【2023年最新】クラウド型のワークフローを徹底比較！おすすめ13選

目次
• 1.クラウド型のワークフローシステムとは？
• 2.クラウド型ワークフローシステムのメリット
• 3.クラウド型のワークフローシステムを選ぶ際のポイント
• 5.特におすすめ！クラウド型ワークフローシステム5選
• 6.【比較表】リーズナブル・無料なクラウド型ワークフローシステム
• 3.リーズナブル・無料なクラウド型ワークフローシステム5選
• 7.【比較表】他システムとの連携に強いクラウド型ワークフロー
• 8.他システムの連携に強いクラウド型ワークフロー3選
• 9.導入に至っては？
• 10.【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったらアイミツへ

1.クラウド型のワークフローシステムとは？

ワークフローシステムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。
クラウド型のワークフローシステムは、各種申請書類や承認などの手続きを電子データに変えてオンライン処理するもので、ベンダーが提供するシステムを利用します。

一方のオンプレミス型は自社でサーバーとシステムを構築するタイプの製品です。完全自社仕様にできる点は魅力ですが、初期費用が高額かつ保守・運用は自社対応のため、導入ハードルの高さがネックとなり、現状ではクラウド型に人気が集まっています。

クラウド型のワークフローシステムが注目される背景は次の通りです。

・働き方改革の推進
クラウド型はインターネット環境下でどこでも利用できることから、外出先や自宅からもアクセス可能です。承認・申請のオンライン化は働き方改革の推進材料となるでしょう。

・災害対策
日本は災害の多い国で、以前よりBCP対策の重要性が説かれていました。
従来の方法では自社が被災した際にデータも失われてしまいますが、クラウド型はベンダーのサーバーにデータが保存されます。遠隔地にデータが保存されていれば、自社が被災してもデータが失われることはありません。
データセンターを複数設置しているベンダーもあり、安全性という点で注目を集めています。  

2.クラウド型ワークフローシステムのメリット

ここでは、クラウド型ワークフローシステムのメリットを3つご紹介します。導入を検討中の方は参考にしてください。

2-1.どこからでも利用できる

クラウド型のワークフローシステムの最大の特徴は、インターネット環境さえあれば利用できる点。スマホと連動しているサービスも多く、出張先からでも申請・承認作業を進めることができます。日々の無駄な時間を削減できるでしょう。

社外での作業に向いているということは、リモートワークにも対応可能ということ。働き方改革を推進している企業にもクラウド型のワークフローシステムはぴったりです。

2-2.小まめな進捗管理ができる

クラウド型のワークフローシステムを導入すれば、小まめな進捗管理が可能。情報が紙の書類ではなくデータでまとめられているからです。書類の差し戻しといったリスクを防ぐこともできるでしょう。

申請状況を確認することができるので、社員のストレス削減にもつながります。どこで流れが止まっているのかチェックすることもできることから、効率的な業務フローを実現するための意識改革にも役立つはずです。

2-3.導入から開始までが早い

導入から実際の運用までがスピーディという点もクラウド型ワークフローシステムのメリット。サーバを構築するオンプレミス型とは違い、クラウド型はサーバーの構築が必要ないため、早い場合には申し込み後即日で利用を開始することもできます。

設備投資費用を削減できるという側面もあり、手軽にワークフローシステムを利用してみたい方にぴったり。なかには初期費用を無料に設定しているサービスもあるため、イニシャルコストも抑えられるでしょう。

2-4.システム導入のコストやリソースが削減できる

オンプレミス型の場合は、システムは自前で構築しなければならず、専門技術者も必要となります。しかし、クラウド型のワークフローシステムはベンダーが提供するシステムを使うため、システム構築の初期費用はかかりません。また、保守・運用もベンダー側の責任で行われることから、専門知識を持つスタッフがいなくても導入できます。
クラウド型のワークフローシステムはシステム導入のコストやリソースを大幅に削減できる点が魅力です。

3.クラウド型のワークフローシステムを選ぶ際のポイント

ここまでクラウド型ワークフローシステムを導入するメリットを紹介してきましたが、ワークフローシステムを実際に選ぶ際にはどのような点に気を付けるべきなのでしょうか。以下では、おさえておきたい5つのポイントを紹介します。

3-1.会社の規模 /自社の業務スタイルに合いそうか

クラウド型のワークフローシステムを選ぶ際には、会社の規模や自社の業務スタイルに合いそうか、確認しておくことが重要です。例えば、会社の規模が大きければ、申請・承認ルートが複雑になる傾向があります。その場合、そのルート設定に対応できるようなワークフローシステムを選ぶ必要があります。

また、申請書のフォーマットをオリジナルで用意していることもあるでしょう。その場合、そのスタイルに対応できるようなカスタマイズ性の高いワークフローシステムかどうか確認するべきです。

不正操作を牽制できるような機能がある、ログ管理機能があるなど、内部統制を強化できるようなセキュリティ機能があるかどうかもチェックしておきましょう。

3-2.現状のフローの分析をしておく

ワークフローシステムを導入する前に、現状の申請・承認フローを分析しておきましょう。企業の業務形態にマッチしたカスタマイズを実現するために重要なポイントです。

どの部署に申請すればいいのか、どのように承認されるのかを明確にしておくことで、無駄のないワークフローシステムの導入を実現できます。特に複雑な申請・承認フローになっている場合は、ヒアリングの前に紐解いておきましょう。

3-3.承認フローに適応するか、自社のやりたい権限設定などができるか

先ほども自社の申請・承認ルートに対応できるか確認するよう説明しましたが、自社の申請・承認ルートに対応できるだけでなく、細かな権限設定が行えるのかどうかもチェックしておきましょう。

例えば、契約書の承認など、営業部門とコーポレート部門による承認が必要な場合は、先方と直接的なやり取りを行う担当には申請内容の変更まで行える権限設定する。内容を確認するだけの管理部門の担当者には閲覧のみなど設定することが可能。部署や担当者ごとに権限設定ができれば、様々な承認フローに対応できるでしょう。

そのため、どんな権限設定が必要か、システムを選定する前にあらかじめ整理しておくとスムーズです。  

3-4.既存システムとの連携ができるか

導入の際には、既存システムとの連携可否も重要なポイントです。クラウド型のワークフローシステムはさまざまありますが、外部システムとの連携の可否は製品ごとに異なります。
既存システムと連携できないとデータを共有することができず、入力の二度手間などが発生してしまいます。導入後にシステムを変えるのは想像以上に面倒なので、できるだけ既存システムとの連携度の高い製品を選ぶと良いでしょう。

3-5.トータルコストはいくらくらいかかるか

クラウド型のワークフローシステムはベンダーが提供するシステムを利用するため、初期導入費用はリーズナブルです。しかし、システムを使う限りサービスの利用料が発生します。多くのベンダーは1ユーザー当たりの月額課金制を採用しており、ユーザーが多くなるほど、長期利用になるほどランニングコストはかさみます。
導入に際しては目先の金額だけで判断せず、将来的なトータルコストも検討することが大切です。特に大規模利用を想定する場合は、料金プランをよく検討する必要があるでしょう。

5.特におすすめ！クラウド型ワークフローシステム5選

まずは、クラウド型ワークフローシステムの中でも特におすすめできる5つをご紹介します。

6.【比較表】リーズナブル・無料なクラウド型ワークフローシステム

ここからはリーズナブル・無料なクラウド型ワークフローシステムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローシステムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、リーズナブル・無料なクラウド型ワークフローシステム選びの参考にしてください。

3.リーズナブル・無料なクラウド型ワークフローシステム5選

続いて、リーズナブル・無料のクラウド型ワークフローシステムを5つご紹介します。費用を抑えたい方は必見です。

7.【比較表】他システムとの連携に強いクラウド型ワークフロー

ここからは他システムとの連携に強いクラウド型ワークフローを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローシステムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、他システムとの連携に強いクラウド型ワークフローシステム選びの参考にしてください。

8.他システムの連携に強いクラウド型ワークフロー3選

最後に、他システム連携に強いクラウド型のワークフローシステムを3つご紹介します。

9.導入に至っては？

新しくワークフロー分析を導入する際には、その機会を「自社のワークフローを見直してみるタイング」として有効活用するのがおすすめです。

これまでにルールとして定めていた申請・承認ルートに無駄はないのか、人数は適切か、担当者は適切かなどを細かく見直していくことによって、新たにワークフローシステムを導入した際にもスムーズな運用へとつながります。

「これまでずっとこのルールで運用してきたから……」と形骸化してしまったルールをそのまま運用し続けるのではなく、より効率的に申請・承認を行えるようにブラッシュアップしてみましょう。

10.【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったらアイミツへ

今回はおすすめできるクラウド型のワークフローシステム13選を紹介しました。ワークフローシステムを選ぶ際の注意点も解説したので、ぜひ参考になさってください。

ペーパーレス化や申請・承認フローの改善につながるワークフローシステム。なかでもクラウド型の場合、外出先でも利用できるという特徴があります。しかし、今回ご紹介したように多くのワークフローシステムがリリースされており、それぞれサービス内容や費用が異なります。自社との相性を見極めてから導入しなければなりません。

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