【2023年最新】ワークフローアプリを徹底比較！おすすめ6選

目次
• 1.ワークフローシステムとは
• 2.アプリ対応のワークフローシステム導入のメリット
• 3.【比較表】おすすめのワークフローアプリ
• 4.おすすめワークフローアプリ6選
• 5.アプリ対応のワークフローシステム導入の懸念点
• 6.ワークフローアプリ選びのポイント
• 7.まとめ

1.ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、稟議や業務のチェックフロー、勤怠管理、経費精算など、業務上のさまざまな申請・承認の流れをデジタル化するものを指します。
基本的な機能としては、
・申請フォームの設計機能
・承認フローの定義機能
・申請書作成機能・伝達（通知）
・承認機能
・運用管理機能
などを備えたシステムがワークフローシステムと呼ばれることが多いです。

そして「ワークフローシステム」の名の通り、中心となるのが「承認フローの定義」の機能。
具体的には
・申請内容によって承認先を変える条件分岐
・複数人が並列で承認する並列（合議）承認
・申請者や承認者が任意で承認者を変えられる追加・変更機能
などの機能です。まずは自社の業務フローを具現化できる機能が備わっているかどうかが、ワークフローシステム選びの条件と言えるでしょう。

また、上述の通り多様な用途をカバーするため、システムの形態も多岐に渡っています。経費申請など一部の業務に特化したものから、多様なシーンでのワークフローに対応するもの、さらにはワークフローを1つの機能として組み込んでいるグループウェアや業務プラットフォームなども。

ワークフローシステムは、多機能特化型からシンプルな汎用型までさまざま。どちらがよりマッチするかは会社次第で、単純に人気だけで選べない難しさがあります。

2.アプリ対応のワークフローシステム導入のメリット

購買関連の稟議、経費精算関連、勤怠・労務関連、見積書・契約書などの営業活動関連など、あらゆる部署・ポジションに関わってくるのがワークフローシステムです。

導入するメリットとしては
・スマホアプリなどのモバイル活用によるリモートワーク促進で、決裁までのスピードアップ
場所を問わず申請・承認できることで、移動の手間と時間が省ける
・ペーパーレスによるコストの削減
ファイリングの手間や書類を保管する場所、郵送などのコストをカット
・内部統制・書類管理の改善
社内ルールの曖昧さを排除でき、決まった書式とフローで運用し、一括管理ができる
・入力漏れ・提出漏れなどのミスの削減と、確認する側のチェックの手間の削減
入力制限機能や可視化によって、ミスや遅れを未然に防ぐことができる
などの点が挙げられます。

また間接的ではあるものの、ワークフローシステムを導入することで
・フロー自体の無駄を発見し改善できる
・データ化することで分析・改善が図りやすくなる
という点も、業務効率化・生産性向上を考える上で大きなメリットになるでしょう。

ワークフローシステム（アプリ）の導入は、取り組み方次第でより大きな効果を得られます。ぜひ自社の整理して、目的に合った導入の仕方を検討してみましょう。

3.【比較表】おすすめのワークフローアプリ

ここからはおすすめのワークフローアプリを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介するワークフローアプリでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフローアプリ選びの参考にしてください。

4.おすすめワークフローアプリ6選

ここからは、アプリに対応しているおすすめのワークフローシステムを6つご紹介していきます。

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5.アプリ対応のワークフローシステム導入の懸念点

ここからは、アプリ対応のワークフローシステム導入による懸念点を解説していきます。

5-1.使いこなせない社員がいる場合も

アプリ対応のワークフローシステムは、導入したものの使いこなせない社員がいる可能性を懸念点として考えておく必要があります。
導入するシステムの操作が複雑な場合、社員が使いこなせず導入前の業務に戻ってしまうこともよくある失敗例です。導入するワークフローシステムによって、操作性や導入時のサポートは大きく異なります。そのため、パソコンやアプリ操作に不慣れな社員が多い企業は、事前にシステムの操作性を確認しておく必要があるでしょう。

5-2.システム連携ができない場合も

現在まで利用していたシステムと導入するワークフローシステムの連携ができない場合も考えられます。システム連携ができない場合、それぞれのシステムに対して二重のデータ入力が必要です。アプリ対応のワークフローシステムは導入メリットが大きい反面、既存システムとの連携に失敗すると手間が増えるデメリットも考えられます。営業ツールや給与管理システムなど既存システムと連携して利用予定の企業は、それらのシステムと連携可能かどうかを事前に確認しておきましょう。

5-3.クラウド化によるリスク

アプリ対応のワークフローシステムには、クラウドサービスとして提供されるシステムが増加しています。クラウドサービスで考えられるリスクは、システム側での障害発生により、すべてのシステムを利用できなくなるリスクと、セキュリティ面での情報漏えいリスクです。ワークフローシステムそれぞれのセキュリティ対策を事前に確認し、最適なシステムを選択しましょう。また、万が一のリスクにどのように対応するかを事前にマニュアル化しておくことも大切です。

6.ワークフローアプリ選びのポイント

最後に「どう選べばいいのかわからない」という方に向けて、ワークフローシステム選びのポイントを3つご紹介します。

セキュリティ対策は万全か

1つ目のポイントはセキュリティ対策についてです。
特にスマホアプリなどリモートでの活用を検討している場合は、サーバーのセキュリティ対策だけでなく、セキュリティ機能もしっかりと確認をしておきましょう。
具体的には、ユーザー・情報・項目ごとのアクセス権限、ユーザーごとのスマホからの利用許可、誰がいつどの情報にアクセスしたのかがわかる操作ログ管理などです。
必要な人が必要な情報にだけアクセスできる環境と、チェックできる体制を整えましょう。

試験運用可能か

2つ目のポイントは試験運用が可能かどうかです。
フローの設定は意外に煩雑な上、実際にフローを回してみないと不備を発見しにくく、また細かいイレギュラールールなども事前に見落としがちなものです。混乱なく本導入を迎えるために、一度試験運用期間を設けることをおすすめします。
無料体験が可能かどうか、あるいは組織単位などのスモールスタートが可能かどうかを確認しましょう。また試験運用前に、操作性をデモなどでチェックできるかどうかを確認することもおすすめです。

予算にあったプランが選べるか

3つ目のポイントは予算にあったプランが選べるかどうかです。
クラウド型の場合、ユーザー数をベースとした従量課金制を採用しているサービスがほとんどです。一方で、利用できる機能によって複数プランを設けていたり、基本料金（初期費用）を設けているケースも多く見られます。
また、特に大企業向けのサービスの場合では数百名単位のまとまったユーザー利用料を含んだ料金設定のケースもありますので、利用の目的や予算に合うプランを見つけましょう。

7.まとめ

ここまで、アプリに対応しているワークフローシステム6選の比較を中心に、導入のメリットや選定のポイントをお伝えしました。

ワークフローシステムの導入にあたっては、各サービスの機能の詳細な比較はもちろんのこと、ルールの整備など社内での検討事項も多いもの。その分、業務に与えるインパクトも大きいシステムですので、自社に適したサービスを見極めていきましょう。
しかし、独自の機能を搭載しているシステムなど、ワークフローシステムの個性は多岐にわたります。
どのワークフローシステムを導入すべきか迷ってしまった場合は、ぜひアイミツSaaSまでお気軽にお問い合わせください。複数のワークフローシステムの料金や機能を同時に比較することができます。