スマホ・タブレットでも使えるワークフローシステムおすすめ10選

目次
• スマホ・タブレットに対応したワークフローシステムのメリット
• ワークフローシステムの選び方
• 【比較表】スマホ・タブレット対応のワークフローシステム
• スマホ・タブレットに対応したワークフローシステムおすすめ10選
• まとめ：稟議決裁のオンライン化で、業務効率を向上しよう
• よくある質問

スマホ・タブレットに対応したワークフローシステムのメリット

スマホ・タブレットのような多様なデバイスに対応したワークフローシステムは、業務効率化に大きく貢献します。具体的なメリット3点を解説します。

外出先でもスムーズに稟議申請・承認を行える

多様なデバイスに対応できるワークフローシステムは、PC以外にもスマートフォンやタブレットなどで操作でき、外出先でもスムーズに稟議申請・承認業務を行える点がメリット。「オフィスに戻らないと承認業務が進められない」「承認業務のために出社しなければならない」といった悩みから解放されます。オンライン上で一連の申請・承認業務が完結するため、リモートワークの促進にも有効です。

スマホやタブレットに通知が届き、対応漏れを防止できる

スマホやタブレットに対応しているワークフローシステムなら、デバイス上で通知を受け取ることができます。稟議承認依頼の通知がスマホやタブレットに自動で届くため、その場で対応できる点がメリットです。また、期限前アラートなどの機能によりスマホにリマインド通知も送れるため、対応漏れを防止できます。

企業の意思決定のスピードが早くなる

オンライン上で完結するワークフローシステムは、紙の稟議書と比較して企業の意思決定のスピードが早くなる点もメリットです。稟議申請書の作成時には「自動チェック機能」で記入漏れ・入力ミスを防止でき、誤字脱字による差し戻しが減ります。また、「自動通知機能」で承認依頼や差し戻しをスピーディに行えます。

さらに、ワークフローシステムには「コメント機能」があり、差し戻しの理由を記入することも可能。「承認者のスケジュールを確認して、差し戻しの理由を聞きにいく」といった対応が不要になり、稟議決裁までの時間が短縮されます。

2024年最新でおすすめのワークフローシステムを知りたい方は、別記事「2024年最新おすすめワークフローシステム」にて厳選比較していますので、をぜひご覧ください。

ワークフローシステムの選び方

スマホ・タブレットでも使えるワークフローシステムは多数あり、それぞれ機能や特徴に違いがあります。ワークフローシステム選びを失敗しないために、選び方のポイントを3つ紹介します。

社内規定に沿った稟議承認フローを設定できるか

ワークフローシステムを選ぶ際には、社内規定に沿った稟議承認フローを設定できるかを確認することが重要。稟議承認フローが多岐にわたり、複雑になっている企業の場合は特に注意してフロー設定機能を確認ください。

自社の承認フローに合っていないシステムを選んでしまうと「費用をかけて導入したのに活用できない」「ワークフローシステムに合わせて社内規定を変えなければならない」といった事態になることも。自社の決裁プロセスに合った稟議承認フローの設定ができるものや、細かいカスタマイズが可能なワークフローシステムを選ぶことがポイントです。

ほかのシステムとの連携機能があるか

これから導入するワークフローシステムと、自社のほかのシステムを連携できるか、という観点での比較も重要です。とくに、ワークフローシステムはグループウェアとの連携で業務効率が大幅にアップします。たとえば、Google WorkSpace・サイボウズ Officeなどのグループウェアと連携すると、グループウェアのホーム画面に稟議承認のタスクを表示でき、承認漏れを防止できます。

また、ワークフローシステムを経費精算システム・会計ソフトと連携すれば、稟議から会計までの一連の業務が一気通貫で完了。作業工数が大幅に減り、バックオフィス業務全体の効率化に繋がります。

使いやすい操作画面で、簡単に申請書を作成できるか

使いやすい操作画面で、簡単に申請書を作成できるかという観点もワークフローシステムの選び方で重要です。導入したワークフローシステムの使い勝手が悪いと、なかなか社内に定着しません。とくに紙の書類から電子化する場合、PC操作が不慣れな社員は操作をスムーズにできるようになるまで時間がかかるでしょう。

「時間を短縮するために導入したのに、かえって時間がかかってしまう」とならないように、誰にでも簡単に操作できるワークフローシステムを選ぶ必要があります。無料トライアル期間を設けているワークフローシステムも多く、本格導入前にシステム担当者以外の従業員にも操作性を試してもらうのがおすすめです。

ワークフローシステムの選び方については、別記事「ワークフローシステムの選び方を徹底解説」でさらに詳しく解説していますので、導入前の参考にしてください。

【比較表】スマホ・タブレット対応のワークフローシステム

以下は、ワークフローシステムの対応デバイスの比較表です。

主要なワークフローシステムはスマホ・タブレットに対応しています。さらに、「ジョブカンワークフロー」など一部のサービスは専用アプリもあり、スマホ上で簡単に稟議作成・承認が可能です。

スマホ・タブレットに対応したワークフローシステムおすすめ10選

ここからは、スマホ・タブレットに対応したワークフローシステムおすすめ10選をご紹介します。「社員や管理職の業務効率化を図りたい」といった課題がある企業は、ぜひ下記のワークフローシステムをご検討ください。

「無料で使えるワークフローシステムを知りたい」「無料トライアルから始めたい」という方は、別記事「無料で使えるおすすめワークフローシステム」で厳選して紹介していますので、ぜひ参考にしてください。  

まとめ：稟議決裁のオンライン化で、業務効率を向上しよう

本記事では、稟議決裁のオンライン化ができるワークフローシステム（電子稟議システム）を紹介しました。スマホ・タブレットに対応しているワークフローシステムは、場所や時間を選ばずに承認業務を進められる点がメリットで、業務効率化につながります。

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よくある質問

スマホ・タブレットでも使えるワークフローシステムについて、よくある質問に答えます。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、社内稟議の申請・承認・決裁までの業務プロセスを、システム上で効率的に行えるツールです。  

紙やExcelでの稟議をシステム化することで、時間や手間を大幅に削減できるだけでなく、企業の意思決定のスピードも向上します。また、文書はシステム上で一元管理が可能になります。

株式会社エイトレッドが、「ワークフローシステムの導入が必要だと思う理由」を質問したところ、「稟議や申請がきちんとデータ化され、蓄積されるから」が120票、「稟議や決裁がよりスムーズになるから（承認スピード向上）」が118票でした。

出典元：株式会社エイトレッド

上記データから、ワークフローシステムの導入は、稟議文書の一元管理や承認スピード向上を実現していることが分かります。企業全体の業務改善を図りたい企業は、ワークフローシステムの活用をおすすめします。