稟議書を電子化する方法やメリット、おすすめのシステム11選も解説

目次
• 社内の稟議書を電子化する方法
• 稟議書を電子化するメリット
• 稟議書を電子化するデメリット・注意点
• 電子稟議システムの選び方
• 電子稟議システムの比較表
• 【稟議書を電子化】ワークフローシステムおすすめ11選
• まとめ：稟議書の電子化・効率化には、システム導入がおすすめ
• よくある質問

社内の稟議書を電子化する方法

稟議書とは、社内にて複数の責任者から承認・決裁をもらうための書類です。稟議書の電子化とは、紙による稟議の申請・承認・決裁をシステム上で完結する取り組みを指します。

社内の稟議書を電子化する方法として最もおすすめなのが、電子稟議システム（ワークフローシステム）の導入です。電子稟議システムとは、稟議入力フォームの作成から承認、決裁までの一連の業務を電子化できるツールで、社内稟議のすべてを電子化することが可能です。電子稟議システムを活用すれば、稟議の承認フローをリアルタイムで確認できるようになり、進捗管理や情報共有もスムーズになります。

電子稟議システムの導入により、次のような稟議書を電子化できます。

また、電子稟議システムは、PCだけでなくスマホ・タブレットからも操作できるため、外出先や出張先からも承認が可能です。紙の稟議業務の場合は、承認者や決裁者がオフィスに出社しなければ進められませんでしたが、電子稟議システムを導入すればどこからでも稟議を進められる点がメリットです。企業の意思決定スピードが向上し、競争力強化につながります。

稟議書を電子化するメリット

稟議書を電子化する主なメリットを3つ紹介します。

稟議書を電子化する最大のメリットは、ペーパーレス化・業務効率化を実現できることです。紙の稟議申請で必要だった用紙代・印刷代・郵送費などのコストを削減でき、書類を保管するスペースも空きます。

また、電子稟議システムはインターネット環境があればPC・スマホ・タブレットから操作できるため、承認者が不在がちな企業でも停滞なく稟議を進めることが可能。テレワーク・リモートワークを促進させたい企業にも、稟議書の電子化がおすすめです。

稟議を電子化すると、「承認者の空き時間を確認して承認をお願いする」といったことが必要なくなり、双方の時間調整などのムダな業務を削減できます。代わりに、承認者には自動通知が届くため対応漏れを防ぐことが可能です。

また、社内規定に沿わない申請やミスを自動チェック機能で検出でき、差戻しを軽減。その結果として稟議承認までがスムーズになり、迅速な意思決定が実現します。

電子帳簿保存法とは、これまで紙での保存を求められていた書類を電子データでも保管可能とする法律です。社内稟議書についても電子データとして保管・管理することができますが、「検索できる機能を付ける」など一定の保存要件を満たす必要があります。

電子稟議システム（ワークフローシステム）なら、件名や申請者名で稟議書を検索でき、法令に則った書類管理が可能。内部監査の際に必要な資料をすぐに検索して見つけられる点もメリットです。

「稟議申請が滞留している」「決裁まで時間がかかっている」といった課題を抱える企業は、ぜひ稟議書の電子化を検討してみてください。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

稟議書を電子化するデメリット・注意点

稟議書の電子化には多くのメリットがありますが、いくつかの注意点やデメリットがあります。

稟議書を電子化するツールである、電子稟議システム（ワークフローシステム）を導入する際は、初期費用やランニングコストが発生します。クラウド型の電子稟議システムは、1ユーザーあたり月額料金300円〜500円の費用がかかます。一方でインストール型（オンプレミス型）の電子稟議システムは、初期費用に20万円〜300万円程のコストがかかります。

とはいえ、紙での稟議と比較するとシステム化によって時間と手間を大幅に削減でき、結果的に人件費などのコスト削減につながります。自社が必要とする最低限の機能を搭載した電子稟議システムを選べば、最低限のコストでも十分な効果を期待できるでしょう。
→電子稟議システム（ワークフローシステム）の費用相場についてはこちらの記事も参照ください。

稟議書の電子化に伴い、紙でのやりとりを前提とした業務フローを見直す必要が出てきます。全社員に対して新たな業務フローの説明会を開く必要もあるでしょう。このように、システム導入時は一時的に業務が増えますが、ワークフロー自体は紙の稟議申請と比較して効率化されていくため、長期的にみて手間を削減することが可能です。

企業の稟議書・申請ルートに合わせて設定をカスタマイズする必要があり、すぐに社内運用を開始できるわけではありません。複雑な承認フローを持つ企業では、細かい設定に時間がかかることもあります。

また、初めて電子稟議システム（ワークフローシステム）を企業に導入する場合、社員がシステム操作に慣れておらず、システムを十分に活用できるまで時間がかかる場合も。スムーズな定着を図るには、操作性の良いシステムを導入することが重要です。

電子稟議システムの選び方

電子稟議システム（ワークフローシステム）を選ぶ際に重要なポイントは下記の4点です。

電子稟議システムはサービスによって搭載する機能が異なるため、自社の業務に必要な機能があるかを確認しましょう。自社に必要な機能を見極めたい場合には、課題を整理し、電子稟議システムを導入する目的を明確にしてください。

ニーズが多い機能は「申請フォーマットの作成」「申請へのファイル添付」「メール通知」

PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した独自調査では、「申請フォーマットの作成」 が97%と最もニーズが多い結果に。次いで、「申請へのファイル添付」が96%、「申請のメール通知」が95%、「承認ルートの分岐」が93%でした。

この結果から、多くの企業が申請・承認フローを正確かつスムーズに進めるための機能を重視していることがわかります。上記データも参考に、必要な機能があるシステムを比較・検討することをおすすめします。

電子稟議システムを選ぶ際は、「自社の稟議書申請・承認フローに対応できるか」という観点での比較も重要です。企業によっては承認経路が多岐にわたり、複雑になる場合もあり、複雑なルートに対応できる・細かいカスタマイズが可能な電子稟議システムを選ぶのがポイントです。「導入した電子稟議システムに合わせて、自社のフローを変えなければいけない」といった事態にならないようご注意ください。

電子稟議システムを選ぶ際は、「ほかのシステムとの連携機能があるか」という観点での比較も重要です。たとえば、Google Workspace・Microsoft Office 365などのグループウェアや、Slack・LINE WORKSなどのビジネスチャットツールと連携すると、稟議申請の通知がチャットに届き、承認対応の漏れを防止できます。

また、電子稟議システムと会計ソフトを連携することで、稟議決裁が下りた経費精算の自動仕訳が可能となります。稟議だけでなく経費精算・会計仕訳まで効率化を図りたい場合は、自社システムとの連携も検討しましょう。

せっかく稟議を電子化できても、従業員にとって使いづらいシステムだとなかなか社内に定着せず、業務効率化が実現しません。とくに今まで紙で行っていた稟議申請を電子化する場合は、操作に慣れない従業員もいるでしょう。

多くの電子稟議システムには無料トライアル期間があるため、本格導入前に社員に使ってもらうのがおすすめ。社員が簡単に操作できるシステムを選びましょう。

電子稟議システムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った電子稟議システム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

電子稟議システムの比較表

ここからは実際に、電子稟議システム（ワークフローシステム）を比較しておすすめのサービスを紹介します。以下、電子稟議システムの料金を比較した表をご参照ください。

上記比較表をご覧の通り、クラウド型ワークフローシステムの多くは、初期費用無料で始められ、「ジョブカン」や「コラボフロー」などは1ユーザーあたり月額300～500円と安い価格で利用できます。「バクラク申請」は、50名まで月額1万円（税抜）で利用可能なため、50名以下の中小企業におすすめです。

【稟議書を電子化】ワークフローシステムおすすめ11選

2025年最新比較で、稟議書の電子化に最適なワークフローシステムおすすめ11選を紹介します。気になるサービスの特徴やおすすめポイントを確認ください。

まとめ：稟議書の電子化・効率化には、システム導入がおすすめ

この記事では、稟議書の電子化におすすめのワークフローシステムを紹介するとともに、システムを選ぶ際の注意すべきポイントを解説しました。稟議書の電子化・効率化にはシステム導入がおすすめです。とはいえ、2025年現在、さまざまなワークフローシステムが提供されており、機能や料金が異なります。稟議書を電子化する際は、「自社の承認フローに対応しているか」「自社システムと連携可能か」「使いやすい操作性か」といった観点でシステムを比較・選定するのがおすすめです。

PRONIアイミツ（当サイト）は、質問に答えるだけで、希望条件に合った電子稟議システムが分かる診断をご用意しています。BtoB受発注支援のプロであるコンシェルジュが、希望条件を踏まえて電子稟議システムを比較選定、最大6社までおすすめのシステムを紹介します。ぜひ一度お試しください。

よくある質問

稟議書の電子化について、よくある質問に回答します。

無料で稟議書を電子化するには、無料で使えるワークフローシステムの導入がおすすめです。有料版と比較し、無料版のワークフローシステムはユーザー数や利用できる機能に制限があることが多いですが、完全無料で利用可能です。

ワークフローシステムを自作するには、「Googleフォームを活用する」「Excelを活用する」「オープンソースのシステムを活用する」の3つの方法があります。詳しくは下記記事を参考にしてください。