ワークフローアプリおすすめ9選を徹底比較！申請・承認を効率化

目次
• ワークフローアプリを導入するメリット
• ワークフローアプリの比較表
• 【無料あり】ワークフローアプリおすすめ9選
• ワークフローシステムとは
• ワークフローアプリの選び方・比較方法
• ワークフローアプリを導入する際の注意点
• まとめ：ワークフローアプリを導入し業務を効率化しょう
• よくある質問

ワークフローアプリを導入するメリット

ワークフローアプリ（ワークフローシステム）とは、社内稟議の申請・承認・決裁をアプリ上で完結できるシステムです。 モバイルアプリによりスマートフォンやタブレットでも承認業務を進められるので、企業は意思決定スピードの迅速化が可能になります。

ここでは、ワークフローアプリ（ワークフローシステム）を導入するメリットを解説します。

ワークフローアプリを導入すると、承認者にメールやチャットで承認依頼通知が届きます。アプリによって、オフィス外でもスマホから稟議の申請・承認・決裁業務ができるようになり、業務の簡素化・効率化が実現します。入力制限機能や可視化によって、入力ミスや稟議の遅れを未然に防ぐことも可能です。

紙やエクセルによる従来の社内稟議では、「決裁者が外出していて、承認まで時間がかかる」「差戻しに手間と時間がかかる」といった課題がありましたが、こういった課題もワークフローアプリで解決できます。稟議承認をシステムで効率化することで、企業の意思決定がスムーズに。また、場所を問わず申請・承認できるため、ハンコを押すためにわざわざ出社するといった移動の手間も省けます。

ワークフローアプリを導入すると、申請・承認・決裁の一連の業務がシステム上で完結し、ペーパーレス化が可能となります。社内稟議の度に、稟議書を印刷する必要がなくなり、印刷代や用紙代、郵送費などのコスト削減も実現。ファイリングの手間が省け、書類を保管するスペースも不要になるため、企業の省スペース化も進みます。

紙やエクセルによる稟議をデジタル化するにあたり、社内ルールの曖昧さを排除し、各申請書の承認ルートを明確化する必要があります。よって、ワークフローアプリの導入で、社内ルールや申請・承認フローを明確化して一括管理できるため、内部統制を強化できます。

また、ワークフローアプリを利用することで、申請・承認・操作の履歴がすべてデータとして残り、不正防止につながる点も大きなメリットです。履歴をもとに、承認・操作を確認できるため、不正の抑制や人的ミスの防止につながり、内部統制をさらに強化できます。

ワークフローアプリの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローアプリ（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

ワークフローアプリの比較表

ここからは実際に、ワークフローアプリの料金や機能を比較し、おすすめのシステムを紹介します。主なワークフローアプリの機能・料金比較表をぜひ参照ください。

上記比較表から分かるように、ワークフローシステムの中には、「アプリから利用可能な製品」と「ブラウザで利用可能な製品」があります。比較表で紹介したすべてのワークフローアプリは、無料トライアルが利用できますので、スマホやタブレットでの操作性を確認可能です。

アプリ対応のワークフローシステムは、製品によって料金や機能が異なります。自社に最適なワークフローシステムを選ぶには、コスト面だけではなく、自社のニーズに合う機能を搭載していることも大切です。ワークフローシステムの選定にお悩みの方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。

【無料あり】ワークフローアプリおすすめ9選

ここからは、2025年最新でおすすめのワークフローアプリ（ワークフローシステム）を紹介していきます。無料プランを提供するサービスも紹介しますので、システム導入検討の際にご活用ください。

以上、アプリに対応したおすすめのワークフローシステムを紹介しました。アプリ対応のワークフローのサービスは多数あり、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合ったアプリ対応のワークフローシステムの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、社内稟議の申請・承認・決裁までの業務フローをシステム上で完結できるツールです。購買、経費精算、勤怠・労務、見積書・契約書など、あらゆる部署・ポジションで発生する申請・承認を効率化し、企業全体の意思決定スピードを向上できます。ワークフローをシステム化することで、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなるため、リモートワークを推進する企業にもおすすめです。

株式会社エイトレッドの調査では、ワークフローシステムを導入していない企業の91.7%が「ワークフローシステムの導入は、テレワークの推進に必要」と回答しました。

また、ワークフローシステムの導入が必要だと思う理由は、「脱ハンコ」が75.0%、「承認スピードの向上」が63.6%という結果に。

これらのデータから、稟議のシステム化による脱ハンコ・承認スピードの向上は、企業の業務効率化に重要であることが分かります。今後も多くの企業がワークフローシステムを導入し、業務プロセスの簡素化・自動化を進めていくと考えられます。

ワークフローアプリの選び方・比較方法

ワークフローアプリ（ワークフローシステム）の選び方がわからないという担当者に向けて、ワークフローアプリの選び方・比較方法を解説します。

ワークフローアプリは、サービスによって搭載している機能が異なるため、各サービスを比較し、業務に必要な機能を搭載したシステムを選びましょう。比較すべきポイントとしては、必要な機能がオプションではなく、標準搭載されているかどうかという点です。標準搭載されているシステムであれば、費用も抑えられます。

求める機能の上位は「申請フォーマットの作成」「ファイル添付」「メール通知」

PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した調査では、「申請フォーマットの作成」 が97%と最もニーズが多い結果に。次いで、「申請へのファイル添付」が96%、「申請のメール通知」が95%、「承認ルートの分岐」が93%でした。  

上記データも参考に、業務に必要な機能があるシステムを比較しましょう。ワークフローシステムを導入する目的や自社の課題を明確にしておくと、必要な機能を絞りやすくなります。    

ワークフローアプリの比較ポイントの2つ目は、セキュリティ対策についてです。特にスマホアプリなどリモートでの活用を検討している場合は、サーバーのセキュリティ対策だけでなく、アプリのセキュリティ機能もしっかりと確認をしておきましょう。

具体的には、ユーザー・情報・項目ごとのアクセス権限、ユーザーごとのスマホからの利用許可、誰がいつどの情報にアクセスしたのかがわかる操作ログ管理などです。必要な人が必要な情報にだけアクセスできる環境と、チェックできる体制を整えましょう。

3つ目の比較ポイントは試験運用が可能かどうかです。フローは細かく設定できる上、実際にフローを回してみないと不備を発見しにくいもの。また、イレギュラールールなども事前に見落としがちです。混乱なく本導入を迎えるために、試験運用ができるワークフローアプリを選びましょう。

無料体験が可能かどうか、あるいは組織単位などのスモールスタートが可能かどうかを確認しましょう。また試験運用前に、操作性をデモなどでチェックできるかどうかを確認することもおすすめです。

4つ目の比較ポイントは自社の予算にあったプランが選べるかです。クラウド型の場合、ユーザー数をベースとした従量課金制を採用しているサービスがほとんどです。一方で、利用できる機能によって複数プランを設けていたり、基本料金（初期費用）を設けているワークフローアプリも多く見られます。

また、特に大企業向けのサービスの場合では数百名単位のまとまったユーザー利用料を含んだ料金設定のケースもありますので、利用の目的や自社の予算に合うプランを見つけましょう。

ワークフローアプリの操作画面がシンプルで、簡単に申請書を作成できれば効率化が進みます。多くのサービスでは無料トライアルを用意しているため、本格的な導入の前に無料トライアルで操作性を確認しましょう。なお、トライアル期間中にアプリでスマホ・タブレットからも操作・入力を確認することをおすすめします。

数あるワークフローアプリを比較して自社が必要な機能がある製品を選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローアプリが分かる診断（無料）ができます。

ワークフローアプリを導入する際の注意点

ここからは、ワークフローアプリ（ワークフローシステム）導入による注意点を解説していきます。

ワークフローアプリ（ワークフローシステム）は、導入したものの使いこなせない社員がいる場合があります。導入するシステムの操作が複雑な場合、社員が使いこなせず現場に定着しないというケースもよくある失敗例です。

ワークフローアプリによって、操作性や導入時のサポートは大きく異なります。そのため、パソコンやアプリ操作に不慣れな社員が多い企業は、「サポート体制が万全なシステム」や「初心者にも操作できるシンプルなシステム」を検討しましょう。

現在まで利用していた既存システムと、ワークフローアプリの連携ができない場合も考えられます。システム連携ができない場合、それぞれのシステムに対して二重のデータ入力が必要です。アプリ対応のワークフローシステムは導入メリットが大きい反面、既存システムとの連携に失敗すると手間が増えるデメリットも。

営業ツールや給与管理システムなど既存システムと連携して利用予定の企業は、それらのシステムと連携可能かどうかを事前に確認しておきましょう。

ワークフローアプリには、クラウドサービスとして提供されるシステムが増加しています。クラウドサービスで考えられるリスクは、システム側での障害発生により、すべてのシステムを利用できなくなるリスクと、セキュリティ面での情報漏えいリスクです。

ワークフローアプリそれぞれのセキュリティ対策を事前に確認し、最適なシステムを検討しましょう。また、万が一のリスクにどのように対応するかを社内でマニュアル化しておくことも大切です。

まとめ：ワークフローアプリを導入し業務を効率化しょう

ここまで、ワークフローアプリ（ワークフローシステム）の比較を中心に、導入のメリットや選び方をお伝えしました。ワークフローアプリの導入にあたっては、各サービスの機能の詳細な比較はもちろんのこと、ルールの整備など社内での検討事項も多いもの。その分、業務に与えるインパクトも大きいシステムですので、自社に適した見やすいワークフローアプリを見極め、ビジネスを効率化しましょう。

PRONIアイミツでは、さまざまな条件でワークフローアプリを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。
→ワークフローアプリ（ワークフローシステム）のランキングはこちら

しかし、独自の機能を搭載しているシステムなど、ワークフローアプリの個性は多岐にわたります。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローアプリが分かる診断（無料）ができます。

よくある質問

ワークフローアプリについて、よくある質問に答えます。

そして「ワークフローシステム」の名の通り、中心となるのが「承認フローの定義」の機能。具体的には

などの機能です。まずは自社の業務フローを具現化できる機能が搭載しているかどうかが、ワークフローシステム選びの条件と言えるでしょう。

また、上述の通り多様な用途をカバーするため、システムの形態も多岐にわたっています。経費申請など一部の業務に特化した製品から、多様なシーンでのワークフローに対応する製品、さらにはワークフローを1つの機能として組み込んでいるグループウェアや業務プラットフォームなども。

ワークフローシステムは、多機能特化型からシンプルな汎用型までさまざま。どちらがより自社にマッチするかは機能と費用をあわせて比較する必要があり、単純に人気だけで選べない難しさがあります。

無料プランがあるワークフローシステムアプリは、「ジョブカンワークフロー」「Jugaad ワークフロー」です。別記事「無料で使えるおすすめのワークフローシステム」では無料で使えるワークフローシステムや無料トライアルがあるワークフローシステムを紹介していますので、ぜひご覧ください。

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