電子決裁システム10選を徹底比較！選び方や導入事例も紹介【2022年最新版】

目次
• 1.電子決裁とは
• 2.電子決裁システムを導入するメリット
• 4.電子決裁システムを導入するデメリット
• 5.【比較表】おすすめの電子決裁システム
• 6.無料で試せるおすすめの電子決裁システム3選
• 7.無料版が用意されているおすすめの電子決裁システム2選
• 8.導入実績が豊富なおすすめの電子決裁システム3選
• 9.電子決裁システムの導入事例
• 10.【まとめ】電子決裁システム選びで迷ったらアイミツSaaSへ

1.電子決裁とは

電子決裁システムとは、従来の決裁手段である「ハンコ」や「紙」による申請書類を電子化し、決裁権者の業務効率化を図るためのシステムです。

今までの決裁方法としては、各担当者が会社に出勤し、紙の申請書類を確認してハンコを押印すると言う流れで当たり前でした。しかし、各担当者の予定が合うまで申請書類の決裁が進まないと言う課題が挙げられます。

一方、電子決裁システムには、決済業務の「ムダ」を削減し、業務を支援する以下の機能が搭載されています。

・文書フォーム作成
・承認ルート設定
・ファイル添付
・マルチOS対応

電子決裁システムはさまざまな製品がリリースされており、会社が抱える課題を解決出来るシステムを導入できれば、決済業務の手間を大幅に削減出来ます。

2.電子決裁システムを導入するメリット

電子決裁システムを導入すると、現在の決裁手段がどのように変化するのでしょうか。ここでは、電子決裁システム導入のメリットについてご紹介します。

3-1.決裁にかかる時間や手間が削減される

電子決裁システムを導入することによって、紙やハンコを利用した物理的な受け渡しの手間を削減出来ます。
従来の決裁業務では、紙やハンコを用いて申請書類を社内で回覧する必要がありました。しかし、次の場合には決済期間が大幅に長引いてしまいます。

・決裁権者が外出している
・テレワークで各担当者の出社が必要となる
・他の資料に埋もれてしまう

これに対し、電子決裁システムは、すべての決裁作業をPC・スマホで完結出来ます。場所を問わず処理を進められることから、外出先や自宅からスピーディーに決済業務を完了出来るのが魅力です。

また、電子決裁システムに搭載された通知機能を利用することによって、各担当者の確認忘れを防止出来ます。

3-2.ミスや不正防止に役立つ

電子決裁システムは、すべての決裁作業を電子化出来るため、紙の文書と比べてミスを軽減出来ます。

例えば、紙の文書を用いた決裁作業では、以下に示すミス・不正が頻発していました。
・申請書類の記入ミス
・ハンコの偽装
・とある担当者を通さずに申請

申請書類に上記の記入ミスがあると、また1から決裁作業のやり直しが必要です。また、ハンコを偽装して不正の申請書類の決裁を通してしまうこともありました。

一方、電子決裁システムは、簡単に記入ミスを修正出来る他、データ操作履歴の確認や権限付与を行うことで不正防止が可能です。

3‐3.ペーパーレス化が促進される

電子決裁システムは、社内のペーパーレス化に貢献します。申請書類の決裁に必要だった紙の文書がなくなることから、以下のコストを削減可能です。
・印刷紙代
・印刷代
・保管・管理コスト

特に、紙の文書の保管・管理には大幅なコストがかかります。中には壁一面が書類で埋まってしまう会社も多く、どこに書類を保管したのか分からずに紛失してしまうリスクもあるでしょう。

ペーパーレス化が促進されると、社内の煩雑な書類管理をすべてデータとして管理可能です。よって電子決裁システムは、働き方改革の一環として重要な役割を担うシステムだといえます。

3‐3.業務フローの見直しに役立つ

電子決裁システムは、分かりづらいと感じていた決済フローの「無駄」を削減出来ます。
従来の紙の文書による決済の場合、次にどの担当者に回覧する必要があるのか分からなかったり、担当者が休みの場合は順番を入れ替えたりと、決済フローの設定・調整に手間がかかっていました。

これに対し電子決裁システムは、システムを通じて離れた場所から申請書類を確認出来ます。その結果として、決裁フローを可視化して、無駄な洗い出しを行えるのはもちろん、更なる業務効率化に貢献出来るのが魅力です。

4.電子決裁システムを導入するデメリット

電子決裁システムは、魅力的なメリットがある一方で「導入・運用にコストがかかる」といったデメリットがあることを覚えておきましょう。

近年では、サブスプリクション形式の電子決裁システムが提供されており、システムを利用するために長期的な費用が必要です。また、導入段階では決済手段を大きく変化させるため、社内教育を含めたコストがかかることも把握しておきましょう。

このとき、前述した「ペーパーレス化」「手間や時間の削減」「ミス防止」といった点を考慮すれば、導入コスト以上のコストカットが可能です。導入におけるデメリットをもつ電子決裁システムですが、それを上回るメリットを得られる可能性が十分にあることを理解してください。

5.【比較表】おすすめの電子決裁システム

ここからはおすすめの電子帳簿保存法対応の会計ソフトを紹介していきます。
まずは会計ソフトでおすすめサービスをアイミツSaaSが料金や機能項目、連携サービスなどを絞り込んで比較表にまとめてみました。
各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

6.無料で試せるおすすめの電子決裁システム3選

初めて電子決裁システムを導入するなら、事前に無料お試しが利用出来る製品の利用がおすすめです。まずは5つの電子決裁システムについてご紹介します。

7.無料版が用意されているおすすめの電子決裁システム2選

電子決裁システムの導入予算を確保出来ないなら、無料版が用意されている製品の利用がおすすめです。続いて無料版が提供されていっる2つの電子決裁システムについてご紹介します。

GRIDYグループウェア

GRIDYグループウェアは、多数のビジネス向けソフトウェアを開発するナレッジスイート株式会社が提供する電子決裁システムです。
当システムは、顧客管理からToDo管理を含む合計23種類の業務効率化機能が搭載されており、そのひとつとして、電子決裁機能が含まれています。
無料でありながら業務全体をサポートしてくれる他、強固なセキュリティによって作成・共有したデータを安全に保管可能です。
一部機能は有料オプションの利用が必要ですが、無料版だけでもほとんどの業務をサポート出来るため、ぜひ導入をご検討ください。

8.導入実績が豊富なおすすめの電子決裁システム3選

9.電子決裁システムの導入事例

電子決裁システム導入のメリットを具体的にイメージ出来ない人もいるはずです。
ここでは、実際に電子決裁システムを導入して成功した企業の2事例をご紹介します。導入理由や課題解決の参考としてご確認ください。

株式会社コロプラ｜ジョブカンワークフローの導入

国内外向けのスマホゲームを提供している株式会社コロプラでは、既存電子決裁システムに対して、以下に示す課題を抱えていました。
・社内独自の承認フローに対応していない
・社内ネットワークだけでしかアクセス出来ない

新型コロナウイルスのまん延によりテレワークが必要となったことも含め早急な新システムの導入が必要になったところ、リーズナブルに利用でき、初心者にも分かりやすいUIに魅力を感じ「ジョブカンワークフロー」の導入を決定されました。
導入後の効果としては、場所や時間に縛られることなく社外でも決裁作業が可能となり、申請内容のミスによる手戻りを削減でき、業務効率化を実現出来たと評価されています。

参照：https://wf.jobcan.ne.jp/case/colopl/

三井住友海上エイジェンシー・サービス株式会社｜freee人事労務の導入

国内の損害保険業務を提供する三井住友海上の営業活動サポートを実施する三井住友海上エイジェンシー・サービス株式会社では、以下に示す課題・目標を抱えていました。
・既存アドミニストレータ業務の標準化
・分散していた管理体制の東京一元化

今までバラバラに管理されていた情報を一元管理するためには莫大な労力とシステム構築が必要です。そういった中、クラウドを通じて利用出来る「freee人事労務」を発見し、今までのExcel管理からクラウドシステム管理へと移行できました。
当システムの導入によって、従来の紙の資料やExcelから脱却でき、申請資料の入力ミスなどを減らせたことから、営業活動に大きく貢献したシステムとして評価されています。

参照：https://www.freee.co.jp/cases/ms-ins/

10.【まとめ】電子決裁システム選びで迷ったらアイミツSaaSへ

電子決裁システムは、紙の資料やエクセルを利用したアナログなワークフローを解決し、決済業務全体の効率化を実現します。人の手によるオフラインでの作業には、入力ミスに伴う手戻りの発生や、管理体制の複雑化が懸念されるのが特徴です。このような課題を抱えている会社は、電子決裁システムを導入して業務効率化に着手してみてはいかがでしょうか。
もし複数ある電子決裁システムから選定出来ない場合には、ぜひアイミツSaaSがリストアップしている製品をご検討ください。おすすめの製品の資料をまとめてご請求いただくことも可能です。