回覧を効率化するワークフローシステムおすすめ11選！社内回覧を電子化しよう

目次
• 回覧の効率化に役立つワークフローシステムの機能
• ワークフローシステムで回覧を電子化するメリット
• ワークフローシステムを導入するデメリット
• 【比較表】社内回覧に対応するワークフローシステム
• 回覧を効率化するワークフローシステムおすすめの11選
• ワークフローシステムの選び方
• まとめ：回覧の申請・承認をワークフローシステムで効率化しよう

回覧の効率化に役立つワークフローシステムの機能

回覧の効率化に役立つ機能を解説する前に、「そもそもワークフローシステムとは何か」について説明します。ワークフローシステムとは、これまで紙やExcelで行ってきた申請・承認の一連の業務をシステム化し、稟議のフローを効率化するツールです。

承認プロセスを可視化し、稟議のフローや回覧状況の進捗をシステム上で把握できるため、滞留への対処もスムーズです。 

回覧の効率化に役立つワークフローシステムの機能には、次のようなものがあります。

特に、外出する従業員が多い企業や、テレワークを推進する企業には、モバイル機能の活用がおすすめです。インターネット環境とデバイスさえあれば、時間や場所を問わずに書類を確認できるため、回覧や承認を効率化できます。 

ワークフローシステムで回覧を電子化するメリット

ワークフローシステムにはどのようなメリットがあるのか、改めて確認しておきましょう。

まずはじめに、先にも少し触れているとおり、オフィスのペーパーレス化を進められるのが大きなメリット。これまでは、まずは申請書類を作成・印刷し、その書類を提出・回覧してもらうことによって承認作業を進めるのが一般的でした。そのため、申請の度に書類を作成せねばならず、用紙代や印刷代もかさんでいました。さらに、決裁後の書類の管理コストも発生していました。

しかし、ワークフローシステムの申請・承認や回覧機能を利用できれば、ペーパーレス化を叶えながらも、これまでどおり申請を回覧してもらうことができます。回覧を電子化することで、ペーパーレス化とコスト削減を同時に実現できるようになります。

加えて、承認作業がどこまで進んでいるか、どこまで回覧されているかを簡単に把握できるのもうれしいポイントです。ワークフローシステム上の機能を用いれば、承認の進捗状況や閲覧者をひと目で把握できます。

さらに、システム側から承認者にアラートが通知されるため、これまでの方法よりも滞りなく承認・回覧が進んでいくのも大きなメリットです。

ワークフローシステムはPC・スマホ・タブレットから、いつでも回覧を進められる点もメリット。インターネット環境があれば、外出先からも承認業務ができるため、「承認者が出張から戻るのを待たなければ業務が進められない」といった問題や、承認者の「会社に戻らないと承認できない」といった課題を解決できます。  

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ワークフローシステムを導入するデメリット

ここではワークフローシステムを導入するデメリットを確認しましょう。

ワークフローシステムの導入には費用が発生します。ワークフローシステムの導入形態は主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられ、それぞれ発生する費用が異なります。

ます。現在主流のクラウド型システムは月額課金制（サブスクリプションモデル）で、ユーザー1人当たり月額300円～500円程の費用が発生します。初期費用は無料のサービスが多いです。

一方、オンプレミス型のワークフローシステムは、月額料金はかからないものの、導入時の費用が100万円～500万円程と高額になるため注意が必要。その分、自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能などメリットは豊富ですが、長期的に運用しないとコストを回収できない点はデメリットといえます。

コストを抑えたい企業は、導入ハードルが低いクラウド型から始めることをおすすめします。

紙の設計図面でやりとりする建設業界や、紙での申請が多い市役所などの行政機関などでは、紙の資料から電子化するのが難しいケースもあります。こういった現場でワークフローをシステム化すると、「稟議申請のためだけに添付資料をPDF化する」などの作業が発生するおそれも。電子化により、これまで以上に手間が増えるという事態を回避するため、事前によく検討しましょう。

【比較表】社内回覧に対応するワークフローシステム

ここからは実際に、社内回覧に対応可能なワークフローシステムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

上記比較表をご覧の通り、クラウド型ワークフローシステムの多くが、月額料金1ユーザーあたり300～500円ほどで利用可能です。初期費用無料のサービスも複数あります。また、上記サービスのほとんどが無料トライアルを利用できるので、画面の操作性を確認できます。

ワークフローシステムのサービスが多いため、複数社を比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。

回覧を効率化するワークフローシステムおすすめの11選

ここからは、回覧の効率化におすすめのワークフローシステムを厳選してご紹介していきます。数あるワークフローシステムのなかから選ばれたおすすめのものなので、導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

以上、機能比較や料金比較でおすすめのワークフローシステムを詳しく解説しました。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。

ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が搭載しているかをチェックしましょう。ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておくと、必要な機能を絞りやすくなります。

求める機能の上位は「申請フォーマットの作成」「ファイル添付」「メール通知」

PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した調査では、「申請フォーマットの作成」 が97%と最もニーズが多い結果に。次いで、「申請へのファイル添付」が96%、「申請のメール通知」が95%、「承認ルートの分岐」が93%でした。下記の調査結果も参考に、目的に合う機能を搭載したシステムを導入しましょう。

ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

関連記事：2025年最新おすすめワークフローシステムを比較

まとめ：回覧の申請・承認をワークフローシステムで効率化しよう

ワークフローシステムにはさまざまな便利な機能がありますので、文書の回覧に利用できる機能を活用し、承認回覧を効率化しましょう。ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。とはいえ、数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。

「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。

また、PRONIアイミツでは、さまざまな条件でワークフローシステムを比較できるランキングページも用意しています。早速、自社に最適なサービスを探したい方は、「ワークフローシステムの最新ランキング」をチェックしてみましょう。