ワークフローシステムを比較・おすすめ15選【2025年最新】

目次
• ワークフローシステムとは
• ワークフローシステムで稟議書を電子化するメリット
• ワークフローシステムの比較表
• 【2025年最新】ワークフローシステムおすすめ15選
• ワークフローシステムの選び方・比較ポイント
• まとめ：電子稟議システムを導入して業務効率化を実現
• よくある質問

ワークフローシステムとは

ビジネスにおけるワークフローとは、稟議書の承認・決裁を得る手順を意味します。たとえば、備品を購入する・新しくプロジェクトを立ち上げるといった際に、自社のワークフローに従って稟議書を作成し、承認者・決裁者（上司や関係者など）に回覧して実施の許可を得ます。

ワークフローシステムとは、社内の稟議申請から承認までの一連の流れをシステム上で効率的に行えるツールです。紙やExcelでの社内稟議をシステム化することで、時間や手間を大幅に削減できるだけでなく、企業の意思決定のスピードも向上します。

また、ワークフローシステムはPC・スマホ・タブレットから操作可能で、外出先や出張先からも稟議の確認・承認が可能。「承認者が多忙で稟議決裁が滞ってしまう」という悩みを抱える企業にはスマホ対応のワークフローアプリの導入がおすすめです。

ワークフローシステムで稟議書を電子化するメリット

ワークフローシステムの導入を検討する企業担当者に向け、紙・Excelからシステムに移行し稟議書を電子化するメリットを解説します。

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認・決裁の一連の業務がシステム上で完結するため、ペーパーレス化が実現します。稟議書を印刷する必要がなくなり、印刷代・用紙代・郵送費などを削減可能。さらに、書類を保管しておくためのスペースも不要になり、保管場所にかかるコストも削減できます。

また、書類整理のために割いていた時間をより重要な業務に回せるため、業務効率化にもつながります。業務効率化を図りたい中小企業は、別記事「中小企業向けワークフローシステム」もぜひ参考にしてください。

ワークフローシステム導入の最大のメリットは、企業の意思決定が迅速化することです。インターネット環境があれば、いつでもどこでも稟議を進めることが可能で、外出先からも承認業務ができます。そのため、稟議申請者の「承認者が出張から戻るのを待たなければ業務が進められない」といった問題や、承認者の「会社に戻らないと承認できない」といった課題を解決できます。

また、承認状況の可視化により、稟議がどこで停滞しているのかを一目で把握することが可能。期限前アラート機能やメールの自動送信などを活用して、承認漏れによる遅延を防ぐことができます。

場所を選ばず承認業務を進めたい企業には、スマホ対応のシステムがおすすめです。別記事「スマホで簡単に操作できるワークフローシステム」では、スマホやタブレットで簡単に操作できるワークフローシステムを厳選し紹介していますので参考にしてください。

電子帳簿保存法とは、紙での保管が義務付けられている書類をデータで保管することが認められる制度です。しかし、書類をデータで保存するためには「記録事項の訂正・削除を行った履歴を残す」などの要件を満たす必要があります。

ワークフローシステムは、誰がいつどのような編集を行ったかを履歴に残すことができ、電子帳簿保存法に則った書類管理が可能。改ざん防止などの内部統制の強化にも効果的で、監査の際に役立ちます。

ワークフローシステムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステム（最大6社）をご案内可能です。 

ワークフローシステムの比較表

ここでは、厳選したワークフローシステムを比較表にまとめました。導入形態・初期費用・月額料金を一覧にまとめたので、以下サービス比較表をご覧ください。

（価格は税抜き）

上記比較表をご覧の通り、クラウド型のワークフローシステムは初期費用無料、月額300～500円（税抜）で導入できる製品が多く、導入コストを抑えたい企業におすすめ。パッケージ型（インストール型）は、買い切り型のためランニングコストが発生しません。

「承認Time」の月額料金は10名で3,000円（税抜）、「バクラク申請」の月額料金は50ユーザーまで10,000円とコストパフォーマンスに優れています。

おすすめのシステムをさらにチェックしたい方は、別記事「クラウド型のワークフローシステム」でも厳選比較していますのでぜひ参考にしてください。  

【2025年最新】ワークフローシステムおすすめ15選

2025年最新比較で、PRONIアイミツが厳選したワークフローシステムおすすめ15選を紹介します。システム導入検討の際に活用ください。

数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。

ワークフローシステムの選び方・比較ポイント

ここでは、ワークフローシステムの選び方・比較ポイントを解説します。数あるワークフローシステムの中から自社に最適な製品を選ぶ方法を確認してください。

複雑な承認経路に対応したルート設定ができれば、独自の承認フローがある場合でも柔軟にカスタマイズ可能です。簡単な操作で承認経路を細かく設定できるシステムであれば、ルートの設定・変更もスムーズに行えます。

自社の承認経路に対応しないワークフローシステムを選んでしまうと「費用をかけてシステムを導入したのに、活用できなかった」「システムに合わせて社内規定を変更しなければならない」という事態になることもあるため、ルート設定のカスタマイズ性は必ず確認してください。

ワークフローシステムは自社で利用中のシステムと連携することで、企業全体の業務効率が向上します。たとえば、Google WorkspaceやサイボウズOfficeなどのグループウェアと連携すると、承認依頼通知がグループウェアに届きます。さらに、グループウェアのホーム画面に承認業務のタスクが表示されるため、対応漏れを防ぐことが可能です。Google Workspaceを利用している企業は、別記事「Google Workspace連携型のおすすめワークフロー」も参考にしてください。

また、経費精算システムや会計ソフトと連携すると、申請から会計までの一連の業務が一気通貫で完結します。業務効率化を図りたい企業は「自社システムとの連携機能があるか」という観点でワークフローシステムを比較するのがおすすめです。

なお、経費精算の負担軽減を重視する企業は、ワークフロー機能がある経費精算システムも検討できると良いでしょう。別記事「経費精算のワークフローを効率化するシステム」では、ワークフロー機能を搭載した経費精算システムについて詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

誰でも簡単に稟議書を作成できるシステムなら、社内への定着が早いだけでなく、ITツールの操作に不慣れな従業員や新入社員もスムーズに業務が行えます。ワークフローシステムの入力フォームや画面設計は各社で異なるため、本格導入前に無料トライアルを活用して操作性を確認しましょう。

まとめ：電子稟議システムを導入して業務効率化を実現

電子稟議システム（ワークフローシステム）は、自社のニーズに合った製品を導入することで、業務効率化が実現します。各社から提供されている多くのワークフローシステムの中から最適な製品を選ぶには、複数社を機能・料金で比較するのがおすすめです。

最新のワークフローシステムのランキングを確認したい人は、別記事「ワークフローシステムのランキング」も参考にしてください。  

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よくある質問

ワークフローシステムを比較検討する際に、よくある質問を以下にまとめました。

ワークフローシステムは製品ごとに操作性が異なるため、本格導入する前に無料トライアルで使い勝手を試すのがおすすめです。2025年現在、無料トライアルを実施しているワークフローシステムには、「Create!Webフロー」「コラボフロー」「ジンジャーワークフロー」などがあります。別記事「無料で使えるワークフローシステム」では、料金無料でおすすめのサービスも解説していますので、合わせてご覧ください。

ワークフローシステムの導入には多くのメリットがある一方、本格運用までに時間がかかるというデメリットがあります。特に、紙の書類から電子化する場合、PC操作に慣れない従業員はスムーズに操作できるようになるまで時間がかかるでしょう。

しかし、ワークフローシステムを導入することにより、業務が効率化し、作業時間の短縮につながることが実証されています。下記、ワークフロー総研によるワークフローシステム導入メリットの調査結果をご覧ください。

引用：ワークフロー総研『「ワークフローシステムの導入」に関する調査』

この調査では、539人のうち426人が「稟議や申請がスムーズになった」と回答し、導入前よりも承認スピードが向上したことが示されています。ワークフローシステムは、導入時に時間と手間を要することに注意が必要ですが、「長期的に見て業務効率化につながる」というメリットを考えると費用対効果は高いといえます。導入がスムーズにできるか不安な場合は、導入支援を行っているワークフローシステムがおすすめです。

企業へのワークフローシステムの導入シェアは増加傾向にあります。ITR（アイ・ティ・アール）の調査によると、2022年度の国内のワークフロー市場の売上は前年比13.4%増の110億円。またワークフロー総研の調査では、テレワーク（リモートワーク）を実施する企業の73.2%がワークフローシステムを導入しているという結果となっています。テレワーク需要が増加したことが、システム導入シェアの増加に影響していると考えられます。
参照：ITRによる2023年7月18日のプレスリリース , ワークフロー総研「市場調査レポート」

さらに、電子帳簿保存法改正や働き方改革の推進を受け、今後もワークフローシステムの需要は高まる見通しです。ワークフローシステムには数多くのメリットがあり、業務効率化に貢献します。これを機にワークフローシステムの導入してみてはいかがでしょうか。リーズナブルな価格のワークフローシステムも多数あるため、コスト面が心配な企業は、別記事「価格が安いおすすめのワークフローシステム」も参考にしてください。

中小企業に導入実績がある、おすすめのワークフローシステムは「コラボフロー」「ジョブカンワークフロー」「ActionPassport」です。中小企業に導入実績があるワークフローシステムには、無料プランを提供しているサービスも複数あります。下記記事もぜひ参考にしてください。