添付ファイル選択対応しているワークフローシステム10選【2022年最新版】

目次
• 紙で運用されるワークフローの課題とは
• 添付ファイルがつけられるワークフローシステムのメリット
• ワークフローシステム（ソフト）の選び方
• 添付ファイルがつけられるワークフローシステム10選
• 【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったらアイミツSaaSへ

紙で運用されるワークフローの課題とは

そもそもワークフローとは、業務に関する一連のやり取りの流れを言います。例えば消耗品を発注する場合は、購入申請書を作成し、それを上司、管理部門の長が印を押して承認、その承認した書類を確認した総務担当者が発注をかける、などです。これらのルールや慣習によって決められている流れをワークフローと呼びます。

ワークフローを紙で行うと、申請書を探す、承認者や決裁者について都度調べる、輸送や保管を行う、などの作業が必要です。これら1つ1つはどれも些細な手間ですが、これが蓄積することで業務効率は大幅に下がってしまうでしょう。

そのためワークフローシステムを導入し申請・承認・決済業務を電子化・自動化することで流れが円滑になり、管理もしやすくなるため業務効率向上が図れます。

添付ファイルがつけられるワークフローシステムのメリット

ワークフローで承認を求める場合は、金額や内容にもよりますが、直属の上司よりも上の立場の人物複数人に押印をしてもらう必要があります。このとき申請書のみの提出で具体的な内容まで把握ができず、申請者に詳しい内容を直接確認することになれば、ワークフローシステムの利点である効率性の高さを低下させる可能性があります。

しかし申請書に添付ファイルがつけられるのであれば、申請書と共に詳細な情報をまとめて確認できます。申請者に確認せず承認が行え、より効率性が高められるでしょう。また添付ファイルをダウンロードせず、中身を確認できるシステムなどもあり、セキュリティリスクの軽減にも期待できます。

ワークフローシステム（ソフト）の選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。

・目的に合う機能が搭載されているか
ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。

・既存システムやフォーマットとの連携
ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

添付ファイルがつけられるワークフローシステム10選

ワークフローシステムにはさまざまな特徴のあるものがリリースされており、申請書に添付ファイルがつけられるワークフローシステムも人気となっています。今回はその中からおすすめのサービスを紹介します。

【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったらアイミツSaaSへ

ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。

アイミツSaaSでは、さまざまな条件でワークフローシステムを比較できます。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを機能1つから探すことが可能です。
さらに要件を絞りこみたい方はぜひ一度お試しください！