経費精算のワークフローを効率化する方法・おすすめシステム10選

目次
• 経費精算のワークフローを効率化する方法
• 経費精算ワークフローシステムの選び方
• 【比較表】ワークフロー機能がある経費精算システム
• 【2025年最新】おすすめの経費精算ワークフローシステム10選
• まとめ：経理担当者の負担を軽減する経費精算システムがおすすめ
• よくある質問

経費精算のワークフローを効率化する方法

経費精算のワークフローを効率化するには、経費精算機能とワークフロー機能が搭載されたシステムが必要です。以下、2つの方法を解説します。

経費精算の負担軽減を重視するなら、ワークフロー機能がある経費精算システムの導入がおすすめです。経費精算システムでは、スマホで領収書を読み取って申請書を自動作成することが可能で、経費精算にかかる手間を大幅に削減できます。

以下、経費精算システムで対応できること・対応できないことをまとめました。

経費精算に特化したシステムなら、領収書の自動読み取りやICカード・クレジットカード連携を使って、ほとんどの入力作業を不要にできます。承認者・経理担当者側でも、自動チェック機能や会計ソフトへの自動連携によって経理作業の自動化が可能です。承認フローはシンプルな経路に限られますが、経費精算にかかる負担を大幅に改善することができます。
→2025年最新の経費精算システム比較

承認フローの効率化を重視するなら、経費精算に対応したワークフローシステムの導入がおすすめ。承認ルート設定の自由度が高く、複雑なフローにも対応できます。特徴をまとめると以下のようになります。

ワークフロー機能に特化したシステムは、金額による条件分岐や複数人による承認、不在時の代理申請・承認、事前通知（根回し）といった複雑なフローにも対応可能です。精算業務の自動化という面では若干劣りますが、経費申請を含む全ての稟議書・申請書を一つのシステム上で管理することができます。
→2025年最新のワークフローシステム比較

経費精算ワークフローシステムの選び方

経費精算ワークフローシステムを選ぶ際は「社内の運用に合わせられるか」といった観点での比較が重要です。以下、選び方について詳しく解説します。

社内の承認ルートに沿ったワークフローが設定できなければ、スムーズな精算業務は実現できません。自社の経費精算ワークフローを可視化した上で、独自の承認フローを再現できるシステムを選ぶことが重要です。

承認フローの自由度が高い経費精算ワークフローシステムなら、複雑な承認ルートへの対応が可能です。たとえば、金額に応じた条件分岐、複数人への承認依頼、多数決承認などを設定することができます。担当者が不在の際は代理申請・承認にも対応できるため、滞りないフローを実現できるでしょう。

一般的な企業では、経費精算の際に複数のルールが設けられています。たとえば、出張費の精算では、公共交通機関は最安ルートを使い、通勤定期区間を控除する規定がよく使われます。企業によってはタクシーを利用した際に理由の記載を義務付けていることもあります。

これら全ての内容を手作業で行うと膨大な時間を要してしまいますが、自動チェック機能があれば、申請時の警告や申請ブロックによって未然に社内規定違反を防ぐことができます。また、自動チェック機能は、承認者や経理担当者の工数削減にも役立ちます。一つひとつの経費精算を社内規定と突き合わせる手間が省け、スピーディに経理業務を進めることができるでしょう。

経費精算の申請フォーマットは企業によって異なります。システムを選ぶ際は、「社内ルールに沿って申請項目をカスタマイズできるか」確認しましょう。

カスタマイズ性の高い経費精算システムでは、HTMLエディターやGoogleドキュメントを用いた編集が可能です。申請項目の追加や削除はもちろん、レイアウトも自由に変更することができます。製品によってはExcelのフォーマットをそのまま変換できる機能などもあり、社内ルールを変えることなくスムーズな運用が可能です。

経費精算ワークフローシステムを選ぶ際は「会計ソフトへのデータ連携が可能か」も確認しましょう。経費精算では経費の計上や支払い処理を伴うため、必ず会計処理が発生します。会計ソフトへのデータ連携が自動化されていない場合、経理担当者は承認済みの申請書を一つひとつ確認して会計ソフトへ入力を行わなければいけません。

データ連携機能があるシステムを導入すれば会計仕訳の自動化が可能です。あらかじめ経費精算の種類ごとに勘定科目を紐づけておけば、ルールに沿った仕訳を作成できます。手動の作業がなくなることで、ミスや入力漏れの削減にもつながるでしょう。

なお、2023年10月にインボイス制度が開始され、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号が掲載されるようになりました。今後はこの登録番号が記載されているか否かによって、会計の仕訳区分が変わります。インボイスに対応したシステムなら、会計ソフトへデータ連携した後に仕訳区分の手直しが発生しない点がメリット。経理担当者の負担をなくすためにも、インボイス制度に対応したシステムがおすすめです。
関連記事：インボイス制度で経費精算はどう変わった？

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【比較表】ワークフロー機能がある経費精算システム

ここからは実際に、ワークフロー機能がある経費精算システムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

【2025年最新】おすすめの経費精算ワークフローシステム10選

2025年最新のおすすめ経費精算ワークフローシステム10選を紹介します。各サービスの特徴とおすすめポイントをまとめているので、ぜひシステム選定時の参考にしてください。

まとめ：経理担当者の負担を軽減する経費精算システムがおすすめ

経費精算は申請業務のなかでもとりわけ最も手間のかかる業務です。たとえワークフローシステムだけが導入されていたとしても、精算業務自体の負担が軽減されなければ効率化は難しいでしょう。

今回紹介した経費精算システムを導入すれば、精算業務の効率化が可能です。領収書の自動読み取り機能やICカード・クレジットカード連携、会計ソフトへの連携などを使えば、経理担当者の作業負担も大幅に軽減できるでしょう。

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よくある質問

経費精算ワークフローシステムの比較についてよくある質問に答えます。

経費精算ソフトとは、精算業務の効率化を目的として利用されるツールです。搭載された機能を活用することで、申請や承認、経理担当者で発生するさまざまな手作業を自動化することができます。一方、ワークフローシステムは、社内で発生する申請の流れをシステム上で管理するためのものです。業務手続きの効率化や意思決定をスピーディに行うことを目的としています。

それぞれ目的は異なりますが、この2つの機能が備わった「経費精算ワークフローシステム」を使えば、経費精算の効率化を実現できるためおすすめです。

汎用ワークフローとは、社内で発生するさまざまな申請を扱えるワークフロー機能です。稟議書や契約書類、見積書、発注依頼書など、それぞれの用途に合わせて承認フローを設定することができます。

経費精算システムの中には、汎用ワークフロー機能を搭載しているものもあります。「社内の申請をまとめて管理したい」とお考えなら、経費精算も含めて対応可能なワークフローシステムもおすすめです。別記事「ワークフローシステムを徹底比較」では2025年最新のおすすめシステムを解説していますので、あわせてご覧ください。