ワークフローシステムとは？導入事例やメリット・デメリットを解説

目次
• ワークフローシステムとは
• ワークフローシステムの機能
• ワークフローシステムを導入するメリット
• ワークフローシステムのデメリット
• ワークフローシステムの選び方
• 【2024年最新】おすすめワークフローシステム3選
• ワークフローシステムの導入事例
• まとめ：ワークフローシステムを活用して社内稟議をスムーズに処理しよう

ワークフローシステムとは

ビジネスにおけるワークフローとは、稟議書の承認・決裁を得る手順を意味します。たとえば、新しくプロジェクトを立ち上げる・備品を購入するといった際に、自社のワークフローに従って稟議書を作成し、承認者・決裁者（上司や関係者など）に回覧して実施の許可を得ます。

ワークフローシステムとは、社内の稟議申請から承認までの一連の流れをシステム上で効率的に行えるツールです。紙やExcelで回覧していた社内稟議をシステム化することで、時間や手間を削減できます。システム上に全ての案件の承認記録が残るので情報管理体制・内部統制を強化することにもつながります。

また、ワークフローシステムはPCだけではなくスマホ・タブレットからも操作可能です。外出先や出張先からも稟議の確認・承認が可能となり、「承認者が多忙で稟議決裁が滞ってしまう」という悩みを解決できます。これにより、意思決定のスピードアップが期待できます。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムには多くの機能が搭載されており、これらを活用することで紙やExcelよりも効率的に業務を進めることができます。以下では、ワークフローシステムの主な機能を紹介します。

ワークフローシステムを導入するメリット

企業にワークフローシステムを導入する主なメリットは、次の3つです。

ペーパーレス化・業務効率化を実現できる

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認・決裁の一連の業務がシステム上で完結するため、ペーパーレス化が実現します。稟議書を印刷する必要がなくなり、印刷代・用紙代・郵送費などを削減可能。さらに、書類を保管しておくためのスペースも不要になり、保管場所のコストも削減できます。

また、業務効率化を実現できる点もメリット。ワークフローシステムには自動チェック機能があり、ルールに沿わない状態で稟議を申請しようとするとアラートが出ます。これによって「差戻し」が減り、決裁までの手間が大幅に減ります。

意思決定を迅速化しつつ、内部統制を強化できる

ワークフローシステムはPC・スマホ・タブレットから、いつでも稟議を進められる点がメリット。外出先からも承認業務ができるため稟議申請者の「承認者が出張から戻るのを待たなければ業務が進められない」といった問題や、承認者の「会社に戻らないと承認できない」といった課題を解決できます。

また、承認状況の可視化により、稟議がどこで停滞しているのかを一目で把握することが可能。期限前アラート機能やメールの自動送信などを活用して、承認漏れによる遅延を防ぐことができます。このように「意思決定を迅速化しつつ、情報の一元管理によって内部統制を強化したい」企業には、ワークフローシステムの導入がおすすめです。

電子帳簿保存法に則った文書管理ができる

電子帳簿保存法とは、これまで紙での保管が義務付けられていた書類を、データ保管可能とする制度です。しかし、書類をデータで保存するためには「記録事項の訂正・削除を行った履歴を残す」などの要件を満たす必要があります。

ワークフローシステムは、誰がいつどのような編集を行ったかを履歴に残すことができ、電子帳簿保存法に則った文書管理が可能。改ざん防止などの内部統制の強化にも効果的で、監査の際に役立ちます。

実際にワークフロー総研が行った調査によると、ワークフローシステムを利用しはじめた人のうち約8割が「稟議や申請がスムーズになった」と感じており、導入前よりも承認スピードが向上したことが示されています。

出典：ワークフロー総研『「ワークフローシステムの導入」に関する調査』  

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ワークフローシステムのデメリット

企業にとって多くのメリットがあるワークフローシステムですが、一方で下記のようなデメリットがあります。検討段階でしっかり注意点も確認しましょう。

システム導入に費用がかかる

ワークフローシステムの導入形態は「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。現在主流のクラウド型システムは月額課金制（サブスクリプションモデル）で、ユーザー1人当たり月額300円～500円程の費用が発生します。

オンプレミス型のワークフローシステムは、月額料金はかからないものの、導入時の費用が100万円～500万円程と高額になるため注意が必要。その分、自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能などメリットは豊富ですが、長期的に運用しないとコストを回収できない点はデメリットといえます。

自社の予算に合わせて、最適なワークフローシステムを選ぶことがポイントです。

申請時の添付資料が多い場合、作業が増えることも

紙の設計図面でやりとりする建設業界や、紙での申請が多い市役所などの行政機関などでは、紙の資料から電子化するのが難しいケースもあるでしょう。そのような現場でワークフローシステムを導入すると、「稟議申請のためだけに添付資料をPDF化する」などの作業が発生し、作業が増えるという本末転倒な結果になりかねません。

ワークフローシステムを導入する際は、現状の作業工程を可視化し、「システム導入によって手間が省けるか」「かえって作業が増えないか」を検討する必要があるでしょう。

ワークフローシステムの選び方

紙やExcelで社内稟議を行ってきた企業に、新たにワークフローシステムを導入する際、どんな点に気を付けたらよいのでしょうか。比較ポイント・選び方を解説します。

複雑な承認経路に対応したルート設定ができるか

自社の決裁経路に合ったルート設定ができないシステムを選んでしまうと「社内規定を変更しなければならない」という事態となる可能性も。そのため、ワークフローシステムを選ぶ際は「複雑な決裁経路に対応したルート設定ができるか」という観点で比較することがポイントです。

簡単な操作で承認経路を細かく設定できるシステムであれば、ルートの設定・変更もスムーズに行えます。

自社システムとの連携機能があるか

ワークフローシステムは、ほかのシステムと連携することで多くのメリットがあります。たとえば、Google WorkspaceやサイボウズOfficeなどのグループウェアと連携すると、承認依頼通知がグループウェアに届きます。さらに、グループウェアのホーム画面に承認業務のタスクが表示されるため、対応漏れを防ぐことが可能です。

また、経費精算システムや会計ソフトと連携させると、申請から会計までの一連の業務が一気通貫で完結。バックオフィス業務全体の業務効率が向上します。業務効率化を図りたい企業は「自社システムとの連携機能があるか」という観点でワークフローシステムを比較するのがおすすめです。

だれでも簡単な操作で稟議書を作成できるか

操作方法が分かりづらいシステムは慣れるまで時間がかかり、社内に定着しづらいです。逆に、わかりやすい画面設計で、誰にでも操作しやすいワークフローシステムなら、PC操作に不慣れな従業員や新入社員もスムーズに申請業務が行えます。ワークフローシステムは、本格導入前に無料トライアルで操作性を試すことも可能なので、ぜひ積極的に活用しましょう。

【2024年最新】おすすめワークフローシステム3選

2024年現在、機能や料金の比較でおすすめのワークフローシステム3選をご紹介します。なお、別記事「ワークフローシステムを徹底比較」ではより詳しくおすすめシステムを紹介していますので、ぜひ合わせてご覧ください。

以上、機能比較や料金比較でおすすめのワークフローシステムを詳しく解説しました。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

ワークフローシステムの導入事例

最後に、他社でワークフローシステムを導入した事例3つを紹介します。稟議書の電子化をお考えの企業担当者はぜひ参考にしてください。

事務手続きの煩雑さをシステム化で解消できた事例

駅ビル商業施設を運営する会社（従業員数50名以内）にワークフローシステムを導入した事例を紹介します。この企業では、社内の意思決定や経費精算をすべて紙で行っており、稟議書の回覧ルートの間違いや、不要な回覧先が記載されていることが多く、決裁までに手間がかかる点が課題でした。また、紙の帳簿管理がそれぞれの部署内で行われていたため一元化できず、監査のタイミングで過去の帳簿を参照しづらい点も課題となっていました。

そこでワークフローシステムの導入を検討し、UIが感覚的に分かりやすいジョブカンワークフローの導入に至りました。導入後2ヶ月ほどで全社員が問題なくシステム上で稟議申請できるようになり、社内にワークフローシステム利用が浸透。一番の課題だった事務手続きの煩雑さも解消されました。

参考：ジョブカンワークフロー公式サイト 導入事例

申請フォームや経路をカスタマイズして最適化できた事例

複合エンターテインメント施設を運営する会社（従業員数1,000名規模）にワークフローシステムを導入した事例を紹介します。この企業では既にワークフローシステムを導入していましたがサポート終了を迎える時期に差し掛かり、システムの乗り換えを検討。

社内稟議をより効率化できるワークフローシステムを複数社検討した結果、コラボフローの導入に至りました。決め手は「直感的に使いやすいこと」「申請フォームや経路を簡単に編集できること」でした。

従来使っていたワークフローシステムの場合、メンテナンスをベンダーに依頼する手間がありましたが、コラボフローでは自分達で申請フォームをカスタマイズでき、稟議申請フォームや経路を最適化できました。

参考：コラボフロー公式サイト 導入事例

予実管理や会計処理まで効率化できた事例

BtB向けクラウドサービスを提供する会社（従業員数140名程）に、ワークフローシステムを導入した事例を紹介します。この企業では、明確な稟議申請フローがなく、Googleドライブに書類をアップロードすることで申請とみなす運用を行ってきました。しかし、組織規模の拡大に伴い、内部統制強化の必要性に迫られ、経理部が主体となってシステム化を検討。

そんな折、他社の推薦でバクラク申請を知り、提供会社に問い合わせて導入を検討しました。「バクラク申請」では購買稟議と支払申請を紐づけることができ、予算の消化率が可視化されます。このように予実管理をシステム上で行える点に魅力を感じ、バクラク申請の導入に至りました。

システム導入後はさまざまな稟議・経費精算を一元管理することができ、また自社の会計ソフトにAPI連携することで会計処理まで効率化。社員の業務効率が向上し、他の業務に注力できるようになりました。

参考：バクラク公式サイト 導入事例

まとめ：ワークフローシステムを活用して社内稟議をスムーズに処理しよう

ワークフローシステムを導入すると社内の意思決定がスピーディーになります。業務効率化にも大いに役立つので、ワークフロー上の課題を抱えている方にはおすすめです。どんなに良い製品でも自社に合うかどうかは実際に使ってみないと分からないため、トライアルがあれば積極的に利用することをおすすめします。

紙やExcelでの社内稟議は、人的ミスが多い・決裁まで時間がかかる・情報を一元管理できないなど、多くの課題があります。ワークフローシステムを導入することで意思決定の記録を一元化して内部統制を強化できるだけでなく、稟議申請にかかわる多くの社員の業務負担を軽減できます。

しかし、いざワークフローシステムを選定しようと思っても、サービス数が多くてどのように選定すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。

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