【2023年最新】ワークフローシステムおすすめサービスを紹介!
確認作業や承認漏れなど経理業務は何かと時間が掛かりがちでお困りの方も多いでしょう。そこでおすすめなのがワークフローシステムです。ワークフローならば申告があった場合は通知が届くなど、確認作業の時間短縮や場所を問わず申告や承認も可能なため、業務効率化をはかることができるでしょう。 この記事では、営業・バックオフィス・情報システムなど、さまざまな分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できる「アイミツSaaS」が、ワークフローシステムなおすすめのサービスを厳選してご紹介!ワークフローシステムメリットやおすすめサービスも詳しく比較していきます。

アイミツコンシェルジュ 伊藤
SaaSツールをお探しの方に、SaaS探しのプロである私たちコンシェルジュがアドバイスします!ツール選びのポイントも解説していますので、ぜひご覧ください。
- 1.この記事でわかること
- 2.ワークフローシステムとは
- 3.ワークフローシステム導入のメリット
- 4.ワークフローシステム導入のデメリットや課題
- 5.ワークフローシステム導入でよくある失敗例
- 6.全サービスをみてわかった!ワークフローシステムの選び方・比較ポイント
- 7.無料トライアル・プランがあるサービスを比較!
- 8.無料トライアル・プランがあるサービス3選
- 9.【比較表】汎用的に使えるおすすめワークフローを比較!
- 10.汎用的に使えるおすすめサービス2選
- 11.Slackなどチャットと連携できるサービスを比較!
- 12.Slackなどチャットと連携できるサービス2選
- 13.【比較表】Excelの申請書をそのまま使えるワークフロー
- 14.Excelの申請書をそのまま使えるサービス3選
- 15.申請業務以外の機能も豊富なサービス
- 16.申請業務以外の機能も豊富なサービス2選
- 17.アプリ対応しているサービスを比較!
- 18.アプリ対応しているサービス2選
- 19.その他のサービスを一挙紹介!
- 20.ワークフローシステムに関するよくある質問
- 21.まとめ
1.この記事でわかること
まず、1分でわかる記事の要約をお届けします!
本文では「良さそうなサービスはいっぱいあるが、どれを選んだらいいかわからない」「お金や時間をかけて導入するメリットはあるのだろうか…?」と感じている方に向けて、サービスごとの特徴や違い、比較ポイントを詳細に解説しています。気になったポイントがあればぜひご覧ください。
アイミツSaaS編集部が全サービスサイトを調査した結果、ワークフローシステムの選定に重要な比較ポイントは大きく8つにわけられました。
①クラウド型かオンプレミス型か?
②申請/承認機能は初めてでも簡単に使えるか?
③複雑な承認ルートをシステムに反映できるか?
④申請/承認以外の機能はどこまで必要か?
⑤アプリに対応しているか?
⑥情報漏洩を防ぐセキュリティ体制は万全か?
⑦サービスへの連携費用も含んで自社にあった料金か?
⑧自社の既存システムとの連携ができるか
比較ポイントをもとに調査した結果、機能やセキュリティ体制が充実しており、「迷ったらここ!」といえるおすすめのワークフローシステムは5個ありました。
また、それぞれの特徴を持つおすすめサービスも紹介していきます。
特におすすめのサービス | ・ジョブカンワークフロー ・サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace ・楽々WorkflowII クラウドサービス ・X-point Cloud ・コラボフロー |
Excelの申請書をそのまま使えるサービス | ・コラボフロー ・ワークフローEX ・AppRemo |
申請業務以外の機能も豊富なサービス | ・ジョブカンワークフロー ・クラウドERP freee |
Google Workplaceと連携できるサービス | ・rakumoワークフロー ・サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace ・Gluegent Flow |
アプリ対応しているサービス | ・iQube ・SmartDB ・SmartFlow |
人気サービスはどれも機能面が充実しており、その差は少ないと言えますが、細かい活用シーンの想定や、導入を検討している部署の人数などによって最適なプランは分かれるため、自社に必要な要件をしっかりと検討し、サービスを選ぶのがベストです。
より詳しく比較したい場合は、機能1つずつの要件からあなたに最適なサービスを探せるアイミツSaaSをぜひご利用ください。
また、「とにかくおすすめサービスを知りたい!」という方は、以下からアイミツSaaS編集部が厳選したおすすめのワークフローシステムをチェックしてみてください!
>特におすすめ!汎用的に使えるサービス5選
2.ワークフローシステムとは
次に、ワークフローシステムの概要をご説明します。
2-1.そもそも、ワークフローとはなにか
そもそもワークフローとは簡単に言えば業務の一連の流れ、やりとりのことです。
1つの業務に対し、いつ、誰が、どこで、なにをするのか、など一連のプロセスが決まっていると業務効率が向上するため、多くの企業ではワークフローを明確化・可視化しています。ワークフローにより業務全体の流れが可視化されると、作業や引継ぎを滞りなく進められるので、現場の社員にとって大変便利です。
ワークフローの中でも、一定の業務には社内で内容を確認するために内容を上長に申請し、承認をもらうことが必要な業務も多くあります。それらの申請手続きは、紙ベースで運用している会社が多く、業務効率化を目指しているはずが、かえって処理に手間取っているケースも少なくありません。
業務のオンライン化が進む中、スピード感や利便性で多くの問題が指摘されています。
2-2.ワークフローシステムについて
承認・申請フローの煩雑さが問題視されている中、注目を集めているがワークフローシステムです。ワークフローシステムとは申請書の手続きをシステム化したもので、紙文書を電子化することで時間と場所に縛られない承認作業が実現します。ワークフローシステムは、導入することによってシステム上(Web上)から申請・承認を実施できます。
申請者は、稟議書や経費申請書などといった各種申請書類をシステム上で作成し、承認ルートを自由に設定して、あとは承認されるのを待つだけ。豊富なテンプレートから簡単にフォーマットを作成できるほか、WordやExcelのフォーマットを活用できるものも少なくありません。
承認者もPCやスマートフォンから簡単に承認作業を進められるため、たまった承認作業に悩まされる心配もないでしょう。
3.ワークフローシステム導入のメリット
ここからはワークフローシステム導入のメリットを述べていきます。
3-1.テレワークの実現
昨今企業活動において欠かせなくなっているテレワークの準備もワークフローシステムが実現します。
ワークフローシステム導入により、申請は全てシステム上で行うことができるため、書類を提出するためだけに会社に行く必要がなくなります。また、申請内容を承認するためだけに出社してハンコを押す必要もなくなるでしょう。
3-2.ペーパーレスで費用削減
ワークフローシステムを導入すれば業務手続を電子化できるので、ペーパレス化を実現できます。
紙文書は管理の手間や、保管場所の確保、また用紙代・印刷代もかかるので、想像以上にコストがかかります。しかし電子化してしまえばそうしたコストは全て不要です。ワークフローシステムの導入費用を差し引いたとしてもコスト削減につながるでしょう。
3-3.書類管理の負担・ミスの軽減
電子化によって書類を管理する負担を大幅にカットできるのもメリットです。どこに何の書類が保管されているのか細かに管理する必要がなくなり、保管スペースを用意する必要もありません。そのため、書類を管理する手間が減るだけでなく、稟議書や申請書を紛失してしまうリスクも抑えられます。ログ管理も行えるものであれば、誤って書類を編集・削除してしまった場合も問題ないでしょう。
また、システム上で承認ルートが定められているため、誤った承認ルートで差し戻しが発生してしまうリスクも抑えることができます。
3-4.意思決定の迅速化
ワークフローシステムを導入すると、意思決定までのスピードが速くなります。
システム側で入力の不備をチェックする機能などがあるため、抜け漏れやミスを防げるので、不備のない状態で書類を提出できるでしょう。また、文書の印刷が不要になるため、申請内容を修正して、何度も印刷しなおす時間や、書類を本社に郵送するような手間とはお別れできます。
これまで紙文書で決裁を行っていた業務も、システム上で履歴を残すことができるため、大量の書類の中から過去の決済内容を探す手間もなくなるでしょう。システム上で申請状況や承認状況を一元管理できるため、状況把握や管理の工数も大幅に削減が可能です。
3-5.申請・承認の迅速化
ワークフローシステムを導入すれば、申請・承認をスピーディに実施できます。
承認者がオフィスの席を空けがちだと、申請してからしばらく経ったにも関わらず承認が進んでいないなんてことも少なくありません。しかし、ワークフローシステムを導入すればPCやスマートフォンから気軽に作業できるため、移動時間を活用しながら簡単に申請・承認を終わらせられます。
ワークフローの進捗状況はシステム上で把握できるほか、申請者・承認者それぞれに通知も送るなど便利な機能も数多く搭載されているため、承認漏れ防止にもつながります。
3-6.内部統制の強化
ワークフローシステムを導入すれば、申請フォームや申請ルートをシステム上で一元管理できるため、これまでよりも情報伝達がスムーズに。何か不審な動きがあった場合でも、システム上で可視化されているのでトラブルの発生を未然に防止できます。
また、申請書類のみならず証憑類も電子化されて管理されるため、アナログ管理よりも不正が起こりづらいのが大きなメリットです。
4.ワークフローシステム導入のデメリットや課題
ここまではワークフローシステムを導入するメリットについて解説してきましたが、ワークフローシステムを導入するだけで業務がすぐさま改善するわけではありません。ワークフローシステムを導入する際には、デメリットもきちんと把握した上で運用する必要があります。
そこでここからは、ワークフローシステムを導入した場合のデメリットや課題について解説していきます。以下の3点をおさえた上で、ワークフローシステムの選定や導入を進めると安心でしょう。
4-1.システムを既存のフローに合わせる手間がかかる
ワークフローシステムを導入したからと言って、ガラリと承認フローを変えては現場が戸惑ってしまいます。ワークフローシステムを導入してよかったと思ってもらうためにも、既存のフローに合わせたルート設定や権限設定などをシステム上で行う必要があるでしょう。
しかし、ワークフローシステムの中には承認ルートや権限の設定が柔軟に行えないものも。導入する際には、どのような機能が搭載されているのかきちんと確認する必要があります。また、スマホアプリへの対応状況など使用環境も事前にチェックしておきましょう。
4-2.操作が複雑で社員が使いこなせない場合がある
ワークフローシステムと一口に言っても、直感的に操作できるものから、少し操作が複雑なものまでさまざま。システムを利用する従業員も、操作にすぐ慣れる人もいればそうでない人もいるでしょう。しかし、誰もにとって使いやすいシステムでなければ、申請・承認作業の効率化にはつながりません。万が一特定の従業員しか使いこなせないという事態に陥ってしまうと、ランニングコストの無駄となってしまいます。
導入する前には必ず無料トライアルや無料デモを利用し、自社全体で活用可能かどうかをしっかりチェックしましょう。
4-3.連携可能な既存システムが限られる場合がある
ワークフローシステムを導入した際には、経費申請システムや人事管理システム、ビジネスチャットツールなどと連携させたいと考えている方も多いかもしれません。しかし、柔軟に外部連携が行えないシステムもあるため、思い描いている使用方法が叶わない可能性も。
こうした失敗を防ぐためにも、何のシステムと連携できるのかは事前に確認しておきましょう。もしも理想的なシステムが見つからない場合はオンプレミス型のワークフローシステムがおすすめ。自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。
5.ワークフローシステム導入でよくある失敗例
ここからは、ワークフローシステムを導入した際によくある失敗例について解説していきます。
ワークフローを導入したからと言って、どのような場合でも業務効率化や承認作業の円滑化につながるわけではありません。
以下で紹介する2つの失敗例をふまえ、同じようなミスを繰り返さぬよう注意しましょう。
5-1.多機能すぎて使いこなせない
ワークフローシステムを導入する際、あれもこれもと豊富な機能を持つシステムを選びたくなるでしょう。多機能なシステムはもちろん非常に便利であり、申請・承認作業以外でもさまざまなシーンで役立ちます。
しかし、多機能であることが便利につながるのは、さまざまなニーズや使いこなすスキルがあってこそ。豊富な機能が搭載されていてもほとんど活用しない、あるいは多機能故に操作が複雑で使いこなせないという状況では、導入したメリットが半減してしまうでしょう。
5-2.自社の現状や業務にマッチしたシステムを選定できていない
「とにかく人気のものを……」「なるべくリーズナブルなものを……」と安易な理由で導入してしまうと、自社にマッチしていないシステムを選んでしまう可能性があります。
例えば、多言語対応がポイントのワークフローシステムの場合、グローバルに展開している企業でないとあまり意味がありません。また、外出先でも申請・承認作業を進めたいにもかかわらず、スマートフォン非対応のシステムを選んでしまえば、費用の無駄になってしまいます。
それぞれのワークフローシステムによって機能は異なるため、慎重に確認・比較してから導入を決めましょう。
6.全サービスをみてわかった!ワークフローシステムの選び方・比較ポイント
ここからは、多くのサービスを調査したからこそわかったグループウェアの比較ポイント・選び方を解説していきます。
6-1.クラウド型かオンプレミス型か?
グループウェアは大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。クラウド型が主流ではありますが、近年ではセキュリティ重視の観点から、あえてオンプレミス型を選ぶ企業も増加傾向にあります。
クラウド型とオンプレミス型では料金形態が大きく異なるため、自社に必要な形態はどちらなのか明確にしておきましょう。アイミツSaaS編集部では、保守運用の人的リソースの観点からもクラウド型サービスをおすすめしています。
クラウド版の特徴
社内にサーバーを持つ必要のあるオンプレミス型に対して、インターネットを利用できる環境であれば導入可能なのがクラウド型の特徴です。
クラウド版のメリット
・外部のデータセンターを利用しているため、自社内でのメンテナンスが不要
・不具合の修正や、アップデートなども提供企業が行うため、自社での保守運用の手間が不要
・オンプレミス版と比べて、比較的簡単かつ低価格で導入可能
一方で、カスタマイズ性は高くないため、独自のカスタマイズを行いたいという方はオンプレミス版を検討してみるといいでしょう。
オンプレミス版の特徴
オンプレミス型とは、企業内部で構築されたシステムを指します。サーバーもネットワークもオフィス内にあり、社内で全システムが完結していることが特徴です。
オンプレミス型のメリット
・サーバーもネットワークも社内にあるため、セキュリティ面の担保がしやすい
・自由にカスタマイズが可能
一方で、導入の際の初期費用やランニングコストが高かったり、急な導入には対応できないというデメリットもあります。また保守や運用にIT人材が必要なため、導入の際は慎重に検討しましょう。
クラウド型とオンプレミス型の比較
ここまでクラウド型・オンプレミス型それぞれの特徴を説明してきましたが、簡単にまとめれば以下の通りです。
クラウド型 | オンプレミス型 | |
---|---|---|
費用 | 高価格 | 低価格 |
サーバ | 自社で設定 | 外部のデータセンター |
セキュリティ | 自社で対策可能 | 提供元に準ずる |
メンテナンス | 自社で対応 | 提供元が管理 |
カスタマイズ | 自由に設定可能 | 一部制限あり |
・気軽に導入・運用が叶うものを選びたいならクラウド型
・セキュリティポリシー上クラウド型が使えない場合やカスタマイズが必要ならオンプレミス型
つまり、多くの企業におすすめできるのはクラウド型のワークフローシステムといえるでしょう。また、クラウド型はセキュリティ面やカスタマイズ面がオンプレミス型に劣るのは事実であるものの、セキュリティ対策やカスタマイズ機能が不足しているわけではありません。プライバシーマークを獲得しているものや、APIで柔軟に外部システムと連携できるものも多数リリースされています。
6-2.申請/承認機能は初めてでも簡単に使えるか?
「導入しても結局使いこなすのに時間がかかってしまうのではないか…」
そんな不安を抱えている方も多いでしょう。システム導入においては、これまで紙で行っていた申請のほとんどがシステムに入れ替わるため、各サービスは「使いやすさ」にかなり注力しています。
申請・承認の使いやすさは、サービスの画面の見やすさと細かな申請・承認を補助する機能の有無を確認しましょう!
サービス画面の見やすさ
サービス画面の見やすさや使い方、具体的に申請業務の中で出てくる画面がどういう構成になっているかは、サービス運営会社のサービスデモやトライアル画面で確認しましょう。
各社、紙の申請書に似せて画面構成をデザインしたり、わかりやすく色を変えるなどさまざまな工夫がなされています。自社に最も合うサービス画面を探しましょう。
申請/承認を補助する機能
申請/承認業務には申請書の作成や細かな差し戻しなどの業務も発生します。普段行っている申請・承認業務を本当にシステム上で一元管理できるのか確認しましょう。
具体的に申請を補助する機能は下記のような機能があります。
申請書のフォーマット作成 | 申請書のフォーマットを作成でき、それをもとに申請書を作成できる |
Excelの申請書取込み | Excelの申請書を取り込み、システム上で申請やフォーマット作成ができる |
申請の規定違反チェック機能 | 指定の違反事項にもとづき、誤った内容や情報が不足したらアラートを出すことができる |
また、承認時の補助機能には下記のような機能があります。
申請へのコメント機能 | 承認に補足がある場合や、ある理由で却下する場合などに申請に対してコメントができる |
承認のリマインド機能 | 承認期限にもどづきリマインド通知をすることができる |
一括承認機能 | 複数の申請を一括で承認することができる |
承認者による申請内容の修正機能 | 一部内容が間違った申請が上がった際に承認者が内容を修正できる |
6-3.複雑な承認ルートをシステムに反映できるか?
ワークフローシステム導入にあたっては、現状の承認ルートをシステムで再現できるのかを確認しましょう。
各サービスサイトには、機能として「会社独自の承認ルートを設定できる」と記載しているため、サイトだけで違いを判断するのは難しいかもしれません。一方で何段階まで設定できるかや、稟議の金額に応じた承認ルートの分岐、代理承認や並列承認などの承認方法など、細かい部分では違いが出てくる場合もあります。
自社の承認ルートを整理して細かな部分まで企業と確認しておきましょう。
6-4.申請/承認以外の機能はどこまで必要か?
ワークフローはさまざまな業務に関わるもののため、サービス側も申請や承認以外の業務を効率化させる機能を備えている場合があります。
例えば、経費精算の機能も備えたワークフローシステムであれば、経費の内容の承認申請にあわせて、経費の領収書やレシートを同時に提出することができます。そのため、一回の申請で上長への申請と経費精算の申請を行うことができより業務を効率化できるでしょう。
経費精算の機能も含めてワークフローシステムには下記のような機能が搭載されている場合があります。一方で、既に導入しているシステムとの連携で実現できる場合もあるため、自社が効率化したい業務をベースに必要な機能を考えましょう!
経費精算の機能 | 承認申請とあわせて経費の領収書やレシートを申請できる |
グループウェアの機能 | カレンダーやTODOリスト、日報の機能を連携することで、承認申請に関わるタスクや期限を一元管理できる |
電子契約の連携機能 | 顧客やパートナー企業との契約書や見積など、社外に向けての書類作成の承認や送付を一元で管理できる |
勤怠管理の機能 | 勤怠の打刻情報や有給などの申請を他の承認申請と一緒に一元管理することができる |
6-5.アプリに対応しているか?
アプリ対応しているワークフローシステムを使えば、直行直帰の多い営業や、忙しいマネージャーでも移動時間などの隙間時間に申請、承認業務を行うことができ便利でしょう。
また、アプリ対応においてはiPhoneなどのApple製品で使えるiOS対応のアプリか、Andoroid端末に対応しているアプリかの2パターンがあります。
導入後に自社社員がアプリを使えなかった、ということがないよう必ず対応しているアプリの種類を確認しましょう!
6-6.情報漏洩を防ぐセキュリティ体制は万全か?
ワークフローシステム導入においては、大切な書類や重要機密がシステム上に保管されるため、万が一に備えてセキュリティ体制は確認しましょう。
セキュリティを強化するために各社が行っているのは、大きく通信の暗号化、保存書類の暗号化、ログインセキュリティ強化、機密情報の取扱の運用規格の取得、データのバックアップです。
専門用語も多く、仕組みも難しいため「この機能なに?なんか凄そうだけど……」という状態に陥りやすいですが、セキュリティ対策はこの機能があれば安心ということはありません。しっかりと特性を理解して、必要な機能があるサービスを選びましょう!
通信の暗号化やログインセキュリティ強化、バックアップなどの技術面でのセキュリティ対策機能に関しては、同じ技術を使っていることが多く、そこまで種類も多くありません。例えば通信の暗号化はSSLと記載されますが、多くのサービスがこの技術を導入しています。技術系のセキュリティ対策の充実度は、利用している技術の有無で判断できるでしょう。
また、セキュリティの品質保証として、どのような規格を取得しているかも確認しましょう。有名な規格としては世界基準のISMSがあり多くの企業がこの規格に則った運用をしています。また、業界の専門業社の認証などもあり種類はさまざまのため、どの機関の認証規格か確認すると良いでしょう。
6-7.サービスへの連携費用も含んで自社にあった料金か?
ワークフローシステムの料金体系はユーザー1人当たりに月額料金が課せられるのが主流です。
各社料金に大きな差はなく相場は1人当たり300円~500円でしょう。
一方で、オプションプランとして連携サービスごとに費用がかかるサービスもあり、その場合ワークフローシステムの基本料金に加えて、連携費用、連携サービスの基本料金の3つの費用がかかるため注意しましょう!
反対に経費精算などのサービスをシリーズ展開しているサービスは連携の必要がかかりません。
自社に既に導入しているシステムの費用も合わせて検討すると良いでしょう。
6-8.自社の既存システムとの連携ができるか
すでに利用している経費精算システムやビジネスチャットツールなどと連携させて利用したい場合、連携できるかどうかを忘れずに確認しましょう。クラウド型のワークフローシステムの場合、特定のシステム以外とは連携できないものが少なくありません。どのシステムに対応のかを事前にチェックしシステムを選びましょう。
7.無料トライアル・プランがあるサービスを比較!
無料トライアル・プランんがあるワークフローシステムを紹介していきます。まずはアイミツSaaSが料金や機能項目、連携サービスなどを絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフローシステム選びの参考にしてください。
8.無料トライアル・プランがあるサービス3選
まずは無料トライアル・プランがあるサービスを紹介します。無料トライアルがあれば操作感や自社に必要な機能が搭載しているか、判断することができます。
ジョブカンワークフローは東京都渋谷区に本社を構えるDONUTSが運営するワークフローシステムです。
ジョブカンシリーズとしてワークフローだけでなく、勤怠管理、経費精算、給与計算、採用管理、労務管理などのシステムをリリースしています。ジョブカンワークフローの料金体系はユーザー1名あたり月額300円(税抜)。初期費用・サポート費用は0円、月額固定費はかかりません。
30日間は無料トライアルを実施しており、カスタマーサポートも無料期間中でも利用が可能。操作感や自社にあっているか判断することができます。
ジョブカン経理清算は1ユーザーあたり400円、同時申し込みの場合は600円で利用できます。汎用的な申請書の作成が可能で、稟議申請書、押印依頼書などあらゆる文書作成をサポートします。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 承認システムのアラーム機能と申請内容の保存、コピー機能にて過去の申請内容を参照して申請が出来る。また、申請が何処で止まっているかわかる為、承認内容の合否確認がクラウド上以外でも出来る。
- 誰にでも分かりやすいレイアウトで使いやすく、他の職員の評判も良い。疑問点も瞬時にサポートしてくれるのでととも良い。

サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace
サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspaceとは、Googleサイト上で運用を行うワークフローシステムです。
クラウド型のシステムのため、インターネット環境があれば社外でも使用可能です。スマートフォンなどのモバイル端末からも利用でき、外出時や出張先でも業務を進められます。申請書フォームはドラッグ&ドロップ操作で直感的に作成可能なので、多種多様な社内申請を簡単にワークフローシステムへ移行できます。料金プランは無料版と有料版の2パターン。
無料版はユーザー数や機能に制限がありますが、スモールスタートを行いたい企業にはおすすめです。有料版でも1ユーザーあたり月額100円なので、低コストでワークフローシステムを導入することができます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- Pマーク
- マニュアル管理ではクラウド上でレコードできるので、データが一元化され管理部門の管理コストが低減する。
- 見やすいレイアウトで、これまで使い慣れたシステムでもあり、操作性もよいです。これからも引き続き使いたいと思います。
コラボフローは愛知県名古屋市に本社を構えるコラボスタイルが提供するワークフローシステムです。
今使っているExcelファイルをそのまま申請フォームにできるワークフロー専門システムで、既存のシステムとの連携によりペーパレス化を目指す企業で導入が進められています。Excelで作った申請書をそのまま申請フォームに変換できるので、簡単操作で業務効率化を実現。いつものExcelフォームから自由自在にデザインが設定でき、申請書作成はボタンを押すだけでOK。承認経路も簡単に設定できるので直感的な操作が可能です。運用中もフォームレイアウトの追加・修正もできます。難しい専門知識や専用のツールは必要ないので初心者にもおすすめです。
なお、ExcelだけでなくWebから申請書を作成することも可能です。利用料金はクラウド版が1ユーザーあたり月額500円(税抜)。最低2カ月~、5ユーザー以上で利用可能です。パッケージ版については要問い合わせ。30日間の無料お試しサービスもあるので、まずは体験してみるということもできるでしょう。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- シングルサインオン
- 今まではエクセルで管理していたが、いつ誰が書いているのかわからなかった。 システムを導入してから、いつ誰がどんな回答をしているか一目でわかるようになった。
- 特に困ることなく、サービスを使用しました。チャットサービスなども使用しましたが、わかりやすく懇切丁寧でした。
9.【比較表】汎用的に使えるおすすめワークフローを比較!
ここからは特におすすめの汎用的に使えるワークフローを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフロー選びの参考にしてください。
10.汎用的に使えるおすすめサービス2選
ここからは、ワークフローシステムの中でも、機能やサポート体制が充実したおすすめの5サービスを詳しく紹介します!

楽々WorkflowII クラウドサービス
楽々WorkflowII Cloudとは、住友電工情報システム株式会社が提供するワークフローシステム。スピーディーな業務判断やペーパーレス化によるコスト削減ができることが魅力です。
特徴は、なんといっても利用者にとってわかりやすい画面設計。処理する文書の一覧表示やフォルダツリーなど直感的に利用できる機能を搭載しています。申請文書はシステム上で管理することができ、フォルダー分けはもちろん、アクセス権の設定も可能です。日本語・英語・中国語に対応しているため、外国人労働者がいる企業やグローバル展開を行っている企業にも最適なシステムです。
また、異なる企業間で申請・承認・決済の処理を行うこともできるので、グループ会社の基盤となるワークフローシステムとしてもおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- オンプレミス(パッケージ)
- 交通費精算、出張精算、経費精算に加えて事前申請も一本で済ませる事ができる。 承認の際のお知らせもあり見逃すこともない。 なにより5年以上使用しているので使い慣れた。
- 入力にストレスがなく時短にもなるため良いと感じています。年齢が上の方にはキーパンチが苦手な方もいますが、過去の入力プルダウンがあるので不便はないようです。

X-point Cloudとは、紙の書類を扱うように直感的に操作できるワークフローシステムです。
SaaS型ワークフロー市場ベンダー別売上金額は5年連続代1位を獲得しています(2016年度~2020年度・出典ITR Market View)。電子化後も使い慣れた紙のデザインのまま入力できるのが特徴。承認はワンクリックで、承認状況も可視化されるので、申請業務が滞ることがなくなり業務効率化を実現。
各種スマートフォン・タブレット端末でも利用できるので、外出時や出張時にも業務を進められます。汎用的なワークフローシステムなので、稟議書はもちろん、人事申請や交通費申請など社内のさまざまな申請に利用可能。検査・集計機能もあるので、書類データベースとしても活躍します。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- IP制限
- 使い方がシンプルで分かりやすく、初心者や予備知識のない人でも特に苦労することなく容易に使い始めることができるところ。
- 複数の社員の共通する目的に合っている。部署でこれまでなかなか共有出来ていなかった問題点が見える化された。
11.Slackなどチャットと連携できるサービスを比較!
ここからは特におすすめの汎用的に使えるワークフローを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフロー選びの参考にしてください。
12.Slackなどチャットと連携できるサービス2選
続いて、Slackなどチャットツールと連携できるサービスを紹介します。チャットツールを導入している企業は多く、承認申請などの通知がチャットに届けば、担当者もすぐに対応することができるため、確認などで時間が掛かりがちな承認作業が効率化できるでしょう。

バクラク申請は用途に合わせて様々な申請フォームで作成が可能なクラウド型のワークフローシステムです。
承認経路の分岐設定に対応しており、申請金額に応じた経路の自動化が行えます。承認の通知はSlackなどチャットツールと連携することができるため、承認者にスピーディーに通知。承認・却下もアプリを通じて可能なため、外出先たテレワーク中でも承認作業を行うとができます。
これまで時間が掛かっていた承認作業を削減することができます。同シリーズのバクラク請求書とも連携ができるため、支払申請で入力した内容を経理部門にデータ連携ができます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
- シングルサインオン
Gluegent Flow
Gluegent Flowとは、サイオステクノロジー株式会社が提供するワークフローシステムです。
あらかじめ初期設定が完了した設定済みパッケージなので、導入が簡単。モデルテンプレートも多数用意されているため、導入後すぐに利用可能です。マルチデバイス対応なのでテレワークや外出先でも利用できます。
承認・決裁のタイミングでLINE WORKSなどのビジネスチャットへ通知できるので忘れることなく処理を進められます。また、Gluegent Gateと組み合わせれば、シングルサインオンや細かいアクセス制御も可能になり、よりセキュリティを強化できます。
- 申請内容の確認と承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- シングルサインオン
- クラウド(SaaS)
- 申請書の作成機能
- 申請の回覧機能
- 承認者の指定機能
- 承認者の部署・役職の指定機能
- 特になし。今あるシステムをそのまま使っていて不便だと感じたことがないです。特に不具合もなく、違うシステムに変えることのほうが時間とコストがかかって大変。
- 画面がわかりやすく、簡素化されて迷わず使いやすいところが良い点です。初めて使用しても違和感なく利用できます。不明点があってもチャットなどのサポートも充実しており、すぐに解決できるため大変気に入ってます。
13.【比較表】Excelの申請書をそのまま使えるワークフロー
ここからは特におすすめの汎用的に使えるワークフローを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローでアイミツSaaSが各サービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフロー選びの参考にしてください。
14.Excelの申請書をそのまま使えるサービス3選
ここからは、Excelの申請書をそのままインポートして使えるおすすめの5サービスを詳しく紹介します!
コラボフローとは、直感的な操作で簡単に運用できるワークフローシステムです。
Excelで作成した帳票や申請書を、プログラミング不要でそのまま申請フォームに変換可能。申請書をつくる際もExcelの見た目の申請書に情報を打ち込むため、社内からの問い合わせも少なくすることができるでしょう。
また、決済された申請データもExcelやPDFで出力できるため、他のシステムに活用する場合や、事業部によって使っているシステムが異なる場合も添付や編集ができるのも特徴の1つです。
連携パーツを利用すれば、他の申請書からのデータ転記なども可能なため、申請業務を大幅に効率化できます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- シングルサインオン
- 今まではエクセルで管理していたが、いつ誰が書いているのかわからなかった。 システムを導入してから、いつ誰がどんな回答をしているか一目でわかるようになった。
- 特に困ることなく、サービスを使用しました。チャットサービスなども使用しましたが、わかりやすく懇切丁寧でした。

ワークフローEXは、東京都渋谷区に本社を構えるKnowlbo(ナルボ)が提供しているワークフローパッケージです。
決裁文書のペーパレス化を目指す方向けに、Excelで作成した稟議書をそのままワークフローに乗せられる仕様にしており、現在のリソースを活用しつつ決裁フローの電子化を実現します。導入作業はシンプルで、ExcelやWordで作った稟議書をテンプレート化してサーバー登録、あとは決裁ルートを設定するのみ。
申請者はテンプレートを開いて立ち上がったExcel画面に必要事項を入力すればOK。申請ボタンを押せば作業は完了するので初心者でも簡単に利用できます。長年、紙文書で決裁をしていた企業でも抵抗なく導入できるのではないでしょうか。稟議書の承認状態はいつでも確認可能です。慣れ親しんだ処理をそのままに、さらに使いやすいワークフローシステムの構築をご希望の方におすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- オンプレミス(パッケージ)
AppRemoは東京都中央区に本社を構えるシステムエグゼが提供するワークフローシステムです。
従来のExcel申請書を電子化し、作成した申請書をそのままワークフローに乗せられるので閲覧・承認がスピーディー。クラウド版とパッケージ版の2バージョンがあり、会社のニーズに応じて選べます。現在使用中のExcel申請書を活用できるので導入コストも少なく済むため経済的でしょう。
操作・メンテナンスにおいても混乱はありません。承認ルートは自在に設定可能で複雑な組織編成にも対応。メール通知機能があるので承認が滞留する心配もありません。これまでにアトレ、三菱商事パッケージングなどが導入しています。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- オンプレミス(パッケージ)
- クラウド(SaaS)
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 申請書の作成機能
- 特に不具合もなく、作業するのに困ったことはないです。動きもサクサク滑らかです。 誰でも簡単に使うことができるはず。
- ワークフローシステムは業者の説明があるまでどういうものか不明であった。実際使ってみると仕事の効率化、人員の適材適所に活用度が高いことが分かり大変意義のあるシステムと理解している。
15.申請業務以外の機能も豊富なサービス
ここからは特におすすめの汎用的に使えるワークフローを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローでアイミツSaaSが各サービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフロー選びの参考にしてください。
16.申請業務以外の機能も豊富なサービス2選
続いて、ワークフローシステムの中でも、申請、承認だけでなく、その他の業務も効率化してくれるサービスを紹介します!

クラウドERP freeeとは、会計ソフトで有名なfreee株式会社が運営しているワークフローシステムです。
申請業務や承認業務だけでなく、ワークフローに関連する会計処理や精算処理なども一括して行えるプラットフォーム形式のシステムなのが特徴です。ワークフローシステムだけでなく経理から労務までの処理を網羅できるパッケージプランもあるため、バックオフィス全体の作業効率を向上させます。
申請データはシステム上で経費精算や会計処理に紐づけられるため転記作業などの無駄な時間を大幅に削減できます。また、OCR変換によりデータ認識の効率化をはじめ、入力作業の効率化をります。多くの種類の外部システムとの連携にも対応しておりワンストップでバックオフィス業務を行えます。
- 申請内容の確認と承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
- クラウド(SaaS)
- チャットサポートがあり、わからないことがあっても気軽に聞けるのはいい。わざわざメールや電話で問い合わせるのは時間がかかるし、手間だから。
- 画面が見やすいので初めて利用する人でも使いやすいところが良い。クリックするとすぐに説明文が出てくるので分からないことがあっても上司や先輩に聞かずに解決でき、新人にとっても使いやすくて良い。画面の色使いが見やすかったり、字の大きさがちょうど良くて見やすい。
rakumoワークフロー
rakumoワークフローとは、rakumo株式会社が運営しているGoogle Workspace連携のワークフローシステムです。
Google Workspaceは人気のグループウェアですが、カバーしきれていない領域もあるため、他のシステムを導入して運用しており、情報打ち込みや登録が二度手間になっているという企業も多いでしょう。そんな企業向けて、Google Workplaceに稟議申請や経費精算、勤怠管理などの領域を拡張して一元で使えるようにしたのが、rakumoワークフローです。
導入企業は2,000社、継続率は99%という実績を誇り、大企業も導入している信頼の置けるサービスといえるでしょう。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- クラウド(SaaS)
- 自社でオリジナルの申請書の作成が可能。承認者および承認ルートも自在に設定ができる。紙に印刷ができることも実利用価値がある。
- とても使いやすく、パソコンからだけではなく、スマホからも申請、承認業務もとてもスピーディーにできる所がとても良いです
17.アプリ対応しているサービスを比較!
ここからは特におすすめの汎用的に使えるワークフローを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローでアイミツSaaSが各サービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフロー選びの参考にしてください。
18.アプリ対応しているサービス2選
続いて、アプリ対応しているサービスを紹介します。ブラウザではなく、アプリで対応ができるため、確認の手間が少なく、外出の多い営業や時間のない現場職が多い企業に向いているサービスといえるでしょう。

SmartDBは、現場部門でも完全デジタル化を実現できる、Webデータベース機能を備えた大企業向けのワークフローシステムです。
複数部門による並列承認や条件分岐して別のワークフローへ連携する等、大企業の複雑な稟議・決済の承認ルートも簡単に実現できます。入力フォームに柔軟性がある一方で権限制御は堅牢性が高く、フォームの項目ごとに公開・編集の制御が可能です。承認や操作の履歴も記録し画面から確認ができるので、内部統制や監査対策にも有効です。
会計システムや人事システムとの連携はもちろん、APIを使った高度な連携やアドオン開発を活用すれば、基幹業務全体を効率化することもできます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- Pマーク
- 冗長化
- 通信の暗号化
- 画面がすっきりしておりコンパクトなので、わかりやすく、したいことをすぐできるので便利だなと思っています。
- 多くの業務ツールを一元的にデジタルベースで管理できるので、業務の進行手続きが管理でき、リモートワークにおいても対面でなくても確実な業務遂行ができている。
SmartFlowは、VeBuln株式会社が提供するワークフローシステムです。
用途に合わせてテンプレートを選ぶだけで申請できるので、ITが苦手な方でも安心して使用できます。モバイルファーストで使いやすい画面なので、外出先での業務もストレスフリー。
また、さまざまなシステムとAPI連携も可能で、業務プロセス改善率は91.8%。20ユーザーであれば無料で利用できるため、まずはスモールスタートで導入したい企業にもおすすめです。有料プランでも1ユーザーあたり月額275円なので、コストを抑えてワークフローシステムを導入できます。低価格ながらもISMSの認証を取得しているので、セキュリティ面でも安心です。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- IP制限
- シングルサインオン
19.その他のサービスを一挙紹介!
そのほかにもワークフローシステムも紹介しまします。この記事で取り上げたシステムいがいにもまだまだ、おすすめのワークフローシステムはございます。気になる方は参考にしてみてください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフロー選びの参考にしてください。
20.ワークフローシステムに関するよくある質問
ここからは、ワークフローシステムの導入を検討する際に、よくある質問を紹介していきます。
Q1.ワークフローシステムを導入するメリットはなんですか?
ワークフローシステムを導入することの最大のメリットは、申請・承認作業を大幅に効率化できるというポイントです。
すべてシステム上(Web上)で管理できるため、申請・承認作業はPCやスマートフォンから簡単に行えます。わざわざ紙の書類を印刷し提出する必要も、決裁された書類をファイリングして管理する必要もありません。
承認ルートや書類などはすべてシステム上で管理されているので、不正が発生しづらいのも大きなメリットでしょう。
Q2.自社に合うワークフローシステムを選ぶコツはありますか?
自社に合うワークフローシステムを選ぶためには、どのような課題があるのかを洗い出すことが重要です。
外出先・移動中にも柔軟に申請・承認作業を行えるようにしたいのであれば、スマートフォン対応で気軽に作業できるものを選ぶべきでしょう。また、承認フローが滞りがちなことが課題であるならば、アラート機能やルート設定機能が充実しているものを選んでおくと安心です。
はじめに課題を整理してから、搭載されていてほしい機能をいくつかピックアップし、該当するワークフローシステムを選びましょう。
21.まとめ
ワークフローシステムの導入を検討している方に向けて、アイミツSaaS編集部が全サービスを徹底調査し、比較形式でご紹介しました!
ワークフローシステムにはそれぞれ特徴があり、比較ポイントを参考に自社ニーズに沿ったツール選定が重要だとご理解いただけたと思います。まずは、「何のためにワークフローシステムを使うのか」という目的と用途を見定めることが大事なポイントです。
紹介した各サービスの特徴を比較することで、自社に合ったワークフローシステム選びにお役立ていただければ幸いです。
アイミツSaaSでは、機能や連携ツール、無料プランの有無など、さらに詳細な条件で検索をすることが可能です。さらに要件を絞りこみたい方はぜひ一度お試しください!



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