日報機能を搭載したワークフローシステムおすすめ10選

目次
• 日報をワークフロー化する方法
• 日報機能を搭載したワークフローシステムのメリット
• ワークフローシステムの選び方
• 【比較表】日報機能を搭載したワークフローシステム
• 日報機能を搭載したワークフローシステムおすすめ10選
• まとめ：日報SaaSを導入し、日報管理を効率化しよう

日報をワークフロー化する方法

日報は、営業部をはじめあらゆる現場の業務報告に欠かせません。企業が業務を進める際の手順や流れのことをワークフローといいます。日報のフォーマットを統一しワークフロー化するには、「Slackやグループウェアのワークフロー機能を活用する」「日報機能があるワークフローシステムを活用する」の2つの方法があります。

Slackのようなビジネスチャットツールや、desknet's NEOのようなグループウェアにはワークフロー機能があり、日報をテンプレート化しワークフローに組み込むことができます。

すでにビジネスチャットツールやグループウェアを導入している企業は、既存システムを活用し日報をワークフロー化できるケースもあるでしょう。

ワークフローシステムとは、社内稟議の一連の業務を電子化し、システム上で完結するツールです。システム内で、申請書の作成から、申請・承認が可能で、ワークフロー上の進捗状況もシステムで一目で把握できます。ワークフローシステムの中には、日報機能を搭載するシステムもあります。

日報機能を搭載するワークフローシステムを活用することで、日報フォーマットを統一しシステム化することが可能になります。ワークフローシステムを導入すると、日報以外にも社内のさまざまな稟議の承認・申請を効率化することができます。

会社によっては、申請書を本社などに郵送しなければならない会社もあり、承認まで数日かかるる場合もあるでしょう。ワークフローシステムであれば、申請書を印刷することも郵送する必要もありません。承認作業はワンクリックで瞬時に完了します。

日報機能を搭載したワークフローシステムのメリット

ここでは、日報機能を搭載したワークフローシステムを導入するメリットを解説します。

メールで日報を管理している場合の課題は、「日報の内容を部署全体で共有しづらい」「フォーマットが統一されていないため、提出する人によって内容がバラバラ」「上長がコメントをしづらい」などです。これらの課題は、日報機能を搭載するワークフローシステムを導入すればすべて解決可能です。

多くのワークフローシステムには、日報の共有機能があり、日報のフォーマットを作成できます。記入漏れを防ぎつつ、必要な情報を一目で把握できるようになり、上長や管理部門の確認・分析作業も効率化します。また、コメント機能やコメントに対するリアクション機能も搭載されているため、個々人のモチベーションアップにつながり、部署内のコミュニケーション活性化にも大きく役立つでしょう。

ワークフローシステムを活用することで、日報の入力作業が効率化され、社員の負担を大幅に軽減できます。あらかじめ入力項目がテンプレート化されているため、業務内容や進捗を選択式や短文で簡単に記録可能。

さらに、スマートフォンやタブレットからも入力でき、現場から直接報告もできます。これにより、手書きやメール添付などの非効率な運用が不要になり、日報作成・提出・確認までのプロセスがスピードアップします。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントを解説します。

ワークフローの導入目的は企業によって異なります。自社の問題解決につながる機能があるかを確認しましょう。例えば、申請へのファイル添付機能があれば、申請に必要な書類をまとめて添付でき、書類提出の手間を削減できます。また、メールやチャットへの通知機能を活用すれば、申請・差し戻しが生じた際にすぐに把握できるので、承認の遅れを防ぐことが可能です。

なお、PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した調査では、「申請フォーマットの作成」 が97%と最もニーズが多い結果に。次いで、「申請へのファイル添付」が96%、「申請のメール通知」が95%、「承認ルートの分岐」が93%でした。

上記データも参考に、目的に合った機能があるシステムを比較・検討しましょう。事前に自社の課題を明確にしておくと、必要な機能を絞りやすくなります。 

ワークフローシステムの導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローシステムであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

【比較表】日報機能を搭載したワークフローシステム

ここからは実際に、日報機能を搭載したワークフローシステムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

上記比較表をご覧の通り、ワークフローシステムの導入形態は「クラウド型」と「オンプレミス型」の2通りです。クラウド型の多くが初期費用無料、1ユーザーあたり月額500円ほどで導入可能です。一方、オンプレミス型（パッケージ型）は初期費用が高額になるものが多いです。

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日報機能を搭載したワークフローシステムおすすめ10選

ここでは、日報機能を搭載したワークフローシステムを紹介します。日報機能以外の機能や特徴は、製品によって大きく異なります。それぞれの製品の特徴をよく検討したうえで、自社に最も合ったワークフローシステムを選びましょう。

まとめ：日報SaaSを導入し、日報管理を効率化しよう

ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。しかし、日報機能を搭載したワークフローシステムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。

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