ワークフローシステムの選び方を徹底解説

目次
• ワークフローとは
• ワークフローシステムの役割とは
• ワークフローシステムを選ぶポイント
• ワークフローシステムのメリット
• まとめ

ワークフローとは

ワークフローシステムの「ワークフロー」とは、「業務の流れ」のこと。業務を進めていく上で必要となる一連の流れを意味します。

例えば、とある部署の担当者が「新たにパソコンを1台買う必要がある」と判断したとします。しかし、担当者がそう決めたからと言って会社のお金ですぐに購入できるわけではありません。まずは担当者から部長に経費申請書を提出し、承認されたら経理部の担当者に、再び承認されたら次は経理部の部長によって最終承認がされる、という段階を踏む必要があります。

しかし、業務内容・申請内容によってよりワークフローが複雑化することもあり、人数やステップが増えれば増えるほど、最終的な決裁までなかなかの時間がかかってしまいます。複雑化するほどワークフローが滞りがちになり、なかなか業務を進められず困ってしまう、というパターンも多いでしょう。

ワークフローシステムの役割とは

ワークフローシステムの役割は、業務に関する一連の申請・承認フローを自動化すること。システムによっては単純な自動化のみならず細かな権限設定や自動割り振りなどにも対応し、どのような申請であっても柔軟にフローを自動化できるよう仕組みが設計されています。

申請から承認、さらには決裁後の書類管理に至るまでを1つのシステムでカバーすることによって、情報共有がスピードアップし、1つひとつのステップにかかる時間を大幅にカットできます。またペーパーレス化の促進に繋げることもできるでしょう。

ワークフローシステムを選ぶポイント

ワークフローがどのような役割を持つのかを改めて把握できたところで、ワークフロー システムの選び方をチェックしていきましょう。

自社で必要となる機能を洗い出す

ワークフローシステムの選び方としてはじめにあげられるのが、必要な機能の洗い出しです。ワークフローシステムと一口に言っても搭載されている機能はさまざま。ワークフローシステムであればどれも機能は変わらないだろう……と詳細をよく確認せずに導入してしまうのは危険です。

マルチデバイス対応のものがいいのか、多言語に対応している方がいいのか、さらには管理面の機能がどれほど充実していると安心かなど、さまざまな面から必要な機能を考えておくことをおすすめします。

既存Excelフォーマットがそのまま利用できるか

ワークフローシステムを導入する前は、Excelで申請書類を作成していたというパターンも多いのではないでしょうか。その場合、システムを導入することによって書類のフォーマットが変わってしまうと厄介かもしれません。そのため、使い慣れているExcelフォーマットをそのまま使用できるワークフローシステムに絞るのも1つの選び方です。

Excelフォーマットに対応しているだけでなく、申請書類を簡単にカスタマイズできるワークフローシステムも少なくありません。難しい知識がなくとも気軽にカスタムできるものを選んでおけば、申請書類のフォーマットに関して悩むことはないでしょう。

外部システムと連携できるか

ワークフローシステムを導入する際には、外部システムとも柔軟に連携できるものを選ぶと安心です。例えばSlackやChatworkなどといった各種ビジネスチャットツールに連携できると、申請が届いた際にチャット上に通知が届き、承認された際にもチャット上メッセージが届くなど、よりスピーディな承認フローを叶えることができます。

どのようなシステムと連携できると便利かという点をきちんと整理し、そのニーズに対応しているワークフローシステムを選ぶようにしましょう。

直感的に利用できるか

ワークフローシステムの選び方でもっとも重要と言っても過言ではないのが、使いやすさです。せっかく導入しても、「申請書類の作成方法が分かりづらい」「過去の書類の管理方法が複雑だ」など、難しい点があると逆効果。ワークフローシステムによる効率化を叶えるためには、社内にいち早く定着させなければなりません。本格導入する前には必ず無料トライアルを利用し、誰にとっても使いやすく直感的に操作できる製品かを確認しておくことをおすすめします。

無料トライアルを利用する際には、そのシステムを利用する可能性のある従業員に試してもらい、実際に使いやすかったかどうかフィードバックをもらっておくと良いでしょう。

申請に関するメンテナンスはしやすいか

人事異動がありワークフローにおける承認者・決裁者に変更が生じたという場合や、申請ルートをより複雑にしなければならなくなった場合、あるいは申請金額に変更があるという場合には、いち早く修正しなければなりません。その修正に手間を取られてしまうと、業務のスムーズな進行を妨げることとなるので、ワークフロー管理を気軽に行えるかどうかは選び方において非常に重要なポイントと言えます。

そのため、組織情報に変更があった場合には一括で変更できるものを選んでおくと、人事異動後の事後処理もスムーズに進行可能。所属情報、部署情報などをCSVファイルでインポートできるものであれば安心でしょう。

処理状況や証跡の確認はしやすいか

ワークフローをスムーズに進めるにあたって重要なのが、進捗状況を把握できているかどうかというポイントです。今現在においてどのフローまで進み、誰が申請書類を確認中なのかを常に把握しておくことにより、ワークフローが停滞してしまうことを未然に防ぐことができます。

そのため、ワークフローシステムの選び方においても、申請の処理状況を分かりやすく把握できるものを選んでおくと安心。もしも停滞してしまっている場合には、該当者に通知を送信できるものだとなお良いでしょう。先にも触れたように、SlackやChatworkなどのビジネスチャット ツールと連携できるものであれば、アラートにも気づいてもらいやすいはずです。

企業規模に応じて最適なシステムを選ぶ

規模に合ったものを選ぶのも選び方として非常に重要です。大企業向けのワークフローシステムの場合、組織変更の期またぎや組織情報の取り込み、外部マスタとの連携など大企業向けの機能が充実しており、ワークフローが複雑化しやすい大企業であっても、申請業務をスムーズに進めることができます。しかし、機能が充実していることから、利用料金はそれなりの値段となる場合が多いでしょう。

一方、中小企業向けのワークフローシステムの場合、大企業向けよりも機能数では劣るものの、利用料金はできる限り抑えることができます。ワークフローに関わる人数が大企業よりも少なく、数人〜十数人に収まることが多いため、ユーザー1人あたり◯円という課金制のものでもリーズナブルに利用できるでしょう。

ワークフローシステムのメリット

最後に、ワークフローシステムを導入するとどのようなメリットがあるのかを紹介します。ワークフローシステムを導入するかどうかお悩みの担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

意思決定のスピードアップ

ワークフローシステムを導入することによって、導入する前よりも意思決定のスピードアップを実現することができます。

ワークフローシステムを導入しておけば、テンプレートを活用し申請書類を気軽に作成可能。さらに、外出時であっても申請・承認を簡単に行うことができます。社内PCのみならずスマートフォンやタブレットなどからもアクセスできるため隙間時間を活用できるため、ワークフローが停滞してしまうことがありません。加えて、ワークフローの進捗状況を見える化できるほか、アラート機能によってフローの停滞を未然に防止できるなど、ワークフローシステムには意思決定のスピードアップを叶える機能が豊富に搭載されています。

内部統制の強化

ワークフローシステムを導入することで、申請・承認をまとめて管理でき、証跡や決裁情報の見える化にも役立ちます。

また、システム上で書類を管理できることによって、ログ管理機能を活用し誰が・いつ・どんな操作を行なったのかを残しておくことができるため、文書改ざんのリスクを最小限に。内部統制を強化することに貢献します。

ペーパーレスでコスト削減

ワークフローをアナログで管理していると、過去に作成された書類の管理に苦労するもの。参照したい場合にも探すのに手間がかかります。

しかし、ワークフローシステムを導入しておけば、システム上で一元管理でき、ソート機能で参照したい文書をすぐに取り出すこともできるでしょう。社内のペーパーレス化を推進したい場合にはうってつけです。

まとめ

今回は、ワークフローシステムの選び方や導入するメリットなどを紹介してきました。

システムの選定を行う際には、どのようなシステムを選ぶか社内できちんと整理し、導入後に後悔のないよう要件をまとめておきましょう。

もしもどのシステムを選べばいいかお悩みの場合には、ぜひアイミツSaaSをご利用ください。