【2023年最新】稟議書の電子化におすすめのワークフローシステム11選

目次
• 1. ワークフローと稟議の違い
• 2.主なワークフローの稟議機能
• 3.【比較表】稟議書の電子化におすすめなワークフローシステムを比較
• 4.稟議書の電子化におすすめなワークフローシステム3選
• 5.【比較表】稟議書の電子化におすすめなのワークフローシステム
• 6.稟議書の電子化におすすめなのワークフローシステム3選
• 7.【比較表】稟議書の電子化に独自の強みがあるワークフローシステムを比較
• 8.稟議書の電子化に独自の強みがあるワークフローシステム3選
• 9.【比較表】サイボウズofficeなど外部サービスと連携が可能なワークフローシステムを比較
• 10.サイボウズofficeなど外部サービスと連携が可能なワークフロー2選
• 11.稟議をワークフローシステム化するメリット
• 12.稟議をワークフローシステム化するデメリット
• 13.ワークフローシステムの選び方のポイント
• 14.【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったら

1. ワークフローと稟議の違い

ワークフローとは備品購入や出張可否など申請から決裁までの流れのことをいいます。一方で稟議は、自分の権限では決定ができない案件を稟議書として作成し、上層部へ閲覧し承認を貰う手続きのことをいいます。どちらも似ている部分はありますが、ワークフローは申請から承認の流れを指しており、稟議は上層部の承認をえることを目的なります。

従来のワークフローでは紙の申請書類が用いられ、所定の用紙を印刷して必要事項を記し、承認者に押印してもらい実行・処理を経て完了となります。稟議もワークフローと同様の流れで動きますが、稟議の場合は上層部の確認などが必要になるため、通常のワークフローよりも工数がかかりがちになります。

そこで、ワークフローシステムが注目されています。ワークフローシステムならば申請から承認まで全ての作業がPCなどのデバイス上で完結するため、稟議の効率化をはかることができるでしょう。

代表的な「ワークフローシステム」を比較した記事はこちら！

2.主なワークフローの稟議機能

ワークフローシステムの稟議機能を簡単にまとめました。下記の機能があれば、稟議業務を効率化することができるでしょう。

・承認ルート設定機能
ワークフローシステムには稟議の種類ごとに細かく設定ができます。例えば、部署間をまたぐ閲覧設定など、複雑化しやすい稟議にも対応ができるため、フローを効率化することができます。

・申請フォーム作成機能
申請フォームをワークフロー内で作成ができるため、場所を問わず稟議を申請することが可能です。

・申請の検索、履歴表示機能
ワークフローには検索機能がついているものが大半なため、申請状況をスピーディーに把握することが可能。承認漏れなども防ぐ事ができます。

・承認や差し戻しの通知
ワークフローにはメッセージ機能がついているものやチャットツールと連携し通知する事が可能。差し戻しになった場合にすぐに対応することができるため、申請者の負担を軽減することができます。

3.【比較表】稟議書の電子化におすすめなワークフローシステムを比較

稟議書の電子化におすすめなワークフローシステムを紹介していきます。まずはアイミツSaaSが料金や機能項目、連携サービスなどを絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。  

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、勤怠管理システム選びの参考にしてください。

4.稟議書の電子化におすすめなワークフローシステム3選

ここまで、稟議書の電子化におすすめの格安ワークフローシステムを紹介してきました。

ワークフローシステムを導入するとなると、どうしても気になってしまうのが利用料金です。申請者・承認者ともにユーザーとして登録する必要があるため、従業員数が多いほど費用は高額になってしまいます。

しかし、1ユーザーあたり300円で利用できるStyleflowやジョブカンワークフロー、20名までであればすべて無料で使えるSmartFlowなどの場合は、費用を格段に抑えることができるでしょう。  

5.【比較表】稟議書の電子化におすすめなのワークフローシステム

稟議書の電子化におすすめなワークフローシステムを紹介していきます。まずはアイミツSaaSが料金や機能項目、連携サービスなどを絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、勤怠管理システム選びの参考にしてください。

6.稟議書の電子化におすすめなのワークフローシステム3選

ここまで、稟議書の電子化におすすめの人気のワークフローシステムを紹介してきました。

導入実績が豊富かどうかは、システムを導入する際に非常に重要なポイントです。数多くの企業に導入されているのには、

・使いやすい
・コストパフォーマンスに優れている
・サポート体制が万全
・セキュリティに強い

このような理由があると考えられます。はじめてワークフローシステムを導入するという場合や、乗り換えを考えているという場合はこれまでの実績を重視して探すと失敗がないでしょう。  

7.【比較表】稟議書の電子化に独自の強みがあるワークフローシステムを比較

稟議書の電子化に独自の強みがあるワークフローシステムを紹介していきます。まずはアイミツSaaSが料金や機能項目、連携サービスなどを絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、勤怠管理システム選びの参考にしてください。

8.稟議書の電子化に独自の強みがあるワークフローシステム3選

9.【比較表】サイボウズofficeなど外部サービスと連携が可能なワークフローシステムを比較

サイボウズなど外部サービスと連携が可能なワークフローシステムシステムを紹介していきます。まずはアイミツSaaSが料金や機能項目、連携サービスなどを絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、勤怠管理システム選びの参考にしてください。

10.サイボウズofficeなど外部サービスと連携が可能なワークフロー2選

11.稟議をワークフローシステム化するメリット

各種申請の中でも手間がかかるのは複数の決裁者の承認を必要とする稟議です。稟議をワークフローシステム化することで、どんなメリットが生じるのでしょうか？

申請から承認の工程の可視化が可能

稟議をワークフローシステム化することで、申請から承認までの工程が可視化されます。申請者はいつでも現在の承認者が誰なのか確認でき、承認状況も一目で分かります。

プッシュ通知機能などあれば、承認を催促できるようになっているため滞留を防ぐことも可能です。承認日時も確認可能で、差戻の指摘や承認時のコメントも残せるため、システム上でコミュニケーションが完結します。

場所をとわず承認が可能に

クラウド型ワークフローシステムであればインターネット環境下ならどこでも操作できます。スマホ対応していれば外出先からでも申請・承認作業が可能です。営業など外回りの多い会社では特に重宝するでしょう。

テレワークの導入が進む現在、出社することなく申請・承認作業するためのシステムが必要であり、ワークフローシステムは課題解決に欠かせません。特に稟議は承認者が複数になることから、システム化することで業務効率化します。

決裁者が出張など留守がちでも業務が滞ることもありません。申請書類の滞留や、稟議時間の短縮化が課題となっている企業にはおすすめです。

稟議書のデータ管理が可能

ワークフローシステムを導入すれば、稟議書も全て電子化できます。承認着もデータ管理することにより、紙文書を保存する必要はなくなります。紙の申請書類は保管するのにスペースが必要で、枚数が増えるほど保管コストもかさみます。

また、検索性も悪く必要な情報をすぐに確認することもできません。その点、稟議書をデータ化すれば情報を電子保存できるため、省スペースになります。用紙代や印刷代、郵送費も不要になるでしょう。

ワークフローシステムの導入には費用がかかりますが、紙文書の印刷、保管、郵送に関わる費用はなくなるため、全体としてコスト削減につながる可能性は高いです。特に多くの稟議書を扱う会社では便利さを実感することでしょう。

12.稟議をワークフローシステム化するデメリット

稟議をワークフローシステム化すると多くのメリットがありますが、導入に際してはいくつかの注意点があります。メリットばかりに注目してデメリットを見過ごすのは失敗の元です。導入後に「こんなはずではなかった…」と後悔しないために、ワークフロー化する際は以下の3つの点に気を付けてください。

自社の稟議フローに適していない

ワークフローシステムは便利なサービスですが、必ずしも自社の稟議フローに適してる製品ばかりではありません。独自のフローを構築している場合は、いずれも適合しない可能性もあります。

新しいシステムに合わせてフローを見直すことは大切ですが、システム導入が目的化してしまい、定型フォームが根底から覆される場合は抵抗も生まれるでしょう。導入後の失敗を防ぐには、第一に自社のフローと導入するシステムの相性を見極めることです。

現在、多くのワークフローシステムがリリースされており、中には承認フローの設定ができる製品もあります。稟議フローが一般的でない場合、複雑な場合はカスタマイズ性の高い製品を選ぶことをおすすめします。

社員が活用できないとコストがかさむ

ワークフローシステムを導入しても、操作が複雑で使い勝手が悪い場合は定着しない恐れがあります。ワークフローシステムは多機能になるほど操作も難しくなるため、使いこなすまでに時間がかかります。

アナログ式に慣れている場合、新たなシステムの操作習得時間を無駄に感じる社員も出てくるでしょう。定着に失敗すれば最悪使われずに放置される恐れもあり、社員が活用できないとコストばかりがかさみます。

スムーズな定着を図るには、第一に操作性の高いものを導入すべきです。できれば本格導入前にトライアルなどで本番さながらに運用してみるのがベストです。試用段階で使い勝手の良さを実感できれば導入に弾みがつきます。ワークフローシステムを費用対効果の高い買い物にするには、操作感と綿密な事前準備が鍵を握ります。

書類の電子化に時間がかかる

ワークフローシステムを導入しても、書類の電子化にはスキャナーで読み取るか手入力が必要です。新たな稟議書については都度処理すれば良いため、慣れれば手間に感じることもないでしょう。

ここで問題となるのは既存書類の取り扱いです。既存書類は紙で保管・閲覧し、新たな書類は電子化して保存・閲覧となると混乱が生じます。過去の書類を全て電子する場合は、多大な時間と労力が必要となるため、分量が多ければ現実的ではありません。

新たな書類についても、物によっては紙文書での保存が義務付けられているものもあます。その場合、電子化しても紙文書を破棄できる訳ではなく、紙ベースで保存しなければなりません。様々な事情の中で紙文書と電子文書の二重の取り扱いが生じる可能性は高く、どう取り扱うべきかは事前に検討が必要です。

13.ワークフローシステムの選び方のポイント

現在、多くのワークフローシステムがあり、導入時には多くの中から自社に最適の製品を選ばなければなりません。ここからは、ワークフローシステムに興味をお持ちの方に向けて、製品を選ぶ際のポイントについて解説します。

導入実績を確認する

ワークフローシステムを選ぶ際には、これまでの導入実績を忘れずに確認しておきましょう。

前述のとおり、導入実績が豊富であるということは信頼の証。多くの企業から信頼を寄せられているシステムであれば、導入後に「こんなはずじゃなかった……」と失敗する可能性が低くなります。

そのため、まずは導入実績の豊富なものに絞り、そこから自社に合いそうなものや必要な機能が搭載されているものを選ぶのがおすすめです。また、使いやすさも非常に重要なため、無料トライアルや無料デモサービスなどをあわせて活用してみるといいかもしれません。

セキュリティ面を確認する

ワークフローシステムは、稟議書など非常に重要な書類を取り扱うため、セキュリティ対策が万全でなければ安心して利用できません。

「国際的なセキュリティ管理基準であるISMSの認証は取得しているのか」や「プライバシーマークを取得しているのか」だけでななく、「安心できるデータセンターを利用しているか」「24時間体制で監視されているのか」なども重要なポイントです。

セキュリティ対策に関する詳細が公開されていない場合は、資料を請求してしっかりと確認することをおすすめします。

ネットワーク環境を確認する

ワークフローシステム導入の際は、ネットワーク環境の確認も大切です。ネットワーク環境には「クラウド型」「オンプレミス型」の2つがあります。

クラウド型はインターネット環境があればどこでも使えます。ベンダーが提供するサーバーとシステムを使うため初期費用がリーズナブルで導入が容易な点が強みです。ただし、月額課金制を採用しているケースが多いのでランニングコストがかかります。

一方のオンプレミス型は、社内ローカルネットワークを利用するので、サーバーやシステム構築は自社対応となるため初期費用は高額な傾向があります。しかし、カスタマイズ性は高くセキュリティレベルも自社仕様で設定できるのが強みです。

気軽に導入できるのはクラウド型ですが、双方一長一短あるため自社に最適のタイプはどちらかよく検討してから導入しましょう。

カスタマイズや他のシステムと連携を確認する

ワークフローシステム導入時は、カスタマイズ性や他システムとの連携についても確認しましょう。ワークフローは会社ごとに異なります。第一にシステム導入をきっかけに、自社のワークフローを見直して課題があれば改善します。

その上でなお独自かつ複雑なフローがある場合は、カスタマイズ性の高い製品を選ぶ必要があります。カスタマイズの程度は製品ごとに異なるため、自社ニーズに合ったものを選びましょう。

また、他システムと連携できるとデータ共有できるため、入力の二度手間や入力ミスをなくせます。連携により業務効率化が一気に進むでしょう。既に導入済のシステムがある場合は、既存システムとの連携できるものを選ぶのもおすすめです。

14.【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったら

この記事では、稟議書の電子化におすすめのワークフローシステムを紹介するとともに、システムを選ぶ際に注意すべきポイントを解説してきました。

ワークフローシステムと一口に言っても、その特徴はさまざまです。選定をはじめる前に、「どのようなワークフローシステムが必要なのか」を社内できちんと整理し、よりスムーズに選べるよう準備しておきましょう。

今回紹介したワークフローシステムのなかに少しでも気になったシステムがあれば、ぜひ「アイミツSaaS」から一括で資料を請求してみてください。

代表的な「ワークフローシステム」を比較した記事はこちら！