稟議書を電子化する方法やメリット、システムの選び方を解説
「紙の稟議書を管理するのが面倒」「いつも決裁までに時間がかかる」「稟議書がどこで停滞しているか把握できない」など、社内稟議の承認フローにお悩みなら、稟議書の電子化がおすすめです。電子稟議システム(ワークフローシステム)を導入すれば、稟議書の電子化により、社内稟議に関する課題をまとめて解消できます。
本記事では、稟議書を電子化するメリットやデメリット、システムの選び方を解説したうえで、おすすめの電子稟議システム11選を紹介します。業務効率化や企業DXをお考えの企業はぜひ稟議書の電子化を検討ください。
- 電子稟議システムでできること
- 電子稟議システムの選び方
- 稟議書を電子化するメリット
- 電子稟議システムの比較表
- 【2024年最新】おすすめの電子稟議システム11選
- 電子稟議システム導入時の注意点・デメリット
- まとめ:稟議書を電子化するなら、複数社の相見積もりがおすすめ
電子稟議システムでできること
稟議書とは、社内にて複数の責任者から承認・決裁をもらうための書類です。社内の稟議書を電子化する方法として最もおすすめなのが、電子稟議システム(ワークフローシステム)の導入です。電子稟議システムとは、稟議入力フォームの作成から承認、決裁までの一連の業務を電子化できるツールです。
電子稟議システムを活用すれば、稟議の承認フローをリアルタイムで確認できるようになるため、進捗管理や情報共有もスムーズに。電子稟議システムの導入で、主に次のような稟議書を電子化できます。
稟議の種類 | 電子化できる稟議書の例 |
---|---|
経理・人事・営業関連 | 交通費や出張費の申請・精算/ツール利用の申請/契約書の押印/人材採用/新規取引先との契約/出張の可否/見積書・請求書など |
購入・支払い | 一定額以上の備品の購入/発注や支払いに関する申請 |
また、電子稟議システムはPCだけでなくスマホ・タブレットからも操作できるため、外出先や出張先からも承認が可能です。紙の稟議業務の場合は、承認者や決裁者がオフィスに出社しなければ進められませんでした。一方、電子稟議システムを導入すればどこからでも稟議を進められるため、企業の意思決定スピードが向上し、競争力強化につながります。
次のグラフは、株式会社エイトレッドが2023年11月に行った調査結果です。「負担が大きい」と感じている業務の負担を軽減するために勤務先に求めることは、「適切なシステム導入による効率化・自動化」が49.5%、「業務プロセスの見直し・改善」が47.4%という結果になりました。
出典元:株式会社エイトレッド
上記統計データから、多くの企業では「システムが導入されていない」という理由から、システム化による自動化や効率化ができていないことが分かります。社内稟議を改善したい企業は、電子稟議システムを活用し、申請・承認・決裁までを一気通貫で行うという観点が重要です。
電子稟議システムの選び方
電子稟議システムを選ぶ際に重要なポイントは下記の3点です。
- 企業の稟議書申請・承認フローに対応できるシステムか
- ほかのシステムとの連携機能があるか
- 社員が簡単に操作できるシステムか
企業の稟議書申請・承認フローに対応できるシステムか
電子稟議システムを選ぶ際は、「自社の稟議書申請・承認フローに対応できるか」という観点での比較が重要です。企業によっては承認経路が多岐にわたり、複雑になる場合もあり、複雑なルートに対応できる・細かいカスタマイズが可能な電子稟議システムを選ぶのがポイントです。「導入した電子稟議システムに合わせて、自社のフローを変えなければいけない」といった事態にならないようご注意ください。
ほかのシステムとの連携機能があるか
電子稟議システムを選ぶ際は、「ほかのシステムとの連携機能があるか」という観点での比較も重要です。たとえば、電子稟議システムと会計ソフトを連携することで、稟議決裁が下りた経費精算の自動仕訳が可能となります。稟議だけでなく経費精算・会計仕訳まで効率化を図りたい場合は、自社システムとの連携も検討しましょう。
また、Google Workspace・Microsoft Office 365などのグループウェアや、Slack・LINE WORKSなどのビジネスチャットツールと連携すると、稟議申請の通知がチャットに届き、承認対応の漏れを防止できます。
社員が簡単に操作できるシステムか
せっかく稟議を電子化できても、従業員にとって使いづらいシステムだとなかなか社内に定着せず、業務効率化が実現しません。とくに今まで紙で行っていた稟議申請を電子化する場合は、操作に慣れない従業員もいるでしょう。
多くの電子稟議システムには無料トライアル期間があるため、本格導入前に社員に使ってもらうのがおすすめ。社員が簡単に操作できるシステムを選びましょう。
電子稟議システムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ(当サイト)をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った電子稟議システム(最大6社)をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
稟議書を電子化するメリット
稟議書を電子化する主なメリットを3つ紹介します。
- ペーパーレス化・業務効率化を実現できる
- 稟議承認までがスムーズになり、迅速な意思決定が可能
- 電子帳簿保存法に則った書類管理が可能
ペーパーレス化・業務効率化を実現できる
稟議書を電子化する最大のメリットは、ペーパーレス化・業務効率化を実現できることです。紙の稟議申請で必要だった用紙代・印刷代・郵送費などのコストを削減でき、書類を保管するスペースも空きます。
また、クラウド型の電子稟議システムはインターネット環境があればPC・スマホ・タブレットから操作できるため、承認者が不在がちな企業でも停滞なく稟議を進めることが可能。テレワーク・リモートワークを促進させたい企業にも、稟議書の電子化がおすすめです。
稟議承認までがスムーズになり、迅速な意思決定が可能
稟議を電子化すると、「承認者の空き時間を確認して承認をお願いする」といったことが必要なくなり、双方の時間調整などのムダな業務を削減できます。代わりに、承認者には自動通知が届くため対応漏れを防ぐことが可能です。
また、社内規定に沿わない申請やミスを自動チェック機能で検出でき、差戻しを軽減。その結果として稟議承認までがスムーズになり、迅速な意思決定が実現します。
電子帳簿保存法に則った書類管理が可能
電子帳簿保存法とは、これまで紙での保存を求められていた書類を電子データでも保管可能とする法律です。社内稟議書についても電子データとして保管・管理することができますが、「検索できる機能を付ける」など一定の保存要件を満たす必要があります。
電子稟議システム(ワークフローシステム)なら、件名や申請者名で稟議書を検索でき、法令に則った書類管理が可能。内部監査の際に必要な資料をすぐに検索して見つけられる点もメリットです。
電子稟議システムの比較表
ここからは実際に、電子稟議システム(ワークフローシステム)を比較しておすすめのサービスを紹介します。以下、電子稟議システムの料金を比較した表をご参照ください。
サービス名 | 初期費用 | 月額料金 |
---|---|---|
ジョブカンワークフロー | 無料 | 300円/1ユーザー |
コラボフロー | 無料 | 500円/1ユーザー |
バクラク申請 | 要問い合わせ | 10,000円/50ユーザー |
X-point Cloud | 無料 | 500円/1ユーザー |
Create!Webフロー | 無料 (インストール型の場合、600,000円) |
500円/1ユーザー |
ActionPassport | 無料 (インストール型の場合、600,000円) |
500円/1ユーザー |
ジンジャーワークフロー | 300,000円 | 300円/1ユーザー |
楽々WorkflowII | 50,000円 | 基本料金10,000円+ 500円/1ユーザー |
Styleflow | 無料 | 300円/1ユーザー |
ワークフローEX | 要問合せ | 要問合せ |
SmartDB | 要問合せ | 要問合せ |
中小企業におすすめのサービスは別記事にて紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
【2024年最新】おすすめの電子稟議システム11選
2024年最新比較で、おすすめの電子稟議システム11選を紹介します。気になるサービスの特徴やおすすめポイントを確認ください。
- ジョブカンワークフロー
- コラボフロー
- バクラク申請
- X-point Cloud
- Create!Webフロー
- ActionPassport
- ジンジャーワークフロー
- 楽々WorkflowII
- Styleflow
- ワークフローEX
- SmartDB
ジョブカンワークフローは、勤怠管理システムで有名なジョブカンシリーズの1つで、導入実績が1万社以上ある人気の電子稟議システムです。業界最安クラスの料金設定もおすすめの理由で、1ユーザーあたり月額料金300円で利用可能。初期費用やサポート費用は無料となっています。
また、シンプルな操作で簡単に稟議申請書のフォーマットを作成できるのもおすすめのポイント。稟議申請書のテンプレートも豊富に用意されているため、スムーズに電子化することができます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- リモートワーク対応で多くの申請業務を簡潔に行うことができるようになるところ。印鑑も必要なくなり業務効率アップにつなげることができるようになる。
- 採用に対して労力、時間が費やされる中、タイムリーに情報共有ができ、合否結果にスピーディーに対応できるところが良い。
コラボフローは、コラボスタイルが提供する電子稟議システム。東急やPOLA、明治といった有名企業にくわえて教育機関にも導入実績があり、新聞や雑誌などのメディアでも紹介されている人気のサービスです。
他社と比較したおすすめポイントは、Excelで作成した申請書をそのままフォーム化できること。これによってスムーズな稟議の電子化を実現します。「稟議書や帳票を電子化したいけれど、システムは難しそう」とお悩みの担当者にコラボフローはおすすめです。
また、コラボフローはサイボウズOfficeやkintone、Office365などさまざまな外部システムとの連携が可能。グループウェアとデータを連携させたいというニーズにも応えられます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- シングルサインオン
- 申請履歴を参照できるので、似た内容の申請をする場合には、一から文章を作る必要がなく、効率的に業務をできる。
- 特に困ることなく、サービスを使用しました。チャットサービスなども使用しましたが、わかりやすく懇切丁寧でした。
バクラク申請
バクラク申請は、株式会社LayerXが提供する電子稟議システムです。用途にあわせた申請フォームを作成ができる点・承認経路を分岐設定できる点がメリットで、複雑化しやすい稟議にも対応します。
また、バクラク申請では仕訳データ・振込データを自動作成することも可能で、稟議決裁後の処理まで自動化。担当者の手間を省き、コスト削減を行いたい企業におすすめの電子稟議システムです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
X-point Cloudはエイトレッドが提供する電子稟議システム。業界を問わず、有名企業や大学に多数の導入実績があります。
X-point Cloudは勤怠届や稟議書、経費採算書類などの電子化に対応しており、入力支援機能によって誰でも簡単に申請書を作成可能。もし必須項目が未入力だった場合はアラートが表示されるため、書類の不備・ミスによる差戻しが軽減します。
また、X-point CloudはGaroonやkintone、Chatworkなどの多様な外部サービス連携が可能なため、自社に導入済みのグループウェアやチャットツールと連携させたい企業にもおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- IP制限
- 今まで紙で行っていた作業のほとんどを、電子化してペーパーレス化できた点。 また、デザインもシンプルで操作しやすい点。
- 一番使うワークフローシステムであり、現在ではこのシステムによりすべての仕事が管理されているようです。
Create!Webフローは、インフォテックが提供する電子稟議システム。2004年からサービスを展開しており、みすずホールディングスや小田急電鉄、アサヒ飲料など有名企業への導入実績があります。
Create!Webフローは、稟議書をはじめ、勤怠届や経費精算書類、見積書などの各種申請書が電子化でき、紙媒体と同様の使い心地でワークフローを進められる点がおすすめ。
クラウド版とパッケージ版(オンプレミス版)が用意されており、「初期費用を抑えたい」「カスタマイズ性を重視したい」などのニーズに応じて選択できます。製品紹介デモや無料トライアルもあり、操作性を試してから導入することも可能です。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
- サポートがしっかりしていて、困ったときに、どうすればよいのかすぐわかるのが、とてもいいと思いました。
- 取り扱い説明書の全てのページを見なくとも、おおよそ操作できるわかりやすいシステムと効率良く作業を進められる点が良いと感じる。
ActionPassportは、イーネットソリューションズが提供する電子稟議システム。堅牢なセキュリティ対策が特徴で、世界基準の情報セキュリティマネージメントシステムの認証を取得済み。データは24時間体制で監視され、安心して利用できます。
Excelファイルを取り込むだけで稟議書や申請書を電子化できるのも、ActionPassportのおすすめポイント。システム構築にも柔軟に対応しており、カスタマイズ性の高いワークフローシステムをお探しの企業におすすめです。管理者向けの研修メニューもあり、はじめての場合でも安心して導入できます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 冗長化
- 通信の暗号化
ジンジャーワークフロー
ジンジャーワークフローは、jinjer株式会社が提供する電子稟議システム。わかりやすい操作画面で、紙やExcelの稟議書を電子化する企業にもおすすめです。
同社はワークフローシステム以外にも、経費精算や人事労務といったバックオフィス系のシステムを多数提供しており、システム同士を連携することで社内情報を一元管理することができます。これにより、人事異動や組織改編の際には、ワークフローの承認経路に自動反映される設定も可能です。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
楽々WorkflowII Cloud
楽々WorkflowII Cloudは、住友電工情報システムが提供する電子稟議システムです。他社と比較したおすすめポイントは、文書の種類ごとに承認経路を柔軟に設定できる点で、「根回し」や「合議」などの複雑な承認フローにも対応できます。
条件分岐や代理承認機能も搭載しており、スピーディーな承認業務が実現。誰がいつ承認したのかが一目でわかる上、閲覧・編集時にはログが残るため、内部統制の強化にも役立ちます。
また楽々WorkflowII Cloudは、英語・中国語に標準対応しており、言語追加機能で他言語にも翻訳可能。グローバル展開している企業にもおすすめの電子稟議システムです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- オンプレミス(パッケージ)
- 初心者でも使いやすい所が良いと思う。仕様書がわかりやすく、誰が見ても作業しやすく、わかりやすく書いてあるので良い。
- 交通費精算、出張精算、経費精算に加えて事前申請も一本で済ませる事ができる。 承認の際のお知らせもあり見逃すこともない。 なにより5年以上使用しているので使い慣れた。
Styleflowは、TDCソフトが提供する電子稟議システム。直感的に使いやすいUIが特徴で、簡単に稟議書を電子化できます。コストパフォーマンスが優れている点もおすすめで、低価格でありながらも企業ごとのルールにそった独自の承認ルートを設定可能です。
また、Styleflowはスマートフォンからも操作しやすく、外出先から承認作業を進められます。さらに、ホーム画面で稟議書の進捗状況が一覧化されるほか、チャットワーク・グループウェアとの連携で通知が届くので、対応漏れを防ぐことが可能です。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- シングルサインオン
- クラウド(SaaS)
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
ワークフローEXは、Knowlboが提供する電子稟議システム。豊富な機能を搭載している点が特徴で、ワークフローの動的分岐・ドキュメントの採番・捺印署名・オフライン編集が可能。外部の業務システムとの連携にも対応しており、稟議業務を効率的に進められます。
Excelで作成した申請書・稟議書をそのまま電子化できる点もメリット。システムに不慣れであっても難なく操作でき、従来と同じ感覚で稟議書作成を進めることができます。社内に浸透しやすいワークフローシステムをお探しの企業に、ワークフローEXはおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
SmartDBは、株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向けの電子稟議システム。大企業特有の複雑な承認経路に対応しており、細かい条件分岐を設定可能。また、カスタマイズ性が高く、業務に合わせた入力フォームを簡単に作成できます。
堅牢なセキュリティも他社と比較したおすすめ理由で、ISMSクラウドセキュリティ認証をはじめ、さまざまな基準を満たしています。やり取りの記録や操作履歴はログに残るため、内部統制を強化したい企業にもおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- Pマーク
- 冗長化
- 通信の暗号化
- 画面がすっきりしておりコンパクトなので、わかりやすく、したいことをすぐできるので便利だなと思っています。
- 共有がしやすく履歴も残るので共同作業がしやすいです。 もともとはNotesを使っていましたが、Notesから移行してからもスムーズに困難なく使うことができています。
以上、機能比較や料金比較でおすすめの電子稟議システムを詳しく解説しました。PRONIアイミツ(当サイト)では、ITツール受発注支援のプロとして、電子稟議システム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断(無料)も用意していますのでぜひご活用ください。
電子稟議システム導入時の注意点・デメリット
電子稟議システムには多くのメリットがありますが、導入に際してはいくつかの注意点やデメリットがあります。
- 新たなシステム導入にコストがかかる
- 稟議に関わる業務フローを見直す必要がある
- システムを十分に活用できるまで時間がかかる
新たなシステム導入にコストがかかる
電子稟議システムを導入する際のデメリットは、初期費用やランニングコストが発生することです。クラウド型の電子稟議システムは、1ユーザーあたり月額料金300円〜500円の費用がかかます。一方でインストール型(オンプレミス型)の電子稟議システムは、初期費用に20万円〜300万円程のコストがかかります。
とはいえ、紙での稟議と比較するとシステム化によって時間と手間を大幅に削減でき、結果的に人件費などのコスト削減に繋がります。自社が必要とする最低限の機能を搭載した電子稟議システムを選べば、最低限のコストでも十分な効果を期待できるでしょう。
→電子稟議システム(ワークフローシステム)の費用相場についてはこちらの記事も参照ください。
稟議に関わる業務フローを見直す必要がある
稟議書の電子化に伴い、紙でのやりとりを前提とした業務フローを見直す必要が出てきます。全社員に対して新たな業務フローの説明会を開く必要もあるでしょう。このように、システム導入時は一時的に業務が増えますが、ワークフロー自体は紙の稟議申請と比較して効率化されていくため、長期的にみて手間を削減することが可能です。
システムを十分に活用できるまで時間がかかる
企業の稟議書・申請ルートに合わせて設定をカスタマイズする必要があり、すぐに社内運用を開始できるわけではありません。複雑な承認フローを持つ企業では、細かい設定に時間がかかることもあります。
また、初めて電子稟議システム(ワークフローシステム)を企業に導入する場合、社員がシステム操作に慣れておらず、システムを十分に活用できるまで時間がかかる場合も。スムーズな定着を図るには、操作性の高いシステムを選定することが重要です。本格導入前に無料トライアルなどで操作性・使い勝手を確認しましょう。
まとめ:稟議書を電子化するなら、複数社の相見積もりがおすすめ
この記事では、稟議書の電子化におすすめのワークフローシステムを紹介するとともに、システムを選ぶ際に注意すべきポイントを解説しました。2024年現在、さまざまなワークフローシステムが提供されており、機能や料金が異なります。稟議書を電子化する際は、「自社の承認フローに対応しているか」「自社システムと連携可能か」「使いやすい操作性か」といった観点でシステムを比較したうえで、複数社の相見積もりを行うのがおすすめです。
PRONIアイミツ(当サイト)は、質問に答えるだけで、希望条件に合った電子稟議システムが分かる診断をご用意しています。BtoB受発注支援のプロであるコンシェルジュが、希望条件を踏まえて電子稟議システムを比較選定、最大6社までおすすめのシステムを紹介します。ぜひ一度お試しください。
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