ワークフローシステムのメリット・デメリットまとめ

目次
• ワークフローシステム導入のメリットとは
• ワークフローシステム導入のデメリットとは
• ワークフローシステムの導入事例
• ワークフローシステムを運用して効果を実感しよう

ワークフローシステム導入のメリットとは

ワークフローシステムとは業務手続きを電子化したツールで、導入により業務課題が解決できます。ワークフローとは業務の流れのことで、ワークフローシステムにより各種申請や稟議などの業務を効率良く自動化します。

ワークフローを導入しないと紙文書のやり取りに時間がかかり、決裁文書などの管理には保管場所も必要です。また、手書きによる手間、社内ルールの徹底不足により書式の不統一などが発生します。

その点、ワークフローシステムを導入すれば、申請・承認業務の自動化、決裁期間の短縮、書類の整理が可能です。各種申請の自動化は管理者だけでなく全社員にとってベネフィットがあります。以下、ワークフローシステムでできることと、導入後の具体的なメリットについて解説をします。

承認ルートの可視化

ワークフローシステムの導入をすると承認ルートを可視化できます。
申請によっては複数の承認が必要で、承認ルートが複雑な場合も。紙文書は申請後の進捗状況が見えにくいのが難点ですが、ワークフローシステムを導入すれば承認進捗状況の見える化が実現できます。承認漏れなどによる滞留状況も分かるため、対応を促すことも可能です。また、承認ルートも予め設定できるので、申請先の間違いなどもなくなるでしょう。

スピーディな意思決定

ワークフローシステムを導入すると、社内の意思決定もスピーディーになります。

ワークフローシステムを導入すると業務手続きそのものが電子化されるため、伝達・共有するスピードがアップします。多くのシステムには通知機能が搭載されているので、必要な作業があればすぐに知らせてもらえます。また、突然の申請・承認作業にも対応可能です。モバイル対応していれば外出先からも作業でき、業務手続だけのために出社をする必要はありません。意思決定がスピーディになれば営業活動も効率化するでしょう。

内部統制を強化

ワークフローシステムは内部統制の強化にも役立ちます。
ワークフローシステムは承認ルートを事前設定できるため、常に適正なルートで業務手続きが可能です。規定外のフローで承認が進むこともないため、社内規程通りかつスピーディーに業務を進めたい方にはぴったりでしょう。また、監査の際に必要な証跡管理も容易になるため、管理業務の効率化に加えてコンプライアンス強化にも繋がります。

また、ワークフローシステムは承認者以外に閲覧制限をかけられるため、機密文書の決裁にも最適です。情報漏洩防止、セキュリティ強化を目指す会社にもおすすめです。

社員の業務負担を軽減

ワークフローシステムは社員の業務負担軽減にもつながります。
ワークフローシステムには申請書類のテンプレートが標準装備されているため、記載の誤りなど人為的なミスを減らせます。また、差し戻し時の修正もPCなどの画面上で操作が可能。手書きだと一字一句直さなければなりませんが、電子化すればその手間はかかりません。過去資料の検索などもボタン一つで簡単に行えます。

システム導入により業務フローが自動化されるため、紙文書でのやり取りに比べると確実に業務スピードは上がるでしょう。

コスト削減

ワークフローシステムの導入はコスト面でもメリットがあります。
ワークフローシステムを導入すれば業務フローをほぼ電子化できるため、申請や稟議で紙文書を必要としません。必要な情報はまとめてデータ化できます。
システム導入により圧倒的なペーパーレス化の実現は確実で、紙文書で必要な用紙・印刷・郵送・保管費用は不要です。従業員の申請手続負担も減らせるため、それだけ本業に力を入れられるでしょう。

ワークフローシステムの導入には一定の費用がかかりますが、費用対効果の観点では大きなメリットがあります。

リモートワークなどの働き⽅に対応

リモートワークを実施する際にもワークフローシステムはおすすめです。
ワークフローシステムの多くはモバイル対応で、インターネット環境があれば外出先からでも申請の確認・承認が可能です。システム導入後は申請・承認作業のためだけに出社をする必要がありません。時間も場所も選ばず作業ができるので、テレワークにも最適です。

ワークフローシステム導入のデメリットとは

ワークフローシステムの導入には多くのメリットがありますが、反対にいくつかのデメリットもあります。
ワークフローシステムの導入に際しては次の4つの点に特に注意をしてください。

導入までが大変

これまでワークフローシステムを一度も導入していない会社では、導入までが大変です。
クラウド型の場合はベンダー側でシステムを提供するので比較的導入はスムーズですが、カスタマイズ性は低いので自社のワークフローに合うものを探す必要があります。

自社でシステムを構築するオンプレミス型の場合、自社でシステム設計をする必要があるため、導入までに時間がかかります。システムを一から構築する場合は自社仕様にできますが、自社の業務との整合性をとる作業は時間がかかるためその点もネックです。

このように、ワークフローシステムの導入には手間がかかるので、業務フローの整理を⼀緒に行うと後々便利です。

ベンダーによっては導入フォローしてもらえるサポートサービスもあるので、導入をスムーズに行ないたい方にはおすすめでしょう。

システムの操作性に懸念

ワークフローシステムの製品によっては操作性に課題がある場合もあります。
ワークフローシステムは社員に活用されて初めて効果を発揮します。操作が難しいと、スムーズに活用できず定着につながらない恐れがあります。せっかくシステムを導入しても使われなければ本末転倒になってしまうでしょう。

そうならないためにも、社内リソースとの相性を考えることが大切です。従業員のリテラシーにばらつきがある場合は、できればマニュアルを見なくても直感的に使いこなせるものを導入すると失敗を避けられるでしょう。

外部システム連携ができないケース

ワークフローシステムは製品によって、外部システムと連携できないものもあります。
ワークフローは人事や給与と関連があるため、特に人事システムや給与システムと連携できるかは事前に確認する必要があります。仮に連携できないと複数のシステムを使う事になり、同じ情報を何度も入力しなければならないため非効率です。反対にシステム連携できるものは情報も共有できるので二度手間になることもありません。システム導入の際は外部システム連携の可否の確認はマストでしょう。

一部社員の負担が増加する可能性

ワークフローシステムの導入は全社的に業務負担軽減になりますが、一部の社員の負担は増す恐れがあります。
ワークフローシステムを導入すれば申請・承認業務は自動化されますが、承認者の入れ替わりがあれば、その都度設定を変更する作業が生じます。その場合、管理者は必ず対応をしなければなりません。

また、役職が比較的高い社員の場合は、決裁者としてあらゆる承認ルートに組み込まれていることもあり、承認・決裁業務が過多になる恐れもあります。

ここまで、ワークフローシステムのメリットとデメリットの解説をしました。
ワークフローシステム導入により、メリットを得るためには、事前にワークフローシステムについての理解を深めておくことが大切です。また、新しいワークフローを丁寧に設計しておくと導入後の業務効率が向上します。

ワークフローシステムの導入にはいくつかデメリットもありますが、製品ごとに特徴があるため、事前にサービスや機能面についてよく調べて比較検討することをおすすめします。

ワークフローシステムの導入事例

最後に、実際にワークフローシステムを利用している企業の導入事例を紹介します。ワークフロー導入の効果を知るには実際の口コミをチェックするのが確実です。これから導入をご検討の方はぜひ参考にしてください。

A社

ワークフローシステムの導入する際、経費精算の工数を大幅削減できた事例を紹介します。
ワークフローシステムを導入する前はERP（統合基幹業務システム）のワークフロー・経費精算システムを利用していました。以前の運用では申請・承認業務についてある程度自動化出来ていましたが、交通費精算については手入力をしており、月末月初の入力作業は大きな負担となっていました。

全国に支店があり外回りの営業職が多いため、業務効率化のためにワークフロー・経費精算システムの見直しを決定。新たに導入をしたワークフロー・経費計算システムはICカードの自動読み取り機能があり、交通費申請および精算を自動的にできるようになりました。また、全国の支店からシステムについて質問できるよう、ワークフローシステムに問い合わせフォームを設置。内容に応じて対応部署の条件分岐ができるようになり、対応もスムーズになりました。

B社

ワークフローシステムの導入で脱判子、ペーパレス化を実現した事例をご紹介します。
ワークフローシステム導入以前は年間1,000件に及ぶ紙の起案書を持ち回りで承認処理しており、押印・回付に多くの労力を割いていました。特に承認ルートが多岐に渡る場合や、承認者が長期出張などに出ている場合は決裁までに時間がかかり業務に支障がでることもあったほどです。また、紙の大量消費、および保管場所の確保も大きな課題でした。

そうした課題を解決すべくワークフローシステムを導入。自社のグループウェアと連携できる製品を選んだため、導入後はシングルサインオンで利用できています。また、セキュリティが万全の状態で外部からのアクセスを可能にするセキュアブラウザ連携も実証済みだったのも導入の決め手となりました。

また、既存の紙フォーマットをそのまま電子化できたため、導入はスムーズに進みました。また、細やかな承認ルート設定も可能な点も重宝しています。導入後は決済までのスピードが短縮、脱判子＆ペーパレス化も実現、在宅勤務にも対応できるようになり業務効率は飛躍的に向上しました。

C社

ワークフローシステムの導入で社内の情報共有に成功した事例を紹介します。
以前は情報連携不⾜が招いたムダが多く、従業員が社内で必要な情報を得るのに苦労をしていました。特に全国に複数の拠点を持つことから、社員間だけでなく拠点間の情報共有にも課題を抱えていたのです。

そんな中、情報共有方法を抜本的に改革すべくワークフローを含むグループウェアの導入を決定。製品選定に際しては誰でも簡単に使えること、申請業務だけでなくスケジュール管理、進行管理もできることが条件でした。

導入した製品はワークフロー、プロジェクト管理、タイムカード、安否確認の機能を搭載しており、自社の求める機能はほぼ標準装備しています。導入後は目に見える形で情報公開できるようになり、課題解決に繋がりました。また、外部からも情報を確認できるため、業務効率も向上ました。
システム導入により情報共有に成功はもとより、組織⾵⼟の変⾰にもつながる成果を得つつあります。

ワークフローシステムを運用して効果を実感しよう

いかがでしたか。ワークフローシステムのメリット・デメリットに関する特集は以上です。
ワークフローシステムを導入すると社内の意思決定がスピーディーになります。業務効率化にも大いに役立つので、ワークフロー上の課題を抱えている方にはおすすめです。

どんなに良い製品でも自社に合うかどうかは実際に使ってみないと分からないため、トライアルがあれば積極的に利用することをおすすめします。

相性の良いワークフローシステムを見つけるには比較検討が大切です。「どんなワークフローシステムがあるのか知りたい！」と言う方はこちらの記事を参考にしてください。