ワークフローシステムは自作できる？おすすめのツールや注意点をご紹介

目次
• そもそもワークフローシステムとは
• ワークフローシステムは自作できるのか
• ワークフローシステムを自作する3つの方法
• ワークフローシステムを自作するメリット
• ワークフローシステムを自作するデメリット
• ワークフローシステムを自作する際には柔軟性・拡張性に要注意
• 自作が難しい場合は、ワークフローに特化したツールの導入を
• おすすめのワークフローシステム3選
• 【まとめ】ワークフローの自作や導入でお悩みならアイミツへ

そもそもワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業で発生する業務や申請などの一連の流れを管理するシステムのことです。

たとえば、営業担当者が取引先と会食を行った場合は、いわゆる「経費申請」が必要となります。経費申請は、以下のような流れで行われます。

営業担当者が取引先と会食、その旨と領収書を提出
↓
会食内容、参加者、領収書などを上長が確認した上で経理に提出
↓
経理担当者が詳細を確認
↓
経理担当者の上長または社長が最終承認

このような流れをあらかじめ「ワークフロー」として定めておくことで、スムーズに管理できるのが「ワークフローシステム」です。

ワークフローシステムを活用することで、主に以下のようなメリットがあります。

・誰もが業務や申請に関する一連の流れを把握できる
・業務や申請が現在どのステップにあるのかを確認できる（進捗管理ができる）
・承認依頼や流れの確認といった声かけがなくなり業務の効率化につながる

ワークフローシステムは自作できるのか

「もしできるのなら、ワークフローシステムを自作したい」と考えている方もいるかもしれません。先に結論をお伝えすると、ワークフローシステムは自作できます。

とくに、「特殊な業種・業態」や「自社に最適なワークフローシステムを利用したい」といった場合には、自作を視野に入れるべきだと言えるでしょう。

しかし、ワークフローシステムを自作する場合は、当然ですが手間や予想外のコストがかかります。既存のシステムを導入するなど、自作以外の方法を採用した際にかかる費用や時間も比較した上で判断することが重要でしょう。

ワークフローシステムを自作する3つの方法

それでは、以下からワークフローシステムを自作するための方法を確認していきましょう。

ワークフローシステムを自作する際に挙げられる方法としては、以下の3つです。

・Googleフォームを活用する
・Excelを活用する
・オープンソースのシステムを活用する

ひとつずつ解説します。

①Googleフォームを活用する

まず最初に、「Googleフォームを活用する」という方法が挙げられます。Googleフォーム（Google Form）とは、検索エンジン最大手「Google」が提供しているサービスのひとつです。

以下のような項目を設けたフォームが簡単に作成できます。

・フォームのタイトル（「お問い合わせ」など）
・メールアドレス
・氏名
・件名
・内容　など

項目は任意で設定できるため、機能を活用することによってワークフローシステムとしても利用できるというわけです。

たとえば、タイトルを「経費申請」に設定し、必要な項目を組み合わせることで、簡単に経費申請用の入力フォームを作成できます。スプレッドシートやPDFファイル、画像の添付なども可能です。

②Excelを活用する

ワークフローシステムの作成には、「Excelを活用する」という方法も挙げられます。

Excelであれば使い慣れている人も多く、特定のサーバーやシステムを利用する必要もありません。簡単にワークフローシステムを作成・活用できるでしょう。

また、Excelでワークフローシステムを自作する場合は、現在運用している紙の申請書を模した形で作成できる点も魅力的です。

Excelには、「図形」「フローチャート」といった、ワークフローシステムを自作するのに最適な図や記号の挿入機能も搭載されています。もちろん、紙媒体への出力も簡単です。

あらかじめ出力する際のことを考えて作成すれば、関係各所への送付にも便利でしょう。

③オープンソースのシステムを活用する

「オープンソースのワークフローシステムを利用する」というのも、ワークフローシステムを作成するひとつの方法です。

オープンソースの場合、システムを構成しているソースコードが無料で公開されており、誰でもダウンロードや変更、配布などを行うことができます。活用することによって、精度の高いワークフローシステムを自由に作成することが可能です。

ただし、ソースコードを改変するにはある程度プログラミングに関する知識が必要となるため、自社の業種・業態に合わせて変更を行いたい場合には注意が必要。

以下では、オープンソースのワークフローシステムや、ワークフロー機能が搭載されているオープンソースのグループウェアをご紹介しています。

Exment

「Exment」は、カジトリが提供しているWebデータベースで、無料で利用できます。ユーザー数や機能にも制限はありません。

業務に合わせたテンプレートが用意されているため、比較的簡単に利用を開始できるのもおすすめのポイント。使用言語はPHP（Laravel）で、データベースシステムはMySQLとメジャーなものを採用しているため、リーズナブルなレンタルサーバーでも動作する点が魅力です。

Activiti

「Activiti」は、Alfrescoが提供しているBPM（ビジネスプロセスマネジメント）プラットフォームです。軽量なワークフローを作成でき、ビジネスにおけるさまざまなプロセスの自動化に役立ちます。

使用している言語はJava。ランタイムバンドルや監査サービス、クエリサービス、クラウドコネクタ、アプリケーションサービス、通知サービスなどを搭載しており、オープンソースながらも高機能なワークフローを作成することが可能です。

Tec STORK.

「Tec STORK.」はテック情報が提供しているオープンソースのグループウェアで、ワークフローの一元管理が可能です。

既存の業務システムともデータ連携できるため、実用的かつ拡張性が高い点が特徴。すでに利用している業務システムがある場合もおすすめです。業務の効率化にも役立つでしょう。

もちろん、オープンソースであるため、リプレイス費用やライセンス費用は必要ありません。国際標準規格を満たしており、扱いやすさも抜群です。

ワークフローシステムを自作するメリット

ワークフローシステムを自作するメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

・コストを抑えられる

既存のワークフローシステムを導入するには、どうしてもコストがかかってしまいます。ソフト自体の購入にかかるコストのほか、オンプレミス型ならサーバー費用や運用保守費用なども必要です。一方で自作なら、これらのコストを抑えられます。

・自社に最適なシステムを作成できる

特殊な業種・業態の場合は特に、既存のシステムではスムーズに利用できない場合があるでしょう。自作ならカスタマイズが自由にできるため、自社の業務形態に最適な形でワークフローシステムを構築できます。

・セキュリティ面で安心

自作する場合は、システムに関する情報が外部に漏れ出る危険性を減らすことができます。構築後のセキュリティ対策はもちろん必須ですが、機密性の高い情報を扱う企業にもおすすめです。

ワークフローシステムを自作するデメリット

一方で、ワークフローシステムを自作するデメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

・工数がかかる

既存のシステムをそのまま導入するわけではないため、自作に関する作業は当然発生します。業務の洗い出しから項目設定までをすべて社内で行わなければいけません。システムの内容によっては、膨大な工数が発生する可能性もあるでしょう。

・専門知識が必要

オープンソースを利用する場合は、プログラミングの知識が必要になります。カスタマイズが必要なら尚更、専門的な知識を持つ人に依頼しなければなりません。

・システムの更新が難しい

「業務形態・方針が変わったため新たな機能を取り入れたい」「法改正に対応したい」といった場合も、すべての更新を自社で行わなければなりません。大規模な更新が難しいという点も、デメリットだと言えるでしょう。

ワークフローシステムを自作する際には柔軟性・拡張性に要注意

上記でお伝えしたように、ワークフローシステムを自作する場合は、システムの更新が難しいという点がデメリット。そのため、「柔軟性」「拡張性」には特に配慮して作成する必要があります。

以下のようなポイントを事前に洗い出しておくと良いでしょう。

・現在運用されている申請内容
・各部署で実際に必要な（現在運用されている）ワークフロー
・今後導入する可能性がある業務システム
・ビジネス拡大の可能性

また、申請項目やワークフローが追加される場合の更新手順も、あらかじめ定めておくことが大切です。

「会社は生き物」とも言います。自作する際は、変化する可能性がある業務や関連システムに対応できるワークフローシステムの構築を目指しましょう。

自作が難しい場合は、ワークフローに特化したツールの導入を

ここまで、ワークフローシステムの自作に焦点を置いて解説してきました。結果的に「自作は難しいかもしれない」「ハードルが高そう」と感じた方も多いかもしれません。

そういった場合は、既存のワークフローシステムの導入もおすすめ。費用はかかりますが、操作の不明点やトラブルが発生した際にはサポートを受けられますし、プロの目線で設計されているため、使いやすくて便利な機能が豊富に搭載されています。

また、近年人気のクラウド型なら柔軟性や拡張性が高く、情報共有もスムーズです。

おすすめのワークフローシステム3選

ここからは、おすすめのワークフローシステムを3つご紹介します。それぞれの特徴やメリットをひとつずつ確認していきましょう。

ジョブカンワークフロー

「ジョブカンワークフロー」は、DONUTSが提供するクラウド型のワークフローシステムです。シリーズ累計で導入実績は12万社以上と実績豊富で、大手企業にも数多く導入されています。

ユーザーの使いやすさを追求しており、直感的に利用できる画面設計が特徴。スマートフォンからでも申請・承認が可能で、外出先でも簡単にワークフローを利用できます。

フォーマットのカスタマイズも自由で、あらゆる申請書に対応できるほか、柔軟な承認経路を作成できるのも魅力。入力必須設定や入力制御機能があるため、申請ミスや入力漏れの防止にも効果的です。

X-point Cloud

「X-point Cloud」は、エイトレッドが提供するクラウド型のワークフローシステムです。紙の帳票をイメージした申請フォームを簡単に作成できるため、システムに慣れていない人にもわかりやすい点が魅力。

また、申請書サンプルは1,000パターン以上用意されており、さまざまな申請書をすぐに作成できます。もちろん、スマートフォンやタブレットでの利用にも対応。多彩な検索機能で必要な申請書をすぐに参照できるほか、集計機能が搭載されているため、部署別の経費件数などを算出することもできます。

さらにセキュリティ機能もハイレベル。外部システムとの連携機能も搭載されており、安心・便利に利用できるワークフローシステムです。

コラボフロー

「コラボフロー」は、コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。Excelでフォームを作成できる点が特徴で、ワークフローの運用にExcelを使用している企業でも容易に移行できます。

フォームのレイアウト編集は運用中でも更新できるため、常に最新のワークフローを社員全員で共有可能です。「運用しながらブラッシュアップしていきたい」という企業にもぴったりでしょう。

また、連携パーツを利用することで外部システムとの連携も行えます。kintone、サイボウズOffice、Office365などをすでに利用している場合は、さらに便利に活用できるでしょう。

クラウド版・パッケージ版の両方が用意されており、自社の業務スタイルや予算に合わせて選択できます。

【まとめ】ワークフローの自作や導入でお悩みならアイミツへ

ここまで、ワークフローを自作する際のポイントやメリット、さらに既存のワークフローシステムを導入する場合のおすすめについてご紹介してきました。

ぜひ本記事を参考に最適なワークフローシステムを導入し、業務の効率化につなげていきましょう。

既存のワークフローシステムに関しては、以下の記事でも多数ご紹介しています。ワークフローシステムの選び方や導入後の効果、メリットについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。

こちらの記事です→ワークフローシステム全サービスを徹底比較！おすすめのサービスも紹介！

また、アイミツでは見積もりの取得サポートなども行なっています。お困りのことがありましたら、いつでもお気軽に無料相談をご利用ください。