回覧の効率化におすすめのワークフローシステム10選【2025年最新】

目次
• 回覧の効率化に役立つワークフローシステムの機能
• ワークフローシステムのメリット・デメリット
• ワークフローシステムの選び方
• 【比較表】回覧に対応可能なワークフローシステム
• 回覧におすすめのワークフローシステム10選
• まとめ：承認回覧をワークフローシステムで効率化しよう

回覧の効率化に役立つワークフローシステムの機能

回覧の効率化に役立つ機能を解説する前に、「そもそもワークフローシステムとは何か」について説明します。ワークフローシステムとは、これまで紙やExcelで行ってきた申請・承認の一連の業務をシステム化し、稟議のフローを効率化するツールです。

承認プロセスを可視化し、稟議のフローや回覧状況の進捗をシステム上で把握できるため、滞留への対処もスムーズです。 

回覧の効率化に役立つワークフローシステムの機能には、次のようなものがあります。

特に、外出する従業員が多い企業や、テレワークを推進する企業には、モバイル機能の活用がおすすめです。インターネット環境とデバイスさえあれば、時間や場所を問わずに書類を確認できるため、回覧や承認を効率化できます。 

ワークフローシステムのメリット・デメリット

ワークフローシステムにはメリットがあるのか、改めて確認しておきましょう。

まずはじめに、先にも少し触れているとおり、オフィスのペーパーレス化を進められるのが大きなメリット。これまでは、まずは申請書類を作成・印刷し、その書類を提出・回覧してもらうことによって承認作業を進めるのが一般的でした。そのため、申請の度に書類を作成せねばならず、用紙代や印刷代もかさんでしまいます。

また、決裁後の書類の管理にも手間がかかってしまうのが事実です。しかし、ワークフローシステムの申請・承認や回覧機能を利用できれば、ペーパーレス化を叶えながらも、これまでどおり申請を回覧してもらうことができます。

加えて、承認作業がどこまで進んでいるのか、どこまで回覧されているのかを簡単に把握できるのもうれしいポイントです。ワークフローシステム上の機能を用いれば、承認の進捗状況や閲覧者をひと目で把握できます。システム側から承認者にアラートが通知されるため、これまでの方法よりも滞りなく承認・回覧が進んでいくのも大きなメリットでしょう。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。

ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。

ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

【比較表】回覧に対応可能なワークフローシステム

ここからは回覧に対応可能なワークフローシステムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローシステムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、申請回覧機能が使えるワークフローシステム選びの参考にしてください。

回覧におすすめのワークフローシステム10選

ここからは、回覧におすすめのワークフローシステムを厳選してご紹介していきます。数あるワークフローシステムのなかから選ばれたおすすめのものなので、導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

まとめ：承認回覧をワークフローシステムで効率化しよう

ワークフローシステムにはさまざまな便利な機能がありますので、文書の回覧に利用できる機能を活用し、承認回覧を効率化しましょう。ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。とはいえ、数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。

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