無料で使えるワークフローシステムおすすめ16選！コストをかけずに稟議を効率化

目次
• ワークフローシステムとは
• 無料版と有料版のワークフローシステムを比較した違い
• 【比較表】無料プランを利用できるワークフローシステム
• 【2025年最新】無料で使えるワークフローシステムおすすめ5選
• 【無料トライアルを利用できる】ワークフローシステムおすすめ11選
• 無料のワークフローシステムを導入する際の注意点
• まとめ：無料版を試して自社に最適な電子承認システムを選定しよう
• よくある質問

ワークフローシステムとは

無料のワークフローシステムについて解説する前に、「そもそもワークフローシステムとは？」という方に向けて、ワークフローシステムの概要を解説します。

ワークフローシステムとは、社内の稟議申請から承認までの一連のプロセスをシステム上で効率的に行えるツールです。紙やExcelでの社内申請をシステム化することで、時間や手間を大幅に削減できるだけでなく、企業の意思決定のスピードも向上します。

また、マルチデバイス対応のワークフローシステムであれば、スマホ・タブレットからも操作でき、外出先や出張先でも稟議の確認・承認が可能です。「承認者の外出が多く、稟議決裁が滞ってしまう」という企業の承認業務も効率化できます。

株式会社エイトレッドが2023年11月に行った調査では、業務の負担を軽減するために勤務先に求めることは、「適切なシステム導入による効率化・自動化」が49.5%、「業務プロセスの見直し・改善」が47.4%でした。

上記調査結果から、適切なシステムが導入されていないという理由で、多くの企業がシステム化による業務効率化が実現できていないことが分かります。社内申請を改善するには、適切なワークフロシステムを導入して承認プロセスを簡素化することが重要です。

ワークフローシステムのメリット・デメリットや導入事例を知りたい方は、別記事「ワークフローシステムのメリット・デメリット」にて解説していますので、ぜひ参考にしてください。

無料版と有料版のワークフローシステムを比較した違い

ワークフローシステムの無料版と有料版を比較した表をご覧ください。

※上記は一例であり、詳細は製品によって異なります。

無料版と有料版を比較すると、無料版はユーザー数・利用期間・各種機能に制限がある点が違いです。また、有料版では電話などの手厚いサポート対応がありますが、無料版では基本的にサポートを受けられません。

無料のワークフローシステムを試した後に、より便利な有料版に切り替えることも考えられます。そのため、無料版だけでなく有料版のサービス内容も吟味して、導入するワークフローシステムを選ぶのがおすすめです。下記記事では価格が安いワークフローシステムを厳選していますのでぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

【比較表】無料プランを利用できるワークフローシステム

では実際に、無料プランや無料トライアルを利用できるワークフローシステムを比較します。以下、ワークフローシステムの料金や機能の比較表をご覧ください。

無料プランを提供しているワークフローシステムは、GRIDYグループウェア、ジョブカンワークフロー、Hachikin、デジロー、現場クラウド Conneの6社。これらのワークフローシステムは有料プランでも月額料金が安いため、費用を抑えたい企業におすすめです。

また、スマホアプリ対応の有無で比較すると、ジョブカンワークフロー、Jugaad ワークフロー、X-point Cloud、グルージェントフローの4社がスマホアプリに対応し、外出先でも簡単に稟議承認を行うことができます。

スマホ・タブレットで申請・承認を進めたい企業や、リモートワークを推進する企業には、スマホ対応のシステムを検討することをおすすめします。下記記事では、マルチデバイス対応でスマホ・タブレットでも簡単に使えるシステムを比較していますのでぜひ参考にしてください。  

【2025年最新】無料で使えるワークフローシステムおすすめ5選

無料で使えるワークフローシステムを比較し、2025年最新のおすすめサービス6選を紹介します。他社と比較した特徴やおすすめポイントも合わせて確認ください。

以上、無料で使えるおすすめワークフローシステムを紹介しました。ワークフローシステムのサービスは多数あるため、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合ったワークフローシステムの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。

【無料トライアルを利用できる】ワークフローシステムおすすめ11選

ワークフローシステムの導入を失敗したくないなら、無料トライアルの利用がおすすめです。多くのワークフローシステムでは無料トライアルを実施しており、なかでもおすすめのサービス10選を紹介します。

PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。稟議書を電子化し、生産性向上を図りたい企業はぜひ活用ください。

無料のワークフローシステムを導入する際の注意点

無料のワークフローシステムは、機能やユーザー数の制限があるため、導入する際には自社に必要な要件を満たしているか確認が必要です。以下、具体的な注意点を解説します

無料で利用できるワークフローシステムは、機能やユーザー数に制限がある場合に注意が必要です。また、有料版では電話などの手厚いサポート対応がありますが、無料版では基本的にサポートを受けられません。

無料のワークフローシステムを試した後に、より便利な有料版に切り替えることも考えられます。そのため、無料版だけでなく有料版のサービス内容も吟味して、導入するワークフローシステムを選ぶのがおすすめです。

求める機能の上位は「申請フォーマットの作成」「申請へのファイル添付」「メール通知」

PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した独自調査では、「申請フォーマットの作成」 が97%と最もニーズが多い結果に。次いで、「申請へのファイル添付」が96%、「申請のメール通知」が95%、「承認ルートの分岐」が93%でした。    

この結果から、多くの企業が申請・承認フローを正確かつスムーズに進めるための機能を重視していることがわかります。上記のデータも参考に、必要に応じて有料版のシステムも比較することをおすすめします。中小企業でシステム導入を検討中の方は、別記事「中小企業向けワークフローシステム」で必要機能を搭載したおすすめサービスを紹介していますので参考にしてください。  

無料のワークフローシステムは、カスタマイズできる範囲が限られます。自社の決裁プロセスに合わない場合もあるため注意が必要です。導入しようと考えているワークフローシステムで、自社の稟議申請経路を再現できるかを事前に確認することがポイントです。

PRONIアイミツでは、さまざまな条件でワークフローシステムを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探すことができますので、有料プランも確認してみたい方はぜひご活用ください。
→ワークフローシステムの最新ランキングはこちら

まとめ：無料版を試して自社に最適な電子承認システムを選定しよう

紙での稟議申請フローが非効率だと感じていながらも、どのシステムが自社に合うか分からず、システム導入が進んでいない企業も多いでしょう。そのような場合は無料版・無料トライアルを利用してみるのがおすすめです。

最近では紙やExcelを同じような入力フォーマットで、違和感なく社内申請を電子化できるワークフローシステムも多々あります。ワークフローシステム（電子承認システム）選びに迷っている企業担当者は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）ができます。

ワークフローシステムの選び方や比較ポイントを知りたい方は、別記事「ワークフローシステムの選び方を徹底解説」も参考にしてください。    

よくある質問

無料で利用できるワークフローシステム（電子承認システム）について、よくある質問にお答えします。

Googleでワークフローを無料で利用するには、GoogleWorkspaceの活用がおすすめです。GoogleWorkspaceには簡易的なワークフロー機能があり、無料で利用可能です。ただし、承認機能は限定的なので、複雑な承認経路への対応にはGoogle Workspaceとワークフローシステムの連携がおすすめ。業務効率化を図れます。

Excel（エクセル）でワークフローシステムを自作することは可能で、費用が掛からない点がメリットです。しかし、ワークフローシステムのようにスマホ上で承認・決裁を進めたり、稟議データを保管したりする機能がなく、手間や時間がかかる点がデメリット。このような理由で、Excel（エクセル）でのワークフローシステムの自作はおすすめできません。

ワークフローシステムを導入すると、Excel（エクセル）での申請書作成時に生じる多くの課題を解決が解決できます。実際に多くの企業が、紙・Excel管理からシステムへの移行を進めています。

紙の社内申請の電子化は、申請書の印刷代・用紙代を削減できるだけでなく、書類整理にかかる人件費を削減できる点がメリットです。また、ワークフローシステムではPC・スマホから稟議承認が可能なため、外出先や出張先でも滞りなく承認や決裁を進められます。

さらに、ワークフローシステム導入は内部統制を強化できる点もメリット。書類の閲覧・承認権限を細かく設定して、意思決定のプロセスをログとして残すことができます。内部監査時に必要な証跡を検索してすぐに取り出すこともでき、スムーズに監査を進められるでしょう。

社内申請の電子化のメリットについては、別記事「稟議書を電子化する方法やメリットを解説」でも解説していますので、参考にしてください。

無料で使えるオープンソースのワークフローシステムは、「Exment」「Activiti」「SHIRASAGI」などです。ソースコードが公開され、自社の承認フローにあわせた細かなカスタマイズも可能。ただし、高度な専門知識がない場合にはバグ修正や脆弱性への対処ができないため、無料プランを提供する電子承認システムの導入をおすすめします。