【2023年最新】Google Workspace連携型のおすすめワークフロー10選

目次
• 1.ワークフローを組み込めるGoogle Workspaceとは？ 
• 2.Google Workspaceとワークフローを連携するメリット 
• 3.【比較表】Google Workspaceと連携できるおすすめワークフロー
• 4.Google Workspaceと連携できるおすすめワークフロー10選  
• 5.Google Workspace Enterpriseではノーコードでワークフロー構築が可能 
• 6.自作ワークフローとシステム利用の違い 
• 7.Google Workspace連携型ワークフローの導入メリット 
• 8.Google Workspace連携型のワークフローまとめ

1.ワークフローを組み込めるGoogle Workspaceとは？ 

Google Workspaceは、GmailやGoogleドライブ、カレンダーなどのサービスをビジネス向けにパッケージ化したグループウェアです。基本の機能はGmailなどのように無料でも利用できる機能ですが、ビジネス向けに作られているため、データの集約化や管理機能を持ちます。

しかし、Google Workspaceにはワークフロー機能がなく、社内承認を電子化できればもっと効率のよい業務ができると考えた人も多いことでしょう。ワークフロー対応ができれば、承認プロセスの可視化や、承認フォームの自動化ができるメリットがあるためです。このような理由から、ワークフローを組み込めるGoogle Workspaceの需要が高まっています。

2.Google Workspaceとワークフローを連携するメリット 

ワークフローシステムの連携によって、業務の効率化やデータの再利用を簡単にできます。システム部門へ依頼しなくとも、自動的にデータの書き出しが行われるためです。システム部門への手続きが難しい、申請が面倒などの理由で、ワークフローデータを活用できていない企業も多いことでしょう。ここでは、Google Workspaceとワークフローを連携するメリットを紹介するので、データの扱いに課題を感じている方は特に参考にしてください。

Googleアカウントをそのまま使用できる

ワークフローシステムの導入を行なうと、新規のユーザーアカウントが必要です。新規のアカウント作成を行なうとシステム管理者の手間がかかり、アカウントの管理も面倒です。

一方、Google Workspaceとの連携によって、Googleアカウントをそのまま利用できます。そのため、新規アカウントの作成、複数アカウントの管理が不要です。また、ワークフローシステムを使用するたびにログインする必要もなくなり、スムーズに業務を行なうこともできます。

従業員もIDとパスワードを何度も入力する手間がなくなるので、負担の軽減、業務効率化にもつながります。

Googleグループから承認ルートを抽出できる

Google Workspaceとワークフローシステムの連携によって、承認ルートの設定が不要になります。なぜなら、Googleグループから承認ルートを抽出できるためです。

ワークフローシステムは承認ルートの設定が面倒であり、ユーザーの所属部署や組織構成によって、バラバラの設定が必要となります。また、部署異動や組織体制の変化のたびに、承認ルートを変更する必要があります。Google Workspaceと連携を行なえば、Googleグループから組織データを流用可能です。部署異動などでも自動に反映されるため、承認ルートの設定を省き、システム管理者の負担軽減につながります。

スプレッドシートとの連携も可能

ワークフローには、企業活動に役立つ申請・承認結果のデータが蓄積されます。そのため、Googleスプレッドシートとの連携によって、ワークフローデータをGoogleスプレッドシートに直接書き出すことができます。

連携を行わない場合では、データ抽出をシステム部門に依頼したり、手続きが面倒だったりとデータの活用ができていない企業がほとんどです。Google Workspaceとワークフローシステムを連携すれば、必要なデータを簡単に書き出し、活用が可能になります。

3.【比較表】Google Workspaceと連携できるおすすめワークフロー

ここからはGoogle Workspaceと連携できるおすすめのワークフローを紹介していきたいと思います。
まずはご紹介するワークフローでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフロー選びの参考にしてください。

4.Google Workspaceと連携できるおすすめワークフロー10選  

Google Workspaceとワークフローを連携させるためには、連携に対応したワークフローシステムを導入しましょう。自作する方法もありますが、コードの知識が必要となり、現実的には難しいからです。ここでは、Google Workspaceと連携できるワークフロー10選を紹介するので、ワークフロー効率化の参考にしてください。

5.Google Workspace Enterpriseではノーコードでワークフロー構築が可能 

アナログのワークフローや簡単な業務に関しては、Google Workspace Enterpriseでワークフロー構築が可能です。Google Workspace Enterpriseでは、Appsheetが利用できるためです。

Appsheetとは、アジャイルでDXを実現するノーコードプラットフォームです。そのため、専門的な知識がない場合でも、簡易的なワークフローはAppsheetで代用可能です。簡易的なワークフローで十分なのであれば、Google Workspace Enterpriseを活用するとよいでしょう。

6.自作ワークフローとシステム利用の違い 

Google Workspaceを利用している場合、Googleスプレッドシートを活用して、ワークフローをカバーする方法があります。この方法は、システム導入不要で利用できる反面、コードを書く知識が求められます。そのため、現実的には運用ハードルが高いといえます。

現実的な方法として、サードパーティ製アドオンのワークフローシステムを導入する方法があります。インターネット経由でシームレスに連携できるので簡単です。また、Google Workspaceアカウントとの連携も可能で、ワークフローのためだけにアカウント作成は不要です。運用を効率化しながら、Google Workspaceとワークフローの連携ができます。

7.Google Workspace連携型ワークフローの導入メリット 

Google Workspace連携型ワークフローの導入は業務効率化だけではなく、ガバナンスの強化にもつながります。ワークフローの可視化と記録によって、ミスや不正を発見するためです。業務の効率化や承認速度に課題を抱えている企業だけではなく、ガバナンス強化を目指す企業もワークフローシステムの導入を検討してみましょう。

業務効率化

申請や承認ワークフローの効率化によって、業務の効率化を実現します。オンライン上でワークフロー処理ができ、申請から承認までの速度があがるためです。これまで、申請作業にあたっては申請書の記入時間がかかったり、承認者が不在のため承認がすすまないなどの問題がありました。また、ワークフローの状態が見えず、申請が止まってしまう場合もあります。Google Workspace連携型ワークフローの導入を行なえば、オンライン上で申請状況を確認できるため、ワークフローを可視化し滞りなく進めることが出来ます。

意思決定スピードの向上

アナログの申請書類の場合、申請状況がわからない、申請書の回覧が遅いなどの問題が起きます。担当者が社外にいる場合、申請が進まないからです。Google Workspace連携型ワークフローであれば、ワークフローを電子化するため社外からでも申請・承認が行なえます。そのため、外出や出張の多い担当者でも申請を滞らせることなく、承認作業が可能です。進捗状況も可視化でき、優先順位も判別がつくため、承認での意思決定スピードを向上させます。

ガバナンスの強化

ワークフローの電子化により、承認プロセスや決済情報の可視化ができます。そのため、一連のワークフローが明らかになり、ガバナンスの強化につながります。アナログのワークフローの場合、プロセスが把握しづらく、ミスや不正が起きてしまう可能性もありました。しかし、Google Workspace連携型ワークフローであればワークフローを可視化し、承認記録を残すこともできます。コンプライアンスの維持もでき、社会的信用を確保できるメリットがあります。

8.Google Workspace連携型のワークフローまとめ

ワークフローを効率化させるため、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。そこにGoogle Workspaceとの連携を合わせると、データ移行の効率化やGoogleアカウントのままログインできるなどのメリットも生まれます。Google Workspaceとワークフローの連携を望む担当者も多く、業務効率化の手助けとなります。現在では、さまざまなGoogle Workspace連携型ワークフローが提供されているので、自社の運用に合わせて最適なシステムを選びましょう。

Google Workspace連携型ワークフローの利用を検討しているものの、どれを使用していいかわからない方は、当記事と合わせてアイミツSaaSで探してみてください。