電子決裁システムを比較!選び方や導入事例も紹介【2024年最新】
近年、テレワークや働き方改革の影響を受けて、決裁手段の見直しを行う企業が増えています。しかし、どのような方法で社内決裁を電子化すべきか分からず、動き出せない担当者も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、電子決裁システムの選び方やおすすめのサービス、他社の導入事例を解説。「電子決裁システムで何が実現できるか」「自社にどの電子決裁システムが最適か」を確認したい担当者は、ぜひご覧ください。
- 電子決裁システムとは
- 電子決裁システムを導入するメリット
- 電子決裁システムの選び方
- 電子決裁システムの比較表
- 【2024年最新】おすすめの電子決裁システム10選
- 電子決裁システムのデメリット
- 電子決裁システムの導入事例
- まとめ:電子決裁システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ
電子決裁システムとは
電子決裁システムとは、従来のハンコ・紙による申請書類を電子化し、決裁権者の業務効率化を図るためのシステムです。これまで決裁方法としては、決裁権者が会社に出勤し、紙の申請書類を確認してハンコを押印するという方法が一般的でした。しかし、決裁権者の予定が空いている時間帯に申請書類を持っていかないと決裁が進まない・出社しないと決裁ができない、といった課題があります。
電子決裁システムは、稟議作成・申請・承認までの一連の決裁の流れを電子化できるため、決裁者はいつでもオンライン上で稟議書を確認して承認することが可能。企業の意思決定のスピードを大幅に向上させられるメリットがあります。
主な電子決裁システムの機能は下記の通りです。
- 稟議申請書の作成
- 資料の添付(Excel、Word、PDFなど)
- 申請書の入力内容を自動チェックする機能
- 承認ルートの設定
- 申請内容に応じて、承認ルートを分岐させる機能
- チャットやスマホへの通知機能
- スマホアプリやタブレット対応
- 保存した文書の保管・検索機能(電子帳簿保存法対応)
電子決裁システムを導入するメリット
電子決裁システムを導入すると、現在の決裁方法からどのように改善するのでしょうか。ここでは、電子決裁システムの導入メリットを紹介します。
- 決裁にかかる時間と手間を削減できる
- 文書管理の電子化(ペーパーレス化)が推進される
- 意思決定のスピードが向上する
決裁にかかる時間と手間を削減できる
従来の決裁業務では、担当者が紙の申請書類を用意して必要事項を記入し、決裁者がハンコを用いて押印を行う必要がありました。稟議書を作成する際に記入ミス・計算ミスがあれば担当者に差戻して、書類を作り直す手間が発生します。決裁者が外出・テレワークなどで席を外している場合は、承認がストップしてしまい、決裁が下りるまで時間がかかります。
電子決裁システムなら、自動チェック機能によって事前に記入ミスを修正でき、差戻しの手間が削減される点がメリットです。また、決裁者はチャットに届いた承認依頼通知から稟議内容を確認してボタン1つで承認することが可能。わざわざ決裁者に稟議書を手渡しする必要なく、決裁完了までの時間を大幅に短縮できます。
文書管理の電子化(ペーパーレス化)が推進される
電子決裁システムは、稟議書作成・申請・承認までの一連の作業をすべて電子化するため、文書管理のペーパーレス化が促進される点がメリット。紙を印刷する費用・ファイリングして保管するスペースを削減できます。
特に、紙の文書の保管・管理には大幅なコストがかかります。壁一面が書類で埋まってしまう会社も多く、どこに書類を保管したのか分からずに紛失してしまうリスクも。電子決裁システムを導入することで、システム上で必要な書類を検索して瞬時に探し出せるので、内部監査の観点でも安心です。
意思決定のスピードが向上する
電子決裁システムの多くは、PCだけでなくスマホ・タブレットからも操作可能です。そのため、決裁者は外出先でも稟議申請の通知を受け取って、その場で内容確認・承認を行うことができます。
とくに「部長の出張が多くて稟議承認が進まない」「忙しそうな部長に承認・捺印を依頼するタイミングを掴みにくい」といった理由で、稟議決裁まで数日~1週間かかっている会社には電子稟議システムがおすすめ。どこからでも稟議申請・承認を行えるようになり、企業の意思決定のスピードが向上します。
電子決裁システムの選び方
自社に導入する電子決裁システムを選ぶ際のポイント3つを解説します。
複雑な決裁経路に対応したルート設定ができるか
自社の決裁経路に合ったルート設定ができないシステムを選んでしまうと「費用をかけてシステムを導入したのに活用できなかった」「社内規定を変更しなければならない」という事態が生じる可能性も。
そのため、電子決裁システムを選ぶ際は「複雑な決裁経路に対応したルート設定ができるか」の確認が重要。簡単な操作で承認・決裁経路を細かくカスタマイズできるシステムがおすすめです。
自社システムとの連携機能があるか
電子決裁システムは、ほかのシステムと連携することで多くのメリットがあります。たとえば、Google WorkspaceやサイボウズOfficeなどのグループウェアと連携すると、承認依頼通知がグループウェアに届きます。さらに、グループウェアのホーム画面に承認業務のタスクが表示されるため、対応漏れを防ぐことが可能です。
また、経費精算システムや会計ソフトと連携させると、申請から会計までの一連の業務が一気通貫で完結。バックオフィス業務全体の業務効率が向上します。業務効率化を図りたい企業は「自社システムとの連携機能があるか」という観点で電子決裁システムを比較するのがおすすめです。
簡単な操作で稟議書を作成できるか
操作方法が分かりづらいシステムは慣れるまで時間がかかり、社内に定着しづらいです。逆に、わかりやすい画面設計で、誰にでも操作しやすい電子決裁システムなら、PC操作に不慣れな従業員や新入社員もスムーズに申請業務が行えます。電子決裁システムは、本格導入前に無料トライアルで操作性を試すことも可能なので、ぜひ積極的に活用しましょう。
自社に合うシステムを導入するためには、選定ポイントをしっかり把握しておくことが大切です。別記事「ワークフローシステムの選び方を徹底解説」では選び方のポイントを詳しく解説していますので、導入前にぜひご覧ください。
電子決裁システムの比較表
ここからは実際に、電子決裁システムの料金や機能を比較し、おすすめのシステムを紹介します。以下、主流の電子決裁システムの料金比較表もぜひ参照ください。
サービス名 | 導入形態 | 初期費用 | 月額料金 |
---|---|---|---|
ジョブカンワークフロー | クラウド型 | 無料 | 300円/1ユーザー |
コラボフロー | クラウド型/パッケージ型 | パッケージ型の場合発生(詳細は要問合せ) | クラウド型の場合、500円/1ユーザー |
バクラク申請 | クラウド型 | 要問い合わせ | 10,000円/50ユーザー |
X-point Cloud | クラウド型 | 無料 | 500円/1ユーザー |
Create!Webフロー | クラウド型/パッケージ型 | パッケージ型の場合、60万円発生 | クラウド型の場合、500円/1ユーザー |
ActionPassport | クラウド型/パッケージ型 | パッケージ型の場合、60万円発生 | クラウド型の場合、500円/1ユーザー |
ジンジャーワークフロー | クラウド型 | 30万円 | 300円/1ユーザー |
楽々WorkflowII Cloud | クラウド型 | 5万円 | 基本料金10,000円 +500円/1ユーザー |
Gluegent Flow | クラウド型 | 無料 | 500円/1ユーザー |
rakumoワークフロー | クラウド型 | 無料 | 300円/1ユーザー |
AgileWorks | パッケージ型 | 240万円 | 無料 |
Styleflow | クラウド型 | 無料 | 300円/1ユーザー |
SmartFlow | クラウド型 | 無料 | 300円/1ユーザー (20人まで無料) |
承認Time | クラウド型 | 無料 | 3,000円/10ユーザー |
J-MOTTOワークフロー | クラウド型 | 無料 | 2,000円/10ユーザー |
システムの費用相場を知りたい方や、低コストのサービスを導入したい方は、別記事「価格が安いワークフローシステム!費用相場も解説」もぜひ参考にしてください。料金比較表も掲載していますので、自社の予算に合うサービスをチェックしてみましょう。
電子決裁システムは、製品によって料金や機能が異なります。自社に最適な電子決裁システムを選ぶには、コスト面だけではなく、自社のニーズに合う機能を具えていることも大切です。システム選定にお悩みの方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。
【2024年最新】おすすめの電子決裁システム10選
2024年最新比較でおすすめの電子決裁システム10選をご紹介します。各システムの特徴やおすすめポイントも解説していますので、選定の際にご活用ください。
- ジョブカンワークフロー
- コラボフロー
- バクラク申請
- X-point Cloud
- Create!Webフロー
- ActionPassport
- ジンジャーワークフロー
- 楽々WorkflowII Cloud
- Gluegent Flow
- rakumo ワークフロー
ジョブカンワークフローは、株式会社DONUTSが提供する電子決裁システム。使いやすさにこだわった画面設計で、不慣れな方でも簡単に操作できる点がおすすめです。ジョブカンが実施したユーザーアンケートによると、決裁業務に要する時間を約1/3に削減できた事例もあります。
ジョブカンからは、経費精算システムや会計ソフトなどのさまざまなシステムが提供されており、同シリーズで連携させることで業務効率化を図ることが可能。シームレスな操作でバックオフィス全体の業務効率化を実現したい企業には、ジョブカンワークフローがおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 不明点があれば、いつでも確認できるので助かっています。且つ親切に的確なアドバイスをいただけるところが良いです。
- 簡単です。管理者にとっても簡単のようで、社内での伝達等はうまく行っている様に感じます。経費精算も問題ありません。
コラボフローは、株式会社コラボスタイルが提供する電子決裁システム。普段使っているExcelから申請フォームを作成できるため、プログラミング不要で申請書のフォーマットを思い通りに作成できます。専門知識がなくても簡単に決裁フローをシステム化できると評判です。
承認経路は「人」と「連携パーツ」をパズル感覚で配置し、直感的に設計することが可能。簡単にワークフローを作成できるだけでなく、条件分岐や文書の公開範囲などの詳細な設定も行えます。自社の決裁プロセスに合わせたワークフローをスムーズに作成したいなら、コラボフローがおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- シングルサインオン
- 申請履歴を参照できるので、似た内容の申請をする場合には、一から文章を作る必要がなく、効率的に業務をできる。
- 特に困ることなく、サービスを使用しました。チャットサービスなども使用しましたが、わかりやすく懇切丁寧でした。
バクラク申請
バクラク申請は、株式会社LayerXが提供する電子決裁システム。Slack連携できる点が特徴で、システム上で申請を作成すると決裁者にSlackに通知が届き、決裁者はSlack上で承認が可能。システムにログインする必要なく手続きできるため、手間と時間を削減できます。
さらに、バクラクビジネスカード(クレジットカード)との連携ができる点もメリット。カード決済情報がSlackに届き、領収書の写真を送るだけでカード利用の申請が完了します。事後稟議も漏れなく申請でき、経理業務の効率化に貢献します。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
X-point Cloudは、株式会社エイトレッドが提供する電子決裁システム。使い慣れたフォーマットのまま電子化できる点がメリットで、紙の書類からスムーズに電子決裁システムへ移行できます。システムに不慣れな方が多い企業でも早期定着を実現できるでしょう。
X-point Cloudでは、稟議書以外にも経費精算書類や各種報告書など、さまざまな申請書を作成でき、全てクラウド上で管理できます。書類の詳細な検索も可能で、必要な書類をすぐに取り出せるため、業務効率化につながります。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- IP制限
- 申請できるワークフローが種類別・部署別に一目でわかりやすく分かれており、迷うことなくスムーズな申請をできるから。
- 使い方がシンプルで分かりやすく、初心者や予備知識のない人でも特に苦労することなく容易に使い始めることができるところ。
Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供する電子決裁システム。Excel・Word・PDFで作成された申請書のインポートに対応しており、現在の決裁フローを大きく変えずに電子化できます。
導入形態としてはクラウド版・パッケージ版があります。クラウド型は「初期費用を抑えて少人数から利用したい」企業におすすめで、パッケージ型は「自社運用に合わせてカスタマイズしたい」企業におすすめです。自社のニーズに合わせて導入形態を選択できる上、1ヶ月間の無料トライアルで機能や使い勝手を試してから導入を決めることができます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
- 取り扱い説明書の全てのページを見なくとも、おおよそ操作できるわかりやすいシステムと効率良く作業を進められる点が良いと感じる。
- 手間が省けるし、決済時間が短縮できるし、テレワーク中でも自宅から経費精算などができるし、そもそも直観的に使いやすいので良いと感じている。
ActionPassport(アクションパスポート)は、株式会社イーネットソリューションズが提供する電子決裁システムです。堅牢なセキュリティが強みで、365日24時間体制でデータセンターを監視。世界基準の情報セキュリティ(ISMS)となっている点も安心です。
また、ActionPassportはディスク容量を無制限に利用できる点もおすすめ。大量の文書も追加費用なしで安全に保管できます。システム保守・運用体制が万全の電子決裁システムをお探しなら、ぜひActionPassportを検討ください。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 冗長化
- 通信の暗号化
ジンジャーワークフロー
ジンジャーワークフローは、さまざまなバックオフィス系クラウドサービスを展開するjinjer株式会社の電子決裁システム。アイコン表示によるわかりやすい画面で、「システムに不慣れな方でも直感的に操作できる」と評判です。サポート体制も充実しており、電子決裁システムを初めて導入する企業におすすめ。
ジンジャーからは経費精算システムや人事労務システムなど、さまざまな製品が提供されており、システム同士を連携して共通の人事データベースとすることが可能。従業員情報を一括管理でき、業務効率が向上します。まだ他のシステムを導入していない企業は、ジンジャーシリーズで揃えて導入するのもおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
楽々WorkflowII Cloud
楽々WorkflowII Cloudは、住友電工情報システム株式会社が提供する電子決裁システム。多言語に対応している点がおすすめで、日本語・英語に標準対応している上、その他の言語も言語追加機能により対応可能です。外国人スタッフを雇用している企業や、グローバル展開している企業におすすめの電子決裁システムとなっています。
機能面では、合議・根回し・多数決などの複雑な承認経路にも柔軟に対応可能。条件分岐が多岐にわたる企業でも問題なく利用でき、数万人規模の大企業にも導入実績があります。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- オンプレミス(パッケージ)
- とても使いやすくて、誰でも簡単にすぐ使うことができると思います。わからなくてもヘルプなどですぐに解決できます。
- 初心者でも使いやすい所が良いと思う。仕様書がわかりやすく、誰が見ても作業しやすく、わかりやすく書いてあるので良い。
Gluegent Flow
Gluegent Flowは、サイオステクノロジー株式会社が提供する電子決裁システム。外部システムとの連携が強みで、たとえばGoogleWork Spaceと連携すると稟議書のデータをGoogleスプレッドシートに自動出力できます。これによって台帳作成時の作業工数を削減することが可能です。
また、申請書類の添付ファイルをGoogle Drive内に自動保存する機能や、Gmailの自動送信などの便利な機能もあり、さらなる業務効率の向上が期待できます。自社に導入済みのシステムと連携して効率的に稟議決裁を行いたい企業に、Gluegent Flowはおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- シングルサインオン
- クラウド(SaaS)
- 特になし。今あるシステムをそのまま使っていて不便だと感じたことがないです。特に不具合もなく、違うシステムに変えることのほうが時間とコストがかかって大変。
- 画面がわかりやすく、簡素化されて迷わず使いやすいところが良い点です。初めて使用しても違和感なく利用できます。不明点があってもチャットなどのサポートも充実しており、すぐに解決できるため大変気に入ってます。
rakumo ワークフロー
「rakumo ワークフロー」はrakumo株式会社が提供する電子決裁システム。Google Workspace と連携している点が特徴で、オフィス外にいてもPCやスマホから承認作業を進められます。また、急な人事異動があっても「rakumo ワークフロー」上での情報変更・メンテナンスを最小限に抑えられます。
申請書テンプレートも豊富に揃っており、購入申請・交際費事前申請・出張申請など業務に必要な申請や、入社申請・住所変更など従業員に関する申請もテンプレートで対応可能。また、申請書をカスタマイズすることもできるので、社内の決裁運用を変えずに電子化が実現します。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 冗長化
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- 自社でオリジナルの申請書の作成が可能。承認者および承認ルートも自在に設定ができる。紙に印刷ができることも実利用価値がある。
- さまざまな機能があり、使いやすい。
電子決裁システムのデメリット
メリットが多い電子決裁システムですが、注意すべきデメリットも。電子決裁システムを導入する際は、次の2点に注意が必要です。
- 導入・運用にコストがかかる
- 申請時の添付資料が多い場合、作業が増えることも
導入・運用にコストがかかる
電子決裁システムの導入形態は、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。現在主流のクラウド型システムは月額課金制(サブスクリプションモデル)で、ユーザー1人当たり月額300円~500円程の費用が発生します。
オンプレミス型の電子決裁システムは、月額料金はかからないものの、導入時の費用が100万円~500万円程と高額になる点がデメリット。その分、自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能などメリットは豊富ですが、長期的に運用しないとコストを回収できない点には注意が必要です。
予算に合わせて、最適な導入形態を選ぶことがポイントです。
比較項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
---|---|---|
コスト | ・初期費用無料 ・月額料金が1ユーザーあたり300円~500円かかる |
・開発、導入費用として100万円~500万円ほど必要 ・運用保守が必要 |
カスタマイズ性 | 基本機能は変えられないが、オプションで機能追加が可能 | 自社の要望をもとに柔軟にカスタマイズ可能 |
バージョンアップ | 無料で自動アップデート | システム開発のための費用が必要 |
申請時の添付資料が多い場合、作業が増えることも
紙での申請が多い市役所などの行政機関や、紙の設計図面でやりとりする建設業界など、資料の電子化が難しいケースもあるでしょう。そのような現場で電子決裁システムを導入すると、「稟議申請のためだけに添付資料をPDF化する」などの作業が発生し、電子化によって作業が増えるという本末転倒な結果になりかねません。
稟議決裁を電子化する際は、現状の作業工程を可視化し、「システム導入によって手間が省けるか」「業務全体のペーパーレス化が必要か」を検討する必要があるでしょう。
電子決裁システムの導入事例
実際に電子決裁システムを導入した企業の事例を2つ紹介します。他社の事例から、具体的な導入効果を確認ください。
社内の稟議決裁業務をラクにしながら、内部統制も強化できた事例
国内外向けにスマホゲームを提供する大手企業(従業員数700名以上)が、電子決裁システムを導入した事例を紹介します。以前、同社ではオンプレミスのシステムで社内稟議を行っていましたが、細かい承認フローのカスタマイズができない点に課題意識を抱えていました。
半年ほどシステムを比較検討していましたが、コロナ渦でテレワーク対応をしなければいけない状況をきっかけに、社内ネットワークからしかアクセスできないオンプレミス型から、自宅からPC・スマホでアクセスできる電子決裁システム(クラウド型)へ移行。稟議決裁から経費精算まで一括対応できる電子決裁システム「ジョブカン ワークフロー」の導入に至りました。
システム導入の結果、場所や時間を問わず、申請・承認・決裁ができるようになったことで、従業員から「使いやすい」という声を多くもらっているとのこと。また、承認ルートが自動設定されることで申請ミス・不正を防ぎ、内部統制の強化にもつながっています。
紙・PDF・メールでの社内決裁を電子化した事例
創業100年を超えるワークウェア製造企業(従業員数100名以上)が、電子決裁システムを導入した事例を紹介します。同社ではもともと、グループウェアに付属したワークフロー機能を利用していましたが、機能が限られているためすべてを電子化できず、大半の稟議申請は「紙をPDF化してメールで回す」という方法を採っていました。
しかし、紙とメールを使った社内稟議は効率が悪く、決裁まで時間がかかるという課題があったため、社内稟議の電子化に踏み切りました。8製品をじっくり吟味したうえで導入したのが「コラボフロー」です。入力しやすいフォーム画面の見た目、承認ルートの設定のしやすさ、意思決定履歴を残せる相談機能などが、決定要因となったと言います。価格が安いことも最後の決め手となりました。
参考資料:「コラボフロー」公式サイトの導入実績
電子決裁システム(ワークフローシステム)の導入事例をもっと知りたい方は、別記事「ワークフローシステムのメリット・デメリットと導入事例」でも複数紹介していますので、もぜひ参考にしてください。
まとめ:電子決裁システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ
紙やExcelで行われる社内決裁は、従業員にとって大きな負担となるだけでなく、企業の意思決定が遅れる・ミスや不正を見逃してしまう、といったデメリットがあります。社内決裁を電子化することで内部統制を強化しながら、ラクに社内稟議を回すことが可能です。
社内決裁のシステム化(ワークフローシステムの導入)を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツをご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステム(最大6社)をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
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