稟議を効率化！ワークフローシステムの選び方を徹底解説

目次
• 失敗しないワークフローシステムの選び方｜5つのポイント
• ワークフローとは
• ワークフローシステムの役割とは
• ワークフローシステムのメリット
• まとめ：選び方を押さえて最適なワークフローシステムを選びましょう

失敗しないワークフローシステムの選び方｜5つのポイント

ワークフローシステムとは、社内の稟議申請から承認までの一連の流れをシステム上で効率的に行えるツールです。紙やExcelで回覧していた社内稟議をシステム化することで、時間や手間を削減できます。また、PCだけでなくスマホ・タブレットからも操作可能なため、外出先からも稟議の承認ができ、意思決定のスピードアップが期待できます。

いざワークフローシステムを導入しようと思っても、製品数が多すぎてどのような基準で選ぶべきか迷う企業担当者も多いでしょう。そこでまずは、ワークフローシステムの選び方を5つのポイントをあげて解説します。

複雑な承認経路に対応したルート設定ができるか

企業によって社内稟議の承認経路はさまざまです。主な承認ルートとしては、次の4つ型に分類できます。

なかでも条件分岐型や並列型は、複雑な承認ルートです。自社の社内規定で複雑な承認経路がある場合は、それに対応したワークフローシステムを選ぶことがポイント。自社の承認経路に対応しないワークフローシステムを選んでしまうと「費用をかけてシステムを導入したのに、活用できなかった」「システムに合わせて社内規定を変更しなければならない」という事態になることもあるため注意しましょう。

稟議書のフォーマットを自由にカスタマイズできるか

多様なテンプレートがあり、また1つ1つの項目を自由にカスタマイズできるワークフローシステムなら、Excelや紙の稟議書からスムーズに移行できます。多くのワークフローシステムには以下のようなテンプレートがあります。

また、項目名をカスタマイズしたり、既存の申請フォーマットに似せたレイアウトに編集することも可能です。これまでと変わらないデザインの申請フォーマットを作成できれば、社内への定着が早いだけでなく、ITツールの操作に不慣れな従業員や新入社員もスムーズに業務が行えます。ワークフローシステムの入力フォームや画面設計は各社で異なるため、本格導入前に無料トライアルを活用して操作性を確認しましょう。

自社システムとの連携機能があるか

ワークフローシステムは自社で利用中のシステムと連携することで、企業全体の業務効率が向上します。たとえば、Google WorkspaceやサイボウズOfficeなどのグループウェアと連携すると、承認依頼通知がグループウェアに届きます。さらに、グループウェアのホーム画面に承認業務のタスクが表示されるため、対応漏れを防ぐことが可能です。

また、経費精算システムや会計ソフトと連携すると、申請から会計までの一連の業務が一気通貫で完結します。業務効率化を図りたい企業は「自社システムとの連携機能があるか」という観点でワークフローシステムを比較検討しましょう。別記事「外部システムと連携可能なワークフローシステム」も参考にしてください。

モバイルアプリ対応や、直感的に使えるUIなど工夫があるか

多くのワークフローシステムはクラウドツールのため、インターネット環境があればPC・スマホ・タブレットから操作可能です。ただし、基本的にはPCでの操作を前提として開発されており、スマホのブラウザ上では操作がしにくい恐れもあります。

「外出先からも直感的な操作で承認作業をできるようにしたい」とお考えなら、モバイルアプリを提供しているワークフローシステムがおすすめです。アプリならスマホ画面での操作に適したUI（ユーザー・インターフェース）となっています。またブラウザ検索せずに、アプリを開くだけで簡単に操作ができる点もメリットです。

自社の企業規模・予算に合ったシステムか

会社の組織規模によって、ワークフローシステムを選ぶ際に注意すべきポイントは異なります。

大企業の場合、購買稟議や契約稟議での金額が高額になるケースもあり、金額によって申請・承認ルールが分けられていることも多いでしょう。ルールに沿った申請内容になっていない場合にアラートが出る仕組みや、申請内容にあった承認経路が自動設定される仕組みが必要です。また、その業界に固有の商習慣や、その企業独自の業務内容にあわせて申請書をカスタマイズできることも重要になります。

一方で中小企業の場合、大企業と比較して部署数が少ないことから複雑な社内稟議フローが不要という場合が多いでしょう。自社に必要なシンプルな機能のみを搭載したワークフローシステムを選べば、予算内で業務効率を大幅に向上できます。

ここまでワークフローシステムの選び方を解説しましたが、実際に数あるワークフローシステムをご自身で比較して自社ニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。

また別記事「ワークフローシステムを徹底比較」では、2024年最新比較でおすすめワークフローシステムを解説していますので、あわせてご覧ください。

ワークフローとは

ワークフローシステムの「ワークフロー」とは、「業務の流れ」のこと。業務を進めていく上で必要となる一連の流れを意味します。

例えば、とある部署の担当者が「新たにパソコンを1台買う必要がある」と判断したとします。しかし、担当者がそう決めたからと言って会社のお金ですぐに購入できるわけではありません。まずは担当者から部長に経費申請書を提出し、承認されたら経理部の担当者に、再び承認されたら次は経理部の部長によって最終承認がされる、という段階を踏む必要があります。

しかし、業務内容・申請内容によってよりワークフローが複雑化することもあり、人数やステップが増えれば増えるほど、最終的な決裁までなかなかの時間がかかってしまいます。複雑化するほどワークフローが滞りがちになり、なかなか業務を進められず困ってしまう、というパターンも多いでしょう。

ワークフローシステムの役割とは

ワークフローシステムの役割は、業務に関する一連の申請・承認フローを自動化すること。システムによっては単純な自動化のみならず細かな権限設定や自動割り振りなどにも対応し、どのような申請であっても柔軟にフローを自動化できるよう仕組みが設計されています。

申請から承認、さらには決裁後の書類管理に至るまでを1つのシステムでカバーすることによって、情報共有がスピードアップし、1つひとつのステップにかかる時間を大幅にカットできます。またペーパーレス化の促進に繋げることもできるでしょう。

ワークフローシステムのメリット

最後に、ワークフローシステムを導入するとどのようなメリットがあるのかを紹介します。ワークフローシステムを導入するかどうかお悩みの担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

意思決定のスピードアップ

ワークフローシステムを導入することによって、導入する前よりも意思決定のスピードアップを実現することができます。ワークフローシステムを導入しておけば、テンプレートを活用し申請書類を気軽に作成可能。さらに、外出時であっても申請・承認を簡単に行うことができます。

加えて、ワークフローの進捗状況を見える化できるほか、アラート機能によってフローの停滞を未然に防止できるなど、ワークフローシステムには意思決定のスピードアップを叶える機能が豊富に搭載されています。

マルチデバイス対応のワークフローシステムであれば、社内PCのみならずスマートフォンやタブレットなどからもアクセスできるため隙間時間を活用できるため、ワークフローが停滞してしまうことがありません。スマホ対応のワークフローシステムは、別記事「スマホ・タブレット対応でおすすめのワークフローシステム」にて紹介していますのでぜひ参考にしてください。  

内部統制の強化

ワークフローシステムを導入することで、申請・承認をまとめて管理でき、証跡や決裁情報の見える化にも役立ちます。

また、システム上で書類を管理できることによって、ログ管理機能を活用し誰が・いつ・どんな操作を行なったのかを残しておくことができるため、文書改ざんのリスクを最小限に。内部統制を強化することに貢献します。

ペーパーレスでコスト削減

ワークフローをアナログで管理していると、過去に作成された書類の管理に苦労するもの。参照したい場合にも探すのに手間がかかります。

しかし、ワークフローシステムを導入しておけば、システム上で一元管理でき、ソート機能で参照したい文書をすぐに取り出すこともできるでしょう。社内のペーパーレス化を推進したい場合にはうってつけです。

ワークフローシステムにはメリットだけでなくデメリットもあります。別記事「ワークフローシステムのメリット・デメリットまとめ」では、メリットをより詳しく解説するとともに、デメリットも確認できますので、システム導入前にぜひご覧ください。  

まとめ：選び方を押さえて最適なワークフローシステムを選びましょう

今回は、ワークフローシステムの選び方や導入するメリットなどを紹介してきました。システムの選定を行う際には、どのようなシステムを選ぶか社内できちんと整理し、導入後に後悔のないよう要件をまとめておきましょう。

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