「ワークフローシステムに合わせて社内規定を変更しなければならない」という事態に発展します。

Excelを用いて社内申請をしている中小企業には、Excelシートをインポートできるシステムや、Excelのフォーマットを再現できるシステムがおすすめ。また、承認経路を細かくカスタマイズできるシステムなら、現行の社内申請をそのままシステム化でき、おすすめです。

システム連携機能によって業務効率化を図れるか

ワークフローシステムは、ほかのシステムと連携することで多くのメリットがあります。たとえば、Google WorkspaceやサイボウズOfficeなどのグループウェアと連携すると、承認依頼通知がグループウェアに届きます。さらに、グループウェアのホーム画面に承認業務のタスクが表示されるため、対応漏れを防ぐことができます。

また、経費精算システムや会計ソフトと連携させると、申請から会計までの一連の業務が一気通貫で完結。バックオフィス業務全体の業務効率が向上します。業務効率化を図りたい中小企業は「自社システムとの連携機能があるか」という観点でワークフローシステムを比較するのがおすすめです。

誰でも使いやすい操作性か

使いにくいシステムは、操作に慣れるまで時間がかかり、社内に定着しづらいです。逆に、わかりやすい画面設計で、誰にでも操作しやすいワークフローシステムなら、PC操作に不慣れな従業員や新入社員もスムーズに申請業務が行えます。

ワークフローシステムは、本格導入前に無料トライアルを活用して操作性を試すことも可能です。一度、社員に利用してもらい、「使いやすい」と評判が良かったワークフローシステムを導入するのがおすすめです。

自社に必要な機能はあるか

搭載機能は各社によって異なるため、自社に必要な機能をそなえたシステムを選定しましょう。例えば、電子印鑑の機能を搭載しているワークフローシステムは限られます。ワークフローシステム上で印影を表示したり、押印の日時やアカウントが分かるようにしたい企業は、電子印鑑の機能の有無を確認しましょう。

【比較表】中小企業向けワークフローシステム

ここからは実際に、料金や機能を比較して、中小企業や小規模企業に対応したおすすめワークフローシステムを紹介します。以下、ワークフローシステムの料金比較表もご参照ください。

クラウド型のワークフローシステムは、初期費用無料、1ユーザーあたりの月額料金300円～500円で利用できる場合が多く、料金以上にコスト削減効果が大きいと判断できるなら、導入がおすすめです。

【2024年最新】中小企業におすすめのワークフローシステム10選

2024年最新の料金や機能比較で、中小企業・小規模法人におすすめのワークフローシステム10選を紹介します。気になるワークフローシステムの特徴を確認ください。

なお、中小企業で外国籍の社員がいる企業には多言語対応のシステムを導入することで、社内稟議をスムーズに進められます。別記事「英語・多言語対応のワークフローシステム」にておすすめのサービスを厳選紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

まとめ：効率的な働き方を実現するワークフローシステム

紙やExcelでの社内稟議をシステム化することで、稟議書を自動で管理することができ、担当者が紙の申請書を管理したり、保管スペースを確保したりする必要がなくなります。社員はハンコを押すために出社する必要がなくなり、テレワークや外出時のスキマ時間に承認・決裁作業を進めることが可能に。このように、効率的な働き方を実現するワークフローシステムは、「人手が足りない」という課題を抱えた中小企業・小規模法人にもおすすめです。

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よくある質問

ワークフローシステム選びについて、よくある質問に答えます。

無料で使えるワークフローシステムはある？

無料で使えるワークフローシステムとしては、「ジョブカンワークフロー」「SmartFlow」「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」「Hachikin」などがあります。無料プランは、利用人数や機能に制限がありますが、少人数だけで利用したい場合や、操作性を確認したい場合におすすめです。詳しくは別記事「無料で使えるおすすめワークフローシステム」をご覧ください。

Excelを活用できるワークフローシステムはある？

これまでExcelで稟議書を作成してきた中小企業には、Excelを活用できるワークフローシステムがおすすめです。たとえば、「コラボフロー」や「Create!Webフロー」はExcelをインポートして申請フォームを作成できるシステムとなっています。また、「X-point Cloud」はExcelと同じようなデザインの申請フォームを利用できるシステムです。

今使っている申請書（紙やExcel、Wordなど）の見た目はそのままで電子化できるワークフローシステムなら、システムに不慣れな方が多い中小企業でも早期定着を実現できます。

少人数の利用におすすめのワークフローシステムは？

少人数のプランの料金が安いワークフローシステムを導入すれば、予算が限られている中小企業・小規模法人でもコストを抑えて業務効率化を図ることができます。たとえば、「SmartFlow」は利用人数が20人までなら料金無料です。「承認Time」は10人までなら月額料金3,000円、「J-MOTTO ワークフロー」は20人までなら月額料金3,000円で利用可能となっています。

別記事「価格が安いワークフローシステム」では、人気のサービスの料金を詳しく紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。