電子決裁システムを比較！おすすめ14選、選び方やメリットも解説

目次
• 電子決裁システムとは
• 電子決裁システムの選び方
• 電子決裁システムの比較表
• 電子決裁システムおすすめ14選
• 電子決裁システムを導入するメリット
• 電子決裁システムのデメリット
• 電子決裁システムの導入事例
• まとめ：電子決裁で稟議の申請・承認を効率化しよう

電子決裁システムとは

電子決裁とは、従来のハンコ・紙による申請書類を電子化することです。電子決裁システムとは、申請者・決裁権者の業務効率化を図るためのシステムを指します。稟議書だけでなく、経費精算書や各種報告書などの幅広い社内業務を対象とするシステムもあり、対象となる業務範囲はシステムによって異なります。なお、社内では「ワークフローシステム」とほぼ同じ意味で使われることも多く、本記事でも同じ意味で扱います。

これまで決裁方法としては、決裁権者が会社に出勤し、紙の申請書類を確認してハンコを押印するという方法が一般的でした。しかし、決裁権者の予定が空いている時間帯に申請書類を持っていかないと決裁が進まない・出社しないと決裁ができない、といった課題があります。

電子決裁システムは、稟議作成・申請・承認までの一連の決裁の流れを電子化できるため、決裁者はいつでもオンライン上で稟議書を確認して承認することが可能。企業の意思決定のスピードを大幅に向上できるメリットがあります。

電子決裁システム（ワークフローシステム）で対応できる主な業務・機能は、下記の通りです。

稟議申請だけでなく、経費精算・契約書確認・回覧文書など、対象となる業務範囲は製品によって異なります。

ニーズが多い機能の上位は「申請フォーマット作成」「ファイル添付」「メール通知」

PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した独自調査では、「申請フォーマットの作成」 が97%と最もニーズが多い結果に。次いで、「申請へのファイル添付」が96%、「申請のメール通知」が95%、「承認ルートの分岐」が93%でした。

この結果から、多くの企業が申請・承認フローを正確かつスムーズに進めるための機能を重視していることがわかります。上記のデータも参考に、業務効率化に必要な機能があるシステムを比較・検討することをおすすめします。  

電子決裁システムの選び方

自社に導入する電子決裁システムを選ぶ際のポイントを解説します。

電子決裁システムはクラウド型とパッケージ型（インストール型）の導入形態があり、それぞれ特徴が異なります。

クラウド型の電子決裁システムは、クラウド上にあるサーバーにアクセスして利用するシステムです。インターネット環境とPCやスマホなどのデバイスがあれば、社外からもワークフローを利用できることが強み。外出先や在宅ワークでも承認・決裁を進められるので社内稟議がスムーズに進められます。

一方、パッケージ型（インストール型）の電子決裁システムは、特定のPCにソフトウェアをインストールして利用するシステム。オフライン環境で利用できるため、外部からのアクセスを遮断してワークフローを進められます。自社の業務や目的に適した導入形態のシステムを選ぶことがポイントです。

自社の決裁経路に合ったルート設定ができないシステムを選んでしまうと「費用をかけてシステムを導入したのに活用できなかった」「社内規定を変更しなければならない」という事態が生じる可能性も。

承認フローには、1人が承認すれば次に進む「直列」だけでなく、複数人の承認が必要な「合議」、過半数の承認で進む「多数決」、休暇中の承認者の代わりに別の担当者が承認する「代理承認」など、さまざまな形態があります。自社の決裁ルールに合った承認方式・承認者の設定ができるどうかも、あわせて確認しておきたいポイントです。

電子決裁システムは、ほかのシステムと連携することで多くのメリットがあります。たとえば、Google WorkspaceやサイボウズOfficeなどのグループウェアと連携すると、承認依頼通知がグループウェアに届きます。さらに、グループウェアのホーム画面に承認業務のタスクが表示されるため、対応漏れを防ぐことが可能です。SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールと連携できるシステムなら、チャット上で承認依頼を受け取ってそのまま承認でき、システムへのログインの手間を減らせます。

また、経費精算システムや会計ソフトと連携させると、申請から会計までの一連の業務が一気通貫で完結。バックオフィス業務全体の業務効率が向上します。業務効率化を図りたい企業は「自社システムとの連携機能があるか」という観点で電子決裁システムを比較するのがおすすめです。

操作方法が分かりづらいシステムは慣れるまで時間がかかり、社内に定着しづらいです。逆に、わかりやすい画面設計で、誰にでも操作しやすい電子決裁システムなら、PC操作に不慣れな従業員や新入社員もスムーズに申請業務が行えます。電子決裁システムは、本格導入前に無料トライアルで操作性を試すことも可能なので、ぜひ積極的に活用しましょう。

また、あらかじめ用意された申請書テンプレートが豊富なシステムなら、ゼロからフォームを作成する手間を省けます。利用者ごとに閲覧・操作できる範囲を制限する権限管理機能があると、部署をまたいだ運用でも安心です。

電子決裁システムは、導入形態によって導入費用・月額料金が変わります。

導入費用を抑えたい企業には、クラウド型の電子決裁システムがおすすめ。一方、導入費用が高額でも月額料金をかけたくない企業には、買い切りのパッケージ型（インストール型）がおすすめです。

システムの費用相場を知りたい方や、低コストのサービスを導入したい方は、別記事「価格が安いワークフローシステム！費用相場も解説」もぜひ参考にしてください。料金比較表も掲載していますので、自社の予算に合うサービスをチェックしてみましょう。

数ある電子決裁システムを比較して自社の予算に合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った電子決裁システムが分かる診断（無料）ができます。

電子決裁システムの比較表

ここからは実際に、電子決裁システムの料金や機能を比較し、おすすめのシステムを紹介します。以下、主流の電子決裁システムの料金比較表もぜひ参照ください。

上記比較表をご覧の通り、電子決裁システムの導入形態は「クラウド型」と「パッケージ型（インストール型）」があります。クラウド型の多くは、初期費用が無料、月額料金は1ユーザーあたり500円ほどで導入可能です。

「承認Time」は、初期費用がかからず、月額料金10ユーザーあたり3,000円と低コストでおすすめ。「ジョブカンワークフロー」は無料プランを提供しているので、コストをかけずに電子決裁を始められます。

電子決裁システムおすすめ14選

ここでは、おすすめの電子決裁システム14選をご紹介します。各システムの特徴やおすすめポイントも解説していますので、選定の際にご活用ください。

以上、機能比較や料金比較でおすすめの電子決裁システムを詳しく解説しました。電子決裁システムは、製品によって料金や機能が異なります。自社に最適な電子決裁システムを選ぶには、コスト面だけではなく、自社のニーズに合う機能を具えていることも大切です。システム選定にお悩みの方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。

電子決裁システムを導入するメリット

電子決裁システムを導入すると、現在の決裁方法からどのように改善するのでしょうか。ここでは、電子決裁システムの導入メリットを紹介します。

従来の決裁業務では、記入ミス・計算ミスがあれば担当者に差戻して、書類を作り直す手間が発生します。決裁者が外出・テレワークなどで席を外している場合は、承認がストップしてしまい、決裁が下りるまで時間がかかります。電子決裁システムなら、自動チェック機能によって事前に記入ミスを修正でき、差戻しの手間が削減される点がメリットです。

また、決裁者はチャットに届いた承認依頼通知から稟議内容を確認してボタン1つで承認することが可能。わざわざ決裁者に稟議書を手渡しする必要なく、決裁完了までの時間を大幅に短縮できます。決裁だけでなく、申請から承認までの業務フロー全体を可視化できるため、どこで滞留しているかをひと目で把握でき、ボトルネックの解消にもつながります。

電子決裁システムは、稟議書作成・申請・承認までの一連の作業をすべて電子化するため、文書管理のペーパーレス化が促進される点がメリット。紙を印刷する費用・ファイリングして保管するスペースを削減できます。

特に、紙の文書の保管・管理には大幅なコストがかかります。壁一面が書類で埋まってしまう会社も多く、どこに書類を保管したのか分からずに紛失してしまうリスクも。電子決裁システムを導入することで、システム上で必要な書類を検索して瞬時に探し出せるので、内部監査の観点でも安心です。承認履歴や決裁日時などの情報もシステム上に自動で記録されるため、「いつ・誰が・何を承認したか」を一元的に管理でき、証跡としても活用できます。

電子決裁システムの多くは、PCだけでなくスマホ・タブレットからも操作可能です。そのため、決裁者は外出先でも稟議申請の通知を受け取って、その場で内容確認・承認を行うことができます。

とくに「部長の出張が多くて稟議承認が進まない」「忙しそうな部長に承認・捺印を依頼するタイミングを掴みにくい」といった理由で、稟議決裁まで数日～1週間かかっている会社には電子稟議システムがおすすめ。どこからでも稟議申請・承認を行えるようになり、企業の意思決定のスピードが向上します。

電子決裁システム（ワークフローシステム）のメリットは、別記事「ワークフローシステムのメリット・デメリットと導入事例」でも詳しく紹介していますので、もぜひ参考にしてください。  

電子決裁システムのデメリット

メリットが多い電子決裁システムですが、注意すべきデメリットも。電子決裁システムを導入する際は、次の2点に注意が必要です。

電子決裁システムの導入形態は、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。現在主流のクラウド型システムは月額課金制（サブスクリプションモデル）で、ユーザー1人当たり月額300円～500円程の費用が発生します。

一方、オンプレミス型の電子決裁システムは、ランニングコストはかからないものの、導入時の費用が100万円～500万円程と高額になる点がデメリット。その分、自社に合わせた柔軟なカスタマイズは可能ですが、長期的に運用しないとコストを回収できない点には注意が必要です。予算に合わせて、最適な導入形態を選ぶことがポイントです。

また、利用人数の増加やオプション機能の追加によって、月額料金が当初の想定より上がるケースもあります。導入時の費用だけでなく、運用開始後にかかり続けるランニングコストも含めて比較することが大切です。

紙での申請が多い市役所などの行政機関や、紙の設計図面でやりとりする建設業界など、資料の電子化が難しいケースもあるでしょう。そのような現場で電子決裁システムを導入すると、「稟議申請のためだけに添付資料をPDF化する」などの作業が発生し、電子化によって作業が増えるという本末転倒な結果になりかねません。

稟議決裁を電子化する際は、現状の作業工程を可視化し、「システム導入によって手間が省けるか」「業務全体のペーパーレス化が必要か」を検討する必要があるでしょう。

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、電子決裁システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った電子決裁システムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。

電子決裁システムの導入事例

実際に電子決裁システムを導入した企業の事例を2つ紹介します。他社の事例から、具体的な導入効果を確認ください。

国内外向けにスマホゲームを提供する大手企業（従業員数700名以上）が、電子決裁システムを導入した事例を紹介します。以前、同社ではオンプレミスのシステムで社内稟議を行っていましたが、細かい承認フローのカスタマイズができない点に課題意識を抱えていました。

半年ほどシステムを比較検討していましたが、コロナ渦でテレワーク対応をしなければいけない状況をきっかけに、社内ネットワークからしかアクセスできないオンプレミス型から、自宅からPC・スマホでアクセスできる電子決裁システム（クラウド型）へ移行。稟議決裁から経費精算まで一括対応できる電子決裁システム「ジョブカン ワークフロー」の導入に至りました。

システム導入の結果、場所や時間を問わず、申請・承認・決裁ができるようになったことで、従業員から「使いやすい」という声を多くもらっているとのこと。また、承認ルートが自動設定されることで申請ミス・不正を防ぎ、内部統制の強化にもつながっています。

創業100年を超えるワークウェア製造企業（従業員数100名以上）が、電子決裁システムを導入した事例を紹介します。同社ではもともと、グループウェアに付属したワークフロー機能を利用していましたが、機能が限られているためすべてを電子化できず、大半の稟議申請は「紙をPDF化してメールで回す」という方法を採っていました。

しかし、紙とメールを使った社内稟議は効率が悪く、決裁まで時間がかかるという課題があったため、社内稟議の電子化に踏み切りました。8製品をじっくり吟味したうえで導入したのが「コラボフロー」です。入力しやすいフォーム画面の見た目、承認ルートの設定のしやすさ、意思決定履歴を残せる相談機能などが、決定要因となったと言います。価格が安いことも最後の決め手となりました。

まとめ：電子決裁で稟議の申請・承認を効率化しよう

紙やExcelで行われる社内決裁は、従業員にとって大きな負担となるだけでなく、企業の意思決定が遅れる・ミスや不正を見逃してしまう、といったデメリットがあります。社内決裁を電子化することで内部統制を強化しながら、ラクに社内稟議を回すことが可能です。電子決裁で社内稟議の申請・承認を効率化し、生産性向上を図りましょう。

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