ワークフローシステムを比較・おすすめ10選【2023年最新】

目次
• ワークフローシステムの選び方・比較ポイント
• ワークフローシステムの比較表
• 【2023年最新】おすすめのワークフローシステム10選
• ワークフローシステムとは
• 稟議書を電子化するメリット
• まとめ：電子稟議システムを導入して業務効率化を実現
• よくある質問

ワークフローシステムの選び方・比較ポイント

ワークフローシステムとは、社内の稟議申請から承認までの一連の流れをシステム上で効率的に行えるツールです。紙やExcelでの社内稟議をシステム化することで、時間や手間を大幅に削減できるだけでなく、企業の意思決定のスピードも向上します。

また、ワークフローシステムはPC・スマホ・タブレットから操作可能で、外出先や出張先からも稟議の確認・承認が可能。「承認者が多忙で稟議決裁が滞ってしまう」という悩みを抱える企業にもワークフローシステムの導入がおすすめです。

以下、ワークフローシステムの比較ポイント3つを解説します。多くのワークフローシステムの中から自社に最適な製品を選ぶ方法を確認ください。

複雑な承認経路に対応したルート設定ができるか

自社の承認経路に合ったルート設定ができないワークフローシステムを選んでしまうと「費用をかけてシステムを導入したのに、活用できなかった」「ワークフローシステムに合わせて社内規定を変更しなければならない」という事態に発展します。

そのため、ワークフローシステムを選ぶ際は「複雑な承認経路に対応したルート設定ができるか」の確認が重要。簡単な操作で承認経路を細かくカスタマイズできるワークフローシステムがおすすめです。

自社システムとの連携機能があるか

ワークフローシステムは、ほかのシステムと連携することで多くのメリットがあります。たとえば、Google WorkspaceやサイボウズOfficeなどのグループウェアと連携すると、承認依頼通知がグループウェアに届きます。さらに、グループウェアのホーム画面に承認業務のタスクが表示されるため、対応漏れを防ぐことが可能です。

また、経費精算システムや会計ソフトと連携させると、申請から会計までの一連の業務が一気通貫で完結。バックオフィス業務全体の業務効率が向上します。業務効率化を図りたい企業は「自社システムとの連携機能があるか」という観点でワークフローシステムを比較するのがおすすめです。

分かりやすい入力フォームで、簡単に稟議書を作成できるか

フォーマットが使いにくいワークフローシステムは、操作に慣れるまで時間がかかり、社内に定着しづらいです。逆に、わかりやすい画面設計で、誰にでも操作しやすいワークフローシステムなら、PC操作に不慣れな従業員や新入社員もスムーズに申請業務が行えます。分かりやすい入力フォームで、簡単に稟議書を作成できるワークフローシステムを選ぶのがおすすめです。ワークフローシステムは、本格導入前に無料トライアルを活用して操作性を試することも可能です。

ワークフローシステムの比較表

ここからは実際に、ワークフローシステムの料金や機能を比較し、おすすめのシステムを紹介します。以下、主流のワークフローシステムの料金比較表もぜひ参照ください。

下記ボタンから、ワークフローシステムを最大6社まで並べて比較できます。各社の料金や機能を比較したい場合にぜひご活用ください。

ワークフローシステムは、製品によって料金や機能が異なります。自社に最適なワークフローシステムを選ぶには、コスト面だけではなく、自社のニーズに合う機能を具えていることも大切です。ワークフローシステムの選定にお悩みの方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。

【2023年最新】おすすめのワークフローシステム10選

2023年最新比較で、PRONIアイミツが厳選したおすすめのワークフローシステム10選をご紹介します。システム導入検討の際にご活用ください。

AgileWorks（アジャイルワークス）

AgileWorks（アジャイルワークス）は、組織改編が多い大企業でも使いやすいワークフローシステムです。外部サービスの人事システムと連携して、人事データを自動でインポートすることで、入力ミスや変更漏れを防止できます。さらに、データの更新頻度を曜日単位で設定することで、常に最新の人事データをワークフローで活用することが可能です。

また、インポートしたデータの適用開始日・終了日を設定することも可能。組織改編が実施される前に、必要な人事データを準備しておくことができ、繁忙な時期に業務が集中することを避けられます。数万人規模の組織にも対応可能で、多くの有名企業による導入実績があります。

数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。

ワークフローシステムとは

ビジネスにおけるワークフローとは、稟議書の承認・決裁を得る手順を意味します。たとえば、備品を購入する・新しくプロジェクトを立ち上げるといった際に、自社のワークフローに従って稟議書を作成し、承認者・決裁者（上司や関係者など）に回覧して実施の許可を得ます。

ワークフローシステムとは、稟議書の申請・承認・決裁をすべて電子化するシステムのことです。紙やExcelで作成していた稟議書を電子化することで、業務効率化・ペーパーレス化を図ることができます。

稟議書を電子化するメリット

ワークフローシステムの導入を検討している企業担当者に向け、紙・Excelからシステムに移行するメリットを解説します。

ペーパーレス化・業務効率化を実現できる

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認・決裁の一連の業務がシステム上で完結するため、ペーパーレス化が実現します。稟議書を印刷する必要がなくなり、印刷代・用紙代・郵送費などを削減可能。さらに、書類を保管しておくためのスペースも不要になり、保管場所にかかるコストも削減できます。

また、書類整理のために割いていた時間をより重要な業務に回せるため、業務効率化にもつながります。

企業の意思決定が迅速化

ワークフローシステム導入の最大のメリットは、企業の意思決定が迅速化することです。インターネット環境があれば、いつでもどこでも稟議を進めることが可能で、外出先からも承認業務ができます。そのため、稟議申請者の「承認者が出張から戻るのを待たなければ業務が進められない」といった問題や、承認者の「会社に戻らないと承認できない」といった課題を解決できます。

また、承認状況の可視化により、稟議がどこで停滞しているのかを一目で把握することが可能。期限前アラート機能やメールの自動送信などを活用して、承認漏れによる遅延を防ぐことができます。

電子帳簿保存法に則った書類管理ができる

電子帳簿保存法とは、紙での保管が義務付けられている書類をデータで保管することが認められる制度です。しかし、書類をデータで保存するためには「記録事項の訂正・削除を行った履歴を残す」などの要件を満たす必要があります。

ワークフローシステムは、誰がいつどのような編集を行ったかを履歴に残すことができ、電子帳簿保存法に則った書類管理が可能。改ざん防止などの内部統制の強化にも効果的で、監査の際に役立ちます。

まとめ：電子稟議システムを導入して業務効率化を実現

電子稟議システム（ワークフローシステム）は、自社のニーズに合った製品を導入することで、業務効率化が実現します。各社から提供されている多くのワークフローシステムの中から最適な製品を選ぶには、複数社の相見積もりがおすすめです。

PRONIアイミツでは、SaaS探しのプロであるコンシェルジュがお悩みをヒアリングし、希望の要件に合ったワークフローシステムを紹介します。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムのが分かる診断（無料）も用意していますので、ぜひご活用ください。

よくある質問

ワークフローシステムを比較検討する際に、よくある質問を以下にまとめました。

無料トライアルを利用できる、おすすめのワークフローシステムは？

ワークフローシステムは製品ごとに操作性が異なるため、本格導入する前に無料トライアルで使い勝手を試すのがおすすめです。2023年現在、無料トライアルを実施しているワークフローシステムには、「Create!Webフロー」「コラボフロー」「ジンジャーワークフロー」などがあります。別記事「無料で使えるワークフローシステム」では、料金無料でおすすめのサービスも解説していますので、合わせてご覧ください。

ワークフローシステムに注意点やデメリットはある？

ワークフローシステムの導入には多くのメリットがある一方、本格運用までに時間がかかるというデメリットがあります。特に、紙の書類から電子化する場合、PC操作に慣れない従業員はスムーズに操作できるようになるまで時間がかかるでしょう。

しかし、ワークフローシステムを導入することにより、業務が効率化し、作業時間の短縮につながることが実証されています。下記、ワークフロー総研によるワークフローシステム導入メリットの調査結果をご覧ください。

引用：ワークフロー総研『「ワークフローシステムの導入」に関する調査』

この調査では、539人のうち426人が「稟議や申請がスムーズになった」と回答し、導入前よりも承認スピードが向上したことが示されています。ワークフローシステムは、導入時に時間と手間を要することに注意が必要ですが、「長期的に見て業務効率化につながる」というメリットを考えると費用対効果は高いといえます。導入がスムーズにできるか不安な場合は、導入支援を行っているワークフローシステムがおすすめです。

企業へのワークフローシステムの導入シェアは？

企業へのワークフローシステムの導入シェアは増加傾向にあります。ITR（アイ・ティ・アール）の調査によると、2022年度の国内のワークフロー市場の売上は前年比13.4%増の110億円。またワークフロー総研の調査では、テレワーク（リモートワーク）を実施する企業の73.2%がワークフローシステムを導入しているという結果となっています。テレワーク需要が増加したことが、システム導入シェアの増加に影響していると考えられます。

さらに、電子帳簿保存法改正や働き方改革の推進を受け、今後もワークフローシステムの需要は高まる見通しです。ワークフローシステムには数多くのメリットがあり、業務効率化に貢献します。これを機にワークフローシステムの導入してみてはいかがでしょうか。

参照：ITRによる2023年7月18日のプレスリリース , ワークフロー総研「市場調査レポート」