ワークフローシステム全サービスを徹底比較！おすすめのサービスも紹介！【2022年最新版】

目次
• 1.この記事でわかること
• 2.ワークフローシステムとは
• 3.ワークフローシステム導入のメリット
• 4.ワークフローシステム導入のデメリットや課題
• 5.ワークフローシステム導入でよくある失敗例
• 6.全サービスをみてわかった！ワークフローシステムの選び方・比較ポイント
• 7.特におすすめ！汎用的に使えるサービス5選
• 8.Excelの申請書をそのまま使えるサービス3選
• 9.申請業務以外の機能も豊富なサービス2選
• 10.Google Workplaceと連携できるサービス3選
• 11.アプリ対応しているサービス3選
• 12.その他のサービスを一挙紹介！
• 13.ワークフローシステムに関するよくある質問
• 14.まとめ

1.この記事でわかること

まず、1分でわかる記事の要約をお届けします！

本文では「良さそうなサービスはいっぱいあるが、どれを選んだらいいかわからない」「お金や時間をかけて導入するメリットはあるのだろうか…？」と感じている方に向けて、サービスごとの特徴や違い、比較ポイントを詳細に解説しています。気になったポイントがあればぜひご覧ください。

アイミツSaaS編集部が全サービスサイトを調査した結果、ワークフローシステムの選定に重要な比較ポイントは大きく8つにわけられました。

①クラウド型かオンプレミス型か？
②申請/承認機能は初めてでも簡単に使えるか？
③複雑な承認ルートをシステムに反映できるか？
④申請/承認以外の機能はどこまで必要か？
⑤アプリに対応しているか？
⑥情報漏洩を防ぐセキュリティ体制は万全か？
⑦サービスへの連携費用も含んで自社にあった料金か？
⑧自社の既存システムとの連携ができるか

 比較ポイントをもとに調査した結果、機能やセキュリティ体制が充実しており、「迷ったらここ！」といえるおすすめのワークフローシステムは5個ありました。
また、それぞれの特徴を持つおすすめサービスも紹介していきます。

 人気サービスはどれも機能面が充実しており、その差は少ないと言えますが、細かい活用シーンの想定や、導入を検討している部署の人数などによって最適なプランは分かれるため、自社に必要な要件をしっかりと検討し、サービスを選ぶのがベストです。

より詳しく比較したい場合は、機能1つずつの要件からあなたに最適なサービスを探せるアイミツSaaSをぜひご利用ください。
また、「とにかくおすすめサービスを知りたい！」という方は、以下からアイミツSaaS編集部が厳選したおすすめのワークフローシステムをチェックしてみてください！
＞特におすすめ！汎用的に使えるサービス5選

2.ワークフローシステムとは

次に、ワークフローシステムの概要をご説明します。

2-1.そもそも、ワークフローとはなにか

そもそもワークフローとは簡単に言えば業務の一連の流れ、やりとりのことです。
1つの業務に対し、いつ、誰が、どこで、なにをするのか、など一連のプロセスが決まっていると業務効率が向上するため、多くの企業ではワークフローを明確化・可視化しています。ワークフローにより業務全体の流れが可視化されると、作業や引継ぎを滞りなく進められるので、現場の社員にとって大変便利です。

ワークフローの中でも、一定の業務には社内で内容を確認するために内容を上長に申請し、承認をもらうことが必要な業務も多くあります。それらの申請手続きは、紙ベースで運用している会社が多く、業務効率化を目指しているはずが、かえって処理に手間取っているケースも少なくありません。
業務のオンライン化が進む中、スピード感や利便性で多くの問題が指摘されています。

2-2.ワークフローシステムについて

承認・申請フローの煩雑さが問題視されている中、注目を集めているがワークフローシステムです。ワークフローシステムとは申請書の手続きをシステム化したもので、紙文書を電子化することで時間と場所に縛られない承認作業が実現します。ワークフローシステムは、導入することによってシステム上（Web上）から申請・承認を実施できます。
申請者は、稟議書や経費申請書などといった各種申請書類をシステム上で作成し、承認ルートを自由に設定して、あとは承認されるのを待つだけ。豊富なテンプレートから簡単にフォーマットを作成できるほか、WordやExcelのフォーマットを活用できるものも少なくありません。
承認者もPCやスマートフォンから簡単に承認作業を進められるため、たまった承認作業に悩まされる心配もないでしょう。

3.ワークフローシステム導入のメリット

ここからはワークフローシステム導入のメリットを述べていきます。

3-1.テレワークの実現

昨今企業活動において欠かせなくなっているテレワークの準備もワークフローシステムが実現します。
ワークフローシステム導入により、申請は全てシステム上で行うことができるため、書類を提出するためだけに会社に行く必要がなくなります。また、申請内容を承認するためだけに出社してハンコを押す必要もなくなるでしょう。

3-2.ペーパーレスで費用削減

ワークフローシステムを導入すれば業務手続を電子化できるので、ペーパレス化を実現できます。
紙文書は管理の手間や、保管場所の確保、また用紙代・印刷代もかかるので、想像以上にコストがかかります。しかし電子化してしまえばそうしたコストは全て不要です。ワークフローシステムの導入費用を差し引いたとしてもコスト削減につながるでしょう。

3-3.書類管理の負担・ミスの軽減

電子化によって書類を管理する負担を大幅にカットできるのもメリットです。どこに何の書類が保管されているのか細かに管理する必要がなくなり、保管スペースを用意する必要もありません。そのため、書類を管理する手間が減るだけでなく、稟議書や申請書を紛失してしまうリスクも抑えられます。ログ管理も行えるものであれば、誤って書類を編集・削除してしまった場合も問題ないでしょう。

また、システム上で承認ルートが定められているため、誤った承認ルートで差し戻しが発生してしまうリスクも抑えることができます。

3-4.意思決定の迅速化

ワークフローシステムを導入すると、意思決定までのスピードが速くなります。
システム側で入力の不備をチェックする機能などがあるため、抜け漏れやミスを防げるので、不備のない状態で書類を提出できるでしょう。また、文書の印刷が不要になるため、申請内容を修正して、何度も印刷しなおす時間や、書類を本社に郵送するような手間とはお別れできます。

これまで紙文書で決裁を行っていた業務も、システム上で履歴を残すことができるため、大量の書類の中から過去の決済内容を探す手間もなくなるでしょう。システム上で申請状況や承認状況を一元管理できるため、状況把握や管理の工数も大幅に削減が可能です。

3-5.申請・承認の迅速化

ワークフローシステムを導入すれば、申請・承認をスピーディに実施できます。
承認者がオフィスの席を空けがちだと、申請してからしばらく経ったにも関わらず承認が進んでいないなんてことも少なくありません。しかし、ワークフローシステムを導入すればPCやスマートフォンから気軽に作業できるため、移動時間を活用しながら簡単に申請・承認を終わらせられます。
ワークフローの進捗状況はシステム上で把握できるほか、申請者・承認者それぞれに通知も送るなど便利な機能も数多く搭載されているため、承認漏れ防止にもつながります。

3-6.内部統制の強化

ワークフローシステムを導入すれば、申請フォームや申請ルートをシステム上で一元管理できるため、これまでよりも情報伝達がスムーズに。何か不審な動きがあった場合でも、システム上で可視化されているのでトラブルの発生を未然に防止できます。
また、申請書類のみならず証憑類も電子化されて管理されるため、アナログ管理よりも不正が起こりづらいのが大きなメリットです。

4.ワークフローシステム導入のデメリットや課題

ここまではワークフローシステムを導入するメリットについて解説してきましたが、ワークフローシステムを導入するだけで業務がすぐさま改善するわけではありません。ワークフローシステムを導入する際には、デメリットもきちんと把握した上で運用する必要があります。

そこでここからは、ワークフローシステムを導入した場合のデメリットや課題について解説していきます。以下の3点をおさえた上で、ワークフローシステムの選定や導入を進めると安心でしょう。

4-1.システムを既存のフローに合わせる手間がかかる

ワークフローシステムを導入したからと言って、ガラリと承認フローを変えては現場が戸惑ってしまいます。ワークフローシステムを導入してよかったと思ってもらうためにも、既存のフローに合わせたルート設定や権限設定などをシステム上で行う必要があるでしょう。

しかし、ワークフローシステムの中には承認ルートや権限の設定が柔軟に行えないものも。導入する際には、どのような機能が搭載されているのかきちんと確認する必要があります。また、スマホアプリへの対応状況など使用環境も事前にチェックしておきましょう。

4-2.操作が複雑で社員が使いこなせない場合がある

ワークフローシステムと一口に言っても、直感的に操作できるものから、少し操作が複雑なものまでさまざま。システムを利用する従業員も、操作にすぐ慣れる人もいればそうでない人もいるでしょう。しかし、誰もにとって使いやすいシステムでなければ、申請・承認作業の効率化にはつながりません。万が一特定の従業員しか使いこなせないという事態に陥ってしまうと、ランニングコストの無駄となってしまいます。

導入する前には必ず無料トライアルや無料デモを利用し、自社全体で活用可能かどうかをしっかりチェックしましょう。

4-3.連携可能な既存システムが限られる場合がある

ワークフローシステムを導入した際には、経費申請システムや人事管理システム、ビジネスチャットツールなどと連携させたいと考えている方も多いかもしれません。しかし、柔軟に外部連携が行えないシステムもあるため、思い描いている使用方法が叶わない可能性も。

こうした失敗を防ぐためにも、何のシステムと連携できるのかは事前に確認しておきましょう。もしも理想的なシステムが見つからない場合はオンプレミス型のワークフローシステムがおすすめ。自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。

5.ワークフローシステム導入でよくある失敗例

ここからは、ワークフローシステムを導入した際によくある失敗例について解説していきます。

ワークフローを導入したからと言って、どのような場合でも業務効率化や承認作業の円滑化につながるわけではありません。
以下で紹介する2つの失敗例をふまえ、同じようなミスを繰り返さぬよう注意しましょう。

5-1.多機能すぎて使いこなせない

ワークフローシステムを導入する際、あれもこれもと豊富な機能を持つシステムを選びたくなるでしょう。多機能なシステムはもちろん非常に便利であり、申請・承認作業以外でもさまざまなシーンで役立ちます。

しかし、多機能であることが便利につながるのは、さまざまなニーズや使いこなすスキルがあってこそ。豊富な機能が搭載されていてもほとんど活用しない、あるいは多機能故に操作が複雑で使いこなせないという状況では、導入したメリットが半減してしまうでしょう。

5-2.自社の現状や業務にマッチしたシステムを選定できていない

「とにかく人気のものを……」「なるべくリーズナブルなものを……」と安易な理由で導入してしまうと、自社にマッチしていないシステムを選んでしまう可能性があります。

例えば、多言語対応がポイントのワークフローシステムの場合、グローバルに展開している企業でないとあまり意味がありません。また、外出先でも申請・承認作業を進めたいにもかかわらず、スマートフォン非対応のシステムを選んでしまえば、費用の無駄になってしまいます。

それぞれのワークフローシステムによって機能は異なるため、慎重に確認・比較してから導入を決めましょう。

6.全サービスをみてわかった！ワークフローシステムの選び方・比較ポイント

ここからは、多くのサービスを調査したからこそわかったグループウェアの比較ポイント・選び方を解説していきます。

6-1.クラウド型かオンプレミス型か？

グループウェアは大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。クラウド型が主流ではありますが、近年ではセキュリティ重視の観点から、あえてオンプレミス型を選ぶ企業も増加傾向にあります。

クラウド型とオンプレミス型では料金形態が大きく異なるため、自社に必要な形態はどちらなのか明確にしておきましょう。アイミツSaaS編集部では、保守運用の人的リソースの観点からもクラウド型サービスをおすすめしています。

クラウド版の特徴

社内にサーバーを持つ必要のあるオンプレミス型に対して、インターネットを利用できる環境であれば導入可能なのがクラウド型の特徴です。

クラウド版のメリット
・外部のデータセンターを利用しているため、自社内でのメンテナンスが不要
・不具合の修正や、アップデートなども提供企業が行うため、自社での保守運用の手間が不要
・オンプレミス版と比べて、比較的簡単かつ低価格で導入可能

一方で、カスタマイズ性は高くないため、独自のカスタマイズを行いたいという方はオンプレミス版を検討してみるといいでしょう。

オンプレミス版の特徴

オンプレミス型とは、企業内部で構築されたシステムを指します。サーバーもネットワークもオフィス内にあり、社内で全システムが完結していることが特徴です。

オンプレミス型のメリット
・サーバーもネットワークも社内にあるため、セキュリティ面の担保がしやすい
・自由にカスタマイズが可能

一方で、導入の際の初期費用やランニングコストが高かったり、急な導入には対応できないというデメリットもあります。また保守や運用にIT人材が必要なため、導入の際は慎重に検討しましょう。

クラウド型とオンプレミス型の比較

ここまでクラウド型・オンプレミス型それぞれの特徴を説明してきましたが、簡単にまとめれば以下の通りです。

・気軽に導入・運用が叶うものを選びたいならクラウド型
・セキュリティポリシー上クラウド型が使えない場合やカスタマイズが必要ならオンプレミス型

つまり、多くの企業におすすめできるのはクラウド型のワークフローシステムといえるでしょう。また、クラウド型はセキュリティ面やカスタマイズ面がオンプレミス型に劣るのは事実であるものの、セキュリティ対策やカスタマイズ機能が不足しているわけではありません。プライバシーマークを獲得しているものや、APIで柔軟に外部システムと連携できるものも多数リリースされています。

6-2.申請/承認機能は初めてでも簡単に使えるか？

「導入しても結局使いこなすのに時間がかかってしまうのではないか…」
そんな不安を抱えている方も多いでしょう。システム導入においては、これまで紙で行っていた申請のほとんどがシステムに入れ替わるため、各サービスは「使いやすさ」にかなり注力しています。

申請・承認の使いやすさは、サービスの画面の見やすさと細かな申請・承認を補助する機能の有無を確認しましょう！

 サービス画面の見やすさ
サービス画面の見やすさや使い方、具体的に申請業務の中で出てくる画面がどういう構成になっているかは、サービス運営会社のサービスデモやトライアル画面で確認しましょう。
各社、紙の申請書に似せて画面構成をデザインしたり、わかりやすく色を変えるなどさまざまな工夫がなされています。自社に最も合うサービス画面を探しましょう。

申請/承認を補助する機能
申請/承認業務には申請書の作成や細かな差し戻しなどの業務も発生します。普段行っている申請・承認業務を本当にシステム上で一元管理できるのか確認しましょう。
具体的に申請を補助する機能は下記のような機能があります。

また、承認時の補助機能には下記のような機能があります。

6-3.複雑な承認ルートをシステムに反映できるか？

ワークフローシステム導入にあたっては、現状の承認ルートをシステムで再現できるのかを確認しましょう。

各サービスサイトには、機能として「会社独自の承認ルートを設定できる」と記載しているため、サイトだけで違いを判断するのは難しいかもしれません。一方で何段階まで設定できるかや、稟議の金額に応じた承認ルートの分岐、代理承認や並列承認などの承認方法など、細かい部分では違いが出てくる場合もあります。

自社の承認ルートを整理して細かな部分まで企業と確認しておきましょう。

6-4.申請/承認以外の機能はどこまで必要か？

ワークフローはさまざまな業務に関わるもののため、サービス側も申請や承認以外の業務を効率化させる機能を備えている場合があります。

例えば、経費精算の機能も備えたワークフローシステムであれば、経費の内容の承認申請にあわせて、経費の領収書やレシートを同時に提出することができます。そのため、一回の申請で上長への申請と経費精算の申請を行うことができより業務を効率化できるでしょう。

経費精算の機能も含めてワークフローシステムには下記のような機能が搭載されている場合があります。一方で、既に導入しているシステムとの連携で実現できる場合もあるため、自社が効率化したい業務をベースに必要な機能を考えましょう！

6-5.アプリに対応しているか？

アプリ対応しているワークフローシステムを使えば、直行直帰の多い営業や、忙しいマネージャーでも移動時間などの隙間時間に申請、承認業務を行うことができ便利でしょう。

また、アプリ対応においてはiPhoneなどのApple製品で使えるiOS対応のアプリか、Andoroid端末に対応しているアプリかの2パターンがあります。

導入後に自社社員がアプリを使えなかった、ということがないよう必ず対応しているアプリの種類を確認しましょう！

6-6.情報漏洩を防ぐセキュリティ体制は万全か？

ワークフローシステム導入においては、大切な書類や重要機密がシステム上に保管されるため、万が一に備えてセキュリティ体制は確認しましょう。

セキュリティを強化するために各社が行っているのは、大きく通信の暗号化、保存書類の暗号化、ログインセキュリティ強化、機密情報の取扱の運用規格の取得、データのバックアップです。

専門用語も多く、仕組みも難しいため「この機能なに？なんか凄そうだけど……」という状態に陥りやすいですが、セキュリティ対策はこの機能があれば安心ということはありません。しっかりと特性を理解して、必要な機能があるサービスを選びましょう！

通信の暗号化やログインセキュリティ強化、バックアップなどの技術面でのセキュリティ対策機能に関しては、同じ技術を使っていることが多く、そこまで種類も多くありません。例えば通信の暗号化はSSLと記載されますが、多くのサービスがこの技術を導入しています。技術系のセキュリティ対策の充実度は、利用している技術の有無で判断できるでしょう。

また、セキュリティの品質保証として、どのような規格を取得しているかも確認しましょう。有名な規格としては世界基準のISMSがあり多くの企業がこの規格に則った運用をしています。また、業界の専門業社の認証などもあり種類はさまざまのため、どの機関の認証規格か確認すると良いでしょう。

6-7.サービスへの連携費用も含んで自社にあった料金か？

ワークフローシステムの料金体系はユーザー1人当たりに月額料金が課せられるのが主流です。

各社料金に大きな差はなく相場は1人当たり300円~500円でしょう。
一方で、オプションプランとして連携サービスごとに費用がかかるサービスもあり、その場合ワークフローシステムの基本料金に加えて、連携費用、連携サービスの基本料金の3つの費用がかかるため注意しましょう！
反対に経費精算などのサービスをシリーズ展開しているサービスは連携の必要がかかりません。
自社に既に導入しているシステムの費用も合わせて検討すると良いでしょう。

6-8.自社の既存システムとの連携ができるか

すでに利用している経費精算システムやビジネスチャットツールなどと連携させて利用したい場合、連携できるかどうかを忘れずに確認しましょう。クラウド型のワークフローシステムの場合、特定のシステム以外とは連携できないものが少なくありません。どのシステムに対応のかを事前にチェックしシステムを選びましょう。

7.特におすすめ！汎用的に使えるサービス5選

ここからは、ワークフローシステムの中でも、機能やサポート体制が充実したおすすめの5サービスを詳しく紹介します！

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特におすすめ！汎用的に使えるワークフローシステムサービスを比較【比較表あり】

ここまで説明してきた比較ポイントについてクラウド型のワークフローシステムはどのくらい機能やセキュリティ面において対応できているのかを見ていきましょう！

人気のサービスは機能やサポートが充実しており違いが少ない

比較表に記載しているとおり、ここまでの比較ポイントについては人気サービスではほとんどが必要な機能に対応しているといえるでしょう。

そのため、自社に最適なワークフローシステムを選ぶためには、それぞれの比較ポイントをより詳細にみていく必要があります。例えば、電子申請の可否やExcelの取込みによる申請書作成の可否などは機能が分かれるポイントになります。

アイミツSaaSを使えば必要な機能やセキュリティ体制を備えたサービスを、機能1つから絞り込むことができます。ぜひご利用ください！

※"-"の情報は2021年8月時点でアイミツSaaS編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

8.Excelの申請書をそのまま使えるサービス3選

ここからは、Excelの申請書をそのままインポートして使えるおすすめの5サービスを詳しく紹介します！

9.申請業務以外の機能も豊富なサービス2選

続いて、ワークフローシステムの中でも、申請、承認だけでなく、その他の業務も効率化してくれるサービスを紹介します！

10.Google Workplaceと連携できるサービス3選

続いて、Google Workplaceと連携できるサービスを紹介します。Google Workplaceを既に導入している企業にとっては、現状の使い方を維持したままワークフロー機能を拡張して使えるのでないでしょうか。

11.アプリ対応しているサービス3選

続いて、アプリ対応しているサービスを紹介します。ブラウザではなく、アプリで対応ができるため、確認の手間が少なく、外出の多い営業や時間のない現場職が多い企業に向いているサービスといえるでしょう。

12.その他のサービスを一挙紹介！

13.ワークフローシステムに関するよくある質問

ここからは、ワークフローシステムの導入を検討する際に、よくある質問を紹介していきます。

Q1.ワークフローシステムを導入するメリットはなんですか？

ワークフローシステムを導入することの最大のメリットは、申請・承認作業を大幅に効率化できるというポイントです。
すべてシステム上（Web上）で管理できるため、申請・承認作業はPCやスマートフォンから簡単に行えます。わざわざ紙の書類を印刷し提出する必要も、決裁された書類をファイリングして管理する必要もありません。
承認ルートや書類などはすべてシステム上で管理されているので、不正が発生しづらいのも大きなメリットでしょう。

Q2.自社に合うワークフローシステムを選ぶコツはありますか？

自社に合うワークフローシステムを選ぶためには、どのような課題があるのかを洗い出すことが重要です。
外出先・移動中にも柔軟に申請・承認作業を行えるようにしたいのであれば、スマートフォン対応で気軽に作業できるものを選ぶべきでしょう。また、承認フローが滞りがちなことが課題であるならば、アラート機能やルート設定機能が充実しているものを選んでおくと安心です。
はじめに課題を整理してから、搭載されていてほしい機能をいくつかピックアップし、該当するワークフローシステムを選びましょう。

14.まとめ

ワークフローシステムの導入を検討している方に向けて、アイミツSaaS編集部が全サービスを徹底調査し、比較形式でご紹介しました！

ワークフローシステムにはそれぞれ特徴があり、比較ポイントを参考に自社ニーズに沿ったツール選定が重要だとご理解いただけたと思います。まずは、「何のためにワークフローシステムを使うのか」という目的と用途を見定めることが大事なポイントです。

紹介した各サービスの特徴を比較することで、自社に合ったワークフローシステム選びにお役立ていただければ幸いです。

アイミツSaaSでは、機能や連携ツール、無料プランの有無など、さらに詳細な条件で検索をすることが可能です。さらに要件を絞りこみたい方はぜひ一度お試しください！